Bevor Sie mit der Verwaltung von Abwesenheiten in Emply beginnen, sind einige Einstellungen erforderlich, um Ihrer spezifischen Organisation gerecht zu werden.
-
Gehen Sie im Hauptmenü zu +.
-
Klicken Sie auf .
-
Richten Sie in der Abwesenheitsübersicht die folgenden Vorlagen in dieser Reihenfolge ein:
-
Kontingente, siehe Erstellen Sie eine Vorlage für Abwesenheitsansprüche
Ein Kontingent kann als die Anzahl der Tage oder Stunden definiert werden, die einer Gruppe von Mitarbeitern nach einer Reihe von Regeln zugewiesen wird.
-
Abwesenheitstypen, siehe Vorlage für Abwesenheitstypen erstellen
Eine Abwesenheitsart kann als eine Art Grund für eine Auszeit von der Arbeit definiert werden.
-
Benutzerdefinierte Feiertage, siehe Vorlage für benutzerdefinierte Feiertage für Abwesenheiten erstellen
Ein benutzerdefinierter Feiertag kann als ein Feiertag definiert werden, der für Ihre Organisation oder Ihren Abwesenheitsbereich spezifisch ist.
-
Gruppen, siehe Gruppen für Abwesenheitsvorlagen erstellen
Eine Gruppe besteht aus Mitarbeitern, die gemeinsame Abwesenheitstypen und Feiertage haben.
-
Allgemeine Tipps und Tricks für Änderungen der Zuteilungsperioden
Wenn Sie die Zeiträume ändern, führen Sie bitte eine Neuzuweisung durch.
Wenn Sie die Zuweisungsregel ändern und die bisherigen Zuteilungen nicht speichern möchten, führen Sie bitte eine Neuzuteilung durch.
Wenn Sie die Zuweisungsregel ändern und frühere Zuweisungen speichern möchten, erstellen Sie bitte eine weitere Zuweisungsregel und füllen Sie Aktiv von und Aktiv bis aus ODER erstellen Sie eine separate Zuteilung.
Wenn Sie die Zeiträume ändern, führen Sie bitte eine Neuzuweisung durch. Wenn Sie die Zuweisungsregel ändern und frühere Zuweisungen nicht speichern möchten, führen Sie bitte die Neuzuweisung durch. Wenn Sie die Zuweisungsregel ändern und frühere Zuweisungen speichern möchten, erstellen Sie bitte eine weitere Zuweisungsregel und füllen Sie „Aktiv von“ und „Aktiv bis“ aus ODER erstellen Sie eine separate Zuteilung.
-
Kicken Sie auf den Reiter Abwesenheitskontingente und danach auf das + Neues Kontingent
-
HINWEIS: Wie Sie oben im Pop-up sehen können, können Sie die Zulage in verschiedenen Sprachen erstellen, sofern Ihre Umgebung mehrere Sprachen unterstützt.
-
Füllen Sie die Grundinformationen aus.
-
Titel: Wählen Sie einen Titel für das Kontingent.
-
Interne Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein (optional).
-
Beginn des Qualifikationsjahres: In diesem Jahr beginnen die Arbeitnehmer, ihr Kontingent zu beziehen.
-
Beginn des Urlaubsjahres: In diesem Jahr werden die Arbeitnehmer ihr Kontingent in Anspruch nehmen.
-
Qualifizierung aktiv ab: Dies bezieht sich auf das erste Jahr, in dem diese Qualifikation beginnt.
Beispiel 1. Beispiel
Beispiel: In Dänemark wird das Urlaubsjahr von September bis September gezählt. Diese neue Regel trat 2020 in Kraft.
In diesem Fall wäre der Beginn des Qualifikationsjahres im September. Beginn des Urlaubsjahres wäre September desselben Jahres. Und die Qualifikation wäre ab 2020 aktiv.
Tage: Wählen Sie aus, ob das Kontingent in Tage aufgeteilt werden soll.
Im folgenden Abschnitt werden einige Optionen angezeigt:
-
Runden Sie das Kontingent ab/auf den nächsten halben/vollen Tag für alle Mitarbeiter/Beschäftigten im Gesamtjahr* am Ende des Qualifikationsjahres.
Jeder Hyperlink hier kann angepasst werden.
Wenn eine Regel zutrifft, vergessen Sie nicht, den Schalter davor umzuschalten, um sie zu aktivieren.
*die Mitarbeiter im gesamten Jahr: Dies bezieht sich auf Mitarbeiter, die ein ganzes Jahr gearbeitet haben, basierend auf dem zuvor festgelegten Qualifikationsjahr.
Beispiel: Wenn Sie jedem Monat 2,08 Tage zuweisen, ergibt das am Ende des qualifizierenden Jahres 24,96 Tage, die auf 25 Tage aufgerundet werden können.
-
Blenden Sie die Zulage und die damit verbundenen Urlaubsarten aus, wenn nichts zugewiesen ist:
Wählen Sie aus, ob diese Zulage zusammen mit all ihren Urlaubsarten ausgeblendet werden soll, wenn keine Tage zugewiesen werden.
Mit dieser Option können Sie auch die beiden folgenden Optionen ausblenden.
-
Mitarbeiter können ein negatives Kontingent haben:
Mit dieser Option können Mitarbeiter mehr Tage nutzen, als sie derzeit gesammelt haben.
-
Mitarbeiter können ein künftiges Kontingent erhalten:
Mit dieser Option können Mitarbeiter das zukünftige Kontingent in Anspruch nehmen.
Sie können einen maximalen Wert des zukünftigen Kontingents innerhalb des Urlaubsjahres eingeben, das Sie zuvor festgelegt haben.
Wenn diese Regel zutrifft, vergessen Sie nicht, den Schalter davor umzuschalten, um sie zu aktivieren.
Stunden: Wählen Sie aus, ob das Kontingent in Stunden aufgeteilt werden soll.
Im folgenden Abschnitt werden einige Optionen angezeigt:
Jeder Hyperlink hier kann angepasst werden. <- Hä? //CM
-
Blenden Sie das Kontingent und die damit verbundenen Urlaubsarten aus, wenn nichts zugewiesen ist:
Wählen Sie aus, ob dieses Kontingent zusammen mit allen Abwesenheitsarten ausgeblendet werden soll, wenn keine Stunden zugewiesen werden. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter keine Abwesenheitsart wählen kann, die von diesem Kontingent abgezogen wird, da kein Anspruch gewährt wurde.
Mit dieser Option können Sie auch die beiden folgenden Optionen ausblenden.
-
Mitarbeiter können ein negatives Kontingent haben:
Mit dieser Option können Mitarbeiter mehr Stunden nutzen, als sie derzeit gesammelt haben.
-
Mitarbeiter können ein künftiges Kontingent erhalten:
Mit dieser Option können Mitarbeiter ein zukünftiges Kontingent in Anspruch nehmen.
Sie können einen maximalen Wert des zukünftigen Kontingents innerhalb des Urlaubsjahres eingeben, das Sie zuvor festgelegt haben.
-
-
Klicken Sie auf Zuordnung oder Abzug und füllen Sie die Felder aus.
In diesem Teil können Sie Regeln für die Zuweisung oder den Abzug von Tagen oder Stunden einrichten, je nachdem, was Sie auf der vorherigen Registerkarte ausgewählt haben.
Klicken Sie auf 0 Tage je Tag/Stunde zugeordnet um diese Regel zu entfalten und um Informationen zu ergänzen:
-
Zugeteilte Tage/abgezogene Tage: Als Erstes entscheiden Sie, ob Tage/Stunden zugewiesen oder abgezogen werden sollen.
-
Zugeteilte Tage: Wählen Sie dann im Feld daneben aus, wie viele Tage/Stunden zugewiesen werden sollen und wie oft. Dies kann jeder Tag, jeder Monat oder jedes Jahr im qualifizierenden Jahr sein, oder dies kann ein benutzerdefinierter Wert sein, wie z. B. jeden Januar
-
Aktiv ab: Wählen Sie aus, ab wann diese Regel aktiv sein soll.
-
Aktiv bis: Wählen Sie aus, bis wann diese Regel aktiv sein soll.
-
Kriterien: Hier können Sie Kriterien eingeben, wann die Regel gelten soll.
Wenn keine Kriterien zutreffen sollen, belassen Sie diese Einstellung auf Keine.
Beispiel 2. Beispiel
Wenn ein Mitarbeiter seit einem Jahr im Unternehmen ist, erhält er 5 zusätzliche Urlaubstage. Die Kriterien könnten wie folgt festgelegt werden: „Eintrittsdatum“ „=“ „1 Jahr später“.
Tage abziehen, an denen Mitarbeiter im Qualifikationsjahr nicht beschäftigt waren: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Tage für Mitarbeiter abziehen möchten, die im Qualifikationsjahr nicht angestellt waren. Wenn jedes Jahr 12 Tage zugewiesen werden und der Mitarbeiter seit 4 Monaten im Unternehmen tätig ist, werden ihm 4 Tage zugewiesen
Runden Sie das Kontingent auf den nächsten halben/vollen Tag auf oder ab, wenn sie zugewiesen/abgezogen wird:
Beispiel 3. Beispiel
Mitarbeitern werden monatlich 2,08 Urlaubstage zugewiesen – das ergibt insgesamt 24,96 Tage pro Jahr. Wenn diese Option aktiviert ist, wird auf 25 Tage aufgerundet, sodass der Mitarbeiter einen ganzen Urlaubstag statt 0,96 Tagen nehmen kann.
+ Tage zuordnen/abziehen (grüne Linie): Klicken Sie hier, um eine neue Regel hinzuzufügen.
-
-
Klicken Sie auf „Resturlaub“ und aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, je nachdem, ob Resttage/-stunden ins neue Urlaubsjahr übertragen werden dürfen.
Wenn aktiviert, können Sie im nächsten Schritt genauere Regeln für die Übertragung von Resturlaubstagen festlegen:
-
Wie viele Tage/Stunden sollten mindestens verwendet werden, bevor der Restbetrag übertragen wird? Dies bezieht sich auf die Tage, die ein Mitarbeiter hätte nutzen müssen, bevor die Tage auf das neue Urlaubsjahr übertragen werden können.
-
Wie viele Resttage/Stunden können maximal übertragen werden? Dies bezieht sich auf das Limit an Tagen oder Stunden, die übertragen werden können.
Wenn kein Wert eingegeben wird, ist dieser standardmäßig unbegrenzt.
-
Um wie viele Monate verzögert sich die Übertragung des Restbetrags? Dies bezieht sich darauf, um wie viele Monate sich die Übertragung verzögern sollte.
Beispiel: Wenn ein Urlaubsjahr 12 Monate dauert, Mitarbeiter ihren Urlaub aber insgesamt 16 Monate nutzen können, würde die Verzögerung hier 4 Monate betragen.
-
Nach wie vielen Monaten verfallen übertragene Resturlaubstage?Dies bezieht sich auf das Ablaufdatum von übertragenen Urlaubstagen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass das System bei der Erfassung von Abwesenheiten immer zuerst die ältesten Urlaubstage abbaut.
Wenn kein Wert eingegeben wird, ist dieser standardmäßig unbegrenzt.
-
-
Speichern Sie.
-
Damit das Kontingent Mitarbeitern zugewiesen werden kann, müssen Sie es aktivieren, indem Sie die Option oben rechts umschalten.
Voraussetzung: Kontingente wurden geschaffen, siehe Erstellen Sie eine Vorlage für Abwesenheitsansprüche
-
Klicken Sie auf das Menü oben auf dem Bildschirm und klicken Sie auf .
-
HINWEIS: Wie Sie oben im Pop-up sehen können, können Sie die Zulage in verschiedenen Sprachen erstellen, sofern Ihre Umgebung mehrere Sprachen unterstützt.
-
2. Füllen Sie aus aus.
Alle Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
-
Titel: Wählen Sie einen Titel für das Kontingent
-
Von einem Kontingent abziehen: Wählen Sie einen Freibetrag aus der Dropdownliste aus. Dadurch wird festgelegt, von welchem Kontingent der Urlaub abgezogen wird
Anmerkung
Wenn für das gewählte Kontingent die Einstellung „Zulage und zugehörige Urlaubsarten ausblenden, wenn nichts zugewiesen ist“ aktiviert ist, kann diese Urlaubsart niemals verwendet werden, da dem Mitarbeiter kein Kontingent zur Inanspruchnahme zugewiesen wird.
-
Ziehen Sie Kalendertage statt Arbeitstage ab:
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie alle Tage einschließlich Wochenenden, Bankfeiertagen und benutzerdefinierten Feiertagen abziehen.
-
Ohne Teilzeitfaktor abziehen:
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie den gleichen Betrag abziehen, unabhängig davon, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigten handelt.
Wenn es sich bei dem ausgewählten Kontingent um eine Tagespauschale handelt, stehen Ihnen unten zwei weitere Optionen zur Auswahl:
-
-
Icon: Wählen Sie ein Symbol für eine einfache Erkennung aus.
-
Farbe: Wählen Sie eine Farbe für eine einfache Erkennung.
-
-
Füllen Sie die aus.
-
Interne Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein. Dies ist optional.
-
Dauer: Definieren Sie, wie viel Zeit sich der Mitarbeiter nehmen kann.
Wenn Sie im vorherigen Tab ein Tageskontingent ausgewählt haben, sollten Sie wählen können zwischen Ganze Tage oder Halbe Tage.
Wenn Sie im vorherigen Tab ein Stundenkontingent ausgewählt haben, kann die Dauer nur Stündlich genommen werden.
-
Typ: Wählen Sie aus, ob die Urlaubsart wie folgt betrachtet werden soll Abwesenheit, Urlaub oder Arbeit.
-
Kalender: Wählen Sie aus, wie der Urlaub im synchronisierten Kalender angezeigt werden soll: Beschäftigt, Frei, Nicht anzeigen oder Abwesend.
-
Muss genehmigt werden: Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint ein Feld, in das Sie mehrere Genehmiger eingeben können. Dies kann ein Benutzer oder eine Rolle sein.
Nur eine Person muss zustimmen.
Jedes Mal, wenn diese Urlaubsart ausgewählt wird, muss die Abwesenheit von der genehmigungsberechtigten Person, die Sie in das Feld eingegeben haben, genehmigt werden.
-
Art des Privaturlaubs: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Art des Urlaubs als privat markiert und nur der Mitarbeiter, der die Abwesenheit beantragt, sowie Manager und Administratoren können den Titel sehen.
-
Benötigt Dokumentation: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie festlegen, welche Art von Dokumentation benötigt wird, egal ob es sich um eine Datei oder Text handelt. Im Falle einer Datei muss der Mitarbeiter ein Dokument hochladen. Im Falle von Text muss der Mitarbeiter einen Kommentar eingeben.
Wenn aktiviert, geben Sie auch an, nach wie vielen Tagen Abwesenheit der Mitarbeiter Unterlagen vorlegen soll.
Geben Sie gegebenenfalls zusätzliche Informationen für die erforderliche Dokumentation ein.
-
Mitarbeiter benachrichtigen: Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen, wenn diese Urlaubsart beantragt wird.
-
-
klicken Sie .
Voraussetzung: Kontingente wurden erstellt, siehe Vorlage für Abwesenheitstypen erstellen
-
Zulagen wurden geschaffen, siehe Erstellen Sie eine Vorlage für Abwesenheitsansprüche
-
Urlaubstypen wurden erstellt, siehe Vorlage für Abwesenheitstypen erstellen
-
Klicken Sie auf das Menü für oben auf dem Bildschirm und klicken Sie auf .
-
HINWEIS: Wie Sie oben im Pop-up sehen können, können Sie die Zulage in verschiedenen Sprachen erstellen, sofern Ihre Umgebung mehrere Sprachen unterstützt.
-
2. Füllen Sie die Felder aus.
Alle Pflichtfelder sind mit* gekennzeichnet.
-
Datum: Wählen Sie ein Datum für den Feiertag. Definieren Sie, ob der Feiertag ein Ganzer Tag, Halber Tag (Vormittag) oder Halber Tag (Abend) ist.
Wählen Sie dann auch aus, ob der Feiertag sich jedes Jahr wiederholt und ob als Sperrdatum festgelegt sein soll. An einem solchen Tag dürfen Mitarbeiter keinen Urlaub eintragen.
-
Titel: Wählen Sie einen Titel für den Feiertag.
-
Interne Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein. Dies ist optional.
-
Von einem Kontingent abziehen: Wählen Sie aus, von welchem Kontingent der Urlaub abgezogen werden soll. Wählen Sie ein Kontingent aus der Drop-down-Liste
-
Voraussetzungen:
-
Kontingente wurden geschaffen, siehe Erstellen Sie eine Vorlage für Abwesenheitsansprüche
-
Urlaubstypen wurden erstellt, siehe Vorlage für Abwesenheitstypen erstellen
-
Es wurden benutzerdefinierte Feiertage erstellt, siehe Vorlage für benutzerdefinierte Feiertage für Abwesenheiten erstellen
-
1. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Option „Gruppen“ und anschließend auf „+ Neue Gruppe“:
-
HINWEIS: Wie Sie oben im Pop-up sehen können, können Sie die Zulage in verschiedenen Sprachen erstellen, sofern Ihre Umgebung mehrere Sprachen unterstützt.
-
Füllen Sie die aus
Alle Pflichtfelder werden mit einem* gekennzeichnet.
Titel: Wählen Sie einen Titel für die Gruppe.
Interne Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein. Dies ist optional.
-
Wählen Sie die , die Mitarbeitern innerhalb dieser Gruppe zur Verfügung stehen. Sie können eine, mehrere oder alle auswählen.
Anmerkung
Bitte beachten Sie, dass eine Urlaubsart mit einem Kontingent verbunden ist. Wenn Sie eine Abwesenheitsart wählen, wirkt sich das zugehörige Kontingent auch auf die Tage/Stunden aus, die den Mitarbeitern dieser Gruppe zugewiesen oder abgezogen werden
-
Wählen Sie das Land aus, in dem die Feiertage für diese Gruppe gelten sollen.
Anmerkung
Sie können unerwünschte Tage deaktivieren, alle auswählen und alle abwählen. Sie können das Jahr oben auswählen. Dieses Jahr wird danach entsprechend aktualisiert.
-
Wählen Sie die benutzerdefinierten Feiertage aus, die Sie zuvor erstellt haben, siehe Vorlage für benutzerdefinierte Feiertage für Abwesenheiten erstellen. Es ist möglich, einen, mehrere oder alle auszuwählen.
-
Wählen Sie aus, welche Rollen Zugriff auf diese Gruppe haben sollen. Dieser Zugriff ermöglicht es Benutzern mit den zugewiesenen Rollen, einem Mitarbeiter eine Gruppe zuzuweisen
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie einem bestimmten Mitarbeiter eine Abwesenheitsgruppe zuweisen.
Voraussetzungen:
Um einem Mitarbeiter eine Abwesenheitsgruppe zuweisen zu können, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen:
-
Zugriff auf das vollständige Mitarbeiterprofil.
Um dies einzurichten, gehen Sie zu ++. Wählen Sie die entsprechende Rolle aus. Im -Tab, erweitern Sie +. Stellen Sie Vollständiges Mitarbeiterprofil auf oder um.
-
Für die Möglichkeit, die Abwesenheiten im Mitarbeiterprofil einzusehen, fügen Sie das Abwesenheit Widget hinzu.
Um dies einzurichten, gehen Sie zu ++. Wählen Sie die entsprechende Rolle aus. Im -Tab, erweitern Sie und klicken Sie . Klicken Sie auf Wählen Sie in einem verfügbaren Slot das Abwesenheits-Widget aus und klicken Sie auf .
-
Zugriff auf das Stammdatenformular. Die Abwesenheitsgruppe wird über dieses Formular einem Mitarbeiter zugewiesen.
-
Zugriff auf die entsprechende Abwesenheitsgruppe. Dieser Zugriff kann wie folgt eingerichtet werden: Einstellungen > Vorlagen > Abwesenheit > Gruppen > die richtige Gruppe öffnen > den Zugriff im Reiter Zugriff anpassen
Um dies einzurichten, gehen Sie zu +. Klicken Sie und wählen Sie die entsprechende Gruppe aus. Erweitern Sie den Abschnitt , stellen Sie den Zugriff ein und klicken Sie auf .
