Dieser Artikel führt Sie durch die Aufgabenfunktionen in Emply People. Der Artikel behandelt alles, von den verschiedenen Komponenten, die sich auf eine Aufgabe auswirken können, bis hin zur Anpassung der Logik des jeweiligen Modul, in dem Sie arbeiten. Abschließend beschreibt der Artikel die Aufgabenseite und wie das Rollenmanagement die Funktionalität und das Erscheinungsbild beeinflussen kann.
Aufgaben in Emply People sind eine einzigartige Funktion, mit der Sie Ihre Kollegen/Mitarbeiter über etwas informieren können, das sie beachten müssen, oder über bestimmte Maßnahmen, die ergriffen werden müssen.
Aufgaben finden Sie in allen Modulen mit einer bestimmten „verantwortlichen“ Person, die Erinnerungen erhält und für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Diese Aufgaben können sich wiederholen und täglich, wöchentlich, monatlich oder in benutzerdefinierten Intervallen stattfinden. Zusätzlich können Erinnerungen für die verantwortliche Person eingerichtet werden, z. B. 30 Minuten vor Ablauf der Aufgabenfrist oder am Vortag
Damit eine Aufgabe gültig ist, muss sie mindestens einen Titel und einen Verantwortlichen beinhalten. Es ist ratsam, ein Fälligkeitsdatum und eine Beschreibung anzugeben. Wenn sich die Aufgabe auf einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Person bezieht, kann die entsprechende Person im Feld Bezüglich angegeben werden.
Die Funktionalität von Aufgaben ist vielseitig und erweist sich in verschiedenen Szenarien als vorteilhaft. In Emply People werden Aufgaben in den folgenden Modulen verwendet:
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Recruiting
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Onboarding
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Mitarbeiter
In diesem Abschnitt dienen Aufgaben als Instrument, um einen reibungslosen Rekrutierungsprozess zu gewährleisten, indem Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn Aufgaben im Zusammenhang mit einem Einstellungsprozess bearbeitet werden müssen. Die Teammitglieder der Personalabteilung können mithilfe von Aufgaben sicherstellen, dass alle Beteiligten während des gesamten Einstellungsprozesses über die erforderlichen Maßnahmen informiert sind. Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben an Kandidaten im Rekrutierungsmodul finden Sie hier Weisen Sie eine Aufgabe zu, die sich auf einen Kandidaten bezieht.
In diesem Modul gibt es die Möglichkeit, eine Aufgabe zuzuweisen, die durch eine bestimmte Aktion innerhalb eines Onboarding-Prozesses ausgelöst wird. Sie können auch eine Verzögerung beim Senden der Aufgabe hinzufügen. Sie können beispielsweise eine Aufgabe erstellen, in der ein Manager darüber informiert wird, den Kandidaten zu einem Folgetreffen einzuladen, nachdem der Kandidat ein Feedback-Formular ausgefüllt hat. Eine schrittweise Anleitung zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an Personen im Onboarding-Modul finden Sie Eine Aufgabe bezüglich eines Onboarding-Profils zuweisen.
In diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter und/oder Kollegen oder an sich selbst zu delegieren. Diese Funktion kann dazu dienen, sich selbst über wichtige Aktivitäten zu informieren oder andere an bestimmte Aufgaben zu erinnern. Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an Personen innerhalb des Mitarbeitermoduls finden Sie hier Weisen Sie eine Aufgabe zu, die einen Mitarbeiter betrifft.
Die Aufgabenübersicht erreichen Sie über das Hauptmenü, indem Sie auf klicken.
Von hier aus erhalten Sie einen Überblick über alle Aufgaben. In der Übersicht können Sie alle Ihre Aufgaben sehen und Aufgaben nach Kriterien filtern: abgeschlossen, nicht abgeschlossen, delegiert, oder alle. Zu Beginn sehen Sie nur Aufgaben, die an Sie delegiert wurden, oder Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind. Wenn Sie als Administrator angemeldet sind, werden Ihnen alle Aufgaben in der gesamten Organisation angezeigt
Wichtig
Der Zugang kann variieren und kann hier angepasst werden: Rollenzugriff
Wenn Sie als Admin angemeldet sind, haben Sie auch Zugriff auf die Registerkarte Alle und Sie können alle Aufgaben sehen, die in der gesamten Organisation zugewiesen wurden, mit Ausnahme der Aufgaben, die als privat markiert sind.
Auf der Aufgabenseite können Sie ganz einfach verschiedene Aufgaben öffnen, Korrekturen vornehmen, Kommentare schreiben oder sie einfach als erledigt markieren. Zusätzlich können Sie eine neue Aufgabe erstellen, indem Sie auf klicken, wie unten gezeigt:
Die Ansicht der Aufgabenseite kann je nach Ihrer Rolle variieren. Standardmäßig haben Sie Einblick in die Aufgaben, die an Sie delegiert wurden oder für die Sie verantwortlich sind. Admin-Benutzer können dagegen ALLE Aufgaben in der gesamten Organisation einsehen. Die Zugriffsverwaltung erfolgt auf Modulebene, sodass Sie die Zugriffseinstellungen für Rekrutierung, Onboarding und Mitarbeiter separat anpassen können. Die Zugriffskontrollen können von Administratoren geändert werden
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Gehen Sie im Hauptmenü zu ++.
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Wählen Sie die Rolle aus, für die Sie den Zugriff ändern möchten.
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Im Funktionalität-Tab, erweitern Sie den Modulnamen (z. B. Mitarbeiter).
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Erweitern Sie
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Setzen Sie den Zugriff auf "relevant".
Hier ist eine Übersicht darüber, was Sie in den Schnellfiltern je nach Zugriff sehen können:
Rolle ohne Administratorrechte
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ALLE zeigt Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, oder Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben.
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UNGELÖST zeigt Aufgaben an, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugewiesen sind und noch nicht gelöst wurden.
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DELEGIERT zeigt Aufgaben an, die anderen Personen als dem angemeldeten Benutzer zugewiesen wurden.
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GELÖST zeigt Aufgaben an, die vom eingeloggten Benutzer gelöst wurden.
Admin-Rolle
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ALLE zeigt ALLE Aufgaben in der gesamten Organisation an.
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UNGELÖST zeigt Aufgaben an, die dem aktuell angemeldeten Benutzer zugewiesen sind und noch nicht gelöst wurden.
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DELEGIERT zeigt Aufgaben an, die anderen Personen als dem angemeldeten Benutzer zugewiesen wurden.
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GELÖST zeigt Aufgaben an, die vom eingeloggten Benutzer gelöst wurden.
Neben der Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, wie zuvor beschrieben, werden Aufgaben in Einzelfällen auch automatisch in Emply People generiert. Aufgaben werden in den folgenden Szenarien automatisch erstellt:
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Wenn der Benutzer im Rahmen einer Aktion in einem Onboarding-Flow eine Formulareinladung erhält.
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Wenn eine Aufgabe in Verbindung mit einer benutzerdefinierten Automatisierung zugewiesen wird.
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Wenn der Benutzer für eine Genehmigung verantwortlich ist
Der Grund, warum die obigen Beispiele automatisch eine Aufgabe generieren, besteht darin, sicherzustellen, dass die Aktion ausgeführt wird. Daher ist es einem Benutzer nicht möglich, die Aufgabe manuell als Gelöst zu markieren. Die Aufgabe kann nur als gelöst markiert werden, indem Sie die beschriebene spezifische Aktion ausführen. Das bedeutet auch, dass das System die Aufgabe automatisch als erledigt markiert, wenn die Aufgabe gelöst ist.