Dette er en guide til aktivering af Addo Sign-integrationen. Guiden vil hjælpe dig igennem: opsætning af integrationen, opsætning af dokumenteksport til noter og ændring af Addo Sign-forbindelse
Læs mere om Addo Sign her.
Bemærk
Du skal have credits for at kunne bruge Addo Sign.
-
Gå til ++.
-
Find Addo Sign og klik på .
-
Indtast dit brugernavn og din adgangskode i det nye vindue, der åbnes, og klik derefter på
-
Tilføj derefter skabelon (er) og udfyld følgende felter:
-
Titel
-
Vælg i hvilket område skabelonen skal være tilgængelig (Kandidat, Onboarding, Medarbejder)
-
Vælg, om brugeren skal identificeres før underskrivelse (Nej, NemID, Tofaktorverifikation)
-
Vælg underskriftsmetode (NemID, Stylus eller Andet)
-
Vælg, om du vil sende en kvittering til brugeren (Nej, Kvittering inkl. dokument, Kvittering uden dokument)
-
Vælg, om dokumentet skal være adgangskodebeskyttet (Nej, Krypteret, Adgangskode)
-
Vælg, om alle dokumenter kan underskrives på én gang
-
-
Konfigurer invitationsmeddelelsen, og vælg mellem følgende muligheder:
-
Om brugeren skal underrettes via e-mail eller SMS
-
Om brugeren kan tilføje kommentarer
-
Om brugeren kan vedhæfte dokumenter
-
-
Udfyld påmindelsesmeddelelsen:
-
Vælg forfaldsdato for påmindelsesmeddelelsen
-
Vælg, om brugerne skal underrettes hver uge, hver anden uge, hver tredje uge eller ikke sende flere underretninger
-
Vælg den sidste påmindelse: en dag før, to dage før eller ingen påmindelse
-
Vælg, om brugeren skal underrettes via e-mail eller SMS
-
Skriv beskeden (nyttigt at bruge flettefelter)
-
-
Opret en kvitteringsbesked: Vælg, om brugeren skal underrettes via e-mail eller SMS, og skriv beskeden.
-
Udfyld Underskrivere sektionen:
-
Vælg, hvilke underskrivere der skal medtages
-
Vælg om modtagerne skal underskrive en efter en (i ovenstående rækkefølge)
-
Vælg, om de underskrevne kan ændres før afsendelse
-
-
Konfigurer adgang for hvilke afdelinger, brugere og roller der skal have adgang til skabelonen.
-
Fuldfør ved at klikke . Integrationen er nu aktiveret, og du kan begynde at sende dokumenter, der skal underskrives digitalt.
Bemærk
Skabeloner kan ændres/tilføjes senere ved at klikke på . Når du sender dokumenter til underskrivelse, kan dette kun gøres med PDF-filer.
Hvis du vil tilføje noter til en kontrakt, for enten en medarbejder eller kandidat, kan dette gøres ved at oprette en dokumenteksport.
-
Gå til ++.
-
Klik på og vælg som eksporttype.
-
Giv eksporten en intern beskrivelse, og vælg området Medarbejder, Kandidat, eller Onboarding.
-
Upload det ønskede dokument ved at klikke på Upload fil.
-
Aktivere Eksporter fil som PDF“ om nødvendigt og/eller aktivere Eksport til personlige dokumenter'og vælg destinationsmappen under medarbejderprofilen.
-
Under Eksportere data vælge , vælge eller og eventuelt udfylde Titel felt. Afslut ved at klikke .
-
Gå til -modulet, vælg det relevante job og vælg den ønskede kandidat under . Tryk på burgerikonet, og klik .
-
Vælg den ønskede eksportfil, og tilføj noten til dokumentet, hvis det er nødvendigt.
-
Afslut ved at klikke .
-
Når eksporten er genereret, skal du downloade den via . Dokumentet kan også findes under kandidatens .
For at ændre Addo Sign-forbindelsen skal du klikke på , indtast loginoplysningerne, og klik .
Hvis der opstår fejl, bedes du kontakte din Addo Sign-kontakt.
-
Q: Er det muligt at vedhæfte en ekstra fil, f.eks. et brev med oplysninger, når man sender kontrakten, der skal underskrives?
A: Nej, Addo Signs kvitteringsmeddelelse kommer direkte fra Addo Sign og ikke fra Emply People. Derfor er de samme nøgleord, som vi kender fra meddelelsesskabelonerne, ikke tilgængelige. En løsning kunne være at indsætte et link til en hjemmeside eller et dokument, som du ønsker at sende til modtageren.
-
Q: Der er en funktion til at tilføje "modtager af kopi" i Addo Sign. Er dette også muligt i Emply People?
A: Ved hjælp af den skabelon, som brugeren har adgang til i Emply People til at underskrive dokumenter, kan du manuelt tilføje en ekstra modtager. Dette skal gøres hver gang.
-
Q: I Addo Sign kan jeg vælge, at meddelelsen skal sendes via et CPR-nummer i stedet for via e-mail, så de dokumenter, der skal underskrives, modtages i E-boks. Er dette muligt i Emply People?
Nej, det er ikke muligt at sende dokumenter, der kræver underskrift, til en E-boks fra Emply People.
-
Q: Addo Sign-integrationen er tilsluttet, men platformen har ikke HR-modulet. Hvordan skal dette håndteres?
A: Kontrakterne ender normalt i HR-modulet efter underskrivelsen. Hvis dette modul imidlertid ikke er en del af platformen, vil den underskrevne kontrakt kun være synlig i Addo Sign. Derefter kan de uploades til onboarding-profilen eller kandidatprofilen, hvis kontrakten skal opbevares i Emply People.
-
Q: Findes der et notefelt/bilag i Emply People, hvor jeg kan notere noget, der ikke nødvendigvis skal være synligt i medarbejderens kontrakt?
A: Der findes ikke et sådant felt eller en sådan funktion i Emply People , der direkte kan tilføje f.eks. kandidatens eller medarbejderens dokumenter. Du kan dog oprette et dokument med henblik på eksport, hvor disse noter kan tilføjes. Du kan læse mere om dette i installationsvejledningen til Addo Sign.
Årsager til fejl
-
Fejl: Under underskrivelsen af en kontrakt i Emply Peopleopstår følgende fejl:
A: Vi understøtter ikke underskriftsformularer, der indeholder SMS. Integrationen vil altid bruge den umiddelbart tilgængelige skabelon, når der kommunikeres mellem Addo Sign og Emply People. Det er derfor vigtigt, at den bruger, der anvendes til at sende dokumenter, der kræver underskrift, ikke har adgang til SMS-baserede underskriftsformularer, så den ikke automatisk vælger den første tilgængelige underskriftskabelon. Dette kan løses ved enten at fjerne SMS-skabelonen eller sikre, at brugeren ikke har adgang til denne skabelon i Visma.
-
Fejl: Under underskrivelsen af en kontrakt i Emply Peopleopstår følgende fejl:
A: Det betyder, at du ikke har nok kredit til at underskrive dokumenter i din Addo Sign-konto. Du skal gå til din Addo Sign-konto og købe mere kredit.
-
Fejl: Under underskrivelse af et dokument i Emply People, opstår følgende fejl:
A: Dette kan skyldes en fejl i forbindelsen til Addo Sign-integrationen og kan afhjælpes ved at deaktivere integrationen og derefter aktivere den igen.