1.0 Beskrivelse
Det er muligt at ændre udregningen af timer, baseret på en medarbejders komme-/gå stemplinger, uden at ændre medarbejderens oprindelige stemplinger.
Eksempelvis hvis en medarbejder skal møde kl. 08:00 og stempler ind kl. 07:44. Medarbejderens stempling vil være kl. 07:44, men lønmæssigt vil tiden være ændret til kl. 08:00 ved hjælp af registreringsgruppen. Hvis medarbejderen alligevel skal have løn fra kl. 07:44, kan lederen efterfølgende rette det lønmæssige klokkeslæt til 07:44.
Med andre ord er registreringsgrupper en mulighed for at afrunde medarbejdernes ind- og udstemplinger.
Lessor-Workforce har fra starten en registreringsgruppe kaldet ”Standard”. Denne bruges ved ind-/udstemplinger medmindre en anden registreringsgruppe er oprettet og valgt. Det er derfor vigtigt, at du gennemgår denne registreringsgruppe, hvis du ønsker, at medarbejdere skal stemple komme/gå. Du kan selvfølgelig også oprette dine egen registreringsgrupper.
2.0 Opsætning
Opsætning, Løn, Registreringsgrupper
Du skal tages stilling til 4 situationer ved henholdsvis ”Kommet” og ”Gået”
Kommet:
- Hvornår regelsættet skal træde i kraft
- Indstempling før planlagt vagt start
- Indstempling efter planlagt vagt start
- Indstempling udover ovenstående
Gået:
- Hvornår regelsættet skal træde i kraft
- Udstempling før planlagt vagt er slut
- Udstempling efter planlagt vagt er slut
- Udstempling udover ovenstående
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Navn | Angivelse af navn på registreringsgruppen |
| Beskrivelse | Beskrivelse af registreringsgruppen |
Autogodkend den registrerede vagt hvis de afrundede tidspunkter stemmer overens med de planlagte tidspunkter | Hvis denne vælges, vil timeregistreringer, der stemmer overens med de planlagte vagter, automatisk blive godkendt |
Autogodkend den registrerede vagt hvis de afrundede tidspunkter ligger inde for de planlagte tidspunkter | Hvis der sættes flueben i ovenstående boks, vil denne boks blive synlig. Sættes der flueben i denne boks, vil registreringer der ligger inde for det planlagte tidsrum blive autogodkendt. Det vil fx være nyttig, når det kommer til medarbejdere som har flere stemplinger i løbet af dagen, men kun én planlagt vagt. |
| Tilknyt registreringsregler | Tilknyttes der registreringsregler, vil medarbejderen, i forbindelse med ind-/udstempling, kunne tilkendegive årsager for at være kommet for tidligt, for sent etc. For yderligere info, se vejledning Web-panel. |
Hvor langt frem og tilbage skal der søges efter planlagte vagter | Hvor langt frem og tilbage i tiden skal systemet søge eft er en planlagt vagt at sammenligne med. I de fleste tilfælde anbefaler vi, at du sætter dette felt til den maksimale værdi (typisk 5 timer). Den har betydning for udregning af pauser og vil ikke registrere pauser, hvis den ikke finder en planlagt vagt. |
| Stemple på gruppe | Dette giver mulighed for, at medarbejderne, via web panelet, kan stemple ind/ud på egne tilhørende grupper i løbet af dagen. |
2.1 Eksempel på opsætning for indstemplinger
En medarbejder har en planlagt vagt fra kl. 08:00-16:00.
Indstempling FØR den planlagte vagts starttidspunkt
Med ovenstående opsætning, vil systemet registrere indstemplingstidspunktet til at være kl. 08:00, hvis medarbejderen stempler ind mellem kl. 07:00 og kl. 08:00.
Denne opsætning kan vælges, hvis medarbejdere stempler ind før de skal møde uden egentlig grund.
Stempler medarbejderne ind, før den planlagte vagt begynder, fordi de har en grund til det, kan man i stedet for vælge ”Registrer aktuelt tidspunkt” eller ”Afrund frem til/ tilbage til/ til nærmeste 5., 10., 15., 30. minut eller time”
Indstempling EFTER den planlagte vagts starttidspunkt
Hvis medarbejderen stempler ind, inden for en time efter den planlagte vagts starttidspunkt, fx kl. 08:12, vil systemet med ovenstående opsætning afrunde til nærmeste 5. minut, dvs. kl. 08:10. Man kan også vælge ”Registrer aktuelt tidspunkt (08:12) eller ”Registrer den planlagte vagts starttidspunkt” (08:00)
Indstempling uden for interval på 1 time før- og efter vagtens starttidspunkt
Hvis medarbejderens indstemplingstidspunkt, ikke ligger inden for 1 time før og 1 time efter den planlagte vagts starttidspunkt, fx kl. 06:15 eller kl. 09:15, vil systemet med ovenstående opsætning registrere det aktuelle tidspunkt. Her kan også vælges at afrunde tidspunktet ved at vælge ”Afrund frem til/ tilbage til/ til nærmeste 5., 10., 15., 30. minut eller time”.
Benyttes Lessor-Workforce kun til indstemplinger, uden at der er oprettet vagter, vil denne opsætning være gældende.
2.2 Eksempel på opsætning for udstemplinger
En medarbejder har en planlagt vagt fra kl. 08:00-16:00.
Udstempling FØR den planlagte vagts sluttidspunkt
Hvis medarbejderen stempler ud inden for 15 minutter før den planlagte vagts sluttidspunkt, fx kl. 15:48, vil systemet med ovenstående opsætning afrunde til kl. 15:50.
Vælges ”Registrer aktuelt tidspunkt”, vil udstemplingen blive registreret til kl. 15:48 og vælges ”Registrer den planlagte vagts sluttidspunkt”, vil udstemplingen blive registreret til kl. 16:00.
Udstempling EFTER den planlagte vagts sluttidspunkt
Hvis medarbejderen stempler ud inden for 15 minutter efter den planlagte vagts sluttidspunkt, fx kl. 16:11, vil systemet med ovenstående opsætning registrere udstemplingen til kl. 16:00.
Vælges ”Registrer aktuelt tidspunkt”, vil udstemplingen blive registreret til kl. 16:11 og vælges ”Afrund til nærmeste 5. minut”, vil udstemplingen blive registreret til kl. 16:10.
Udstempling uden for interval på 15 minutter før- og efter vagtens sluttidspunkt
Hvis medarbejderens udstemplingstidspunkt ikke ligger inden for 15 minutter før og 15 minutter efter den planlagte vagts sluttidspunkt, fx kl. 15:25 eller kl. 16:20, vil systemet med ovenstående opsætning afrunde udstemplingstidspunktet til nærmeste 5. minut. Her kan også vælges ”Registrer aktuelt tidspunkt”.
Benyttes Lessor-Workforce kun til udstemplinger, uden at der er oprettet vagter, vil denne opsætning være gældende.
2.1 Tildeling af registreringsgrupper
Når du har oprettet en registreringsgruppe, kan den tildeles til grupper og/eller specifikke medarbejdere.
På grupper kan du ændre registreringsgruppen ved at redigere gruppen og ændre i feltet Registreringsgruppe.
Du kan vælge mellem ”Standard” og de registreringsgrupper, du selv har oprettet.
Denne metode anbefales, hvis alle stemplingerne for medarbejdere i gruppen skal håndteres efter samme regler.
På medarbejdernes stamkort er der som udgangspunkt valgt, at registreringsgruppen bestemmes af medarbejderens primære gruppe. Dette kan du ændre på medarbejderens stamkort under fanen Løn
Registreringsgruppen på stamkortet har højeste prioritet, og vil derfor gælde selvom en anden registreringsgruppe er valgt på den gruppe, hvor medarbejderen har vagter.