Ordnen Sie einem Mitarbeiter eine Abwesenheitsgruppe zu
-
Gehen Sie vom Dashboard aus zu .
-
Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf das Formular-Icon (
) in der oberen rechten Ecke.
-
Wählen Sie aus der Liste der Formulare aus.
-
Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus dem Feld Abwesenheitsgruppe aus.
-
Klicken Sie .
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Einrichtung des Exports von Mitarbeiterstammdaten und der Abwesenheitserfassung für den manuellen Import nach Danløn und ist nicht eine Integration nach Danløn.
Die Anleitung beschreibt das Laden von Stammdaten und das Erstellen einer Danløn-Exportdatei in Emply.
Bevor Mitarbeiterstammdaten eingegeben werden können, müssen Sie ausgewählt haben Urlaubsprogramm und Buchhaltungsgruppe unter Firma > Standardwerte.
Wenn der Mitarbeiter bereits existiert, wird der vorhandene aktualisiert; andernfalls wird ein neuer Mitarbeiter erstellt.
Denken Sie daran, zu überprüfen, zu welcher Lohnperiode die eingegebenen Mitarbeiter gehören sollen, d. h. ob es sich um 14 Tage, einen Monat im Zahlungsrückstand usw. handelt.
Die geladene Datei muss durch Semikolons getrennt sein (CSV-Datei/UTF-8-kodiert) und Folgendes enthalten:
Empl.no.;Name;Address;Address 2;Zip cide;City;Country code;Email; Private phone;Mobile phone;Social security number;Date of employment; Job title;Bank account;Posting group code;Active
Im Folgenden sind die mit* markierten Felder Pflichtfelder:
-
*Empl.-Nr.
-
*Name: Der vollständige Name des Mitarbeiters — sowohl Vor- als auch Nachname.
-
(*) Adresse: Kann weggelassen werden, wenn die Adresse 2 unten ausgefüllt ist.
-
(*) Adresse 2: Kann weggelassen werden, wenn die obige Adresse ausgefüllt ist. Wenn das obige Feld nicht ausgefüllt ist, wird der Wert aus diesem Feld in das obige Feld eingefügt.
-
*PLZ.
-
(*) Stadt: Nur auszufüllen, wenn die Landesvorwahl nicht DK ist.
-
(*) Landesvorwahl: DK ist die Standard-Landesvorwahl. Wenn die Postleitzahl nicht dänisch ist, muss die zweistellige Landesvorwahl eingegeben werden. (Sehen Sie, welche Ländercodes Sie verwenden können hier).
-
E-Mail: Die E-Mail-Adresse kann maximal 95 Zeichen lang sein.
-
Privates Telefon: Kann maximal 12 Zeichen lang sein.
-
Handy: Kann maximal 12 Zeichen lang sein.
-
*Sozialversicherungsnummer: Muss die Form ddmmyyxxxx oder ddmmyy-xxxx haben.
-
*Datum der Anstellung: Muss das Format dd.mm.yyyy, dd-mm-yyyy oder dd/mm/yy haben.
-
Berufsbezeichnung: Kann maximal 50 Zeichen lang sein.
-
Bankkonto: Muss im Format xxxx-yyyy sein, wobei xxxx die Registrierungsnummer ist (immer 4 Ziffern) und yyyy die Kontonummer ist (max. 10 Ziffern).
-
Buchungsgruppencode: Standardmäßig der Buchungsgruppencode, der unter angegeben ist Firma > Standardwerte ist ausgewählt, aber durch Angabe eines der Buchungsgruppencodes, die sich unter befinden Firma > Gruppencodes posten, die Standardauswahl kann überschrieben werden.
-
Aktiv: Wenn dieses Feld mit dem Buchstaben x/X gefüllt ist, wird der Mitarbeiter aktiv gesetzt. Alle anderen Zeichen führen dazu, dass der Mitarbeiter inaktiv ist. Wenn das Feld weggelassen wird, wird der Mitarbeiter aktiv gesetzt, wenn es sich um eine Neuerstellung handelt — bei der Aktualisierung eines bestehenden Mitarbeiters bleibt der bestehende Status erhalten.
Hier ist ein Beispiel für eine Datenleitung, die geladen werden kann:
10;Anne Andersen;Algade 123;;5000;;;anne.and@xyzmail.dk;;25344959;0101971000;01.01.2023;; 1234-987654321;;x
-
Die CVR-Nummer ist in der Gehaltsabrechnungsgruppe angegeben, sodass eine Datei pro Unternehmen exportiert werden kann (mit derselben Emply-Anwendung).
-
Mitarbeiternummer (Danløn)
-
Abwesenheitscode
-
Abwesenheitserfassung — erstellt eine Zeile mit der Summe der Tage für jeden Abwesenheitscode, der in der Periode verwendet wurde.
Verspätete Anmeldungen liegen vor, wenn sich Abwesenheitserfassungen auf einen früheren Zeitraum als angegeben beziehen. Verspätete Anmeldungen von Mitarbeitern sind in der Datei enthalten, jedoch ohne Tage!
-
Die Person, die die Abwesenheit in Danløn hochladen muss, kann sehen, ob es einige Anmeldungen gegeben hat, die nicht den Zeitraum betreffen, sondern einen früheren Zeitraum, da für sie keine Tage angegeben sind
-
Wer die Datei in Danløn hochlädt, muss die Zeilen mit leeren Tagen entfernen und sie manuell in Danløn eingeben.
-
Der Kunde erstellt eine Gehaltsabrechnungsdatei in Emply für einen bestimmten Zeitraum
-
Lädt Stammdaten und Abwesenheitsdatei auf den eigenen Computer herunter
-
Lädt diese in ihre Danløn-Lösung
-
Hinweis: Das Hochladen von Stundenregistrierungen muss vor dem Laden auf Tage umgerechnet werden.
-
1. Gehe zu Einstellungen > Vorlagen > Gehalt > klicke auf „Neue Gruppe
2. Geben Sie den Titel der Zahlungsgruppe ein und wählen Sie „Danløn“ als
2.1 Geben Sie die CVR-Nummer ein, wählen Sie „Gehaltsnummer“ unter „Mitarbeiternummer“ und „Berufsbezeichnung“ unter „Berufsbezeichnung“.
Bitte beachten Sie dass die Gehaltsnummer in den Stammdaten hinzugefügt werden muss und die eindeutige Gehaltsnummer sein muss, die der Mitarbeiter in Danløn hat. Die Gehaltsnummer ist nicht mit der Mitarbeiternummer in Emply identisch
2.2 Aktivieren Sie „Abwesenheiten summieren (eine Zeile)“ und aktivieren Sie die gewünschten Abwesenheitsarten und geben Sie den Abwesenheitsartcode ein.
2.3 Beenden Sie, indem Sie auf „Speichern“ klicken.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Gruppe des Mitarbeiters unter Gehaltsinformationen die richtige ist. In diesem Fall 'Danløn
4. Gehen Sie zu Mitarbeiter > Gehalt > klicken Sie auf „Neue Gehaltsabrechnung
5. Geben Sie dem Payrun einen Titel, geben Sie den Zeitraum an und wählen Sie die Gruppe aus, in diesem Fall 'Danløn Stamdata'. Klicken Sie abschließend auf „Generieren“.
Die generierte Gehaltsabrechnung finden Sie dann in der Gehaltsabrechnungsliste. Klicken Sie darauf, um einen Überblick über den Zeitraum, die ausgewählten Gruppen/Mitarbeiter und die generierten Dateien zu erhalten. Klicken Sie auf „Generierte Dateien“
6. Klicken Sie auf die generierten Dateien, die automatisch heruntergeladen werden.
Schließlich werden die CSV-Dateien manuell in Danløn importiert. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die generierten CSV-Dateien
Beispiel für den Export von Mitarbeiterstammdaten im CSV-Format:
Gehaltsnummer; vollständiger Name; Adresse; PLZ; Stadt; Landesvorwahl; E-Mail; Telefon; Sozialversicherungsnummer; Beschäftigungsdatum; Position; Aktiv
Beispiel für die Abwesenheit von Mitarbeitern im CSV-Format:
CVR-Nummer; Gehaltsnummer; Gehaltsart; Tage