Før du begynder at håndtere fravær i Emply, er en vis opsætning nødvendig for at imødekomme din specifikke organisations krav.
-
Fra hovedmenuen gå til +.
-
Klik .
-
I oversigten Fravær skal du konfigurere følgende skabeloner i denne rækkefølge:
-
Godtgørelser, se Opret skabelon til godtgørelser for fravær
En godtgørelse kan defineres som antallet af dage eller timer, der er tildelt en gruppe medarbejdere efter et sæt regler.
-
Fraværstyper, se Opret orlovstyper for fraværsskabelon.
En fraværstype kan defineres som en type grund til at have fri fra arbejde.
-
Brugerdefinerede helligdage, se Opret brugerdefinerede helligdage til fraværsskabelon.
En brugerdefineret ferie kan defineres som en ferie, der er specifik for din organisation eller fraværsgruppe.
-
Grupper, se Opret grupper til fraværsskabelon.
En gruppe består af medarbejdere, der har fælles orlovstyper og helligdage.
-
Generelle tips og tricks til ændringer, der skal foretages i tildelingsperioder
Hvis du ændrer perioder - kør genallokering.
Hvis du ændrer tildelingsreglen og ikke ønsker at gemme tidligere tildelinger - kør genallokering.
Hvis du ændrer tildelingsreglen og vil gemme tidligere tildelinger - skal du oprette en anden tildelingsregel og udfylde "aktiv fra" og "aktiv til" ELLER oprette separat tildeling.
Hvis du ændrer perioder - kør genallokering. Hvis du ændrer tildelingsreglen og ikke vil gemme tidligere tildelinger - kør omfordeling. Hvis du ændrer tildelingsreglen og vil gemme tidligere tildelinger - skal du oprette en anden tildelingsregel og udfylde "aktiv fra" og "aktiv til" ELLER oprette separat tildeling.
-
Klik i fanerne, og klik derefter på .
-
BEMÆRK: Som du kan se øverst i pop op-vinduet, vil du være i stand til at oprette tilladelsen på forskellige sprog, hvis dit miljø understøtter flere sprog.
-
Udfyld Grundlæggende info.
-
Titel: Vælg en titel for godtgørelsen.
-
Intern beskrivelse: Angiv en beskrivelse til intern brug. Dette er valgfrit.
-
Start optjeningsår: Dette er året, hvor medarbejderne begynder at tjene deres godtgørelse.
-
Start ferieår: Dette er det år, hvor medarbejderne vil bruge deres godtgørelse.
-
Kvalificering aktiv fra: Dette refererer til det første år, hvor denne kvalifikation starter.
Eksempel 1. Eksempel
Eksempel: I Danmark tælles ferieåret fra september til september. Denne nye regel trådte i kraft i 2020.
I dette tilfælde vil Start optjeningsår være september. Start ferieår Det ville være september samme år. Og den Kvalificering Den vil være aktiv fra 2020.
Dage: Vælg, om godtgørelsen skal fordeles i dage.
Du vil se et par muligheder vises i afsnittet nedenfor:
-
Rund godtgørelsen op/ned til nærmeste halv/fuld dag for allemedarbejdere/personer, der er beskæftiget i hele året* ved udgangen af kvalifikationsåret.
Hvert hyperlink her kan justeres.
Hvis denne regel gælder, skal du ikke glemme at skifte knappen foran den for at aktivere den.
*de ansatte i hele året: Dette refererer til medarbejdere, der har arbejdet et helt år baseret på det tidligere oprettede kvalificeringsår.
Eksempel: Hvis du tildeler 2,08 dage hver måned, giver dette 24,96 dage ved udgangen af det kvalificerende år, som kan afrundes op til 25 dage.
-
Skjul godtgørelse og relaterede orlovstyper, hvis intet er tildelt:
Vælg, om denne godtgørelse sammen med alle dens orlovstyper skal skjules, hvis der ikke er tildelt dage.
Denne mulighed giver dig også mulighed for at skjule de 2 muligheder nedenfor.
-
Medarbejdere kan have en negativ godtgørelse:
Denne mulighed giver medarbejderne mulighed for at bruge flere dage, end de i øjeblikket har samlet.
-
Medarbejdere kan få fremtidig godtgørelse:
Denne mulighed giver medarbejderne mulighed for at bruge fremtidig godtgørelse.
Du kan angive en værdi som maksimal fremtidig godtgørelse inden for det ferieår, du har konfigureret tidligere.
Hvis denne regel gælder, skal du ikke glemme at skifte knappen foran den for at aktivere den.
