1.0 Beskrivelse
Statistik benyttes til at danne løn- & fraværsfiler, statistik på registrerede og planlagte timer, fraværsstatistikker, lister på stamdata og status på diverse oplysninger om brugen af Lessor-Workforce.
Statistik består af tre undermenuer: Løndata, Medarbejder/Vagtplan og System.
Statistik finder du under Administration, Statistik.
2.0 Rettigheder
For at have adgang til Statistik, kræves det at en række rettigheder er tildelt rettighedsprofilen.
Det drejer sig om følgende rettigheder:
- #16800
- #16900
- #17000
- #17010
- #17020
- #17050
Ydermere vil denne rettigheden der omhandler visning af løndata også have indflydelse på medarbejderens muligheder:
- #21000
3.0 Statistik
Statistik består af tre undermenuer, som her vil blive gennemgået og beskrevet.
3.1.1 Løndata
Der er under Løndata muligt at eksportere løn- og fraværsfiler i et foruddefineret format (se vejledningen: Eksport af løn og fravær) eller til Excel.
Vælg om der skal eksporteres for en enkelt løngruppe, costcenter, afregningsgruppe, costcentergruppe eller medarbejder.
3.1.2 Eksport af løngruppe/afregningsgruppe
Vælges her en enkelt løngruppe, er det kun de timer som er afholdt i den valgte løngruppe, der vil komme med i eksporten.
Vælges du i stedet en afregningsgruppe, vil alle timer der er præsteret i samlingen af løngrupper blive eksporteret.
Når valget er foretaget vil der om muligt, blive vist den indeværende lønperiode. Det er muligt selv at definere for hvilken periode der ønskes vist/eksporteret.
3.1.3 Eksport af Cost Center
Benyttes der costcentre i Lessor-Workforce, kan der filtreres på dette i eksporten. Kun de medarbejdere der har registreret timer på det valgte costcenter, vil blive eksporteret.
3.1.4 Eksport af medarbejder
Flyt markøren fra Løngrupper til Medarbejdere. Herefter selekteres på Afdeling, Gruppe og Medarbejder.
Efterfølgende vælges der hvilken filtype der skal eksporteres til. Har du en fil til eksport af fravær og en til løn, skal disse køres hver for sig.
3.1.5 Generelt for eksport
Inden filen eksporteres, kan der trykkes på Hent data for at se det datagrundlag der vil blive dannet og eksporteret. Ved at trykke på en enkelt medarbejder vil dennes løngrundlag blive uddybet.
Det er også muligt at medtage data fra tidligere perioder, som ikke er låste. Dette kan være aktuelt, hvis du har lavet ændringer i forhold til tidligere overførsler.
Sæt flueben i Medtag tidligere registreringer og fravær der ikke er låst.
3.1.6 Eksporter
Når du trykker på knappen Eksporter, giver dette mulighed for at gemme filen et specifikt sted, samt navngive filen.
3.1.7 Eksporter til e-mail
Trykker du på knappen Eksporter til e-mail, vil filen blive sendt via e-mail til den bruger der eksporter filen (logget ind). Forudsætter at der er indtastet en gyldig e-mailadresse på brugerens medarbejderstamkort.
Dette anbefales hvis der er mange medarbejdere/data i eksporten.
3.1.8 Låsning af data
Når data eksporteres bliver du spurgt om data skal låses. Låsning sætter flueben ved ”Lås” i Timeregistrering.
3.1.9 Gem lønfil og rollback
Det er muligt at få gemt lønfilen og en rollback-fil under menuen: Dokumenter
Sæt hak i: Gem lønfil og rollback under Dokumenter inden der trykkes på Eksporter.
Filen gemmes som en zip-fil under Dokumenter, Eksporterede lønfiler og indeholder løn-/fraværsfilen og en negativ version, kaldet en rollback-fil
Benyt rettighederne:
#20460 Se eksporterede løn-/fraværsfiler
#20461 Se/rediger/Slet eksporterede løn-/fraværsfiler
3.1.10 Marker eksporterede registeringer og fravær ved eksport
Dette er muligt via systemopsætningen:
Og der vil i Timeregistrering blive vist hvilke registreringer der er blevet eksporteret til en lønfil.
3.2 Medarbejdere/Vagtplan
Det er her muligt at trække statistikker/lister på planlagte tider, registrerede tider, fravær, stamdata etc.
Alt kan vises direkte i browseren eller eksporteres til Excel.
3.2.1 Udvælgelse af medarbejdere
For at kunne danne en statistik, skal du først vælge hvilke medarbejdere du ønsker at trække data for.
Tilføj en Afdeling, Gruppe eller en enkelt Medarbejder. Tryk Tilføj når det ønskede er valgt.
3.2.2 Vagtplanstatistik
Ønsker du at danne en statistik med fx præsterede timer, planlagte timer, fraværsprocenter etc., er det via Vagtplanstatistik.
Det kan der vælges om statistikken skal vises som Dagsoversigt, Ugeoversigt, Månedsoversigt eller Årsoversigt.
Ofte benyttet - Opsummeringsinformation:
Under fanen Opsummeringsinformation, er det muligt at få en statistik der opdeler præsterede/planlagte timer efter hvilken gruppe/afdeling de reelt er præsteret i.
Sætter du flueben ved Faktisk afdeling/gruppe opsummering, får du en statistik hvor timerne er opdelt alt efter hvor de er planlagt/registreret.
Dette gør det muligt at se om der brugeres flere eller færre timer end budgetteret.
Ofte benyttet - Sygestatistik:
Via denne fane er der mulighed for at trække fraværsstatistikker i % og/eller timer.
Der er mulighed for at definere om fraværsstatistikken skal regnes ud fra planlagte timer og fravær, registrerede timer og fravær eller ud fra medarbejderens timenorm. Hvilken der er den ”korrekte” kommer an på hvilken overenskomst virksomheden har.
Det skal også vælges hvilke fraværsårsager der evt. skal tælle med under planlagte timer.
Til sidst oprettes en ny fraværsgruppe:
Via Fraværsgruppen vælger du hvilke fraværsårsager du ønsker skal tælle med i fraværsstatistikken.
Fraværsgruppen skal navngives før den kan gemmes.
3.2.3 Gem statistik
Det er muligt at gemme de valgte parametre, således du fremover blot skal ændre perioden som statistikken laves for. Ved at trykke på Gem statistik, får du mulighed for at navngive statistikken, så det efterfølgende kan hentes via Hent vagtplanstatistik:
3.2.4 Eksportmuligheder
Der er to muligheder for at lave statistikken, alt efter hvordan denne skal bruges.
Vælges Eksporter vil statistikken blive åbnet op i Excel, og det er muligt at selektere yderligere på kolonnerne, lave diagrammer etc.
Vælges i stedet Generer statistik vil statistikken blive vist direkte i browservinduet.
3.2.5 Medarbejderstatistik
Benyttes i stedet Medarbejderstatistik er der her mulighed for at lave statistik på fx stamdata, løngruppe, brugen af Workforce (antal frigivne vagter etc.)
Her gælder samme procedure for eksport af statistikker og mulighed for at gemme statistikker.
3.2.6 System
System giver et overblik over hvor mange aktive og inaktive medarbejdere der er i Lessor-Workforce. Disse opdeles desuden på grupper og afdelinger.
Der vises også hvor medarbejdere der har været logget ind i en give periode, hvor mange udsendte SMS’er har der været etc.