1.0 Beskrivelse
Under Vagtadministration godkendes eller afvises anmodninger fra medarbejderne; såsom anmodninger om ledige vagter, ønske om ferie/fri etc.
2.0 Anmodninger
Du får vist de anmodninger som du har rettigheder til at administrere, ud fra afdeling/gruppe. Visningen kan selekteres ud fra afdelings-, gruppe-, og medarbejderniveau.
Derudover kan der også selekteres efter hvilke typer anmodninger der skal vises: Vagtændringer, Overtaget/Byttet og Ferie/Fri.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Afdeling | Her kan der vælges en afdeling, hvor alle der er tilknyttet vil blive vist |
| Gruppe | Her kan der vælges en specifik gruppe. Hvis afdeling er valgt, vises kun de grupper der er tilknyttet denne afdeling |
| Medarbejder | Her kan der vælges en specifik medarbejder, som vises ud fra valgt af Afdeling/Gruppe |
| Vagtændringer (planlagte vagter) | Viser planlagte vagter (vagter hvorpå der endnu ikke er en registrering) og hvor der er anmodninger |
| Vagtændringer (registrerede vagter) | Viser vagter der allerede er afholdt, men hvor der efterfølgende er lavet en anmodning |
| Overtaget/byttet | Viser vagtanmodninger hvor det omhandler en overtaget eller byttet vagt |
| Fravær | Viser vagtanmodninger hvor det omhandler ferie eller andet fravær |
| Tilføj alle | Markerer alle anmodninger og giver mulighed for at svare samlet på dem |
| Fjern alle | Fjerner alle de markeringer der er sat på anmodningerne |
2.1 Håndtering af anmodninger
Når en medarbejder har foretaget en anmodning(er), der kræver godkendelse, i fx Kalender eller under Vagtoversigt, vil anmodningen findes under Vagtadministration. Herefter skal en leder tage stilling til anmodningen.
Ved at klikke på en anmodning vil du få mulighed for, at godkende eller afvise denne og sende en sms med afgørelsen. Dette gøres ved at sætte flueben i Send afgørelse som SMS. Godkendes anmodningen vil dette blive opdateret igennem hele Lessor Workforce. Derudover har du mulighed for at skrive en kort begrundelse for den trufne afgørelse af anmodningen.
2.2 Godkendelse af flere anmodninger
Hvis alle anmodningerne skal godkendes eller afvises uden bemærkninger eller sms, markér alle ved at trykke på ”Tilføj alle”, eller markere flere ad gangen. Efterfølgende kan disse godkendes/afvises.
Ved godkendelse af anmodninger, som har sammenfald med en vagt, vil du blive præsenteret for vagtkonflikterne og der skal tages stilling til hvad der skal ske med den(de) eksisterende vagt(er):
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Godkend og ignorer | Medarbejderen vil stå på både fraværsskemaet og vagten |
| Godkend og frigiv | Medarbejderens vagt vil blive frigivet og dermed være tilgængelig for de øvrige medarbejdere (hvis de er rettigheder/kompetencer til at tage vagten) |
| Godkend og fjern | Vagten vil ikke stå som værende frigivet; vil blot stå som en vagt uden medarbejder |
| Godkend og slet | Medarbejderen vil blive sat på fraværsskemaet og den eksisterende vagt vil blive slettet |
| Godkend og split | Såfremt fravær og vagt overlapper hinanden, vil vagtens tidspunkter blive tilpasset til/efter fraværet |
| Luk | Der gøres ingenting, man kan vende tilbage og håndtere anmodningen på et senere tidspunkt |
3.0 Vagtoversigt
Det er her muligt at se/redigere alle de vagter som du, via din rettighedsprofil, har adgang til. Der er mulighed for at selektere på visningen af vagter efter afdelings-, gruppe, og medarbejderniveau.
Derudover kan der også selekteres efter hvilken type anmodninger man ønsker at få vist: Vagtændringer, Overtaget/Byttet og Ferie/Fri på den valgte periode.
Der kan også vælges mellem at få vist Alle vagter eller Kun ledige/frigivne.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Afdeling | Her kan der vælges en afdeling, og alle i denne vil blive vist |
| Gruppe | Her kan der vælges en gruppe. Hvis afdeling er valgt, vises kun de grupper under denne afdeling |
| Medarbejder | Her kan der vælges en specifik medarbejder, som vises ud fra valg af Afdeling/Gruppe |
| Vis antal | Her angives, hvor mange vagter skal vises ad gangen |
| Vis Alle | Viser alle typer vagter |
| Vis kun ledige/frigivne | Viser kun vagter som er ledige eller er blevet frigivet |
| Fra/Til | Vælg hvilken periode der skal vises vagter for |
3.1 Redigering af vagter i Vagtoversigt
Klikker du på en given vagt, er der mulighed for at redigere vagten. På samme måde som i Skemaplanlægning.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fra/Til | Vagtens start- og sluttidspunkt |
| Navn | Vælg en medarbejder. Der vises en liste over de medarbejdere der kan besætte vagten. Ryd vil fjerne medarbejderen fra vagten |
| Pause | Pausens længde |
| Vagtnote | Mulighed for at skrive en note som medarbejderen kan se |
| Løngruppe | Hvilken løngruppe vagten skal afregnes på, såfremt det skal afvige fra medarbejderens faste løngruppe |
| Planlagt vagt | Er der ikke markeret i dette felt, vil vagten blive regnet som overtid |
| Frigivet | Er der markeret i denne, vil vagten stå som Ledig |
| Send ændring som SMS | Mulighed for at fremsende en SMS med eventuelle ændringer. Når der trykkes på Send, kan der tilføjes en note i sms’en, inden den afsendes |
| Kopier vagt | Mulighed for at kopiere (lave identiske vagter) vagten x-antal gange (Systemopsætning) |
| Gem lignende vagter | Mulighed for ud fra nogle kriterier, at rette flere identiske vagter på én gang |
| Luk | Lukker dialogboksen ned |
| Slet | Sletter vagten |
| Gem | Gemmer vagten og eventuelle rettelser |
| Tillæg | Mulighed for at lægge manuelle tillæg på vagten (Systemopsætning) |
| Kompetencer | Mulighed for at koble kompetencer på vagten, så det kræves at medarbejderne har den/de valgte kompetencer for at kunne tage vagten |
3.2 Kopier vagt
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Medarbejder | Ved markering, kopieres medarbejderen med på den/de nye vagter |
| Kompetencer | Ved markering, kopieres kompetencerne med på den/de nye vagter |
| Vagtnote | Ved markering, kopieres vagtnoten med på den/de nye vagter |
| Vagttillæg | Ved markering, kopieres vagttillæg med på den/de nye vagter |
| Antal gange | Her defineres der hvor mange gange vagten skal kopieres/gentages |
3.3 Gem lignende vagter
Overskriften i denne dialogboks forklarer meget præcist hvad der sker: Gem alle lignende vagter, hvis de har samme ”Fra klokkeslæt, Til klokkeslæt… ”
Tryk på Find lignende vagter og Lessor Workforce vil finde efter de vagter, som opfylder de markerede kriterier.