Dokumentflet

1.0 Beskrivelse

Med Dokumentflet er det muligt at uploade standarddokumenter, som efterfølgende kan flettes med medarbejderes stamdata, lønoplysninger etc. og derudover også med arrangementer.

OBS:

Dokumentet der ønskes flettet, skal gemmes som filtypen .docx.

2.1 Sikkerhed

Dokumentsikkerhedsniveau skal angives via Opsætning, Rettigheder.

Vælg ”Tilføj/slet rettighedsprofil” og tryk herefter på ”rediger”.

Dokumentsikkerhedsniveau lægges på rettighedsprofilerne, hvor ’0’ er det højeste.

Bemærk: for at få dokumentflet til at virke, skal dokumentsikkerhedsniveauerne være defineret på alle rettighedsprofiler.

2.2 Rettigheder

Rettigheder findes via Opsætning, Rettigheder

Menupunkt: Dokumentfletning

Ud for hver rettighedsprofil skal der angives hvilke rettigheder rettighedsprofilen skal have.

2.3 Rettigheder til felter

For at få adgang til de enkelte fletbare felter, henvises til nedestående oversigt over fletbare felter. I kolonne nr. 2 (krævet rettighed#) er der angivet et 4 cifret tal; dette henviser til den påkrævede rettighed.

Forsøger man at flette et dokument, som indeholder et felt, man ikke har rettighed til, vil der blive vist en besked og dokumentet vil ikke blive flettet.

Følgene felter på medarbejderkortet er fletbare

Følgende felter på arrangementer er fletbare

Info:

De felter der ønskes flettet, skal have tegnene [ og ] omkring sig, som angivet foroven. Prefixet ”e.”  og ”a.” er også vigtigt.

*Disponibelfelter afhænger af hvilke der er sat op under medarbejderkortet.

OBS:

Dokumentet der ønskes flettet, skal gemmes som filtypen .docx.

2.4 Opsætning af skabelon dokument

Opret et dokument i evt. Word (skal gemmes i et .docx format)

Indsæt fletfelterne; Fornavn angives eksempelvis ved at skrive: [e.firstname] 

Markerer man teksten med fed ([e.firstname]) vil navnet i dokumentet også være med fed.

Når skabelonen er udfyldt, skal denne gemmes. 

Åben herefter Lessor Workforce og find følgende: Administration, Dokumentflet; her uploader man dine skabeloner.

Tryk på knappen Upload skabelon

Skriv skabelonens navn

Vælg det sikkerhedsniveau som dokumentet skal have

Find brevfilen, via stifinder, ved at klikke på søg knappen

Vælges Lås, vil man ikke kunne uploade et opdateret dokument til skabelonen.

Tryk på knappen ”Gem” og skabelonen er nu klar til at blive flettet.

3.0 Fletning af dokument

Vælg den eller de medarbejdere, eller arrangement, som ønskes flettet og tryk på knappen Flet dokument

Herefter vælges den skabelon (Skabelonnavn) som man ønsker at flette med, Dokumentnavn udfyldes, og det vælges om dokumentet skal være aktivt efter fletning. Vælg også hvilket sikkerhedsniveau dokumentet skal have.

Tryk på Flet og dokumentet vil nu blive flettet med de valgte data.

Efter man har trykket på Flet, går man ind i fanen Flettede dokumenter og godkender det flettede dokument.

3.1 Placering af flettede dokumenter

Den enkelte medarbejder kan se sine personlige dokumenter i Dokumenter, Personlige filer.

Lederen vil kunne se flettede dokumenter under fanebladet Info på den enkelte medarbejders medarbejderstamkort. Tidligere flettede dokumenter vil også være tilgængelige under Dokumentflet, Flettede dokumenter.

Under Opsætning, System, Dokumentflet er det muligt at definere, hvilke flettede felter medarbejderen kan se i det personlige dokument:

4.0 Opdatering af skabeloner

Det er muligt, at opdatere allerede uploadede skabeloner. Dette gælder både skabelonen, samt alle dokumenter som tidligere er flettet med skabelonen. Dette kan kun lade sige gøre, såfremt skabelonen ikke er uploadet som Låst i sin tid.

Gå i Dokumentflet, Administration og tryk på den ønskede skabelon:

Tryk herefter på , og det er nu muligt at uploade et nyt dokument til skabelonen. Afslut med at trykke på Gem. Du får mulighed for at vælge, om det nye dokument, skal opdatere alle tidligere (eller blot nogle) af de allerede flettede dokumenter: