Microsoft Entra ID - Brugere og Kalender

Aktivering af integrationen

1.1 Gå til Indstillinger > Integrationer > klik på ‘Aktivér’ ved Microsoft Entra ID integrationen:

1.2 Herefter vil et pop-up vindue åbne, hvor du klikker på ‘Forbind’:

1.3 Dette vil yderligere åbne et pop-up vindue, hvor du skal logge ind med din Microsoft konto:

Her skal du sikre dig, at du logger ind som Global Administrator.

1.4 Når du har logget ind, vises en boks med de tilladelser du giver Emply ved at trykke ‘Accept':

1.5 Når systemet er færdig med at loade, vil du blive ført tilbage til opsætningen af integrationen:

Synkroniser kalendere
Ved at aktivere dette, synkroniseres Outlook-kalenderen med Emply, og du får mulighed for at tilføje mødelokaler. Tickeren 'Del altid datoer og titler med teammedlemmer' vises kun, når du aktiverer denne funktion.

Deler altid datoer og titler med teammedlemmer
Ved at aktivere dette, aktiveres indstillingen for alle kalendere, der er i Emply, og den aktiveres som standard for nye kalendere.

Opsætning af integrationen

2.1 Første step i opsætning af integrationen, er tilføjelse af Microsoft Entra ID grupper:

2.2 Når man tilføjer en gruppe, skal der defineres nogle standardindstillinger:

Standardbrugerrolle: Rolle, der skal gives til alle brugere, der findes i denne gruppe, når de oprettes i Emply. Denne indstilling kan også opdatere nuværende brugere, hvis ‘Synkroniser roller’ er slået til.

Standard afdeling: Afdeling, som brugeren skal have, når vedkommende oprettes i Emply.

Sprog: Sprog for brugeren.

Tidszone: Tidszone for brugeren.

Valuta: Valuta for brugeren.

Vær opmærksom på, at hvis flere grupper oprettes med forskellige roller og afdelinger, og en bruger findes i mere end en gruppe, vil denne bruger blive givet alle afdelinger og rollerne, defineret på grupperne.

Aktivér 'Synkroniser roller':

Ved at aktivere denne funktion, vil alle roller på den nuværende bruger blive opdateret. Dette gælder såfremt rollerne er til stede i grupperne, som er tilføjet i integrationen.

Afslut ved at trykke Gem.

Envejs synkroniseringen fra Microsoft Entra ID til Emply er nu slået til, og brugere bliver nu automatisk oprettet i Emply, fra de tilsluttede grupper i Microsoft Entra ID.

2.3 Du er nu klar til at vælge, om du ønsker at synkronisere kalender. Åben opsætningen af integrationen igen, ved at klikke på ‘Aktiveret’.

Aktiver ‘Synkroniser kalender’:

Ved at aktivere denne funktion, vil brugernes Outlook kalender blive synkroniseret med Emply. Når denne funktion aktiveres, vil “Deler altid datoer og titler med teammedlemmer” komme frem.

Aktiver 'Deler altid datoer og titler med teammedlemmer':

Ved at aktivere denne funktion, aktiveres indstillingen for alle kalendre i Emply, og aktiveres som standard for nye kalendere.

Afslut ved at trykke Gem.

2.4 Derefter skal du gå til dine brugerindstillinger i Emply:

2.5 Og går ind på ‘Kalenderindstillinger’, og klikker på ‘+ Outlook kalender’:

2.6 Log ind med din Global Administrator konto:

2.7 Herefter vil der fremgå de tilladelser du giver Emply. Husk at aktivere ‘Consent on behalf of your organisation’:

Afslut ved at trykke 'Accept'.

2.8 Herefter skal du markere den kalender du ønsker at synkronisere, og trykke på ‘Synkroniser nu’:

2.9 Når systemet er færdig med at synkronisere, vil systemet automatisk tilføje alle kalendre for alle brugere:

Her kan du aktivere følgende funktioner:

• Del datoer og titler med dine teammedlemmer
• Synkroniser begivenheder med denne kalender

'Del datoer og titler med dine teammedlemmer' skal manuelt aktiveres af brugeren, for at andre brugere i Emply-systemet kan få adgang til at se din kalender.

Nedenstående er et eksempel på synkronisering af en brugers Outlook kalender, hvor begge af ovenstående funktioner er slået til. Nedenstående eksempel, er hvordan kalenderen vil se ud på din egen personlige bruger, eller for dine teammedlemmer.

I dette eksempel, er det en bruger, uden for ens team, som kigger på en anden brugers kalender, hvorfor titler og informationer ikke fremgår, og der blot står ‘Optaget’.

OBS! Emply kan ikke opdatere fravær i kalenderen, men kun oprette dem.

2.10 Tilføj mødelokale

Gå til Indstillinger > Integrationer > tryk på ‘Aktiveret’ ved Microsoft Entra ID integrationen, for at redigere i opsætningen.

Når du skal tilføje et mødelokale, skal du være opmærksom på, at det skal være oprettet som ‘User’-typer i Microsoft Entra ID, for at det kan tilføjes. Hvis mødelokalerne er oprettet som ‘Resource’-type i Microsoft Entra ID, kan det ikke tilføjes.

2.11 Aktivér tovejs synkronisering fra Emply til Microsoft Entra ID

Opret: Vil oprette brugere fra Emply i Microsoft Entra ID.

Opdater: Vil opdatere brugere i Microsoft Entra ID, med ændringer fra Emply.

Slet: Vil slette brugere i Microsoft Entra ID, når de slettes i Emply.

Hvis ‘Opret’ eller ‘Opdater’ bliver aktiveret, kommer en ‘Konfigurer felter’ knap frem, hvor du kan mappe elementer fra Emply, som skal forbindes til et specifikt element i Microsoft Entra ID:

Ingen af felterne er obligatoriske, men de skal mappes, hvis elementet skal være en del af funktionen ‘Opdater’. 

OBS: Elementer der ikke er mappet vil blive opdateret med 'Null' værdi.

15 extension attributes kan mappes. Disse attributter sender ikke data direkte til Microsoft Entra ID, men giver jer mulighed for selv at oprette kode, der tilføjer disse attributter til en bestemt egenskab i Microsoft Entra ID. Emply supporterer ikke.

Når mapping er udført, skal du slutte af ved at klikke Gem.

2.12 Synkroniser profilbillede

Ved aktivering af ‘Opret’ og/eller ‘Opdater’ funktionen, er det muligt at synkronisere profilbillede fra Emply til Microsoft Entra ID.

Det er kun muligt at synkronisere profilbillede fra Emply til Microsoft Entra ID. Hvis du ønsker at synkronisere profilbillede fra Microsoft Entra ID til Emply, læs mere i vores FAQ.

Oversigt over synkroniseret data

Når en bruger bliver synkroniseret med en medarbejder, vil opdatering af en eksisterende bruger fra Microsoft Entra ID til Emply kun opdatere:

• Fornavn
• Efternavn
• Stillingsbetegnelse
• Mobiltelefon

Hvis man ønsker andet oplysninger end ovenstående opdateret, skal man have aktiveret 'Opdater' i opsætningen af integrationen, samt sørge for, at oplysningerne er mappet. 

Nedenfor har du en oversigt over den data som bliver synkroniseret: