FAQ
Q: Kan man bruge Microsoft Entra ID integrationen når man har et hybrid setup?
A: Det er muligt at sætte integrationen op, men den kan kun synkronisere data fra Microsoft Entra ID til Emply. Det betyder, at de tre ekstra indstillinger (opret, opdater, slet) ikke er mulige at slå til. Hvis kalenderen er synkroniseret til cloud, er det muligt at slå denne til i integrationen.
Q: Hvad er et hybrid setup?
A: Mange af vores kunder har et hybrid setup og det betyder, at de har deres Entra ID installeret på en server on-prem, men synkroniserer data til Microsoft Entra ID i cloud. Så det vil sige, at de kører på både on-prem og i clouden og det kalder man hybrid Entra ID. Nogle kunder starter ud med et on-prem Entra ID, men for at få adgang til nyere features i Microsoft Entra ID, har de valgt at synkronisere data til clouden. Nogle vil over tid skifte helt til cloud (Microsoft Entra ID), men det kan være en større proces at gå i gang med.
Q: Kan man tilkoble flere tenants til integrationen?
A: Nej. Det er kun muligt at tilkoble én tenant til integrationen, men det er muligt at have flere domæner sat op på den tenant.
Q: Kan man oprette brugere manuelt og vil dette påvirkes af brugersynkronisering?
A: Ja, det kan man. Hvis en bruger har det samme brugernavn eller den samme email, bliver den automatisk forbundet til Microsoft Entra ID's bruger og synkroniseres.
Eksterne brugere der ikke er medlem af den forbundne Microsoft Entra ID, vil godt kunne oprettes i Emply.
Q: Hvordan sikrer man at Microsoft Entra ID brugeren bliver synkroniseret til brugerprofil i Emply?
A: Emply mapper bruger og medarbejder på e-mail adresse, og derfor skal de to e-mails være ens.
Q: Skal Microsoft Entra ID aktiveres før eller efter import af medarbejdere?
A: Microsoft Entra ID påvirker ikke medarbejdere men synkronisere kun brugere/kalendere. Medarbejderen skal derfor være oprettet med samme virksomhedsmail som i Microsoft Entra ID, før Microsoft Entra ID sættes til at synkronisere brugere til Emply. Ellers vil brugeren i Microsoft Entra ID og Emply ikke blive forbundet.
Q: Hvordan fungerer sletteregler af brugere?
A: Ved at fjerne en bruger fra Microsoft Entra ID, deaktiveres Emply brugeren.
A2: Ved at tillade Emply slette Microsoft Entra ID brugeren, flyttes Microsoft Entra ID brugeren til slettede brugere i Microsoft Entra ID.
Q: Jeg har slettet en bruger i Microsoft Entra ID, men brugeren findes stadig under ‘Aktiv’ i Emply. Hvordan kan det være?
A: Hvis en medarbejder opsiger sin stilling, eller bliver opsagt, skal man huske at angive en fratrædelsesdato på medarbejderen i Emply, så medarbejderen rykkes over til ‘Afventer’, og derefter ‘Arkiveret’ når man når til fratrædelsesdatoen.
Q: Hvorfor er der fejl i synkroniseringen af brugere?
A: Når man skal sammenkoble en medarbejderprofil i Emply med en brugerprofil i Microsoft Entra ID, skal man oprette medarbejderen i Emply først. Såfremt e-mail er den samme på de to brugere, skulle de gerne automatisk blive sammenkoblet.
Q: Hvorfor deaktiveres brugere i Emply?
A: Der kan være flere årsager, hvorfor bindingen mellem Microsoft Entra ID og Emply bruger brydes:
- Microsoft Entra ID brugeren er flyttet ud af den forbundne Microsoft Entra ID gruppe(r)
- Den forbundne Microsoft Entra ID gruppe er nedlagt
- Der er skiftet Microsoft Entra ID Tenant
- Der er skiftet domæne på brugeren
Q: Kan jeg oprette brugere i Emply, der ikke er en del af en Microsoft Entra ID gruppe?
A: Ja, det er muligt at have eksempelvis eksterne brugere oprettet i Emply selvom de ikke er en del af de synkroniserede Entra ID grupper. For at undgå, at disse oprettes i Entra ID skal man slå 'create' fra i integrationsindstillingerne.
Q: Emply brugere med administratorrolle er ikke opdateret via rollesynkronisering?
