I denne artikel kan du læse hvordan du opretter eller redigere i skabeloner til Onboarding modulet. Det kunne f.eks. være skabeloner til Pre, On- eller Offboarding.
Opret/rediger onboarding skabelon
For at bruge denne guide, gå ind på "Indstillinger" i hovedmenuen og klik derefter på "Skabeloner"
Klik på fanen "Onboarding"
Opsætningen af Onboarding er fleksibel og kan dermed tilpasses alle virksomheders behov og ønsker, da en onboarding skabelon består af et område, én eller flere pipelines og én eller flere processer.
Opret/rediger område
1. Klik på "Nyt onboarding område" for at oprette et nyt område/fane under "Onboarding"
... eller marker og rediger, hvis du vil rette titlen på et eksisterende område
2. Angiv titel og evt. en kort beskrivelse
2.1. Klik på "Gem" for at oprette området
Opret/rediger pipeline
1. Klik på et område for at gå til pipeline
2. Klik på "Ny onboarding pipeline" for at oprette en ny pipeline...
... eller marker og rediger en eksisterende pipeline for at rette denne
3. Udfyld detaljer om pipelinen
Sprog: Vælg om pipeline skal være tilgængelig på flere sprog
Titel: Angiv titel under de forskellige sprog
Ansættelsesproces: Fold "Ansættelsesproces" ud og klik på "Tilføj trin" for at tilføje de forskellige trin som denne pipeline skal indeholde. Her er det en god ide, at tilføje nogle overordnede kategorier/trin som medarbejderne skal igennem i f.eks. en preboarding proces.
Senere (i punkt 3 i denne guide) tilføjes der opgaver under de forskellige trin.
TIP: det er muligt at ændre rækkefølgen af disse trin ved at trække rundt på kasserne.
3.1. Klik på "Gem" for at gemme pipelinen
Opret/rediger proces
1. Klik på en pipeline for at gå til proces
2. Klik på "Ny onboarding proces" for at oprette en ny proces eller...
... marker og rediger en eksisterende proces for at rette denne
3. Vælg sprog og angiv titel, samt en adgang, hvis ikke alle skal kunne vælge denne proces. Klik herefter på "Gem"
4. Klik på "Tilføj handling" ud fra det trin du ønsker at tilføje en handling
5. Vælg mellem Opgave, Besked, Formular og Notifikation
Opgave
- Kan tildeles én bruger.
- Bruger modtager en e-mail med link til opgaven og skal markere opgaven som løst i Emply.
- Kan med fordel anvendes hvis en efterfølgende handling skal være afhængig af at pågældende opgave er løst.
- En opgavebeskrivelse kan ikke indeholde flettefelter.
Besked
- En e-mail som udsendes.
- Kan sendes internt (bruger) og eksternt (ikke bruger).
- Vedhæftninger (f.eks. personalehåndbog), hyperlinks og billeder kan indsættes.
- Emplys flettefelter kan anvendes til at distribuere data fra Emply til rette vedkommende. (F.eks. info til løn eller IT i forbindelse med ny ansættelse).
Læs mere i artiklen Opret beskedskabelon.
Formular
- E-mail der indeholder link til formular.
- Kan sendes til udfyldelse internt (bruger) og eksternt (ikke bruger).
- En formular anvendes til at indhente data til Emply.
- E-mailen skal indeholde flettefeltet [form.link] for at der genereres et unikt link til formularen.
- En formular kan med fordel anvendes hvis en efterfølgende handling skal være afhængig af at formularen er udfyldt.
Læs mere i artiklen Opret formular.
Notifikation
- Kort besked som modtages i systemet
- Definer modtageren
Feedback
- Udfyldes af modtageren (bruger, medarbejder)
- Vælg en specifik feedbackformular
- Definer modtager og afsender
Læs mere i artiklen Feedback Introduktion.
6. Klik herefter på "Tilføj handling" på den enkelte handling, hvis en opgave skal udløses når en anden færdiggøres
7. "Start ny proces" igangsæt den efterfølgende proces - få eks. Onboarding til at starte så snart preboarding er færdig. Klik på "Start ny proces" og vælg hvilken proces der skal starte når den aktulle er afsluttet. (BEMÆRK! Profilen vil blive lagt under afventende og afvente manuel igangsætning i den nye proces. Dette sker fordi man ikke automatisk kan få flowet til at indsætte startdatoer)
8. Klik på krydset øverst til højre for at lukke processen
Dit område, pipeline og proces er nu oprettet og klar til brug!
Du kan læse mere i nedenstående artikler, hvordan du starter en proces under Onboarding: