For at tilføje ekstra medarbejdere i LessorWorkforce, som har det primære formål at skulle registrere tid og fravær, vil der være enkelte steps du skal igennem.
Dem vil vi gennemgå her.
Først og fremmest skal medarbejderne oprettes, dette gøres via Opsætning, Medarbejdere, Opret medarbejdere
Medarbejderne kan også importeres og du kan finde vejledningen: Import af data til LessorWorkforce under Dagligt, Dokumenter, LessorWorkforce og i mappen: 05 Vejledninger
Eksisterer der ikke en passende afdeling og grupper til disse medarbejdere, kan disse nemt oprettes via Opsætning, Generelt, Afdeling/Gruppe
Der er nogle ting som er vigtige at huske på, så de nye brugere får den bedste oplevelse.
Måske skal der oprettes en helt ny løngruppe til disse brugere, eller også kan en eksisterende løngruppe bruges.
Løngrupperne findes via Opsætning, Løn, Løngrupper. Alt efter hvordan disse medarbejdere skal udregnes med fx flekstid, overtid m.m. kan løngrupperne skulle sættes op på forskellige måder. Som step nummer 1 vil det altid være fint hvis en eksisterende løngruppe kan benyttes. Dette kan være en løngruppe som ikke har andre funktioner, end at sørge for at medarbejdernes fravær bliver eksporteret til lønsystemet.
I og med det formentlig er joblønnede medarbejdere der er tale om, skal der oprettes en timeskabelon, med klokkeslæt, til disse medarbejdere (måske der allerede findes en). Denne timeskabelon oprettes i løngruppen under fanen Fravær/Saldo.
Scroll ned til bunden af denne fane og tryk på Opret under Timenorm.
Et vindue vil nu dukke op og her kan medarbejdernes arbejdstid defineres. Der kan sagtens oprettes flere, hvis medarbejdernes arbejdstider ikke er de samme
Når timeskabelonen er oprettet, kan den tilføjes på medarbejderne, på medarbejderkortet, under fanen Løn, Timeskabelon.
Næste step vil nu være at sikre sig, at der findes en passende rettighedsprofil til de nye medarbejdere. Rettighedsprofilen tilføjes medarbejderen under fanen Grupper/Kompetencer.
Her er det vigtigt at medarbejderne har adgang til at oprette og eventuelt redigere egne registreringer. Rettighedsprofilerne finder du via Opsætning, Rettigheder
Tag gerne fat i en eksisterende rettighedsprofil og kopier denne. Herefter kan den hurtigt rettes til.
Når der oprettes en ny rettighedsprofil, husk at tilføje denne til de relevante saldi.
De vigtige rettigheder at tilføje vil være følgende:
- Oprette egne registreringer - #13351
- Redigere egne registreringer - #13360
- Oprette og redigere registreringer på bagkant og frem i tiden i APP - #13950
- Anmode om fravær - #2700 & 2750
- Se egne saldi - #27500
Der er selvfølgelig mange andre rettigheder der også er vigtige, fx Kørselsregistrering, men med ovenstående vil I være godt dækket ind og medarbejderne kan se egne registreringer i både browser og app.
Når medarbejderne er begyndt at registrere tid, vil du nemt kunne følge med i arbejdstiden via print ikonet øverst til højre og fanen Regelbrud. For yderligere info herom se vejledning: EU Arbejdsdirektiv.
Medarbejderne kan ligeledes se en vejledning til LessorWorkforce APP direkte i app’en, igen øverste højre hjørne
[Linjeskift til tekstombrydning]
Hvis automatisk tilskrivning af ferie ikke allerede er sat op, og I ønsker dette, send en mail til workforce.support@lessor.dk.
Er dette allerede sat op, vil dette også fungere på de nye medarbejdere. Vær opmærksom på at en startsaldo vil skulle indsættes/importeres.