Microsoft Entra ID - FAQ

Import, aktivering og deaktivering af integrationen

• Q: Skal Microsoft Entra ID aktiveres før eller efter import af medarbejdere?

  • A: Microsoft Entra ID har ingen indflydelse på medarbejderne, men synkroniserer kun brugere og kalendere. Derfor skal medarbejderen oprettes med den samme virksomheds-e-mailadresse som i Microsoft Entra ID, før Microsoft Entra ID indstilles til at synkronisere brugere til Emply People. Ellers vil brugeren i Microsoft Entra ID og Emply People ikke blive forbundet.

• Q: Er det muligt at tilføje flere Entra ID-grupper til integrationen på et senere tidspunkt, og kan en bruger være medlem af flere Entra ID-grupper?

  • A: Ja. Hvis du ønsker at tildele en bruger flere roller, kan du knytte forskellige Entra ID-grupper til hinanden, hvor hver gruppe har sin egen rolle, f.eks. medarbejdere, ledere osv. Det er en forudsætning, at funktionen »Synkroniser roller« er aktiveret i integrationen.

• Q: Hvad sker der, hvis jeg fjerner Microsoft Entra ID-integrationen?

  • A: Kalendersynkroniseringen stopper, Outlook-begivenhederne vil ikke længere være synlige på Emply People efter den næste synkronisering, og der vil ikke blive oprettet nye brugere, der er tilknyttet en Entra ID-gruppe, på Emply People. Hvis du har konfigureret Emply People til at opdatere Microsoft Entra ID-brugere, vil denne funktion ophøre.

Tenants

• Q: Kan jeg integrere flere tenants?

  • A: Nej, det er kun muligt at integrere én tenant, men det er muligt at have flere domæner i én tenant.

Hybridopsætning

• Q: Hvad er en hybridopsætning?

  • A: Mange af vores kunder har en hybridopsætning, hvilket betyder, at de har deres Entra ID installeret på en lokal server, men synkroniserer data til Microsoft Entra ID i skyen. Med andre ord kører de både lokalt og i skyen, og dette kaldes hybrid Microsoft Entra ID. Kunden startede med et lokalt Entra ID, men for at få adgang til nyere funktioner i Microsoft Entra ID har de valgt at synkronisere data til skyen. Nogle vil på sigt skifte helt over til skyen (Microsoft Entra ID), men det kan være en omfattende proces at komme i gang.

• Q: Kan jeg bruge Microsoft Entra ID-integrationen, når jeg har en hybridopsætning?

  • A: Det er muligt at konfigurere integrationen, men den kan kun synkronisere data fra Microsoft Entra ID til Emply People. Det betyder, at de tre ekstra funktioner (oprettelse, opdatering, sletning) ikke kan aktiveres. Hvis kalenderen synkroniseres til skyen, er det muligt at aktivere dette i integrationen.

Oprettelse af brugere

• Q: Kan jeg oprette brugere manuelt, og vil dette blive påvirket af brugersynkroniseringen?

  • A: Ja, det kan du godt. Hvis en bruger har det samme brugernavn eller den samme e-mailadresse, vil vedkommende automatisk blive knyttet til brugeren i Microsoft Entra ID og synkroniseret.

    Eksterne brugere, der ikke er en del af den tilknyttede Microsoft Entra ID, kan oprettes på Emply People.

• Q: Hvorfor får brugerne ikke de forventede roller, men kun én enkelt?

  • A: Funktionen »Synkroniser roller« skal aktiveres i Microsoft Entra ID-integrationen fra Emply People, og Entra ID-brugeren skal være medlem af de konfigurerede Entra ID-grupper.

• Q: Kan vi oprette gæstebrugere (B2B) i Entra ID?

  • A: Ja, hvis en bruger ikke har en e-mailadresse med virksomhedens domæne, kan du invitere vedkommende som gæstebruger i Entra ID. Dette er en fast del af Microsoft Entras B2B-samarbejdsmodel. Gæstebrugere kan have en hvilken som helst e-mailadresse (f.eks. @gmail.com, @partnercompany.dk). Når de er blevet tilføjet som gæster, kan de:

    • Log ind med deres egen identitet (Microsoft, Google osv.)

    • Bliv inddelt i grupper

    • Få adgang til applikationer via SSO

    Når der oprettes en gæstebruger i din Entra ID-tenant, kan du:

    • Føj dem manuelt til en sikkerhedsgruppe.

