Dies ist eine Anleitung zur Aktivierung der Addo Sign-Integration. Die Anleitung führt Sie durch folgende Schritte: Einrichten der Integration, Einrichten des Dokumentenexports für Notizen und Ändern der Addo Sign-Verbindung.
Lesen Sie hier mehr über Addo Sign.
Anmerkung
Sie müssen über Credits verfügen, um Addo Sign nutzen zu können.
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Gehe zu ++.
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Suchen Sie „Addo Sign “ und klicken Sie auf “.
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Geben Sie in dem sich öffnenden neuen Fenster Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf “.
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Fügen Sie dann die Vorlage(n) hinzu und füllen Sie die folgenden Felder aus:
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Titel
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Wählen Sie aus, in welchem Bereich die Vorlage verfügbar sein soll (Bewerber, Onboarding, Mitarbeiter).
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Wählen Sie aus, ob der Benutzer vor der Unterzeichnung identifiziert werden muss (Nein, NemID, Zwei-Faktor-Verifizierung).
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Wählen Sie die Signaturmethode (NemID, Stylus oder Sonstiges)
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Wählen Sie aus, ob Sie dem Benutzer eine Quittung senden möchten (Nein, Quittung inkl. Dokument, Quittung ohne Dokument).
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Wählen Sie aus, ob das Dokument passwortgeschützt sein soll (Nein, Verschlüsselt, Passwort).
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Wählen Sie aus, ob alle Dokumente auf einmal unterschrieben werden können.
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Richten Sie die Einladungsnachricht ein und wählen Sie aus den folgenden Optionen:
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Ob der Benutzer per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden soll
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Ob der Benutzer Kommentare hinzufügen kann
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Ob der Benutzer Dokumente anhängen kann
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Richten Sie die Erinnerungsnachricht ein:
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Wählen Sie das Fälligkeitsdatum der Erinnerungsnachricht aus.
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Wählen Sie aus, ob Benutzer wöchentlich, alle zwei Wochen, alle drei Wochen benachrichtigt werden sollen oder ob keine Mehrfachbenachrichtigungen versendet werden sollen.
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Wählen Sie die letzte Erinnerung: einen Tag vorher, zwei Tage vorher oder keine Erinnerung.
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Wählen Sie aus, ob der Benutzer per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden soll.
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Verfassen Sie die Nachricht (die Verwendung von Schlüsselwörtern ist hilfreich).
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Erstellen Sie eine Empfangsbestätigung: Wählen Sie aus, ob der Benutzer per E-Mail oder SMS benachrichtigt werden soll, und verfassen Sie die Nachricht.
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Füllen Sie den Abschnitt „Unterzeichner“ aus:
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Wählen Sie aus, welche Unterzeichner einbezogen werden sollen.
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Wählen Sie aus, ob die Empfänger einzeln (in der oben genannten Reihenfolge) unterschreiben sollen.
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Wählen Sie aus, ob die Unterzeichner vor dem Senden geändert werden können.
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Legen Sie fest, welche Abteilungen, Benutzer und Rollen Zugriff auf die Vorlage haben sollen.
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Klicken Sie auf , um den Vorgang abzuschließen. Die Integration ist nun aktiviert und Sie können Dokumente zum digitalen Unterzeichnen versenden.
Anmerkung
Vorlagen können später durch Klicken auf geändert/hinzugefügt werden. Beim Versenden von Dokumenten zur Unterschrift ist dies nur mit PDF-Dateien möglich.
Wenn Sie einem Vertrag Notizen hinzufügen möchten, sei es für einen Mitarbeiter oder einen Bewerber, können Sie dies durch Einrichten eines Dokumentenexports tun.
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Gehe zu ++.
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Tippen Sie auf und wählen Sie als Exporttyp aus.
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Geben Sie dem Export eine interne Beschreibung und wählen Sie den Bereich „Mitarbeiter“, „Bewerber“ oder „Onboarding“ aus.
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Laden Sie das gewünschte Dokument hoch, indem Sie auf „Datei hochladen“ klicken.
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Aktivieren Sie bei Bedarf „Datei als PDF exportieren“und/oder „In persönliche Dokumente exportieren“und wählen Sie den Zielordner unter dem Mitarbeiterprofil aus.
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Wählen Sie unter „Daten exportieren“ die Option “, wählen Sie oder und füllen Sie optional das Feld „Titel“ aus. Klicken Sie abschließend auf “.
