1.0 Arrangementer
Arrangementskalenderen bruges til at oprette arrangementer, på en eller flere sammenhængende dage, som kan berøre enkelte grupper af medarbejdere eller hele virksomheden. Dette kan afhjælpe og give information til planlæggeren på den enkelte dag. Medarbejderne kan modtage dokumenter og oplysninger om arrangementet.
Den funktionen kan også håndteres i Kalender.
Administration, Arrangementskalender, Vis arrangementer
1.1 Opsætning
Opsætning af Arrangementer består af 5 faneblade:
- Generelt
- Grupper
- Tidspunkter m.m.
- Info 1
- Info 2
Generelt
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Titel | Arrangementets navn |
| Costcenter kode | Hvis arrangementet ønskes oprettet som Costcenter, angives Costcenterkoden her |
| Beskrivelse | Beskrivelse af arrangementet |
| Lokation | Hvor arrangementet afholdes |
| Tilføj ny lokation | Mulighed for at oprette en ny lokation |
| Rediger lokation | Mulighed for at ændre den allerede oprettede lokation |
| Kunde | Mulighed for at tilknytte en kunde til arrangementet |
| Ny kunde | Mulighed for at oprette en ny kunde |
| Kontakt information | Mulighed for at se data på den kontaktperson der er tilknyttet kunden |
| Information | Indtastningsfelt for yderligere oplysninger om arrangementet |
| Aktiv | Om arrangementet er aktivt. Hvis inaktivt, vises det ikke i kalenderen |
| Fra: | Startdato for arrangementet |
| Til: | Slutdato for arrangementet |
| Farve | Mulighed for at vælge en farve til arrangementet, som vises i kalenderen |
Lokation
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Navn på lokation | Lokationens navn |
| Beskrivelse | Beskrivelse af lokation |
Grupper
Her er der mulighed for at vælge hvilke afdelinger/grupper, der må se arrangementet.
| Feltnavn | Beskrivelse |
|
Arrangement skal kunne ses af alle grupper |
Hvis denne er afkrydset, vil de nedenfor nævnte felter ikke blive vist, og alle medarbejdere kan se arrangementet |
| Afdeling | Mulighed for at vælge hvilken afdeling/afdelinger, med underlæggende grupper, der skal kunne se arrangementet |
| Gruppe | Mulighed for at vælge hvilke grupper der skal kunne se arrangementet |
| Tilknyt gruppe | Efter valg af afdeling/gruppe, trykkes på knappen og det valgte vil nu kunne ses i feltet Tilknyttede grupper |
| Tilknyttede grupper | Visning af hvilke afdelinger og grupper, som kan se arrangementet |
| Fjern gruppe | Mulighed for at fjerne en specifik gruppe |
Tidspunkter m.m.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Standardtidspunkter | Hvis arrangementet strækker sig over flere dage, kan der angives start- og sluttidspunkter, og de vil blive kopieret ned på den enkelte dag |
| Vis alle | Hvis du under den enkelte dag har trykket på Skjul dato, kan der trykkes på denne, for at få vist datoer og tidspunkter |
| Den enkelte dag | Hvis arrangementet løber over flere dage, vil standardtidspunkterne være kopieret til de efterfølgende dage. Disse vil efterfølgende kunne ændres for den enkelte dag |
| Dato kl. fra og til | Start- og sluttidspunkt for den enkelte dags arrangement |
| Skjul dato | Mulighed for at skjule dagene og tidspunkterne. Åbnes igen ved Vis alle |
| Vælg (Dropdown) | Mulighed for at vælge en kategori/type, oprettes under Opsætning, System, Arrangementskalender og kan bruges på forskellige arrangementer |
| Gem tekst | Mulighed for at skrive kommentar i feltet og derefter gemme det |
| Upload fil | Mulighed for at uploade X antal dokumenter til arrangementet |
Info 1
Informationsbillede vedrørende arrangementet, og mulighed for, at afkrydse om en kontrakt er sendt til kunden.
Info 2
Mulighed for at tilknytte op til 10 informationsfelter til arrangementet.
1.2 Tilknytning til vagter
Det er muligt, via en dropdown menu og multi select, at tilknytte arrangementer til vagter i Skemaplanlægning.
Aktiver denne systemopsætning:
På vagten vil der komme et nyt menupunkt: Arrangementer
Når et, eller flere, arrangementer er tilknyttet en vagt, vil dette synliggøres via et ”A” på vagten:
Dette vil også blive vist under Vagtoversigt, Mine vagter og Vagtoversigt, Ugeoversigt.
