1.0 Indledning
Med LIF kan Lessor-Workforce automatisk udveksle stamdata på medarbejdere med andre Lessor løn- HR- og TID-systemer. Dette gør, at der fremadrettet kun skal vedligeholdes stamdata i et system. Systemerne sørger efter opsætningen for at rettelserne bliver opdateres i de tilknyttede systemer.
1.1 Aktivering af LIF
LIF aktiveres under Opsætning, System og punktet: Synkronisering
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Synkronisering af stamdata | Aktiveres hvis der skal stamdataudveksles |
| Brug LESSOR-5 login | Til brug for genvej i menuen til ekstern webadresse |
| Nulstil fratrædelsesdato | Hvis denne er slået er til, vil fratrædelsesdatoen på medarbejderen blive fjernet, hvis ansættelses datoen er nyere |
| Send SMS med log ind-oplysninger | Automatisk udsendelse af log-ind oplysninger til nye medarbejdere der bliver oprettet via LIF (dvs. oprettet i lønsystem og sendt til Workforce via LIF) |
Når Synkronisering af stamdata (LIF) er aktiveret vil menupunktet Synkronisering blive vist i menuen under Opsætning
Under menupunktet Synkronisering ligger følgende menupunkter.
Opret er som standard inaktiveret. For at aktivere dette, skal tilknytning af firmakode under Afdelingsopsætning oprettes.
Denne oprettes, som start, kun med firmakode. Afdelingsopsætning og firmakode beskrives senere i dette dokument.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Standardfirmakode | Systemidentifikation på det modtagende system. Andre LESSOR systemer kan have flere firmaer i et og samme system. Anvendelsen af koder aftales med modtagersystemet |
| Skal afdelingerne også synkroniseres | Mulighed for at knytte en afdeling fra modtagende system sammen med en afdeling/gruppe i Lessor-Workforce. Synkroniseres afdelingerne ikke, oprettes medarbejderen med ”uden gruppe” og skal derefter manuelt vedligeholdes |
| Skal gruppe også synkroniseres som dimension 3 | Kan anvendes hvis gruppen skal benyttes i eller modtages fra det modtagende system |
1.2 Synkronisering af afdelinger
Er der markeret, at afdelingerne også skal synkroniseres, skal logikken omkring dette opsættes.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Anden firmakode | Hvis feltet afkrydses, åbnes et tekstfelt hvor afvigende firmakode kan angives, i forhold til standardfirmakoden |
| Afdeling | Angiv hvilken afdeling i Lessor-Workforce der ønskes henvist til |
| Afdelingskode | Angiv hvilken afdelingskode, der modtages eller skal fremsendes til modtagersystemet. Skal være identisk med det i modtagersystemet |
| Gruppekode | Angiv hvilken gruppekode, som medarbejdere i denne afdeling, oprettes med. Denne benyttes kun når medarbejderen oprettes eller skifter afdeling i modtagersystemet. |
| Gem | Der skal gemmes for hver indtastning |
Eksemplet i ovenstående opsætning:
Medarbejder bliver indlæst i Lessor-Workforce med afdeling 101 fra modtagersystemet. Medarbejderen bliver nu tilknyttet afdeling ”Afdeling 1” ”Gruppe 1”.
1.3 Opret Synkroniseringsjob
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fra Lessor-Workforce til HR-/lønsystem | Opretter forbindelse fra og til Lessor-Workforces LIF server, hvor der både oprettes mulighed for at synkronisere fra og til Lessor-Workforce |
| Fra HR-/lønsystem til Lessor-Workforce | Opretter forbindelse til HR-/lønsystemserverens LIF, hvor der manualt synkroniseres fra Lessor-Workforce. Der synkroniseres manuelt ved at trykke på knappen Opdater under Info. Det kræves, at der åbnes op for adgang til HR-/Løn serveren, så Lessor-Workforce serveren kan tilgå denne |
| Synkroniserings-id | Entydig navngivning af id for denne forbindelse. Det anbefales at navngive den med navnet på modtagersystemet, så der nemt kan ses hvilket system der integreres op imod |
| Synkroniser stamdata fra deaktiverede medarbejdere | Som standard fremsendes der ikke data på de-aktiverede medarbejdere i Lessor-Workforce. Denne giver mulighed for at der også kan synkroniseres ved deaktiverede medarbejdere |
| IP-adresse på HR-/ Lønsystemserver | Her angives IP-adressen på den modtagende server, der skal udveksles data med. Der kan med fordel indtastes Lessor’s egen IP-adresse, til brug ved fejlsøgning. Vær opmærksom på at modtageren kan have flere eksterne IP-adresser der benyttes. Er dette tilfældet skal alle IP-adresserne oprettes |
| Beskrivelse | Mulighed for at give en beskrivelse af denne forbindelse. Normalt vil navngivningen være sigende nok |
| Brugernavn | Udfyldes hvis der skal benyttes et brugernavn for at få etableret forbindelse til modtagersystemet |
| Kodeord | Udfyldes hvis der skal benyttes et kodeord for at få etableret forbindelse til modtagersystemet |
Når synkroniseringsjobbet er oprettet, findes det under Synkroniseringsjob.
