1.0. Beskrivelse

1.1 Planlagte vagter og behov

Bemandingsbehov vises i Skemaplanlægning, Ganttplanlægning og under Vagtoversigt på baggrund af et importeret behov, der skabes for eksempel ud fra en forventet omsætning, et antal bookinger eller vejrudsigten. 

Det importerede bemandingsbehov vil blive sammenholdt med antal planlagte vagter på dagen og på den måde give planlæggerne et visuelt værktøj til at planlægge korrekt i forhold til dagens behov.

For at kunne importere bemandingsbehov samt få bemandingsbehov vist, skal systemopsætning 5.24 Vis bemandingsbehov være aktiveret.

Med denne aktiveret, vil antal af planlagte vagter fremgå øverst i skemaet pr. dag inddelt i 6 tidsintervaller fordelt ligeligt på døgnet. Antal planlagte vagter i tidsperioden er efterfulgt af behovet (det importerede) i samme tidsinterval – så 1/0 betyder, at der i tidsintervallet er 1 planlagt vagt og at der i samme tidsinterval ikke er et behov (dvs., at der her er overplanlagt)
 

Her ses, at der d. 10/7 er planlagt:

• 0 vagter i tidsrummet 00:00-04:00
• 1 vagt i tidsrummet 04:00-08:00 (vagten med start kl. 06:00)
• 2 vagter i tidsrummet 08:00-12:00 (vagten med start kl. 06:00 og vagten med start kl. 10:00)
• 2 vagter i tidsrummet 12:00-16:00 (vagten med start kl. 10:00 og vagten med start kl. 15:00)
• 3 vagter i tidsrummet 16:00-20:00 (vagten med start kl. 10:00, vagten med start kl. 15:00 og vagten med start kl. 16:00)
• 2 vagter i tidsrummet 20:00-00:00 (vagten med start kl. 15:00 og vagten med start kl. 16:00)

Da der ikke er indlæst et behov endnu, vil ovenstående planlagte vagter være efterfulgt af /0

1.2. Farvernes betydning

Generelt vises sammenligningen af antal planlagte vagter i forhold til behov med følgende farvekoder:

• Grøn, hvis der for alle berørte tidsintervaller er planlagt vagter svarende til behovet, fx 3/3
• Orange, hvis der findes flere planlagte vagter, end der er behov for (overplanlagt), fx 3/1
• Rød, hvis der findes færre planlagte vagter, end der er behov for (underplanlagt), fx 1/3

2.0. Import

2.1 Importfilen

Importfilen kan oprettes med behov ned til intervaller af 15 minutter – her vil blive importeret behov fra kl. 07:30 til kl. 18:00 med halve timers intervaller på d. 10/7-2023

Fra knappen Importer  vælges Importer bemandingsbehov  og importfilen indlæses 

2.2 Import af behov

Importfilen importeres fra knappen Importer fra Skemaplanlægning, Ganttplanlægning eller Vagtoversigt (læs mere i vejledningen:

Import af data til LessorWorkforce.pdf

Vælg fil og tryk Upload, hvis der ønskes en 1:1 udregning (behovet fra filen importeres 1:1)

Sæt Udregning = 0 inden Upload, hvis udregningen skal baseres på en lineær udregning med en mindste- og størsteværdi i filen som input– det kunne fx være baseret på en vejrudsigt, hvor jo bedre vejret er, jo flere medarbejdere er der behov for:

3.0. Visning af bemandingsbehov

Efter import vises bemandingsbehovet inden for tidsintervallerne – her vil det højeste indlæste behov i tidsintervallet være det, som vises, fx fra kl. 12:00-16:00 vises ”9”:

Ønskes et mere detaljeret billede af behovet i de forskellige tidsintervaller, klik på behovet og dagen vil blive vist og ved mouseover er det muligt at få yderligere information inden for de enkelte intervaller:

Bemærk:

• At ovenstående detaljerede visning forsvinder hvis musen flyttes væk fra diagrammet
• At højden på de enkelte søjler dannes i forhold til behovet. Så hvis der ikke er noget behov, vises der ikke nogen søjle

Ved at aktivere: ”Vis bemandingsbehov-skemaer” under ”Funktioner:” til højre, får du også vist den komprimeret visning af planlagte vagter i forhold til bemandingsbehovet, som søjlediagram:

Bemærk: 

• At tidsintervallet 12-16 står vist med 6/6 og farven rød
• At tidsintervallet 16-20 står vist med 5/5 og farven grøn 

Forskellen er som tidligere nævnt, at alle berørte tidsintervaller fra 16-20 er planlagt præcist i forhold til bemandingsbehovet: