1.0 Lessor-Workforce via Internet Browser
For at logge ind skal du gå ind på hjemmesiden www.Lessor.dk. Tryk på låsen oppe i højre hjørne af siden og tryk herefter på Lessor-Workforce:
Når du er kommet ind på Log ind siden for Lessor-Workforce, så skal du angive Virksomhed, dit Brugernavn og din personlige Adgangskode.
Første gang du logger dig ind, bliver du bedt om at angive din egen personlige kode to gange.
Skulle du glemme dit kodeord, kan du klikke på Glemt adgangskode og få tilsendt en ny engangs-adgangskode via SMS eller email. Dette kræver, at du kan huske dit brugernavn. Kan du ikke huske dit brugernavn skal du kontakte din leder/arbejdsgiver, Workforce supporten må ikke oplyse personfølsomme data.
Hvis du ikke modtager en engangsadgangskode kan årsagen være at det indtastede mobilnr. eller e-mail IKKE stemmer overens med det der er anført i systemet. Kontakt din arbejdsgiver og tjek op med at det er de korrekte data der er anført på din brugerprofil.
1.2 Startside
Overblik over den næste uges aktiviteter med bl.a. egne og ledige vagter. Du kan se nogle af dine ulæste beskeder, kalenderbegivenheder og opslag som din leder har slået op på Opslagstavlen.
Øverst til højre ved dit navn (1) finder du Profil, hvor du selv kan vedligeholde dine personlige stamdata fx din e-mail eller dit mobilnummer og gøre disse ”privat”, hvis du ønsker dette. Brugernavnet, som du får af din leder, er fast og kan ikke ændres, hvorimod du selv skal vælge din adgangskode.
Øverst til højre ved siden af dit navn (2) finder du Find medarbejder. kan du søge efter dine kolleger. Der kan være opsat rettigheder i forhold til hvem og hvad du kan søge efter. Hvis du eller dine kolleger har sat telefonnr. og e-mail til ”privat” vil disse oplysninger ikke blive vist.
I venstre side finder du en række menuer med links til nedenstående funktioner:
1.3 Vagtoversigt
Dit vagtskema vises både i liste- og skemaform, med bl.a. timesammentælling. Det er også her, du kan frigive dine vagter.
Når du klikker på en af dine kommende vagter, vil du enten kunne frigive, overdrage eller anmode om en vagtændring.
Frigiv: Når du frigiver kan du evt. angive grunden til, at du vil af med vagten. Herefter ligger anmodningen til godkendelse hos en leder.
Overdrag: Hvis du vil bytte en vagt med en anden medarbejder, kan du angive, hvem du specifikt vil overdrage vagten til. Kun de medarbejdere, der ikke har en vagt på den pågældende dag, ikke overskrider en arbejdstidsregel eller ikke mangler en kompetence, vil være at se på listen.
Når du har overdraget, er det kun medarbejderen, som vagten er overdraget til, der under ledige vagter kan anmode om at få vagten. Når den anden medarbejder har anmodet om at få vagten overdraget, ligger overdragelsen til godkendelse hos en leder. Når dette er godkendt, kan der overdrages den anden vej, således at der i sidste ende er byttet vagter.
Anmod om vagtændring: Her kan du anmode om, at få ændret tidspunktet for en vagt.
Ledige vagter
Under Ledige vagter kan du se ledige vagter i de grupper, du er tilknyttet. For at anmode om en ledig vagt, klikker du på den ledige vagt og trykker på Anmod om vagten. Herefter ligger anmodningen til godkendelse hos en leder.
Ledige vagter der står med lysegråt, kan du ikke anmodes om, idet der er en konflikt. Hold musen over, for at se hvilken konflikt, der er tale om:
Ugeoversigt
I Ugeoversigt får du en oversigt over vagtplanlægningen i din afdeling:
Dagsoversigt
Under dagsoversigten kan du få et overblik over, hvem der er på vagt time for time i de grupper, du er tilknyttet:
Hvis du holder musen over et af tallene under Bemanding, så kan bemandingen per kvarter ses:
Bemærk at det kræver at din virksomhed benytter denne funktion.
Periodeoversigt
På periodeoversigten vælges der først en periode øverst til venstre. Du kan vælge en periode efter eget ønske. Herefter kan du vælge hvilke af dine tilknyttede grupper du vil se vagter for i den valgte periode. Når du har valgt periode og medarbejdere, trykker du på Hent data. Herefter vises vagter med gruppefarver og med timesammentælling for den valgte periode. Er der vagter, hvor en kollega arbejder i en gruppe, som du ikke er tilknyttet, vil disse vagter vises som Anden gruppe
1.4 Beskeder
Indbakke Her kan du se/slette/udskrive egne beskeder og besvare disse. Forklaring af læste og ulæste beskeder:
- Gul kuvert - beskeden er ikke åbnet/læst.
- Åben hvid kuvert - beskeden er åbnet.