A: Det er et valg vi har taget i Emply, for ikke at komme til at fjerne adgange til administratorer. Skal en administrator fjernes eller deaktiveres, skal det udføres af en anden bruger med administratorlignende rettigheder. Dette gælder kun rolle.
Q: Hvorfor ændres Emply brugeren ikke, når den forbunde Microsoft Entra ID bruger ændrer oplysninger?
A: Microsoft Entra ID integration understøtter ikke opdateringer fra Microsoft Entra ID til Emply. Integrationen er envejs fra Microsoft Entra ID til Emply, og opretter blot en bruger, men kan ikke opdatere den. Dette skyldes at medarbejderprofilen er styrende på data, og overskriver derfor ændringer fra Microsoft Entra ID.
Opdateringen kan foregå fra Emply til Microsoft Entra ID.
Q: Hvorfor kan vi ikke opdatere Entra ID brugerne fra Emply?
A: Dette skyldes, hvis I har et hybrid Entra ID, hvor Entra ID OnPrem opdaterer Microsoft Entra ID. Vær opmærksom på, at MS ikke tillader skrivning til Microsoft Entra ID.
Q: Hvorfor får vores brugere ikke de forventede roller tildelt, men kun en enkelt?
A: 'Synkroniser roller' skal være aktiveret på Microsoft Entra ID integrationen fra Emply og Entra ID brugeren skal være medlem af de konfigurerede Entra ID grupper.
Q: Hvad er logikken bag knappen: "Synkroniser roller"?
Når 'synkroniser roller' knappen aktiveres, så vil systemet bruge følgende logik.
Først og fremmest, skal vi forholde os til 2 forskellige scenarier:
- Brugeren har en medarbejder
- Brugeren har ikke en medarbejder
Eksempel på data:
- 'Rolle 1' - rolle for 'Microsoft Entra ID gruppe 1'
- 'Rolle 2' - rolle for ' Microsoft Entra ID gruppe 2'
- 'Rolle 3' - Er ikke relateret til Microsoft Entra ID rolle
- 'Rolle 4' - Er ikke relateret til Microsoft Entra ID rolle
- Bruger er i 'Microsoft Entra ID gruppe 1' og 'Microsoft Entra ID gruppe 2'
- Bruger har 'Rolle 1', 'Rolle 2', 'Rolle 3'
Hvis en bruger har en medarbejder:
Så vil rollen ikke blive ændret gennem integrationen. I sådan et tilfælde, er det kun status, som kan modificeres (aktiv / ikke aktiv)
Hvis en bruger ikke har en medarbejder:
- Hvis brugeren har konfigureret alle roller i Microsoft Entra ID gruppen de er tilknyttet, så vil brugerens roller ikke blive slettet eller opdateret (Inklusiv brugerdefineret roller).
Eksempel: Roller vil ikke ændres efter synkronisering: dvs. at brugeren har 'Rolle 1', 'Rolle 2', og 'Rolle 3'. - Hvis en bruger fjernes fra en specifik Microsoft Entra ID gruppe, så vil rollen associeret med den gruppe blive betragtet som en brugerdefineret rolle. Det vil sige, brugeren har alle roller tilknyttet Microsoft Entra ID gruppen de hører til, og opførslen vil derfor være den samme som i det forrige eksempel.
Eksempel: Bruger blev slettet fra 'Microsoft Entra ID gruppe 1'. Rollerne vil ikke ændres efter synkronisering. Bruger har 'Rolle 1', 'Rolle 2', 'Rolle 3'.
- Hvis brugeren ikke har mindst 1 rolle konfigureret i Microsoft Entra ID gruppen som de er tildelt, så vil rollerne blive gendannet og alle ikke-Microsoft Entra ID roller (brugerdefineret roller) blive fjernet. Resultatet er at brugeren kun får Microsoft Entra ID Roller.
Eksempel: 'Rolle 1', og 'Rolle 2' blev slettet fra brugeren. Efter synkronisering vil rollerne blive gendannet (bruger vil miste 'Rolle 3'). Bruger har 'Rolle 1' og 'Rolle 2'.
- Hvis vi ændrer standard-rollen for en gruppe, så kan det påvirke brugerrollerne da synkroniseringen derfor vil køre igen og ændre brugerens roller relateret til Microsoft Entra ID.
Eksempel: For 'Microsoft Entra ID gruppe 1' ændrer vi standard-rollen fra 'Rolle 1' til 'Rolle 5'. Efter synkroniseringen vil rollerne blive gendannet (brugeren mister 'Rolle 1'). Brugeren har 'Rolle 2', 'Rolle 5' og brugerdefineret 'Rolle 3'.
Q: Kan man efterfølgende tilføje flere Entra ID grupper til integrationen og kan en bruger have flere Entra ID gruppe-medlemskaber?
A: Ja. Hvis man ønsker at tildele flere roller til brugere, kan man forbinde forskellige Entra ID grupper med hver deres rolle fx. 'Medarbejdere', 'Ledere', etc.. Det er en forudsætning at 'Synkroniser roller' er aktiveret i integrationen.
Q: Hvad sker der, hvis jeg fjerner en hel Entra ID gruppe fra Microsoft Entra ID integrationen?
A: Hvis 'Synkroniser roller' er sat op, vil eventuelt særlige roller konfigureret på gruppen, høre op med at opdatere.
Q: Hvad sker der med en synkroniseret bruger, når den fjernes fra Microsoft Entra ID gruppen?
A: Den deaktiveres i Emply og kan findes under deaktiverede brugere.
Q: Hvorfor synkroniseres Emply ikke med kalenderen?
A: Tjek om kalenderen er deaktiveret, under den pågældende bruger.
Sørg for at indstillingen ser ud som ovenstående på brugeren.
A2: Hvis I har skiftet domæne eller Microsoft Entra ID tenant kan dette også være årsagen
Synkronisering skal aktiveres:
Når synkronisering er aktiveret tilføjer integrationen alle Microsoft Entra ID kalendere som Microsoft Entra ID brugeren har adgang til at redigere eller mere, automatisk til Emply
Microsoft Entra ID brugerens egen brugerdefineret kalender bliver tilføjet uden Deaktiver knappen, men alle ekstra kalendere tilføjes med "Deaktiver/Aktiver" knapper
Ekstra kalendere tilføjes til Emply som "Deaktiveret" som standard indstilling. Hvis en bruger ønsker at aktivere begivenhed synkronisering, skal vedkommende klikke på "Aktiver" knappen i brugerindstillingerne
Q: Emply laver opdateringer af data i Microsoft Entra ID. Hvordan kan dette undgås?
A: Det skyldes at der i Microsoft Entra IDintegrationsopsætningen, er blevet valgt at Emply må opdatere data i Microsoft Entra ID. Her skal man blot fjerne fluebenet og derefter gemme, for fremover at undgå disse opdateringer fra Emply.
Q: Hvor ofte synkroniseres Microsoft Entra ID?
A: Entra ID'et synkroniseres hvert 30. minut / 2 gange i timen.
Q: Hvordan virker synkroniseringen af profilbillede, fra Microsoft Entra ID til Emply?
A: Profilbilledet kan kun synkronisere fra Microsoft Entra ID til Emply, på brugere som ikke er forbundet med en medarbejder, eftersom det er medarbejderen som kontrollerer brugeren, så snart disse er forbundet. Hvis der skal foretages ændringer på, for eksempel, brugerens stamdata, skal dette ske på medarbejderprofilen.
Q: Er det muligt at få profilbillederne til at synkronisere mellem Emply og Microsoft Entra ID?
A: Nej, det er ikke muligt. Hvis man kun ønsker at profilbilledet skal uploade og forbinde billedet til Emply, kan man i stedet gøre brug af Emplys API. Her kan det også hive billedet fra Emply, gennem API’et og over i Entra ID’et.
Q: Hvordan synkroniseres kalenderen med MS365?
A: I integrationsopsætningen skal man sætte synkronisering af kalenderen til. Når synkroniseringen er slået til, vil data kunne bruges i Emplys kalender-funktionalitet. Derudover kan Emply oprette begivenheder i MS365 kalenderen.
Q: Hvad sker der, hvis jeg fjerner Microsoft Entra ID integrationen?
A: Synkroniseringen af kalender stopper, Outlook-begivenheder vil ikke være synlige i Emply efter næste synkronisering, nye brugere i en forbundet Entra ID gruppe bliver ikke oprettet i Emply. Hvis du har konfigureret Emply til at opdatere Entra ID brugere vil dette stoppe.