Første gang et synkroniseringsjob bliver oprettet, vil alle medarbejderne bliver sendt til modtagersystemet.
I ovenstående tilfælde er det 12 medarbejdere der bliver sendt.
Ved at trykke på Info vises informationerne på det oprettet synkroniseringsjob.
Medarbejdere der er sendt fra Lessor-Workforce kan vises ved at klikke på ”Vis/Rediger ændringer”. Her vises, med rødt, de felter som er blevet ændret. Det er muligt at slette enkelte eller alle medarbejdere ved at afkrydse den eller de, der ønskes slettet, og klikke på ”Fjern markerede fra synkroniseringslisten”.
Dette er dog kun muligt indtil data er sendt. Opsæt på modtagersystemet, hvor tit der modtages/sendes data.
”Reset” knappen overfører samtlige medarbejdere igen, hvis det skulle være nødvendigt.
1.4 LIF opsætning (Felter der skal synkroniseres)
Hvis der er sat hak i nedenstående felter, vil de blive synkroniseret via LIF
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fast løngruppe | Hvis tjekket af, vil feltet blive synkroniseret |
| Lokal/direkte telefonnr. | Hvis tjekket af, vil feltet blive synkroniseret |
| Synkroniser kun dimension ved ændring | Ikke tjekket af: Primær dimension eksporteres altid, ved ændring af et andet felt Tjekket af: Primær dimension, eksporteres kun ved ændring |
| Brugerkonto aktiveret | Om medarbejderen er aktiv eller ikke |
| Synkroniser nyoprettet medarbejder | Ikke tjekket af: Første gang der trykkes på Gem, ved oprettelse af en ny medarbejder, bliver det ikke sendt til LIF, selvom der er sat hak af i LIF. Det efterfølgende tryk på Gem, synkroniseres de ændrede felter på medarbejderen via LIF Tjekket af: Medarbejderen vil synkroniseret via LIF, ved oprettelse af en ny medarbejder og første gang der trykkes på Gem |
1.5 Opsætning af modtagersystem
Nu har Lessor-Workforce oprettet forbindelse til modtagersystemet. For at modtagersystemet kan etablere forbindelse til Workforce, skal linket under Info også tilføjes i modtagersystemet.
I ovenstående eksempel er linket:
https://secure.Workforce.net/sync/?account=LESSORPM&id=89
Syntaksen i oprettelsen skal være ens i Lessor-Workforce og i det system der skal synkroniseres data med – ellers fejler synkroniseringen - Bemærk at der skelnes mellem store og små bogstaver.
1.6 Fejlsøgning
Lessor-Workforce kan fejlsøge på fremsendte medarbejdere til modtagersystemet. Men ikke på modtagne medarbejdere.
Modtagne medarbejdere oprettes i Lessor-Workforce uden logning. For at finde disse skal der rettes henvendelse til leverandøren af det system, der har fremsendt medarbejderdata.
I en internetbrowser kan der indtastes en adresse, som giver et overblik over hvilke data der er fremsendt fra Lessor-Workforce på en given dato og tidspunkt. Kræver at det er inden for et af de opgivne ip adresser. Derfor er det vigtigt at angive Lessors egen ip-adresse i oprettelsen.
Linket er følgende og kopieres direkte ind i internet browseren:
https://secure.Workforce.net/sync/?account=LESSORPM&id=89&markerfornextdeltarequest=20160506000000
Hvor account skal sættes til det tidligere oprettede (LESSORPM), samt det oprettede id (89). Slutteligt kan man ændres på datoen som vises sidst i adressen, som vises som ÅÅÅÅMMDDTTMMSS. Ved at angive rene nuller i tiden vises alt for dagen. Der kan angives et klokketidspunkt for at gøre visningen mere præcis. Eks. hvis man kun vil se fra kl. 12 og frem.
Der vil vises en xml-oversigt over alle de overførte transaktioner, hvor der kan søges efter en specifik medarbejder og se hvilke data denne har overført. Der overføres kun de ændrede data.
(Dette eksempel er ikke fra ovenstående opsætning, blot et tænkt eksempel)