Timer: Vælg, om godtgørelsen skal fordeles i timer.
Du vil se et par muligheder vises i afsnittet nedenfor:
Hvert hyperlink her kan justeres. <- Hva'? //CM
-
Skjul godtgørelse og relaterede orlovstyper, hvis intet er tildelt:
Vælg, om denne godtgørelse sammen med alle dens orlovstyper skal skjules, hvis der ikke er tildelt timer. Det betyder, at medarbejderen ikke kan vælge en orlovstype, der trækkes fra denne godtgørelse, da der ikke er ydet godtgørelse.
Denne mulighed giver dig også mulighed for at skjule de 2 muligheder nedenfor.
-
Medarbejdere kan have en negativ godtgørelse:
Denne mulighed giver medarbejderne mulighed for at bruge flere timer, end de i øjeblikket har samlet.
-
Medarbejdere kan få fremtidig godtgørelse:
Denne mulighed giver medarbejderne mulighed for at bruge fremtidig godtgørelse.
Du kan angive en værdi som maksimal fremtidig godtgørelse inden for det ferieår, du har konfigureret tidligere.
-
-
Klik og udfyld felterne.
I denne del kan du oprette regler for tildeling eller fradrag af dage eller timer, afhængigt af hvad du valgte i den forrige fane.
Klik på 0 dage tildelt hver dag/time at udfolde og tilføje oplysninger til denne regel:
-
Tildelte dage/dage fratrukket: Den første ting, du vælger, er, om dage/timer vil blive tildelt eller trukket fra.
-
Tildelte dage: Vælg derefter, hvor mange dage/timer der skal tildeles, og hvor ofte i feltet ved siden af det. Dette kan være hver dag, hver måned eller hvert år i det kvalificerende år, eller dette kan være en brugerdefineret værdi, som hver januar.
-
Aktiv fra: Vælg, hvornår denne regel skal være aktiv fra.
-
Aktiv til: Vælg, indtil hvornår denne regel skal være aktiv.
-
Kriterie: Her kan du angive kriterier for, hvornår reglen skal gælde.
Hvis ingen kriterier skal gælde, skal du lade denne indstilling være Ingen.
Eksempel 2. Eksempel
Hvis en medarbejder har været i virksomheden i 1 år, får de yderligere 5 dage. Kriterierne kan opstilles som følger: „Ansættelsesdato“ „=“ „1 år efter“
Træk dage, hvor ansatte ikke har været ansat i kvalifikationsåret: Vælg dette, hvis du ønsker at trække dagene fra for medarbejdere, der ikke har været ansat i kvalifikationsåret. Hvis der tildeles 12 dage hvert år, og medarbejderen har været i virksomheden i 4 måneder, ville de få tildelt 4 dage.
Rund godtgørelsen op/ned til nærmeste halvdag/hel dag, når den tildeles/fratrækkes:
Eksempel 3. Eksempel
Medarbejderne tildeles 2,08 dage hver måned i alt 24,96 dage/år. Aktivering af dette ville runde 24,96 til 25, hvilket giver medarbejderen mulighed for at bruge en hel feriedag i stedet for 0,
+ Tildel/fratræk dage (grøn linje): Klik her for at tilføje en ny regel.
-
-
Klik og aktiver eller deaktiver afhængigt af om resterende dage/timer kan overføres til det nye ferieår.
Hvis aktiveret, vil du kunne udfylde mere specifikke regler for overførsel af resterende dage:
-
Hvor mange dage/timer skal der bruges som minimum, før resten overføres? Dette refererer til de dage, en medarbejder skulle have brugt, før dage kan overføres til det nye ferieår.
-
Hvor mange resterende dage/timer kan maksimalt overføres? Dette refererer til grænsen for dage eller timer, der kan overføres.
Hvis der ikke er udfyldt nogen værdi, vil dette som standard være ubegrænset.
-
Hvor mange måneder forsinker overførslen af resterende? Dette refererer til, hvor mange måneder overførslen skal forsinkes.
Eksempel: Hvis et ferieår varer 12 måneder, men medarbejderne kan bruge deres ferie i alt 16 måneder, vil forsinkelsen her være på 4 måneder.
-
Hvor mange måneder kan ubrugt overført rest udløbe? Dette refererer til udløbsdatoen for overførte feriedage. Her er det også vigtigt at forstå, at når man registrerer fravær, trækker systemet altid de ældste dage først
Hvis der ikke er udfyldt nogen værdi, vil dette som standard være ubegrænset.
-
-
Klik .
