Saldo

Beskrivelse

Saldo bruges til at opsamle og vise forbrug af timer eller dage på diverse saldo for medarbejdere. Det kan være en saldo som fx Flextid, Afspadsering, Ferie, mv. Saldoen kan knyttes til et fravær og automatisk fratrække ved afholdese af fraværet, tilsvarende er det også muligt at sætte en automatisk tilskrivning på saldoen op. 

Opsætning af saldo

Først skal brugen af saldi aktiveres i jeres database, det gør du ved at gå til Opsætning -> System og sætte systemopsætning 19.1 til "on":

Derefter kan saldi oprettes under Opsætning -> Løn og punktet Saldo. Klik på opret og udfyld navn og evt. beskrivelse. 

Der er flere muligheder for hvordan man sætter sin saldo op. På fanen Tilskrivning kan man sætte automatisk tilskrivning op og på fanen Tilføj timer/nulstil kan man tilføje timer enten per afdeling, gruppe eller løngruppe. 

Generelt

• Forkortelse: denne forkortelse vises fx i gantt-planlægning. Du kan max vælge fire karakterer.
• Startdato: angiver hvornår saldoen skal være aktiv fra. 
• Fravær: her tilknyttes fravær, hvis afholdelse af fraværet automatisk skal fratrækkes saldoen. Det er muligt at tilføje flere fravær. Hvis denne er blank vil fravær ikke automatisk fratrække på saldoen Det er muligt at styre bevægelserne på saldoen via tillæg på løngruppen.
• Fraværets slutdato: angiver hvornår saldoen skal ophøre med at være aktiv. Hvis saldoen ikke skal have en slutdato efterlades dette felt blankt.
• Prioriteret fraværstræk: denne indstilling bruges hvis man har saldi der overlapper, fx. ferie, og hvor fraværet skal trække på den gamle saldo hvis der er timer/dage til rådighed. Er der ikke det, trækkes fraværet på den nye saldo. Dette gælder kun i den overlappende periode - for ferie er det perioden 1/9 til 31/12 der overlapper. 
• Må ikke være negativ: denne indstilling bruges til at forhindre brugere i at anmode om fravær på en saldo der ikke har timer/dage til rådighed.
• Minimum og maksimum: det er muligt at indtaste minimums- og maksimumsværdier. Vær dog opmærksom på at disse kun bruges til at vise en advarsel i Saldo og Gantt-planlægning. 
• Overløbssaldo: hvis saldoen overskrider "max antal timer" vil overskydende timer overføres hertil.
• Max liggetid for timer: det er muligt at angive et max tidsrum som timer må ligge på saldoen før de udløser en advarsel. Advarslen vises i Saldo.
• Begræns visning af saldo: det er muligt at vælge hvilke rettighedsprofiler der kan se den pågældende saldo, således kan man begrænse visningen af saldi til bestemte medarbejdere. 

Tilskrivning

• Aktiver automatisk tilskrivning: sættes der hak her vil den automatiske tilskrivning blive aktiveret. Hvis hakket fjernes igen, vil historikken og de allerede tilskrevne dage/timer bagud i tid blive liggende på saldoen, men der vil ikke ske flere automatiske fremtidige tilskrivninger pr. efter den dato hakket er blevet fjernet.
• Placer tilskrivning i: her kan man vælge i begyndelsen eller slutningen af perioden. Hvis man gerne vil tilskrive den sidste dag i hver måned skal man vælge slutningen af perioden og så bruge en periode der er en måned lang og starter den 1.
• Tilskrivningsperiode: her vælges den periode der styrer tilskrivningen. Perioden skal enten være en af de systemoprettede eller en du selv har oprettet i forvejen.
• Periode afslutningsdato: her vælger man hvornår tilskrivningen skal stoppe. 
• Vis antal tilskrivninger frem i tiden: her er det muligt at vælge om / hvor mange fremtidige tilskrivninger der skal vies. 
• Tilskrivning af antal enheder: her indtaster man den værdi der skal tilskrives. 
• Gange med dagsnorm: her kan man vælge at bruge medarbejderens timeskabelon til at tilskrive forholdsmæssigt, således at en medarbejder der fx kun arbejder 20 t/uge optjener mindre end 2,08 feriedag per måned. Bemærk at dette kun kan bruges hvis saldoen beregner i dage!
• Fratræk dage uden ansættelse: hvis der ikke skal ske tilskrivning før ansættelsesdato og efter fratrædelsesdato. Husk at medarbejderen skal have udfyldt disse datoer på sit medarbejderstamkort.
• Korrigere overskydende tilskrevne tid til gældende norm: 
• Fratræk dage med fraværstype: hvis der er visse typer af fravær der medfører at en medarbejder ikke optjener på sin saldo angives de her.
• Antal enheder per dag: her angives den værdi hver enkelt fraværsdag tæller når der skal fratrækkes fravær fra den aotomatiske tilskrivning. Bemærk at der tilskrives automatisk for en hel måned og hvis en medarbejder derfor fx har fravær i en hel måned der skal fratrækkes skal fraværet oprettes for alle dage i den måned (fraværet kan oprettes med en norm på nul hvis den ikke skal tælles med i øvrigt).
• Afrund tilskrivningerne til nærmeste: for at sikre at der fx på et ferieår tilskrives 25 dage eller 185 timer, vil der her være mulighed for at sætte en afrunding op, så fx den sidste tilskrivning i perioden afrundes. Der kan afrundes til nærmeste hele/halve dag, hvis saldoen vises i dage og til nærmeste hele/halve time, hvis saldoen vises i timer. Bemærk at afrunden sker for hele afrundingsperioden.
• Afrundingsperiode: her vælges den periode der styrer afrundingen. Perioden skal enten være en af de systemoprettede eller en du selv har oprettet i forvejen.

Tilknyt saldo til løngruppe

Det er muligt at knytte en saldo til en løngruppe, som så kan tilskrive eller fratrække timer på saldoen i forhold til hvad medarbejderen registrerer. Dette gøres under fanen Fravær/Saldo på den pågældende løngruppe. Der vælges hvilken saldo der skal bruges og om tilskrivningen skal ske i forhold til medarbejderens timeskabelon eller planlagte vagter. Vælger man i forhold til timeskabelon skal man vælge en timeskabelon der bruges hvis der ikke er en timeskabelon tilknyttet medarbejderen. På løngruppen kan saldoen sættes op til håndtere minus timer, plus timer eller begge dele. 

Eksempler

Afspadseringssaldo

Afspadseringskonto uden automatisk tilskrivning - selve saldoen oprettes som vist og uden automatisk tilskrivning på saldo-opsætningen:

Saldoen opsættes uden slutdato fordi afspadseringen bare skal håndtere dag til dag plus/minus timer samt afholdt afspadsering. Saldoen begrænses til de rettighedsprofiler der har en afspadseringskonto - eksempelvis er fravalgt ledere der ikke har afspadsering.

Den daglige til- og fraskrivning til afspadseringskontoen sker gennem løngruppen via en tilknyttet saldo. Denne tilskrivning kigger på medarbejderens registrering i forhold til medarbejderens timeskabelon, og henholdsvis fratrækker (hvis der registreres færre timer end normen) eller tilskriver (hvis der registreres flere timer end normen) på saldoen.

Feriesaldo

Håndtering af saldo

Medarbejdere kan ikke automatisk se og redigere saldi, det styres vha. rettigheder. For en medarbejder der kun skal kunne se sine egne saldi er det rettighed # 27500 der skal aktiveres

Saldo oversigt

Under Administration findes siden Saldo. Her kan brugeren se en oversigt over de saldi de har adgang til. 

Saldi vises i timer (øverst) og i dage (nederst). Kolonnen Fremskrevet medtager planlagt fravær, såfremt saldoen har et fravær tilknyttet. Diverse tillæg, som tilskriver timer til saldoen, vises først i det øjeblik de er blevet godkendt i Timeregistrering.

Administratorer og andre med rettighed til at se eller redigere andres saldi, kan få et overblik over alle medarbejdere og alle saldi eller fremsøge på afdeling, gruppe eller enkelt medarbejder. Klikker du på en bestemt medarbejder og saldo er det muligt at se  saldoens bevægelser for denne medarbejder. 

Den aktuelle saldo (pr dags dato) vises med rødt. De fremtidige tilskrivninger vises med svag farve og faktiske tilskrivninger pr dags dato med almindelig skrift.

I den næst-sidste kolonne angives de enkelte bevægelser på saldoen, og øverst i kolonnen kan man se om saldoen opgøres i dage eller timer – saldoen på billedet angives i dage. Den sidste kolonne viser den akkumulerede saldo, altså den gældende saldo på den pågældende dag. Eksempelvis er den gældende saldo pr 31/5-2024 på billedet 11,64 dage.

Manuel tilføjelse/fratrækning på saldo

Hvis man har en enkelt medarbejder som skal have tilføjet eller fratrukket timer/dage på sin saldo kan det gøres ved at klikke ind på bevægelserne:

Hvis du klikker på "tilføj/fratræk" foldes nederste del ud og du kan nu tilføje eller fratrække timer fra kontoen. Her fratrækkes 5 timer per 1/4-2026:

Vælger man at fratrække fra en saldo er det muligt at sætte timerne til udbetaling ved at vælge en lønart at udbetale på. Ønsker man ikke at udbetale undlader man bare at vælge en lønart. Vælger man at udbetale timerne kommer de til godkendelse på registreringssiden.

Eksporter til Excel

På siden Saldo er det muligt at klikke på fanen Eksporter til Excel og få saldi-bevægelser i en excel-fil. 

Du skal vælge hvilken saldo du vil eksportere og derefter vælge en eller flere afdelinger og tilsvarende for grupper. Eksporten er som standard sat til at gå fra seneste nulstillingsdato og til den aktuelle dato, men det er muligt selv at vælge periode. I nedenstående eksempel er valgt afdeling "Administration" og fra seneste nulstillingsdato.

Eksporten viser primo og ultimo - men har du brug for at få et overblik over hver enkelt bevægelse skal du sætte hak i "eksporter alle posteringer". Dette vil give dig alle de bevægelser der har været på saldoen.

Import af saldi

Det er muligt at tilføje, fratrække, nulstille eller indlæse en ny saldo i Lessor Workforce. Du skal bruge importskabelonen Master_Medarbejdere.csv - indlæser du på eksisterende medarbejdere er det nok at udfylde medarbejdernummer og så de relevante felter vedrørende saldo. Du skal dog huske at sætte hak i "Hvis medarbejderen findes skal den opdateres".

I ovennævnte eksempel indlæses 15t på medarbejder 1000 den 1/3-2026. Note og kommando er ikke obligatoriske felter, men udfylder du ikke kommandoen vil satsen blive tilføjet saldoen. 

Der er disse mulige kommandoer:

'tomt' = tilføj til saldoen 

'-' = fratræk på saldoen

'_' = nulstil saldoen

'=' = indlæs ny saldo

Filen indlæses under Opsætning -> Medarbejdere og "Importer"

Det er en rigtig god ide at prøve at indlæse på en enkelt medarbejder først, evt. en testmedarbejder, for at sikre sig at man har udfyldt de rigtige felter.