Formål

Lønbudget giver mulighed for at oprette budgettal på forventede omkostninger og omsætning, som danner grundlag for beregning af lønprocenten på henholdsvis den planlagte vagt og den realiserede vagt.

Opsætning

For at kunne se og arbejde med lønbudget skal man have en eller flere af disse rettigheder: #31000-31220.

Forudsætninger

1. Medarbejderne skal enten have en grundløn og/eller timesats angivet på deres medarbejderstamkort eller der skal være beløb på lønarterne på medarbejdernes løngruppe
2. Man skal oprette budgettal og omsætning for at lave lønbudgettet og se lønprocenten
   • Omsætning: tallene vedrørende omsætning kan indtastes manuelt eller importeres via fil
   • Omkostning: beregnes automatisk baseret på medarbejderens planlagte vagter og/eller registrerede vagter

Budgettal

Der kan indtastes eller importeres følgende budgettal:

• Forecast omsætning
• Budgetteret omsætning
• Budgetteret omkostning
• Faktisk omsætning

Hvis man vil indtaste manuelt går man til budgettal og dag og klikker på feltet:

Herefter kan man indtaste tallet:

Bemærk! hvis man taster forkert eller vil ændre det man har indtastet, så kan man ikke bare slette tallet – man skal klikke på tallet og vælge fanen ”detaljer” og her kan man deaktivere det man har indtastet ved at klikke på den pågældende linje (så den bliver rød) – og bagefter kan man så indtaste et nyt tal på den første fane.

Forstå lønbudgettet

Omkostningerne beregnes som følger:

1. Planlagte omkostninger: beregnes enten ud fra de beløb der er angivet på medarbejderens stamkort (grundløn og/eller timeløn) eller fra satserne angivet på lønarterne på medarbejderens løngruppe

• Det er muligt at se hvordan de planlagte omkostninger er beregnet ved at klikke på den pågældende celle i lønbudgettet

• Her ses et eksempel på omkostninger beregnet ud fra de tal der er angivet på medarbejderens stamkort – medarbejder Claudia har både en angivet grundløn og timetillæg på sit stamkort, mens medarbejder Thor kun har en grundløn angivet:

  

   

• Her er et eksempel på omkostninger beregnet ud fra satserne på løngruppen – de to andre medarbejdere har grundløn:

  

  Bemærk at hvis der både er beløb på medarbejderens stamkort og på lønarterne vil begge medtages i beregningen (det antages dog at man arbejder ENTEN med satser på stamkortet eller på lønarterne på løngruppen)

2. Faktiske omkostninger: beregnes ud fra medarbejderens godkendte registreringer (gælder kun for timeløn fra medarbejderstamkortet, ikke fra løngruppen)

3. Registrerede omkostninger: beregnes ud fra medarbejderens registreringer (både godkendte og ikke godkendte)

Resultaterne beregnes som følger:

• Budgetteret resultat: beregnes ud fra budgetteret omsætning og budgetteret omkostning
• Planlagt resultat: beregnes ud fra planlagte omkostninger og budgetteret omsætning
• Faktisk resultat: beregnes ud fra faktiske omkostninger og faktisk omsætning
• Registreret resultat: beregnes ud fra registrerede omkostninger og faktisk omsætning
• Forecast resultat: beregnes ud fra planlagte omkostninger og forecast omsætning

Bemærk! Farverne på de fire nederste resultater viser om de ligger under det budgetterede resultat (grøn) eller over (rød).

Sociale omkostninger:

Det er muligt at sætte en fælles procentsats på som tillægges beregningen af de planlagte, faktiske og registrerede omkostninger (IKKE på de budgetterede). Procentsatsen kan enten udfyldes i systemopsætning 20.1 (så vil denne sats altid stå i lønbudgettet til at starte med) eller ved at gøre det direkte i lønbudgettet. Man kan også overskrive satsen fra systemopsætningen direkte i lønbudgettet.

Import af omsætning og omkostning

Ved manuel indlæsning, benyttes en semikolon separeret fil (.txt eller .csv). 

Der skal vælges hvilke tal der importeres:

Der skal medtages følgende oplysninger:

• Bogført dato (format: åååå-mm-dd tt:mm:ss, tt:mm:ss kan undlades)
• Gældende dato (format: åååå-mm-dd tt:mm:ss, tt:mm:ss kan undlades)
• Medarbejdernummer
• Afdeling
• Gruppe
• Beløb

Det kunne eksempelvis se således ud:

Der er validering på, om data er modtaget tidligere. Fremsendes samme data for samme dato, overskrives den tidligere værdi.

Hvis det importerede data skal tilføjes de eksisterende tal, sættes hak i ”Adder til eksisterende tal fra samme afdeling og dag/tidspunkt".

Er der fejl i filen, indlæses alle korrekte data. Det fejlbehæftede data må indlæses igen, efter det er blevet tilrettet i filen eller i Lessor Workforce.

Data kan også importeres via en URL. Detaljeret information kan rekvireres ved kontakt til Lessor Workforce Support på https://help.paychex.eu/hc/da/requests/new.

Eksport via Excel

Det er muligt at udlæse det hentede data til Excel. Knappen "Eksport" vil generere en Excel fil, indeholdende det fremhentede data: