Medarbejdere kan anmode om fravær (på de typer af fravær der er sat op til at der kan anmodes).
Der kan anmodes om fravær i menuen: Kalender ved browser log ind. Klik på datoen, vælg fraværet og tryk Anmod. Der kan anmodes om timer, en hel dag eller for en periode.
I Workforce app anmodes der ved at trykke på + og vælge Fraværsanmodning
Når en medarbejder har anmodet om fravær vil det dukke op hos de planlæggere/ledere der har rettighed og adgang til at godkende den pågældende medarbejder.
Rettighederne #7000, #7100, #7110 #7111 styrer hvilke rettighedsprofiler der kan håndtere anmodninger for hvilke medarbejdere. Admin kan godkende/afvise for alle.
Anmodninger godkendes/afvises i Vagtadministration.
Du kan søge efter anmodninger ud fra afdeling, gruppe eller en specifik medarbejder. I Vagtadministration finder du også anmodninger om ledige vagter, overdragede vagter og vagtændringer der skal godkendes/afvises.
Linjer markeret med fed skrift dækker over flere dage og du kan få vist alle dagene ved at klikke på linjen.
Du godkender ved at markere den eller de anmodninger du ønsker at godkende/afvise ved at sætte et hak ude til venstre – er det sammenhængende anmodninger (med fed skrift) kan du enten godkende hele anmodningen (alle dagene samlet) eller dagene enkeltvis. Sidstnævnte kan bruges hvis ikke alle dage skal godkendes.
Medarbejderen kan vælge at skrive en note til anmodningen – er dette tilfældet dukker der et N op ude til højre. Du kan læse noten ved at føre musen hen over N’et eller ved at klikke på anmodningen.
Når anmodninger er markeret, vælger du om den eller de skal godkendes eller afvises. Det er muligt at sende en besked/begrundelse i forbindelse med håndteringen, og du kan også vælge at sende beskeden som sms (ellers sendes beskeden intern i Workforce).
Godkender du en anmodning om fravær oprettes fraværet automatisk i kalender, timeregistrering og skemaplanlægning – i de fleste tilfælde skal du også godkende afholdelsen af fraværet i Timeregistrering.
Godkendelse af anmodninger i Workforce app
For at godkende anmodninger i Workforce app vælger du menuen: Anmodninger under Planlæggerværktøjer.
Du har mulighed for at afvise eller godkende anmodningen. Afviser du anmodningen har du mulighed for at skrive en note til medarbejderen.
Når du enten har afvist eller godkendt anmodningen vil der nederst på skærmen stå Anmodningen håndteret og der sendes en besked til medarbejderen på samme måde som når anmodninger godkendes/afvises via browser log ind.