-
For at godtgørelsen kan ses af medarbejderne, skal du aktivere den ved at skifte indstillingen i øverste højre hjørne.
Forudsætning: Der er oprettet godtgørelser, se Opret skabelon til godtgørelser for fravær
-
Klik på menuen øverst på skærmen og klik på .
-
BEMÆRK: Som du kan se øverst i pop op-vinduet, vil du være i stand til at oprette tilladelsen på forskellige sprog, hvis dit miljø understøtter flere sprog.
-
2. Udfyld .
Alle obligatoriske felter er markeret med*.
-
Titel: Vælg en titel til godtgørelsen
-
Træk fra en godtgørelse: Vælg en godtgørelse på rullelisten. Dette definerer, fra hvilken godtgørelse orloven trækkes.
Bemærk
Hvis den valgte godtgørelse har indstillingen „Skjul godtgørelse og relaterede orlovstyper, hvis intet er tildelt“ aktiveret, kan denne orlovstype aldrig bruges, da der aldrig tildeles nogen godtgørelse, som medarbejderen kan bruge.
-
Træk kalenderdage i stedet for arbejdsdage:
Ved at aktivere dette tillader du at trække alle dage inklusive weekender, helligdage og brugerdefinerede helligdage.
-
Træk uden deltidsfaktor:
Ved at aktivere dette tillader du at trække det samme beløb fra, uanset om medarbejderen er deltids- eller fuldtidsansat.
Hvis den valgte godtgørelse er en daglig, får du yderligere 2 muligheder at vælge imellem nedenfor:
-
-
Ikoner: Vælg et ikon for nem genkendelse.
-
Farve: Vælg en farve for nem genkendelse.
-
-
Udfyld .
-
Intern beskrivelse: Angiv en beskrivelse til intern brug. Dette er valgfrit.
-
Varighed: Definer, hvor meget tid medarbejderen skal kunne tage.
Hvis du har valgt en dagpenge i den forrige fane, skal du kunne vælge mellem Hele dage eller Halve dage.
Hvis du valgte en timegodtgørelse i den forrige fane, kan varigheden kun være Hver time.
-
Type: Vælg, om orlovstypen skal betragtes som Fravær, Ferie eller Arbejde.
-
Kalender, vælg, hvordan orloven skal afspejles i den synkroniserede kalender: Optaget, Ledig, Vis ikke eller Ude af kontoret.
-
Skal godkendes: Hvis du aktiverer denne indstilling, vises et felt, hvor du kan indtaste flere godkendere. Dette kan være en bruger eller en rolle.
Kun 1 person skal godkende.
Hver gang denne orlovstype vælges, skal fraværet godkendes af den godkender, du indtastede i feltet.
-
Privat orlovstype: Hvis du aktiverer denne mulighed, markeres orlovstypen som privat, og kun den medarbejder, der anmoder om fravær, ledere og administratorer, kan se dens titel.
-
Kræver dokumentation: Hvis du aktiverer denne mulighed, vil du være i stand til at definere, hvilken type dokumentation der er nødvendig, uanset om det er en fil eller Tekst. I tilfælde af fil skal medarbejderen uploade et dokument. I tilfælde af tekst skal medarbejderen indtaste en kommentar.
Ud aktiveret, indtast også efter hvor mange dages fravær, medarbejderen skal fremlægge dokumentation.
Indtast yderligere oplysninger for den krævede dokumentation, hvis relevant.
-
Underrettemedarbejdere: Vælg, hvilke medarbejdere der skal underrettes, når denne orlovstype anmodes om.
-
-
Klik .
Forudsætning: Der er oprettet godtgørelser, se Opret orlovstyper for fraværsskabelon
-
Der er oprettet godtgørelser, se Opret skabelon til godtgørelser for fravær
-
Der er oprettet orlovstyper, se Opret orlovstyper for fraværsskabelon
-
Klik på menuen øverst på skærmen og klik på .
-
BEMÆRK: Som du kan se øverst i pop op-vinduet, vil du være i stand til at oprette tilladelsen på forskellige sprog, hvis dit miljø understøtter flere sprog.
-
2. Udfyld felterne.
Alle obligatoriske felter er markeret med*.
-
Dato: Vælg en dato for ferien. Definer, om ferien skal vare Hele dagen, Halv dag (morgen) eller Halv dag (aften).
Vælg derefter også, om ferien skal Gentag hvert år og om det skal være Indstil som blackout-dato. Dette er en dag, hvor medarbejderne ikke får lov til at booke orlov på.
-
Titel: Vælg en titel til ferien.
