Ved at følge denne vejledning vil du få en introduktion til vagtplanlægning i Lessor Workforce.
Indhold
Forudsætninger
For at kunne vagtplanlægge, skal du have rettighed til at vagtplanlægge, det er minimum en af følgende rettigheder:
I Lessor Workforce udføres vagtplanlægningen via menupunkterne: Skemaplanlægning og Ganttplanlægning. Herunder gemmengås de to muligheder og hver deres fordele - husk at de ændringer du laver på den ene side automatisk overføres til den anden side, så du kan fx sagtens oprette standardskemaer og skabeloner i Skemaplalægningen og så redigere løbende i Ganttplanlægningen.
Skemaplanlægning
I skemaplanlægning bygges vagter og skemaer op på ugebasis. Fordelen ved at bruge skemaplanlægning til at vagtplanlægge er følgende:
- Du bygger dit skema op fra bunden af
- Du kan lave vagt- og skemaskabeloner
- Du har mulighed for at aktivere og deaktivere skemaer
- Det er nemmere at tilføje kompetencer, tillæg, løngruppe, mv. på vagten
- Du har mulighed for at indsætte skemaer og foretage turnusrul
Opret vagtskema
Du opretter vagtskemaer ud fra de grupper, du har oprettet. Du kan oprette et vagtskema for alle dine medarbejdere i en given gruppe, eller du kan oprette flere skemaer, fx hvis du medarbejderne har forskellige planlæggere eller arbejder i forskellige skiftehold.
Sådan gør du:
- Start med at vælge den afdeling og gruppe du vil oprette et skema for.
- Vælg derefter hvilken uge du vil starte med. Hvis du vil lave et fast skema eller en skemaskabelon kan du vælge hvilken som helst uge - hvis du vil undgå eventuelle konflikter med eksisterende vagter eller fravær kan du med fordel gå et år frem og oprette dit skema her.
- Vælg Indsæt nyt skema
Du har nu indsat et nyt tomt skema i din valgte gruppe.
Navnet på skemaet kan du med fordel ændre ved at klikke på Nyt skema, ændre navnet og klikke Gem.
Har du fx et 2-ugers rul, kan du med fordel omdøbe det til fx ”Uge 1”. Du kan senere gemme hele dit skema som en skabelon og navnet her vil da blive foreslået, som navn på skabelonen. Navnet bruges ligeledes ved udrulning af vagtplanerne.
Tilføj vagter til dit skema
- Du skal nu tilføje vagter til dit vagtskema og det gør du ved at klikke på Indsæt vagt.
- Udfyld pop-up'en med de detaljer vagten skal have - som minimum skal du udfylde et start- og sluttidspunkt for din planlagte vagt. Hvis du ikke tilføjer en medarbejder vil vagten automatisk blive oprettet som ledig.
- Hvis du vil redigere eller slette en vagt, klikker du bare på den (klik på tidspunkterne)
Vagtskabeloner
Hvis vagterne gentages på forskellige ugedage, kan du gemme standardvagter (fx 08:00-16:00) som skabeloner og herefter indsætte på de øvrige arbejdsdage. For at gemme en vagt som en skabelon skal du først udfylde tidspunkter og andet du vil gemme, derefter klikke på fanen Skabelon og herefter vælge Gem aktuelle indstillinger som ny skabelon.
Herefter skal du give din skabelon et sigende navn - og du kan tjekke hvad der gemmes inden du klikker Gem som ny.
Det er en god idé ikke at sætte en medarbejder på vagten. Du vil som regel have større brug for en skabelon uden medarbejder, da der kan være flere medarbejdere med samme type vagter.
Din skabelon ligger nu tilgængelig når du klikker på Indsæt vagt.
Du kan gemme så mange vagtskabeloner, du ønsker.
Skemaskabeloner
Du kan med fordel gemme en skabelon af dit ubemandede vagtskema til senere brug. Du gemmer vagtskemaet som en skabelon ved at klikke på disketten (se billedet). Navngiv skabelonen med et sigende navn. Navnet kunne fx være ”Uge 1”.
Skemaskabeloner gemmes under den gruppe og afdeling den er oprettet i - og kan kun indsættes i denne gruppe. Vil du gerne bruge det samme skema i flere grupper skal du gemme skemaet i hver gruppe du vil bruge det i - du vælger gruppen under "gem skema som skabelon".
Skal du bruge vagtskemaet til senere udrulning, anbefaler vi at du bemander vagtskemaet først (se nedenfor). Du kan sagtens først lave en skemaskabelon uden medarbejdere og dernæst bemande skemaet og gemme det som en ny skabelon (til fx turnusrul).
Bemanding af vagter i skema
Medarbejdere tildeles vagter ved at klikke enten på tidspunktet for vagten (så åbnes selve vagten), ved at klikke på bindestregen under tidspunktet (så åbnes en pop-up med medarbejdere der er tilgængelige for vagten) eller ved at klikke først på medarbejderen i margin og derefter på selve vagten.
Redigering af selve vagten:
Tilddeling af medarbejder på vagten:
Klik på medarbejderen til højre i margin og derefter klik på vagten:
Gantt planlægning
I ganttplanlægningen kan du mange af de samme ting som i skemaplanlægning, men ganttplanlægningen har følgende fordele:
- Du kan nemt danne dig et overblik over den periode du vil planlægge for
- Hver medarbejder optræder på sin egen linje og det er muligt kun at se vagter for én medarbejder
- Du kan tydeligt holde øje med mængden af planlagte vagter i forhold til medarbejderens normtid
- Du kan nemt flytte rundt på vagter og kopiere vagter
I Ganttplanlægningen starter du med at vælge periode og hvem du vil se/planlægge for (afdeling, gruppe, medarbejder). Du kan altså vælge en enkelt medarbejder eller alle afdelinger, afhængigt af hvad du har brug for.
Opret ny vagt
For at oprette en vagt skal du klikke (en gang) på den dag ud for den medarbejder du vil oprette vagt for. Her vil jeg fx gerne oprette en vagt på Sarah onsdag 14/10:
Det åbner dette vindue, hvor jeg kan udfylde tidspunkt og pause for vagten:
Flyt og kopier vagter
Hvis der eksisterer vagter uden tildelte medarbejdere ligger de øverst i tabellen under navnet "ingen". Det er muligt nemt at flytte på vagter samt kopierer vagter i Ganttplanlægningen.
- Kopier vagt: for at kopiere vagt skal du holde ctrl-knappen inde og trække vagten over hvor du vil have den kopieret til.
- Flyt vagt: for at flytte vagt skal du holde shift-knappen inde og trække vagten over hvor du vil have den flyttet til.
Fravær
Du kan også vælge hvilke fravær du vil se. Er der planlagt vagter eller fravær uden for den gruppe eller de fravær du har valgt vil du kun kunne se at der er noget planlagt med gråt, men du kan ikke se hvad der er planlagt eller redigere det.
Det er også muligt at vælge kun at se fravær - bemærk at fravær vises med den farve fraværet har. Hvis du i stedet vil se fraværets navn skal du sætte hak i "vis fraværsnavn i stedet for tidspunkter".
Konflikthåndtering
Hvis du planlægger vagter, der er i konflikt med planlagt fravær, kompetencer, arbejdstidsregler eller eksisterende planlagte vagter, vil du få en besked på, at der er en konflikt i forhold til den vagt du er i gang med at planlægge.
Ignorerer du konflikten, vil systemet ikke senere minde dig om det, medmindre du planlægger yderligere inden for det pågældende tidsrum.
Der er følgende muligheder for at håndtere konflikten:
- Indsæt og ignorer: her beholder du både den vagt/fravær du prøver at indsætte og den eksisterende vagt/fravær. Det vil sige at medarbejderen er dobbeltbooket
- Indsæt og frigiv her indsætter du den nye vagt/fravær og den eksisterende vagt/fravær bliver frigivet, så andre medarbejdere kan anmode om den (er der tale om eksisterende fravær bliver det slettet)
- Indsæt og fjern her indsætter du den nye vagt/fravær og den eksisterende vagt/fravær forbliver i skemaet uden medarbejder tilknyttet, så planlægger kan tilføje en ny medarbejder (er der tale om eksisterende fravær bliver det slettet)
- Indsæt og slet her indsætter du den nye vagt/fravær og den eksisterende vagt/fravær bliver slettet.
Vagt-skal
Det er muligt at oprette og samle flere vagter i en vagt-skal. Dette betyder at vagterne vil hænge sammen, og de kun kan frigives eller anmodes om som en samlet pakke.
En vagt-skal kan oprettes både med og uden medarbejdere, som du kender det fra almindelige vagter.
En vagt-skal kan strække sig over maksimalt tre døgn og kan indeholde vagter på tværs af grupper og afdelinger.
Forudsætninger
For at gøre brug af vagt-skal, skal du aktivere systemopsætning 11.62
Opret vagt-skal
Før du opretter en vagt-skal skal du have oprettet vagterne der skal indgå i vagt-skallen.
Klik derefter på en af vagterne - husk at en vagt-skal kan maksimalt strække sig over tre dage, så du vil kun kunne se vagter på dagen, dagen før og dagen efter den vagt du klikker på.
Gå derefter til fanen vagt-skal og vælg afdeling og gruppe du vil vælge vagter fra (det er muligt at vælge fra flere forskellige grupper/afdelinger).
Du vælger nu de vagter der skal indgå i skallen ved at klikke på dem - dem du har klikket på markeres med et grønt hak
Du har nu oprettet en vagt-skal med tre vagter i. I skemaet angives en vagt som er en del af en vagt-skal med et "S". Ved at føre musen hen over S'et vil du kunne se hvilke vagter der er en del af vagt-skallen.
Bemærk at hvis du laver en vagt-skal der tager udganspunkt i en vagt der er bemandet med en medarbejder vil du kun se vagter der er tildelt denne medarbejder når du skal lave vagt-skallen. Tilsvarende vil du kun se ledige vagter som tilgængelige for din vagt-skal hvis du starter med en ledig vagt.
Begrænsninger i funktionen:
- Vises ikke i Lessor Workforce app
- Oprettes der en vagtskal med vagter der går fra søndag til mandag eller mandag til søndag, vil der ved brug af turnusrul blive oprettet et ekstra vagtskema.