1.0 Beskrivelse
Saldo bruges til at opsamle og vise forbrug på diverse saldo for medarbejdere. Det være saldo som fx Flextid, Afspadseringssaldo, Restferie m.m.
1.1 Opsætning
Først skal funktionen Opret saldi aktiveres:
Opsætning, System og under punktet: Saldi
Nu har du mulighed for at oprette saldi.
Opsætning, Løn og under punktet: Saldi
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fanebladet: Generelt | |
| Navn | Saldoens navn |
| Beskrivelse | Beskrivelse af saldoen |
| Forkortelse | Bruges til visning i Ganttplanlægning. Max. 4 karakter |
| Ferie/fravær | Fraværsårsag som evt. skal tilknyttes saldoen. Denne fraværsårsag vil automatisk reducere i saldoen. For eks. saldo for flexfri, vil normalt have fraværsårsagen flexfri tilknyttet. Kan også vælge at lade denne være blank og styre bevægelserne via løngruppens timetillæg |
| Min. antal | Angivelse af minimumsværdi for advarsel. Advarsel vil ske i Skemaplanlægningen og i Saldo |
| Maks. antal | Angivelse maksimumværdi for advarsel. Advarsel vil ske i Skemaplanlægningen og i Saldo |
| Overløbssaldo | Hvis denne saldo overskrider ”Maks. antal timer”, vil overskydende timer overføres hertil |
| Maks. liggetid for timer | Her indtastes hvor lang liggetid de optjente timer må lægge, før de skal bruges. Advarsel vil komme i Saldo |
| Begræns visning af saldo | Her vælges hvilke rettighedsprofiler der skal have adgang til at se netop denne saldo. Dette slår også igennem i app’en. I Timeregistrering vil du kunne se +/- tal, men ikke have mulighed for at åbne saldoen |
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fanebladet: Tilskrivning | |
| Aktiver automatisk tilskrivning | Dette hak sættes, hvis du ønsker, at der skal ske en automatisk tilskrivning/optjening. Hvis hakket fjernes, vil historikken og de allerede tilskrevne dage/timer bagud i tid blive liggende på saldoen, men der vil ikke ske flere automatiske fremtidige tilskrivninger pr. efter den dato hakket er blevet fjernet. |
| Tilskrivningsperiode | Her vælges hvor ofte der skal tilskrives til saldoen – det kan være dagligt, ugentligt, månedligt m.v. De perioder, der allerede er oprettet i LessorWorkforce under Opsætning, Generelt, Perioder bliver vist her. Vi anbefaler at oprette en ny periode. Hvis der skal tilskrives dage/timer d. 1. i hver måned, skal der være oprettet en periode, der kører med 1 måneds interval – denne periode vil sørge for, at tilskrivningen sker hver d. 1. i måneden startende den 1/10-2022. |
| Vis antal tilskrivninger frem i tiden | Her bestemmes hvor mange fremtidige tilskrivninger der skal vises i saldoen – I dette eksempel vises de næste 12 fremtidige tilskrivninger. |
| Tilskrivning antal enheder (timer/dage) | Her vælges de enheder, du ønsker skal tilskrives til saldoen – hvis du på fanen: Generelt vælger at vise saldoen i dage og du samtidig vælger at tilskrive én gang om måneden, er det 2,08 der skal stå her. På samme måde hvis det er i timer, du ønsker at få tilskrevet én gang pr. måned, så vil det typisk være 15,42. Efter feltet hvor enhederne angives, er der mulighed for at få de indtastede enheder ganget med medarbejdernes dagsnorm – dette kunne være relevant hvis der skal tages højde for deltidsansatte og hvis deres 2,08 dage fx skal omregnes forholdsmæssigt til timer på baggrund af hvad deres norm er på optjeningstidspunktet (dagsnormen beregnes som et gennemsnit af ugenormen) |
| Afrund tilskrivning til nærmeste | For at sikre, at der på et ferieår tilskrives 25 dage eller 185 timer, vil der her være mulighed for at sætte en afrunding op, så fx den sidste tilskrivning i perioden afrundes. Der kan afrundes til nærmeste hele/halve dag, hvis saldoen vises i dage og til nærmeste hele/halve time, hvis saldoen vises i timer. I feltet afrundingsperiode vil de perioder, der er oprettet under Opsætning, Generelt, Perioder blive vist. Hvis du fx ønsker, at det er den sidste tilskrivning i perioden, der skal afrundes, kan du oprette en periode, der kører over 12 måneder og starter d. 1/9-2022 – så vil den tilskrivning, der foretages d. 1/9-2023 blive afrundet, og der på ferieåret bliver optjent 25 dage/ 185 timer. Det er kun total summen af de løbende tilskrivninger som afrundes.
|
| Bemærk! | Hvis I allerede benytter beregningsregler til at tilskrive ferieoptjeningen og I ønsker at benytte de nye muligheder med automatisk tilskrivning, skal beregningsreglerne fjernes/ændres. Kontakt evt. supporten på workforce.support@lessor.dk for konsulenthjælp.