-
Intern beskrivelse: Angiv en beskrivelse til intern brug. Dette er valgfrit.
-
Træk fra en godtgørelse: Vælg fra hvilken godtgørelse orloven vil blive fratrukket. Vælg en godtgørelse på rullelisten
-
Forudsætninger:
-
Der er oprettet godtgørelser, se Opret skabelon til godtgørelser for fravær
-
Der er oprettet orlovstyper, se Opret orlovstyper for fraværsskabelon
-
Brugerdefinerede helligdage er blevet oprettet, se Opret brugerdefinerede helligdage til fraværsskabelon
-
1. Klik på Grupper indstillingen øverst på skærmen, og klik på+ Ny gruppe:
-
BEMÆRK: Som du kan se øverst i pop op-vinduet, vil du være i stand til at oprette tilladelsen på forskellige sprog, hvis dit miljø understøtter flere sprog.
-
Udfyld
Alle obligatoriske felter vil være angivet med*.
Titel: Vælg en titel til ferien.
Intern beskrivelse: Angiv en beskrivelse til intern brug. Dette er valgfrit.
-
Her skal du vælge de orlovstyper, som medarbejdere i denne gruppe får lov til at registrere.
Bemærk
Husk, at en orlovstype er forbundet med en godtgørelse. Hvis du vælger en orlovstype, vil den godtgørelse, der er knyttet til denne type, også påvirke de dage/timer, der tildeles eller fratrækkes medarbejderne i denne gruppe
-
Vælg det land, hvor helligdage skal gælde for denne gruppe.
Bemærk
Du kan fjerne markeringen af de uønskede dage, markere alle og fravælge alle. Du kan vælge året øverst. I år opdateres efterfølgende.
-
Vælg de brugerdefinerede helligdage, du tidligere har oprettet, se Opret brugerdefinerede helligdage til fraværsskabelon. Det er muligt at vælge en, flere eller alle.
-
Vælg, hvilke roller der skal have adgang til denne gruppe. Denne adgang giver brugere med de tildelte roller mulighed for at tildele en gruppe til en medarbejder.
Denne artikel beskriver, hvordan du tildeler en fraværsgruppe til en bestemt medarbejder.
Forudsætninger:
For at kunne tildele en fraværsgruppe til en medarbejder skal du bruge følgende sæt tilladelser:
-
Adgang til den fulde medarbejderprofil.
For at konfigurere dette, gå til ++. Vælg den relevante rolle. På -fanen, udvid +. Sæt Fuld medarbejderprofil til eller .
-
Adgang til at se fraværet på medarbejderprofilen. Til dette skal du tilføje Fravær widget'en.
For at konfigurere dette, gå til ++. Vælg den relevante rolle. På -fanen, udvid og klik . Klik på ved en ledig plads. Vælg widget'en Fravær og klik på .
-
Adgang til skabelonen Master Data. Fraværsgruppen tildeles en medarbejder via denne skabelon.
-
Adgang til den relevante fraværsgruppe. Denne adgang kan indstilles i Indstillinger > Skabeloner > Fravær > Grupper > åbn den korrekte gruppe> juster adgangen i fanen Adgang
For at konfigurere dette, gå til +. Klik på og vælg den relevante gruppe. Udvid , indstil adgangen og klik .
Følgende er en guide til opsætning af eksport af medarbejderstamdata og fraværsregistrering, til manuel import til Danløn, og er ikke en integration til Danløn.
Guiden gennemgår indlæsning af masterdata og oprettelse af en Danløn eksportfil i Emply.
Før medarbejderstamdata kan indtastes, skal du have valgt Ferieordning og Regnskabsgruppe under Firma > Standardværdier.
Hvis medarbejderen allerede eksisterer, opdateres den eksisterende, ellers oprettes en ny medarbejder.
Husk at tjekke, hvilken lønperiodetype de indtastede medarbejdere skal tilhøre; dvs. om det er 14 dage, måned i restance osv.
Den indlæste fil skal være semikolonadskilt (CSV-fil/UTF-8 kodet) og indeholde følgende:
Empl.no.;Name;Address;Address 2;Zip cide;City;Country code;Email; Private phone;Mobile phone;Social security number;Date of employment; Job title;Bank account;Posting group code;Active
I følgende er felter markeret med* obligatoriske:
-
*Empl.nr.
-
*Navn: Medarbejderens fulde navn - både for- og efternavn.
-
(*) Adresse: Kan udelades, hvis adresse 2 nedenfor er udfyldt.
-
(*) Adresse 2: Kan udelades, hvis ovenstående adresse er udfyldt. Hvis ovenstående ikke er udfyldt, indsættes værdien fra dette felt i ovenstående.
-
*Postnummer.
-
(*) By: Udfyldes kun hvis landekoden er anden end DK.
-
(*) Landekode: DK er standardlandekoden. Hvis postnummeret ikke er dansk, skal landekoden på to tegn udfyldes. (Se hvilke landekoder du kan bruge her).
-
E-mail: E-mailadressen kan maksimalt være 95 tegn.
-
Privat telefon: Kan maksimalt være 12 tegn.
-
Mobiltelefon: Kan maksimalt være 12 tegn.
-
*CPR-nummer: Skal være i form ddmmyyxxxx eller ddmmyy-xxxx.
-
*Ansættelsesdato: Skal være i formatet dd.mm.åååå, dd-mm-åååå eller dd/mm/åå.
-
Jobtitel: Kan højst være 50 tegn.
-
Bankkonto: Skal være i formatet xxxx-åååå, hvor xxxx er registreringsnummeret (altid 4 cifre) og åååå er kontonummeret (maks. 10 cifre).
-
Bogføringsgruppekode: Som standard er bogføringsgruppens kode angivet under Firma > Standardværdier er valgt, men ved at angive en af de bogføringsgruppekoder, der findes under Firma > Bogføringsgruppekoder, kan standardvalget overskrives.
-
Aktiv: Hvis dette felt udfyldes med bogstavet X/x, sættes medarbejderen aktiv. Alle andre tegn får medarbejderen til at være inaktiv. Hvis feltet udelades, sættes medarbejderen aktiv, hvis det er en ny oprettelse - ved opdatering af en eksisterende medarbejder bevares den eksisterende status
Her er et eksempel på en datalinje, der kan indlæses:
10;Anne Andersen;Algade 123;;5000;;;anne.and@xyzmail.dk;;25344959;0101971000;01.01.2023;; 1234-987654321;;x
-
CVR-nummer er angivet på løngruppen, så det kan eksportere en fil pr. virksomhed (med den samme Emply-applikation.
-
Medarbejdernummer (Danløn)
-
Fraværskode
-
Fraværsregistrering - opretter en række med summen af dage, for hver fraværskode, der bruges i perioden.
Sene registreringer er når fraværsregistreringer henviser til en tidligere periode end angivet. Medarbejdernes sene registreringer er inkluderet i filen, men uden dage!
-
Den, der skal uploade fraværet i Danløn, kan se, om der har været nogle registreringer, der ikke vedrører perioden, men en tidligere periode, da de ikke har dage angivet
-
Den, der uploader filen i Danløn, skal fjerne rækkerne med tomme dage og indtaste dem manuelt i Danløn
1. Gå til Indstillinger > Skabeloner > Løn > klik på 'Ny gruppe'
2. Indtast løngruppens titel og vælg 'Danløn' som lønsystem
2.1 Indtast CVR-nummer, vælg „Lønnummer“ under „Medarbejdernummer“ og „Jobtitel“ under „Jobtitel“.
Bemærk venligst at lønnummeret skal tilføjes i stamdataene, og skal være det unikke lønnummer, som medarbejderen har i Danløn. Lønnummer er ikke det samme som medarbejdernummer i Emply
2.2 Aktiver 'Sum fravær (en række) 'og aktiver de ønskede fraværstyper og indtast fraværstypekoden.
2.3 Afslut ved at trykke på 'Gem'.
3. Kontroller, at medarbejdergruppen under løninfo er den rigtige. I dette tilfælde“ Danløn Stamdata“
4. Gå til Medarbejder > Løn > klik på 'Ny løn
5. Giv lønr-afregningen en titel, angiv perioden, og vælg gruppen, i dette tilfælde 'Danløn Stamdata'. Afslut ved at klikke på 'Generer'
Den genererede lønningsliste findes derefter på listen over lønninger. Klik på den for at få et overblik over perioden, valgte grupper/medarbejdere og de genererede filer. Klik på 'Filer gener
6. Klik på de genererede filer, som automatisk downloades.
Til sidst importeres CSV-filerne manuelt til Danløn. Nedenfor er eksempler på de CSV-filer, der genereres.
Eksempel på eksport af medarbejderstamdata i CSV-format:
Lønnummer; Fuldnavn; Adresse; Postnummer; By; Landekode; E-mail; Telefon; CPR-nummer; Ansættelsesdato; Stilling; Aktiv
Eksempel på medarbejderfravær i CSV-format:
CVR-nummer; Lønnummer; Løntype; Dage