Introduktion til opgaver

Opgaver i Emply People er en unik funktionalitet, der kan hjælpe dig med at underrette dine kollegaer/medarbejdere om noget, de har brug for at være opmærksomme på, eller en specifik handling, der skal træffes.

Opgaver kan findes i alle moduler med en udpeget 'Ansvarlig' person, der modtager påmindelser og er ansvarlig for at udføre opgaven. Disse opgaver kan være tilbagevendende, finde sted dagligt, ugentligt, månedligt eller med tilpassede intervaller. Derudover kan der indstilles påmindelser til den ansvarlige person, f.eks. 30 minutter før opgavens deadline eller dagen før.

For at en opgave skal være gyldig, skal den indeholde mindst enTitelog en udpegetAnsvarlig. Det er tilrådeligt at angive enForfaldsdatoog give en opgaveBeskrivelse. Hvis opgaven handler om en anden medarbejder eller person, kan den relevante person vælges iVedrørendefelt.

Opgavernes funktionalitet er alsidig og er værdifuld i forskellige scenarier. Emply People-opgaver kan anvendes i følgende moduler:

Rekruttering

I dette modul fungerer opgaver som et værktøj til at sikre en problemfri rekrutteringsproces ved at underrette teammedlemmer, når opgaver relateret til en ansættelsesproces kræver opmærksomhed. Teammedlemmer i rekrutteringsafdelingen kan bruge opgaver til at sikre, at alle er informeret om de nødvendige handlinger gennem hele rekrutteringsprocessen.For detaljerede instruktioner om oprettelse og tildeling af opgaver til kandidater inden for rekrutteringsmodulet, følg Tildel en opgave vedrørende en kandidat.

Onboarding

I dette modul er der mulighed for at tildele en opgave, der udløses af en bestemt handling inden for en onboarding-proces, og du kan også indføre en forsinkelse i afsendelsen af opgaven. Du kan f.eks. oprette en opgave, der giver en leder besked om at invitere kandidaten til et opfølgningsmøde, efter at kandidaten har udfyldt en feedbackformular. Følg denne vejledning for trin-for-trin instruktioner om oprettelse og tildeling af opgaver til enkeltpersoner i onboarding-modul Tildele en opgave vedrørende en onboarding-profil.

Medarbejder

I dette modul har du mulighed for at delegere opgaver til dine medarbejdere og/eller kolleger eller dig selv. Denne funktionalitet kan tjene til at underrette dig selv om vigtige aktiviteter eller minde andre om specifikke opgaver. Følg denne vejledning for detaljerede instruktioner om oprettelse og tildeling af opgaver til enkeltpersoner inden for medarbejdermodulet Tildel en opgave vedrørende en medarbejder.

Du kan få adgang til opgaveoversigten fra hovedmenuen ved at klikke på OPGAVER.

Herfra får du et overblik over alle opgaver. I oversigten kan du se alle dine opgaver og filtrere opgaver som færdiggjort, ikke afsluttet, delegeret, eller alle. I første omgang vil du kun se opgaver, der er delegeret til dig, eller opgaver, du er ansvarlig for. Hvis du er logget ind som administratorrolle, vil du se alle opgaver på tværs af organisationen.

Hvis du er logget ind som administrator, har du også adgang til Alle fanen og være i stand til at se alle opgaver, der er tildelt på tværs af organisationen, undtagen dem, der er markeret som private.

På opgavesiden kan du nemt åbne forskellige opgaver, foretage rettelser, skrive kommentarer eller blot markere dem som afsluttet. Derudover kan du oprette en ny opgave ved at klikke Ny opgave som vist nedenfor:

Visningen på opgavesiden kan variere afhængigt af din rolle. Som standard kan du se opgaver, der er delegeret til dig, eller dem, som du er ansvarlig for. Admin-brugere kan derimod se ALLE opgaver i hele organisationen. Adgangsstyring fungerer på modulniveau, så du kan justere adgangsindstillingerne for rekruttering, onboarding og medarbejdere separat. Adgangskontrol kan ændres af administratorer.

Her er en oversigt over, hvad du kan se i de hurtige filtre baseret på din adgang:

Ud over at oprette og tildele opgaver som beskrevet tidligere genereres opgaver også automatisk i unikke tilfælde i Emply People. Opgaver oprettes automatisk i følgende scenarier:

Årsagen til, at ovenstående eksempler automatisk genererer en opgave, er at sikre, at handlingen udføres. Derfor er det ikke muligt for en bruger at markere opgaven manuelt som Løst da opgaven kun kan være løst ved at udføre den specifikke handling, der er beskrevet. Dette betyder også, at systemet automatisk markerer opgaven som afsluttet, når opgaven er løst.