    • Brug dynamiske grupper (med visse begrænsninger – dynamiske grupper understøtter ikke gæster på samme måde som almindelige brugere).

    • Brug PowerShell, portalen eller Graph API til at administrere dette programmatisk.

• Q: Kan gæstebrugere få adgang til systemet via Single Sign-On (SSO)?

  • A: Ja, forudsat at det system, som gæstebrugeren skal have adgang til, understøtter gæstebrugere i din Entra ID-tenant, og at de relevante grupper er knyttet til adgangsstyringen (f.eks. via en Enterprise App), vil vedkommende kunne logge ind via SSO.

Profilbilleder

• Q: Hvordan fungerer synkroniseringen af profilbilleder fra Microsoft Entra ID til Emply People?

  • A: Profilbilledet kan kun synkroniseres fra Microsoft Entra ID til Emply People for brugere, der ikke er knyttet til en medarbejder, da det er medarbejderen, der har kontrol over brugeren, når de først er knyttet sammen. Hvis der skal foretages ændringer i f.eks. brugerens stamdata, skal dette gøres i medarbejderprofilen på Emply People.

• Q: Er det muligt at synkronisere profilbillederne mellem Emply People og Microsoft Entra ID?

  • A: Nej, det er ikke muligt. Hvis du kun ønsker at uploade profilbilledet og knytte billedet til Emply People, kan du i stedet bruge API’en fra Emply People. Her kan billedet også overføres fra Emply People via API’en og ind i Entra ID.

Kalendere

• Q: Hvordan synkroniserer jeg kalenderen med Microsoft 365?

  • A: I integrationsindstillingerne skal du aktivere synkronisering af kalenderen. Når synkroniseringen er aktiveret, kan dataene bruges i kalenderfunktionen på Emply People. Derudover kan Emply People oprette begivenheder i Microsoft 365-kalenderen.

• Q: Hvorfor synkroniseres Emply People ikke med brugerens kalender?

  • A: Kontroller, om kalenderen er deaktiveret for den pågældende bruger.

    Synkronisering skal være aktiveret.

    

    Når integrationen er aktiveret, vil den automatisk tilføje alle Entra ID-kalendere, hvor Entra ID-brugeren har redigeringsrettigheder eller højere, til Emply People. Entra ID-brugerens egen standardkalender tilføjes uden knappen »Deaktiver«, men alle øvrige kalendere tilføjes med knapperne »Deaktiver/Aktiver«.

    

    Yderligere kalendere vil blive tilføjet til Emply People, hvor de som standard er deaktiveret. Hvis en bruger ønsker at aktivere synkronisering af begivenheder til en af disse kalendere, skal vedkommende klikke på knappen »Aktivér« i sine brugerindstillinger.

Synkronisering og opdatering af brugere mellem Microsoft Entra ID og Emply People

• Q: Hvordan sikrer jeg, at Microsoft Entra ID-brugeren synkroniseres med brugerprofilen i Emply People?

  • A: Emply People gemmer oplysninger om brugere og medarbejdere, der er knyttet til en e-mailadresse, og derfor skal de to e-mailadresser være identiske.

• Q: Hvor ofte synkroniseres Microsoft Entra ID?

  • A: Entra ID synkroniseres hvert 30. minut.

• Q: Hvad sker der med en synkroniseret bruger, når vedkommende fjernes fra Entra ID-gruppen?

  • A: Den er deaktiveret i Emply People og kan findes under »Deaktiverede brugere«.

• Q: Hvad sker der, hvis jeg fjerner en Entra ID-gruppe fra Microsoft Entra ID-integrationen?

  • A: Hvis funktionen »Synkroniser roller« er aktiveret, vil de særlige roller, der er konfigureret for den fjernede gruppe, ikke længere blive opdateret.

• Q: Emply People opdaterer data i Microsoft Entra ID. Hvordan kan man undgå dette?

  • A: Dette skyldes en indstilling i konfigurationen af Microsoft Entra ID-integrationen, som er blevet aktiveret for at give Emply People mulighed for at opdatere data i Microsoft Entra ID. I dette tilfælde skal du fjerne markeringen og klikke på »Gem« for at undgå fremtidige opdateringer fra Emply People.

• Q: Hvilken logik anvendes der ved knappen »Synkroniser roller « efter den første synkronisering?

