Beskrivelse

Lessor app’en giver adgang til mange af de daglige aktiviteter i LessorWorkforce, blandt andet mulighed for at se egne vagter, frigive vagter, anmode om ledige vagter og fravær, se beskeder og foretage ind- og udstemplinger. 

Med rettighedsprofilen Bruger har du som udgangspunkt adgang til ovenstående. Muligheden for at foretage ind-og udstemplinger opsættes af din arbejdsgiver og kan tilknyttes via rettigheder. Lessor app’en er tilgængelig for iPhone og Android.

Billederne i denne vejledning er fra en iPhone (iOS). Bemærk, at visningen kan være anderledes i Android. 

Hent og installér app’en

Eksisterende LessorWorkforce-bruger

App’en hentes via App Store eller Google Play; søg på ’Lessor’ og app’en vil komme frem. Hvis du allerede er bruger af LessorWorkforce, skal du skrive din virksomheds navn i feltet Firma, dit brugernavn i feltet Brugernavn og din adgangskode i feltet Adgangskode. Tryk herefter på OK.

Ny LessorWorkforce-bruger

Hvis du er ny LessorWorkforce-bruger, har du modtaget et login (brugernavn og adgangskode) fra din leder. Dette tastes ind som beskrevet ovenfor. Du skal nu lave din egen adgangskode. Skriv den adgangskode, du har modtaget fra din leder, i feltet Nuværende adgangskode og indtast din egen nye adgangskode i felterne Ny adgangskode og Gentag ny adgangskode. Din nye adgangskode skal være på mindst 8 karakterer, indeholde mindst ét stort og lille bogstav samt et tal.

Når du er oprettet som bruger af appen, kommer nedenstående frem. Du kan trykke OK for at komme i gang med at bruge app’en, eller du kan trykke på Tilføj en anden arbejdsplads, hvis du fx arbejder i en anden virksomhed og også her er oprettet som bruger i LessorWorkforce:

Efter 15 forkerte loginforsøg vil brugeren blive låst. Brugeren skal herefter låses op via medarbejderkortet i LessorWorkforce.

PIN-kode

Første gang du bruger app’en, skal du oprette en 4-cifret PIN-kode – denne har ikke noget at gøre med dit login, altså dit brugernavn og adgangskode. Det er blot en kode, der bruges for at åbne app’en. Glemmer du PIN-koden, kan du afinstallere app’en og hente den igen. Så får du mulighed for at oprette en ny. 

Når du har oprettet PIN-koden, kan du altid ændre den fra menuen under APP, Indstillinger, Adgang, Skift PIN-kode. 

PIN-koden kan desuden udskiftes med biometriske data under Indstillinger, Adgang, Benyt fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse.

Biometriske data gemmes på telefonen og altså ikke i app’en.

Giv feedback/ FAQ

Det er muligt at give feedback direkte fra appen – denne mulighed kan bruges, hvis du har forslag til forbedringer til appen og kan ikke bruges som en vej til supporten. Feedback gives fra de tre prikker øverst i højre hjørne på alle sider i appen – skulle du lande på en side uden de tre prikker, kan du åbne feedbackværktøjet på en anden side og aktivere ”navigation” og gå til den relevante side:

Fra de tre prikker vælges ”Giv feedback” og der kan nu tegnes/ markeres direkte på skærmbilledet og knyttes en kommentar – tryk herefter på ”Send”

Fra de samme tre prikker kan du finde en FAQ til appen, som løbende vil blive opdateret med relevante svar på oftest stillede spørgsmål til appen. Du vil også her kunne finde en Videoguide, som tager brugeren med en tur rundt i appen og guider fx til hvordan du ser egne vagter, frigiver vagter, anmoder om fravær  og vagter samt sender beskeder.

Menuen

Menuen ligger øverst til venstre bag de tre vandrette streger på forsiden af app’en og består af nedenstående punkter:

• Menu
  • Startside (kan også tilgås fra menuen i bunden af app’en)
  • Profil
  • Saldi (kan også tilgås fra menuen i bunden af app’en)
• Planlæggerværktøjer (kræver superbrugerrettigheder)
  • Anmodninger
  • Godkend registreringer
  • Administratorpostkasse
  • Vagtplan
  • Mødeoversigt
• Min plan
  • Vagter (kan også tilgås fra menuen i bunden af app’en)
  • Registreringer
  • Afventer godkendelse
• Virksomhed
  • Beskeder (kan også tilgås fra menuen i bunden af app’en)
  • Skriv til administrator
  • Opslagstavle
  • Kolleger
  • Kollegers vagter
  • Dokumenter
• App
  • Indstillinger

Startside

Startsiden samler de vigtigste informationer, du har brug for:

Øverst vises navnet på den bruger, der er logget på app’en, og navnet på den virksomhed, der arbejdes i. Under dagens vejrudsigt vises denne måneds vagter, fravær og eventuelle kørselsregistreringer i et kalenderoverblik, hvor aktuelle vagter, fravær og kørselsregistreringer er markeret med en henholdsvis lyseblå, rød og grå prik under de enkelte dage. Ved at trykke på kalenderen kommer du ind på den aktuelle uges ugekalender, hvor du kan trykke på de enkelte dage i ugen og se vagter eller bladre frem en uge ad gangen. 

