1.0 Beskrivelse
Kørselsregistrering giver mulighed for at oprette kørselsregistreringer for alle eller udvalgte medarbejdere. Medarbejdere kan naturligvis også håndtere dette selv.
Efter godkendelse af kørselsregistreringerne, kan disse medtages i løneksporten på lige fod med øvrige registreringer.
Denne vejledning beskriver hvilken opsætning, der er nødvendig for at anvende funktionen. Du kan enten se videoen herunder, eller læse beskrivelse under videoen.
1.1 Opsætning og rettigheder
For at gøre brug af Kørselsregistrering skal rettighederne for de forskellige rettighedsprofiler tilpasses under Opsætning, Rettigheder, Kørselsregistrering
| Rettighed | Beskrivelse | Bemærkning |
| #32000 | Se kørselsregistrering |
Denne rettighed giver udelukkende adgang til at se Kørselsregistrering og altså ikke adgang til at oprette eller redigere. Der er dog det forhold, at de rettigheder profilen har til Timeregistrering vil også være gældende for Kørselsregistrering. Altså vil profilen kunne se de medarbejdere som profilen har adgang til i Timeregistrering |
| #32100 | Opret egne kørselsregistreringer | Har profilen denne rettighed, vil medarbejderen kunne oprette egne kørselsregistreringer |
| #32200 | Opret kørselsregistreringer på de medarbejdere rettighedsprofilen har adgang til i Timeregistrering |
Har profilen denne rettighed, vil medarbejderen kunne oprette kørselsregistreringer på de medarbejdere som profilen har adgang til i Timeregistrering. Denne rettighed vil altid give adgang til at oprette egne kørselsregistreringer |
| #32500 | Se kørselsregistrering i Lessor APP |
Har profilen denne rettighed, vil medarbejderen have adgang til at oprette og redigere Kørselsregistreringer i Lessor APP. Godkendte og/eller låste registreringer kan ikke redigeres |
| #32700 | Rediger globale lokationer | Har profilen denne rettighed, vil medarbejderen kunne redigere de globale lokationer. Altså de lokationer der er synlige for alle medarbejdere. |
I Opsætning, System, Kørselsregistrering er det muligt at angive den lønart de kørte enheder skal eksporteres på. Desuden er det muligt at angive en sats for de kørte kilometer.
2.0 Kørselsregistreringer
I Administration, Kørselsregistrering kan du få vist, se status, oprette eller redigere Kørselsregistreringer.
Visning af perioder, afdeling, gruppe og medarbejder vælges i toppen af skærmbilledet
2.1 Oprettelse af lokationer
For at kunne oprette kørselsregistreringer er det et krav, at der findes lokationer.
For at oprette lokationer trykkes der på knappen Lokationer, Opret ny hvorefter der kan oprettes to typer lokationer:
- Globale
- Private
| Feltnavn | Format | Krav | Bemærkning |
| Medarbejder | Drop down | Ja |
|
| Adresse | A/N | Ja | For brug af Google Maps skal adressen være at finde på Google Maps |
| Postnr. | A/N | Ja | Kan fremsøges via bynavn eller postnummer. Vælges fra liste |
| By | A | Ja | Autoudfyldes efter udfyldt felt Postnr. |
| Land | A | Ja | |
| Aktiv | N | Nej | Skal en lokation ikke længere være valgbar fjernes dette flueben |
Det er muligt at redigere eksisterende lokationer. Dette gøres ved at markere linjen med den ønskede lokation og herefter trykke på Rediger
2.2 Oprettelse af kørselsregistreringer
For oprettelse af kørselsregistreringer trykkes på Opret ny
Herefter åbnes følgende
| Feltnavn | Format | Krav | Bemærkning |
| Medarbejder | Drop down | Ja |
De medarbejdere som du har adgang til i Timeregistrering, vil her være tilgængelige. Det er ikke et krav at have adgang til Timeregistrering for at kunne oprette egne timeregistreringer |
| Fra | Drop down | Ja | Vælg lokation fra listen |
| Til | Drop down | Ja | Vælg lokation fra listen |
| Tilføj via | Drop down | Nej | |
| Ruten i Google maps | - | Nej | Åbner ruten i Google maps |
| Dato | N | Ja | |
| Afstand | A/N | Ja | Udfyldes manuelt |
| Formål | A/N | Ja | |
| Registreringsnr. | A/N | Ja |
Feltet autoudfyldes hvis der tidligere har været oprettet en kørselsregistrering på medarbejderen. Registreringsnummeret fra den seneste kørselsregistrering indsættes. Der foretages ikke validering på dette felt |
| Note | A/N | Nej | |
| Opret returkørsel | Nej | Sættes der flueben her vil der automatisk blive oprettet en returkørsel hvor fra og til byttes rundt |
Det er desuden muligt at redigere, se historik og slette oprettede kørselsregistreringer.
Marker den ønskede registrering, tryk på Rediger, Historik eller Slet.
Det er ikke muligt at redigere eller slette godkendte og/eller låste kørselsregistreringer.
2.3 Godkendelse af kørselsregistreringer
Godkendelsen af kørselsregistreringer foregår på samme måde som med andre registreringer i Timeregistrering.
Kørselsregistreringerne vil stå sammen med øvrige registreringer i Timeregistrering og skal ligeledes godkendes for at danne løndata
Du kan vælge at kun få vist kørselsregistreringer i Timeregistrering, sæt hak i Vis kun kørselsregistreringer under kolonnen Hvad.
2.4 Oversigt
Via Administration, Kørselsregistrering er det muligt at få et overblik over oprettede kørselsregistreringer. Overblikket medtager bl.a. information om kørselsregistreringerne er godkendte og låste
2.5 Eksport
Det er muligt at eksportere den viste data til Excel. Dette gøres ved at trykke på Excel ikonet øverst i højre hjørne.
Kørselsregistreringer er ikke en del af web services getShifts (web services der eksporterer registreringer).
Kørselsregistreringerne kan når de er godkendt komme med i lønfilen, husk at sætte en lønart på via systemopsætning 26.1. Tjek med dit lønsystem hvilken lønart der skal benyttes. Bemærk at Lessor Workforce kun kan sende en lønart på kørselsregistreringer og det er lønsystemet der skal sættes op til at håndtere eventuelle satser over og under 20.000 km.
3.0 Lessor Workforce app
Med rettigheden #32500 vil medarbejderne kunne se, oprette og redigere kørselsregistreringer via Lessor Workforce app.
På startsiden tryk på plusset + nederst og vælg Kørselsregistrering
Under Startadresse, Via-punkt og Slutadresse kan der oprettes nye lokationer hvis disse ikke er oprettet. Tryk på dråben med plusset +
Under Afstand kan GoogleMaps hjælpe med at finde antal km. Tryk på denne:
Antal km kan også indtastes uden at benytte GoogleMaps.
Opret registreringen og tryk på OK for at bekræfte oprettelsen
Kørselsregistreringerne vises under menuen: Registreringer og her er det er muligt at redigere i kørselsregistreringen såfremt denne ikke er godkendt eller låst. Det er ikke muligt at slette en kørselsregistrering i Lessor Workforce app, dette kræver at der logges ind via en browser - Se punkt 2.2