Sendt post Her vises de sendte beskeder. Sender man til en gruppe eller flere medarbejdere, vil der på beskeden stå hvor mange der er sendt til. Trykkes der på linjen, vil de enkelte beskeder blive synlige. Det er muligt at benytte søgefunktionen til at søge i både tekstens indhold og modtagere.
- Gul kuvert - beskeden er ikke åbnet/læst.
- Åben hvid kuvert - beskeden er åbnet.
Under Emne viser telefonikonet, at beskeden er sendt som SMS.
Åbnes en gruppebesked, vises en samlet oversigt for udsendelsen; hvor mange der har læst beskeden, hvor mange der ikke har og om nogle har slettet beskeden, uden at have læst den. Her er det også muligt at se leveringstatus på Sms’erne.
1.5 Kalender
På kalenderen kan du på enten måneds- eller årsoversigt se dine vagter, dit fravær, arrangementer og begivenheder (f.eks. helligdage).
Hvis du klikker på en dag i fremtiden kan du enten anmode om fravær på den pågældende dag eller for en periode.
Det er også muligt at anmode om fravær i en bestemt tidsperiode på dagen (kræver at flueben ved hele dagen er fjernet). Når der er anmodet om et fravær, står dagen med stiplede linjer indtil anmodningen er godkendt.
1.6 Dokumenter
Her kan du downloade de dokumenter, som ledelsen har uploadet til dig. Det kunne være en personalehåndbog, procedure, vejledninger eller andre relevante dokumenter.
2.0 Lessor Workforce via Lessor app
Lessor app giver adgang til mange af de daglige aktiviteter i Lessor-Workforce, som fx at se egne vagter, frigive vagter, anmode om ledige vagter, se beskeder og foretage ind- og udstemplinger etc.
- Med rettighedsprofilen ”Bruger” har du som udgangspunkt adgang til ovenstående: Muligheden for at foretage ind-og udstemplinger opsættes af din arbejdsgiver og kan tilknyttes via rettigheder.
- Lessor app er tilgængelig til iPhone og Android.
- Billederne i denne vejledning er fra en iPhone (IOS), Bemærk at det kan se lidt anderledelse ud på en Android.
2.1 Indstillinger
Appen hentes via App Store eller Google Play; søg på ”Lessor” og appen vil komme frem.
Når appen er installeret og åbnes, er det kun knappen ”Indstillinger”, der er aktiv:
Tryk på knappen ”Indstillinger” og du vil nu blive bedt om at oprette en PIN-kode. Tryk på ”Opret PIN-kode” og tast en 4-cifret PIN-kode på den øverste linje og bekræft den på den nederste linje.
Bemærk, at den 4-cifrede PIN-kode er en PIN-kode til appen og den har derfor ikke noget at gøre med dit login til Lessor-Workforce. PIN-koden skal kun anvendes, når appen skal tilgås på telefonen og fungerer som alle andre PIN-koder der bruges ved andre apps, fx MobilePay.
Hvis du glemmer din PIN-kode, kan du afinstallere appen og installere den igen, så får du mulighed for at oprette en ny PIN-kode.
Når PIN-koden er oprettet og du har trykket ”OK”, skal du tilknytte en Lessor-Workforce konto:
Vælg ”Tilknyt Lessor-Workforce konto” og skriv:
- Virksomhed (her er det vigtigt, at det skrives på samme måde, som virksomhedens database-navn er oprettet med – spørg evt. din leder)
- Brugernavn (det brugernavn du er oprettet med i Lessor-Workforce, som du (måske) har modtaget i en SMS)
- Adgangskode (samme adgangskode som du benytter når du logger ind i Lessor-Workforce via en browser)
Bemærk, at første gang du logger ind i Lessor-Workforce, inden du kan tilknytte din Lessor-Workforce konto i Lessor app, skal det være via en browser på en PC.
Tryk på ”Tilknyt” og vælg at gå tilbage til ”Hovedmenuen”:
Skift PIN-kode
- Skift den 4-cifrede PIN-kode, som bruges ved opstarten af appen.
- PIN-koden har ikke relation til andre koder i Lessor-Workforce. Indtastes PIN-koden forkert 3 gange, nulstilles appen og tilknytningen fjernes
Tilknyt Lessor-Portal konto
- Er til brug for tilknytning af Lessor produktet: Lessor-Portalen
Tilknyt Lessor-Workforce konto
- Tilknyt din Lessor-Workforce adgang til Lessor app.
- Her benyttes samme Virksomhed, Brugernavn og adgangskode som ved log ind via en browser.
- OBS: Virksomhed skal skrives præcist som ved log ind via en browser
Nulstil
- Hvis app’en nulstilles, fjernes al opsætning og tilknytninger til konti. Efter nulstilling startes forfra med oprettelse af PIN-kode osv.
2.2 Funktioner
Når tilknytningen er komplet, vil knapperne ”Vagter”, Registreringer”, ”Indstillinger” og ”Beskeder” være aktive. Knapper med afdæmpet farve kan ikke benyttes, da det kræver en tilknytning til en Lessor-Portal konto. Under de forskellige knapper findes en række undermenuer, som vil blive beskrevet nedenfor.