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Gehen Sie zum Modul , wählen Sie die entsprechende Stelle aus und wählen Sie unter den gewünschten Kandidaten aus. Tippen Sie auf das Burger-Symbol und klicken Sie auf “.
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Wählen Sie die gewünschte Exportdatei aus und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz zum Dokument hinzu.
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Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf klicken.
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Sobald der Export generiert wurde, laden Sie ihn über ” herunter. Das Dokument finden Sie auch unter den des Bewerbers.
Um die Addo Sign-Verbindung zu ändern, klicken Sie auf “, geben Sie die Anmeldedaten ein und klicken Sie auf “.
Bei Fehlern wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Addo Sign.
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F: Ist es möglich, beim Versand des zu unterzeichnenden Vertrags eine zusätzliche Datei, z. B. ein Schreiben mit Informationen, beizufügen?
A: Nein, die Empfangsnachricht von Addo Sign stammt direkt von Addo Sign und nicht von Emply People. Aus diesem Grund sind dieselben Schlüsselwörter, wie wir sie aus den Nachrichtenvorlagen kennen, nicht verfügbar. Eine Lösung könnte darin bestehen, einen Link zu einer Website oder einem Dokument einzufügen, das Sie an den Empfänger senden möchten.
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F: Es gibt eine Funktion zum Hinzufügen eines „Kopierempfängers“ in Addo Sign. Ist das auch in Emply People möglich?
A: Verwenden Sie die Vorlage, auf die der Benutzer in Emply People Zugriff hat. Um Dokumente zu signieren, können Sie manuell einen zusätzlichen Empfänger hinzufügen. Dies muss jedes Mal gemacht werden.
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F: In Addo Sign kann ich festlegen, dass die Benachrichtigung über eine CPR-Nummer und nicht per E-Mail gesendet wird, sodass die Dokumente, die signiert werden müssen, in E-Boks empfangen werden. Ist das in Emply People möglich?
A: Nein, es ist nicht möglich, Dokumente, für die eine Unterschrift erforderlich ist, von Emply People aus an eine E-Boks zu senden.
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F: Die Addo Sign-Integration ist verbunden, aber die Plattform verfügt nicht über das HR-Modul. Wie sollte das gehandhabt werden?
A: Die Verträge landen normalerweise im HR-Modul, gefolgt von der Unterzeichnung. Wenn dieses Modul jedoch nicht Teil der Plattform ist, sind die unterschriebenen Verträge nur in Addo Sign sichtbar. Anschließend können sie in das Onboarding-Profil oder das Kandidatenprofil hochgeladen werden, wenn der Vertrag in Emply People aufbewahrt werden soll.
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F: Existiert eine Notizfeld-/Anhangsfunktion in Emply People, wo ich etwas notieren kann, das nicht unbedingt im Vertrag des Mitarbeiters sichtbar sein muss?
A: Es gibt kein solches Feld oder Funktion in Emply People, die beispielsweise direkt die Dokumente des Kandidaten oder Mitarbeiters hinzufügen kann. Sie können jedoch ein Dokument für den Export erstellen, dem diese Notizen hinzugefügt werden können. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Einrichtungsanleitung für Addo Sign
Fehlerursache
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Problem: Bei der Unterzeichnung eines Vertrags in Emply People, tritt der folgende Fehler auf:
A: Wir unterstützen keine Signaturformulare, die SMS enthalten. Die Integration verwendet bei der Kommunikation zwischen Addo Sign und Emply People immer die sofort verfügbare Vorlage. Daher ist es wichtig, dass der Benutzer, der Dokumente versendet, die signiert werden müssen, keinen Zugriff auf SMS-basierte Signaturformulare hat, sodass er nicht automatisch die erste verfügbare Signaturvorlage auswählt. Dies kann entweder gelöst werden, indem die SMS-Vorlage entfernt wird oder sichergestellt wird, dass der Benutzer keinen Zugriff in Visma auf diese Vorlage hat.
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Problem: Bei der Unterzeichnung eines Vertrags in Emply People, tritt der folgende Fehler auf:
A: Das bedeutet, dass Sie nicht über genügend Guthaben verfügen, um Dokumente im Addo Sign-Konto zu signieren. Sie müssen zu Ihrem Addo Sign-Konto gehen und mehr Credits kaufen.
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Problem: Bei der Unterzeichnung eines Dokuments in Emply People, tritt der folgende Fehler auf:
A: Dies kann an einem Fehler in der Verbindung zur Addo Sign-Integration liegen und kann wiederhergestellt werden, indem die Integration deaktiviert und anschließend erneut aktiviert wird.