I midten af Startsideen vises dagens vagt, hvis du har en vagt.

Mine vagter viser dine kommende vagter – tryk på vagten, hvis du fx ønsker at se navnet på det skema, vagten ligger i, eller hvis du ønsker at frigive eller overdrage vagten.

Ledige vagter viser de ledige vagter, du har mulighed for at byde ind på (anmode om/overtage). Tryk på en ledig vagt, hvis du vil anmode om vagten.

Fra plusset nederst på Startsideet har du mulighed for at registrere fravær, kørsel eller lave en komme-/gå-stempling: (stemple ind/ud). Registrering af fravær og kørsel kan også ske under Registreringer. Dette beskrives i kapitlet Registreringer. Komme-/ gå-stemplinger laves ved at trykke stemple ind/ud og herefter stemplingsknappen (til højre for 0):

Har du som bruger rettighed til at oprette egne registreringer (rettighed #13351), vil du også kunne trykke på Tidsregistrering og få adgang til at oprette registreringer frem og tilbage i tiden. Desuden kan du også oprette identiske registreringer på flere dage på én gang.

Dag

Her har du mulighed for at oprette en registrering for en enkelt dag. Under Avancerede indstillinger finder du mulighed for at skifte afdeling og gruppe. 

Desuden kan du, alt efter dine rettigheder, have mulighed for at skifte løngruppe, tilføje cost center og arrangement eller tilføje tillæg.

Hvis du trykker på datoen, vil du kunne vælge en anden dato for din registrering, eller multiselect på flere dage. Gør du det, vil du kunne oprette identiske registreringer på de valgte dage.

Hvis du aktiverer Sammenhængende vagter over flere dage, har du mulighed for at oprette en registrering som strækker sig længere end 24 timer.

Uge

Under uge har du også mulighed for at lave multiselect; her endda på flere dage, da du også kan vælge flere uger. Du kan fx oprette en identisk registrering på tirsdag og onsdag i uge 4 og 5.

Når du trykker Opret, ligesom under Dag, vil du blive præsenteret for en opgørelse af hvad du er ved at oprette. Ønsker du ikke at sende registreringen igennem skal du trykke på Annuller.

Nederst på Startsideet vil du under Afventer godkendelse kunne se fravær og eller vagter du har anmodet om, som din leder endnu ikke har håndteret.

Profil

Fra Profil har du mulighed for at oprette og vedligeholde dine kontaktoplysninger, fx telefonnummer og e-mailadresse.

Det er ligeledes muligt at få et overblik over dine grupper og kompetencer.

Saldi

Fra Saldi kan du følge saldi på de timekonti, du er oprettet med – det kan være saldo på afspadsering, flextid, ferie eller feriefridage:

Trykker du på den enkelte timekontosaldo, vil timekontoens bevægelser blive vist.

Min plan

Vagter

Fra Vagter vil du kunne se en månedsvisning med dine vagter, dit fravær (markeret med rødt) samt ledige vagter (markeret med grønt), du kan byde ind på: Ønsker du ikke at se fravær eller ledige vagter, kan dette vælges fra i filtreringen øverst til højre: 

Ønsker du at se vagter, fravær og ledige vagter i listeform, kan dette vælges ved at trykke på filtreringen og fravælge Benyt kalender: 

Listevisningen er delt op i Mine vagter, Ledige vagter og Mit fravær.

Mine vagter

Øverst ses kalenderen (1), som starter i den aktuelle uge – der kan bladres frem og tilbage på pilene, og trykker du på en enkelt dag i ugen, vises denne dags vagter. På de enkelte vagter vises information om vagten, og det er muligt at frigive vagten ved at trykke på Frigiv (2). Når vagten frigives, vil den kunne ses under Ledige vagter hos alle medarbejder, der har mulighed for at anmode om den. Fortryder du frigivelsen af en vagt, vil du kunne annullere frigivelsen ved at trykke på knappen ”Annuller frigivelse”

De tre prikker (3) giver mulighed for at overdrage en vagt til en specifik medarbejder (internt vagtbytte) – dette vil kun være muligt, hvis funktionen er aktiveret i databasen. Tryk på de tre prikker og vælg Overdrag vagt.

Herefter vælges, hvilken medarbejder vagten skal overdrages til. Når en vagt overdrages til en specifik medarbejder, vil det kun være denne ene medarbejder, der kan se vagten under sine Ledige vagter – vagten vil skulle anmodes om af den medarbejder, som vagten er overdraget til.