Vagterne søger efter en måned frem og en måned tilbage efter arrangementer.
2.0 Kunder
Kunder bruges til at oprette kunder, som efterfølgende kan tilknyttes til et arrangement.
Funktionen skal aktiveres via systemopsætningen 4.1 i Opsætning, System, Kunder
Kunder oprettes derefter i Opsætning, Kunder
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Kundenummer | Kundenummeret der henviser til kunden |
| Type | Type af virksomhed; Transport, Rejsebureau, Catering etc. |
| Navn | Kundens navn |
| Adresse | Kundens adresse |
| Postnr./By | Postnummer og by |
| Firma telefonnr. | Hovedtelefonnummeret til kunden |
| Telefax | Telefaxnummer til kunden |
| Hoved e-mail til kunden | |
| Hjemmeside | Kundens hjemmeside |
| CVR-nr. | Kundens CVR-nummer |
| EAN-nr. | Kundens 13 cifret betalings-identifikation, hvis regningens sendes elektronisk (VANS) |
| Stilling | Stillingsbetegnelse på kundens kontaktperson |
| Navn | Navn på kundens kontaktperson |
| Telefonnr. | Kontaktpersonens telefonnr. |
| Mobiltelefonnr. | Kontaktpersonens mobiltelefonnr. |
| Kontaktpersonens e-mail | |
| Notat | Andre oplysninger om kunden |
3.0 Rettigheder
Under Rettigheder er det muligt at opsætte hvem der har adgang til at se og redigere i kalender, arrangementer og kunder i både Lessor Workforce og via iCal funktionen.
Opsætning, Rettigheder, Kalender og arrangementer
Opsætning, Rettigheder, Kunder
4.0 Import via .CSV
Det er muligt at importere Arrangement, Lokation og Kunde via en .CSV-fil.
Se yderligere information i vejledningen Import af data til Lessor Workforce, hvor de enkelte kolonner er beskrevet. Se desuden også importskabelonen Master_Arrangement.
Ønsker du at importere en .CSV-fil med et eller flere arrangementer, eller opdatere eksisterende arrangementer, går du i menuen Arrangementskalender og trykker på Importer arrangement.
Vær opmærksom på at den samme Titel kun må fremgå én gang pr. import, med mindre arrangementerne har et unikt event id.
4.1 Import via URL
Det er muligt at importere arrangementer fra tredjepartssystem (fx bookingsystem) via en URL.
Før importen er mulig, skal denne aktiveres. Dette gøres via henvendelse til Lessor Workforce support.
Importen sker via en standard URL, som dog indeholder kundespecifikke informationer:
- Database ID (id) (rekvireres ved Support)
- Brugernavn (user) på en admin-bruger
- Adgangskode (password) på denne
For detaljeret beskrivelse/dokumentation af URL, kan du henvende dig til Lessor Workforce support på https://help.paychex.eu/hc/da/requests/new.
5.0 Eksport til .CSV
Det er muligt at eksportere arrangementer til .CSV
Ønsker du at eksportere arrangementer til en .CSV-fil med et eller flere arrangementer, går du i menuen Arrangementskalender og trykker på Eksporter arrangementer.
Det er muligt enten at eksportere arrangementer for en specifik måned eller for et år ad gangen. For at eksportere arrangementer i en måned, sættes der hak i ’Vis månedsoversigt’. Herefter vælges den måned man ønsker at eksportere arrangementer for. For at eksportere arrangementer for et år, sættes der hak i ’Vis årsoversigt’. Herefter vælges det år man ønsker at eksportere arrangementer for.
5.1 Eksport via URL
Det er muligt at eksportere arrangementer til tredjepartssystem (fx bookingsystem) via en URL.
Før eksporten er mulig, skal denne aktiveres. Dette gøres via henvendelse til Lessor Workforce support.
Eksporten sker via en standard URL, som dog indeholder kundespecifikke informationer:
- Database ID (id) (rekvireres ved Support)
- Brugernavn (user) på en admin-bruger
- Adgangskode (password) på denne
For detaljeret beskrivelse/dokumentation af URL, kan du henvende dig til Lessor Workforce support på https://help.paychex.eu/hc/da/requests/new.
Der henvises også til vejledningen Web service_Arrangementer.