Opsætning af Managers som godkender

I LessorWorkforce (version Full Circle og Next Level) er det muligt at opsætte Managers som godkender af registreringer og anmodninger. Dette gøres ved at:

1. Give adgang for relevante brugere til at må administrere opsætningen af Managers
2. Tildele rettigheder til brugere, som skal godkende, så de fremgår som Managers
3. Angive hvilke medarbejdere de enkelte Managers skal godkende for

Ovenstående dækker udelukkende godkendelse af registreringer og anmodninger. 

Denne vejledning beskriver hvilken opsætning, der er nødvendig for at anvende funktionen. Du kan enten se videoen herunder, eller læse beskrivelse under videoen.

Rettighed til opsætning af Managers

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen.
2. Klik på under-menuen ”Rettigheder” og find rettigheden #6100 Definer managers and managers opsætning
3. Aktiver rettigheden ved at sætte den til ”Aktiv” (blå-markeret)

Når denne rettighed er aktiveret for en rettighedsprofil, vil det være muligt for de medarbejdere at opsætte Managers og angive hvem, der skal godkende for hvem. Et nyt menupunkt Managers er nu tilgængeligt under Opsætning.

Tildeling af Manager-rettigheder

Rettighed til at godkende registreringer

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen
2. Klik på under-menuen ”Rettigheder” og find rettigheden #13175 Se registreringer baseret på Manager opsætning
3. Aktiver rettigheden ved at sætte den til ”Aktiv” (blå-markeret)

Rettighed til at godkende anmodninger

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen
2. Klik på under-menuen ”Rettigheder” og find rettigheden #10075 Håndter anmodninger (godkend/afvis) baseret på Manager opsætning
3. Aktiver rettigheden ved at sætte den til ”Aktiv” (blå-markeret)

Følgende rettigheder #13000, #13100, 13150, 13200, 10000, 10050, 10100 skal ikke være aktiveret for Manageren. Disse rettigheder knytter sig til det gamle set-up, hvor medarbejdere fik adgang til at godkende for andre medarbejdere ved at være en del af den gruppe, som man skulle godkende for.

Overblik over Managers

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen
2. Naviger til under menupunktet ”Managers”

På siden Managers vises alle de medarbejdere, som har fået tildelt godkenderrettigheder (enten #10075 eller 13175 eller begge). 

På den enkelte Manager vises oplysninger om hvor mange medarbejdere Manageren er godkender for og om der er aktiveret en stedfortræder.

Tildel medarbejdere til en Manager

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen
2. Naviger til ”Managers”
3. Klik på den Manager i overblikket, som du vil tilføje medarbejdere til.

Du dirigeres nu til Managers overblikket over hvem Manageren er godkender for. 

4. Klik ”Tilføj”

I dialogvinduet vises de afdelinger, der er oprettet hos jer. Du kan enten vælge at tilføje en hel afdeling, en hel gruppe eller blot en enkel medarbejder. Du kan se grupper ved at klikke på afdelingen og medarbejdere ved at klikke på gruppen.

5. Klik i Checkboksen ud for den medarbejder, gruppe eller afdeling du gerne vil tilføje.

Afdelingen, gruppen eller medarbejderen bliver markeret med et flueben. 

6. Klik på ”Gem” for at gemme ændringerne.

I overblikket over Medarbejdere vises nu de medarbejdere som Manageren kan godkende for. 

Tilføj en stedfortræder for en Manager

Hvis en anden Manager ikke selv kan godkende sine medarbejder i en periode, er det muligt at angive en Stedfortræder. 

1. Vælg ”Opsætning” under hovedmenuen
2. Naviger til ”Managers”
3. Klik på den Manager i overblikket som du vil tilføje en stedfortræder til.

I tilfælde hvor der ikke allerede er oprettet en stedfortræder, vises der ingen stedfortrædere i listen. 

4. Klik på ”Tilføj” i sektionen ”Stedfortrædere” 

Her vises Status, Stedfortræder og Periode

5. Vælg stedfortræder (Bemærk, at der vises kun Managers i listen).

Du kan angive periode hvis relevant. Angives der ikke en periode, vil stedfortræderen være aktiv indtil du sletter denne igen eller angiver en periode, der ikke er aktiv længere (udenfor dagsdato).

6. Klik på ”Gem ændringer”

De gemte stedfortrædere vises nu i overblikket. Vær opmærksom på, at en stedfortræder kun har status aktiv, hvis der ikke er angivet periode eller hvis den valgte periode dækker over dagsdato.

Automatisk tildeling af Manager til medarbejder

Hvis du har tilføjet en gruppe af medarbejdere ved at tilføje hele gruppen til en Manager, vil alle medarbejdere som fremadrettet placeres i denne gruppe automatisk blive tildelt samme Manager.

Det samme gør sig gældende, hvis du har sat en hel afdeling til at tilhøre en Manager, så vil hele afdelingen og alle nye grupper (med medarbejdere) automatisk blive placeret under Manageren.

Har du derimod indsat medarbejderne enkeltvist (ved at vælge selve medarbejderen og ikke gruppen) vil det kun være denne medarbejder, som er en del af gruppen. Det betyder også, at hvis en anden medarbejder placeres i samme gruppe som denne, vil medarbejderen ikke automatisk blive placeret under Manageren.

Tilføj sekundære medarbejdere til en Manager

Nedenstående er kun relevant hvis der anvendes sekundære grupper på medarbejdere.

Når du tilføjer en gruppe til en Manager, vil det kun være alle de primære medarbejdere der tilføjes. I tilfælde hvor en Manager skal godkende for en hel gruppe – dvs. inklusive gruppens sekundære medarbejdere, kræver det, at de sekundære tilføjes manuelt fra de primære grupper de tilhører. Dette gøres ved at det kun er medarbejderen, der sættes flueben ud for. 

I eksemplet nedenfor er Keld Z sekundær i Personale à Profession. Men da han ikke vil blive tilføjet selvom hele Personale er valgt, skal han vælges fra sin egen primære gruppe Det statslige team (under Produktion A).