Yderligere hjælp til opsætning af automatisk tilskrivning kan findes i vejledningen: Ny Ferielov. |
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fanebladet: Tilføj timer/nulstil | |
| Afdeling | Angivelse af hvilken afdeling (eller alle) der skal ændres |
| Gruppe | Angivelse af specifik gruppe, hvis der kun skal foretages ændringer for denne |
| Indtast antal minutter | Angivelse af den tid i timer/dage, der skal reguleres på saldoen. Tryk på ”Beregn” for at få omregnet tiden til minutter |
| Minutter | Mulighed for at indtaste minutterne direkte |
| Dato | Angivelse af dato for hvornår ændringen skal ske. Der kan både reguleres tilbage og frem i tiden og på dags dato |
| Note | Mulighed for at skrive en årsag/beskrivelse til ændringen på saldoen |
| Tilføj/fratræk/reset kun minutter fra aktive medarbejdere | Mulighed for at angive om inaktive medarbejdere skal med i ændringen af saldoen |
| Nulstil | Benyttes hvis saldoen skal nulstilles i stedet for reguleres. Tryk på ”Nulstil” og der vælges den specifikke dato for hvornår nulstillingen skal gennemføres |
| Fratræk | Fratrækker indtastede minutter dags dato |
| Tilføj | Tilføjer indtastede minutter dags dato |
1.2 Rettigheder
Opsætning, Rettigheder, Saldo
Under Rettigheder opsættes den enkelte rettighedsprofil. Rettighederne fra #27000 til #27540 vedrører visning og rettigheder til brug af Saldi.
2.0 Saldo - Oversigt
Oversigt over Saldo tilgås forskelligt for brugere og ledere. Ledere vil have adgang til at se saldi for hele grupper eller afdelinger, hvorimod brugere blot vil have adgang til at se egne saldi.
Kolonnen Fremskrevet medtager fx planlagt afspadsering, såfremt saldoen ser på fraværsårsagen Afspadsering. Diverse tillæg, som tilskriver timer til saldoen, vises først i det øjeblik de er blevet godkendt i Timeregistrering.
For brugere: Dagligt – Saldo
For ledere: Administration - Saldo
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Saldo | Her kan der angives Alle eller vælges for en enkelt saldo |
| Afdeling | Angivelse af den afdeling du ønsker at se eller Alle |
| Gruppe | Angivelse af en specifik gruppe eller Alle i den valgte afdeling |
| Medarbejder | Angivelse af en specifik medarbejder i den valgte gruppe |
| Vis deaktiverede medarbejdere | Vælges hvis de deaktiverede medarbejdere skal med i visningen |
| Avanceret / Skjul avanceret | Mulighed for yderligere at sortere/specificere søgningen |
| Sorter efter (1.) | Søgenøgle til hvordan visningen skal sorteret: 1. søgenøgle |
| Vis antal medarbejdere per side | Hvor mange medarbejdere der ønskes vist pr. side |
| Minimum minutter | Hvis du kun ønsker at se medarbejdere som har x-antal minimumstimer |
| Søg efter medarbejder | Søgefelt til at finde en specifik medarbejder |
| Sorter efter (2.) | Søgenøgle til hvorledes visningen ønskes sorteret: 2. søgenøgle |
| Ferie/fravær skema | Hvis du ønsker at kigge på et specifikt ferie/fraværsskema |
| Maksimum minutter | Såfremt du kun ønsker at se medarbejdere med op til maksimum x-antal minutter |
Ved at trykke på en medarbejders saldo kan man se den enkelte medarbejders bevægelser dag for dag. Det er også muligt at Tilføje/Fratrække timer på den enkelte saldo. Dette fungerer på samme måde som tidligere beskrevet under Opsætning ved Tilføj/fratræk.
2.1 Eksporter til Excel
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Saldo | Her angives hvilken saldo der skal eksporteres |
| Afdeling | Angivelse af den afdeling der skal eksporteres |
| Gruppe | Angivelse af den gruppe der skal eksporteres |
| Fra dato | Startdato for data til brug for eksporten. Seneste nulstillingsdato er den sidste dag, hvor kontoen sidst har været nulstillet eller hvor perioden er afregnet og saldoen gemt. Kan fjernes og der kan manuelt vælges en ønsket startdato |
| Til: | Slutdato for data til brug i eksporten |
| Medtag deaktiverede medarbejdere | Hvis deaktiverede medarbejdere skal medtages i eksporten |
| Eksporter | Eksporterer de ovenfor nævnte kriterier til Excel |
Eksport – Resultat
2.2 Import af saldi
Det er muligt at tilføje, fratrække, nulstille eller indlæse en ny saldo i LessorWorkforce.
Brug importskabelonen: Master_Medarbejdere.csv
Skriv disse kommandoer i kolonne BX (Kommando for Saldo):
'tomt' = tilføj til saldoen
'-' = fratræk på saldoen
'_' = nulstil saldoen
'=' = indlæs ny saldo
Enhederne skrives i kolonne BZ.
Se også vejledningen: Import af data til LessorWorkforce.