  • A: Når knappen »Synkroniser rolle« er aktiveret, anvender systemet følgende logik, afhængigt af to forskellige scenarier:

    • brugeren har en medarbejderprofil

    • Brugeren har ikke en medarbejderprofil

      Eksempel 7. Eksempel

      Din platform har følgende roller i Emply People:

      • Medarbejder rolle, der er knyttet til Microsoft Entra ID-gruppen Medarbejder

      • HR rolle, der er knyttet til Microsoft Entra ID-gruppenHR

      • Direktør rolle, der ikke er knyttet til nogen Microsoft Entra ID-gruppe

      • Ny medarbejder rolle, der i øjeblikket ikke er knyttet til nogen Microsoft Entra ID-gruppe

      Bruger Ray Ross er en del af Microsoft Entra ID-gruppenMedarbejder ogHR. Emply People Han har rollerne Medarbejder, HR, Direktør, og han har en medarbejderprofil i Emply People.

      Bruger Megan Jordan er en del af Microsoft Entra ID-gruppen Medarbejder, og HR. Emply People Hun har rollerne Medarbejder, HR, Direktør. og hun har ikke en medarbejderprofil i Emply People.

      Ray Ross-sagen

      For bruger Ray Ross synkroniseres rollerne ikke gennem integrationen. Hvis brugeren har en medarbejderprofil, er det eneste, der kan gøres gennem synkronisering, at ændre brugerens status (aktiv/ikke aktiv).

      Megan Jordan sager

      IF-bruger Megan Jordan er en del af Entra ID-grupperne MedarbejderogHR, og har roller Medarbejder, HR og Manager i Emply People, systemet opdaterer ikke nogen rolle, som de roller hun har i Emply People match de grupper, hun er en del af i Entra ID.

      Resultat: Efter synkronisering ændres roller ikke: Megan Jordan vil stadig have roller Medarbejder, HR og Direktør.

      HVIS bruger Megan Jordan fjernes fra gruppen Entra IDHR, synkroniseringen ændrer ikke rollerne for brugeren i Emply People. HR rolle i Emply People vil simpelthen blive betragtet som en rolle som Direktør En til hende.

      Resultat: Efter synkronisering ændres roller ikke: Megan Jordan vil stadig have roller Medarbejder, HR og Direktør.

      HVIS vi fjerner roller Medarbejder og HR i Emply People fra bruger Megan Jordan, men hun er stadig en del af Entra ID-grupperne HR og Medarbejder, synkroniseringen opdaterer brugeren i Emply People med rollerne, der matcher Entra ID-grupperne, og fjern den ekstra rolle, der ikke er knyttet til Entra ID.

      Resultat: Efter synkronisering opdateres roller til dem, der matcher Entra ID-grupperne: Megan Jordan vil derfor have roller Medarbejder, HR og vil miste rollen Direktør.

      HVIS vi ændrer kortlægningen af Entra ID GroupMedarbejderi Emply People at matche en anden Emply People Rollen hedder Ny medarbejder, synkroniseringen ændrer rollerne for Megan Jordan, så de matcher den nye kortlægning.

      Resultat: Efter synkronisering ændres roller i henhold til den nye kortlægning: Megan Jordan vil derfor have roller Ny medarbejder, HR og Direktør.

      
      

Slet brugere

• Q: Hvordan fungerer reglerne for sletning af brugere?

  • A: Når en bruger fjernes fra Microsoft Entra ID, deaktiveres brugeren i Emply People.

    Når man giver Emply People tilladelse til at slette Microsoft Entra ID-brugeren, flyttes denne bruger til gruppen »slettede brugere« i Microsoft Entra ID.

• Q: Jeg har slettet en bruger i Microsoft Entra ID, men brugeren vises stadig som »Aktiv« på Emply People. Hvordan kan det være?

  • Hvis en medarbejder siger op eller bliver afskediget, skal du huske at indtaste en fratrædelsesdato for medarbejderen i Emply People, så medarbejderen flyttes til status »Afventende« og derefter »Arkiveret«, når fratrædelsesdatoen indtræffer.

Eksterne brugere

• Q: Kan jeg oprette brugere i Emply People, som ikke er en del af en Microsoft Entra ID-gruppe?

  • A: Ja, det er muligt at oprette f.eks. eksterne brugere i Emply People, som ikke er en del af de synkroniserede Entra ID-grupper. For at undgå, at disse brugere oprettes i Entra ID, skal du deaktivere oprettelsesfunktionen i integrationsindstillingerne.