2.3 Vagter
Mine vagter
- Her ses og administreres egne vagter
Ledige vagter
- Oversigt over ledige vagter, som du kan anmode om
Mit fravær
- Oversigt over eget fravær
Kollegers vagter
- Oversigt over kollegers vagter. Vagter vises kun for de dage, hvor du selv har en vagt
Mine vagter
Under ”Mine vagter” vises en oversigt over dine egne vagter – trykker du på linjerne i højre hjørne,
får du mulighed for at få vist dine vagter for en bestemt periode:
Frigiv vagt
Hvis du ønsker at frigive en vagt, kan du trykke på vagten og vælge ”Frigiv” og evt. skrive en begrundelse:
Ledige vagter
Under ”Ledige vagter” vil du kunne se de ledige vagter, du har mulighed for at byde ind på (anmode om/ overtage). På samme måde som ved ”Mine vagter” har du mulighed for at se ledige vagter for en bestemt periode:
Anmodning
Hvis du ønsker at byde ind på/anmode om en vagt, trykker du på den og alt efter hvordan rettighederne omkring ledige vagter er sat op, får du mulighed for at ”Anmode om vagten” eller ”Overtage vagten”:
Hvis du har anmodet om vagten, vil den fremgå med en gul markering under ”Mine vagter”. Det er således ikke din vagt endnu, før din anmodning er blevet godkendt og du har fået besked herom. Vagten har status = ”Afventer”:
Når din anmodning om at overtage den ledige vagt er blevet behandlet, vil du modtage afgørelsen som en besked i din app (og evt. også på SMS) I beskeden vil stå, om din anmodning er blevet ”Godkendt” eller er ”Afvist”.
Er den blevet godkendt, vil vagten skifte markering fra gul til grøn under ”Mine vagter” og er den blevet afvist, vil vagten ikke længere fremgå under ”Mine vagter”.
Overdrag vagt (vagtbytte)
Det er muligt at frigive/overdrage en vagt til en specifik medarbejder fx ved internt vagtbytte. Dette forudsætter at systemet er sat op til det (spørg din arbejdsgiver).
Proceduren er, at du vælger en specifik medarbejder at frigive vagten til. Når du trykker på den vagt, som du gerne vil frigive, trykker du på ”Medarbejder” og der bliver vist en liste med de medarbejdere, som du har mulighed for at overtage vagten. Vælg den medarbejder som vagten skal overdrages til og tryk ”Frigiv”.
Det vil kun være den pågældende medarbejder, der kan se den ledige vagt under sine ”Ledige vagter”:
Medarbejderen, som vagten er blevet frigivet til, skal anmode om vagten på sædvanlig vis og afvente godkendelse, før vagten er overdraget.
Mit fravær
Under ”Mit fravær” vises eget fravær – her kan vælges en periode ved tryk på linjerne øverst i højre hjørne:
Kollegers vagter
Her vil du kunne se kollegers vagter. Kollegers vagter er sorteret i afdeling/gruppe og datoen kan ændres ved at trykke på ”Viser vagter fra…
2.4 Registreringer
Anmod om fravær
Her kan du anmode om fravær, fx ”Ferie”. Tryk på ”Fravær” og du vil se en liste over de typer fravær som du kan anmode om.
Vælg en periode samt fraværstype og tryk på ”Gem”. Herefter vil du kunne se fraværet under ”Vagter – Mit fravær” med en gul markering (afventer godkendelse). Når din anmodning om fravær er godkendt, vil markeringen skifte til grøn.
2.5 Kommunikation
Beskeder
- Mulighed for at læse, skrive og svare på beskeder. Markeres en besked som læst, vil den ikke længere være tilgængelig i Lessor app.
Opslagstavle
- Mulighed for at læse opslag fra opslagstavlen. Viser samme opslag som ved log ind via en browser
Telefonliste
- Mulighed for at søge efter telefonnr. og e-mail på kolleger. Såfremt der i Profil er markeret ”Privat telefonnr./e-mail” vil det ikke være muligt at få vist disse
Fødselsdagsliste
- Liste over medarbejdernes fødselsdag, hvis virksomheden ønsker at benytte (kan deaktivers)
2.6 Indstillinger
Kalenderintegration
- iPhone:
Når Lessor-Workforce kontoen er tilknyttet, er det muligt at tilføje egne vagter mm. til telefonens kalender. Dette gøres ved under Indstillinger at trykke på din Lessor-Workforce konto og derefter på ”Abonner på iCal kalender”:
- Android:
Det er ikke muligt, at tilføje kalenderen direkte på din Android telefon. Åbn i stedet din Google Kalender på en computer. Tryk på ”Andre kalendere -> Tilføj via webadresse”.
Webadressen findes i Lessor-Workforce under Profil.
Under Profil kan du vælge hvad der skal vises via iCal (Vagter, Fravær, Arrangementer, Begivenheder).