Ledige vagter

Fra Ledige vagter vil du kunne anmode om en ledig vagt, du gerne vil overtage – vagten vises kun som ledig for dig, hvis den ligger i samme afdeling/ gruppe, som du er tilknyttet, og ikke er i konflikt med andre af dine vagter eller arbejdstidsregler. Brug kalenderen øverst til at bladre frem og tilbage mellem ugerne og dagene.

Når du har anmodet om en vagt, vil du få en besked fra din leder, når anmodningen er blevet håndteret. Bliver anmodningen godkendt, har du fået vagten, og den vil nu fremgå under Mine vagter.

Mit Fravær

Fra Mit fravær vil du kunne se det fravær, der er registreret på dig selv (såfremt det er sat til at være synligt i databasen). Brug kalenderen øverst til at bladre frem og tilbage mellem ugerne og dagene.

Registreringer

Fra Registreringer har du mulighed for at få overblik over dine registreringer – både vagter, fravær og eventuelle kørselsregistreringer. Registreringerne vises som på Startsideen i en oversigtskalender (1) med den aktuelle måneds registreringer. Fra kalenderen kan der vælges en enkelt dag, eller der kan bladres frem og tilbage på pilene for at skifte måned. Ønsker du at se en enkelt uges registreringer, kan ugenummeret vælges. Uanset hvilken periode der vælges fra kalenderen, summeres antal timer på perioden (2):

Under summeringen af timer vises en liste af alle dine registreringer i den valgte periode, og hvis dine rettigheder tillader det (og hvis registreringerne ikke er godkendt af din leder endnu), kan komme/ gå registreringer redigeres, det vil sige fra- og til-tidspunkt og en eventuel pause kan ændres. Hvis dette er muligt, vil registreringen have en gul markering (3).

Fra filteret øverst i højre hjørne (4) kan du filtrere på registreringer, hvis du fx udelukkende ønsker at se dine vagter, dit fravær eller dine kørselsregistreringer i listen af registreringer. Fra kalender-knappen til venstre for filter-knappen har du mulighed for at definere din egen periode du ønsker at se registreringer for.

Anmod om fravær

Fra plusset nederst (5) kan du fra Fravær oprette/ anmode om fravær fx ferie, feriefri eller afspadsering Vælg enten Timer (fra- og til-tidspunkt vælges), Hel dag (dato vælges) eller Dage (vælg fravær startdato og slutdato):

Kørselsregistrering

En ny kørselsregistrering oprettes ligeledes fra plusset. Hvis datoen ikke er dags dato, ændres den, og feltet Registreringsnummer udfyldes. Feltet Formål er også obligatorisk, og en eventuel beskrivelse lægges i feltet Beskrivelse. Felterne Angiv startadresse, Angiv slutadresse og Afstand udfyldes, og ønsker du at oprette en retur-registrering, kan dette slås til. Tryk på Opret og kørselsregistreringen er klar til godkendelse hos din leder:

Virksomhed

Beskeder

Fra Beskeder er det muligt at sende nye beskeder og besvare beskeder. Kvitteringer på anmodninger vil også ligge under Beskeder. Opret ny besked fra plusset nederst i højre hjørne og ”Send til flere”, hvis du ønsker flere modtagere af beskeden. Fra ”Søg” kan du søge blandt dine beskeder:

Skriv til administrator

Fra Skriv til administrator er det muligt at skrive en besked til en fælles administratorpostkasse. Det betyder, at du fx kan stille et spørgsmål til postkassen, som den administrator, der er på arbejde, kan besvare.

Opslagstavle

Fra Opslagstavle vil du kunne se de opslag, der laves herpå.

Kolleger

Fra Kolleger vil du kunne fremsøge relevante oplysninger om sine kolleger som fx kontaktinformation eller fødselsdato, hvis du har rettigheder til det. Du kan desuden sende beskeder, ringe op eller sende en e-mail.

Kollegers vagter

Fra Kollegers vagter vil du kunne se, hvem der er på arbejde. Fra filteret øverst vælger du hvilken dato du ønsker at se fra og her kan du også vælge en visning på én dag, tre dage eller syv dage. Filteret kan også bruges til at filtrere på afdelinger og grupper. Dine egne vagter vil være markeret med blå:

Dokumenter

Fra Dokumenter vil du kunne tilgå de dokumenter, du har rettigheder til at se. Søg efter et dokument og tryk på det for at få det vist eller for at hente det.

APP

Indstillinger

Adgang

Fra Adgang kan du vælge at benytte sig af biometriske data i stedet for PIN-kode, og du kan skifte sin PIN-kode.

Generelt

Fra Notifikationer kan du aktivere og deaktivere push-beskeder. Du kan vælge, om der skal sendes push-beskeder ved besvarelse af anmodninger, opslag på opslagstavlen og vagtoverførsler. Det er desuden muligt at integrere sin LessorWorkforce kalender til sin Google eller Apple kalender.

Sidste mulighed her er at du kan vælge om du vil benytte app’en i Lys eller Mørk udseende.

Information

Under Information er der muligt at se, hvilken version af app’en der er installeret.