Opret saldo

Beskrivelse

Saldo bruges til at opsamle og vise forbrug af timer eller dage på diverse saldo for medarbejdere. Det kan være en saldo som fx Flextid, Afspadsering, Ferie, mv. Saldoen kan knyttes til et fravær og automatisk fratrække ved afholdese af fraværet, tilsvarende er det også muligt at sætte en automatisk tilskrivning på saldoen op. 

Opsætning af saldo

Først skal brugen af saldi aktiveres i jeres database, det gør du ved at gå til Opsætning -> System og sætte systemopsætning 19.1 til "on":

Derefter kan saldi oprettes under Opsætning -> Løn og punktet Saldo. Klik på opret og udfyld navn og evt. beskrivelse. 

Der er flere muligheder for hvordan man sætter sin saldo op. På fanen Tilskrivning kan man sætte automatisk tilskrivning op og på fanen Tilføj timer/nulstil kan man tilføje timer enten per afdeling, gruppe eller løngruppe. 

Generelt

• Forkortelse: denne forkortelse vises fx i gantt-planlægning. Du kan max vælge fire karakterer.
• Startdato: angiver hvornår saldoen skal være aktiv fra. 
• Fravær: her tilknyttes fravær, hvis afholdelse af fraværet automatisk skal fratrækkes saldoen. Det er muligt at tilføje flere fravær. Hvis denne er blank vil fravær ikke automatisk fratrække på saldoen Det er muligt at styre bevægelserne på saldoen via tillæg på løngruppen.
• Fraværets slutdato: angiver hvornår saldoen skal ophøre med at være aktiv. Hvis saldoen ikke skal have en slutdato efterlades dette felt blankt.
• Prioriteret fraværstræk: denne indstilling bruges hvis man har saldi der overlapper, fx. ferie, og hvor fraværet skal trække på den gamle saldo hvis der er timer/dage til rådighed. Er der ikke det, trækkes fraværet på den nye saldo. Dette gælder kun i den overlappende periode - for ferie er det perioden 1/9 til 31/12 der overlapper. 
• Må ikke være negativ: denne indstilling bruges til at forhindre brugere i at anmode om fravær på en saldo der ikke har timer/dage til rådighed.
• Minimum og maksimum: det er muligt at indtaste minimums- og maksimumsværdier. Vær dog opmærksom på at disse kun bruges til at vise en advarsel i Saldo og Gantt-planlægning. 
• Overløbssaldo: hvis saldoen overskrider "max antal timer" vil overskydende timer overføres hertil.
• Max liggetid for timer: det er muligt at angive et max tidsrum som timer må ligge på saldoen før de udløser en advarsel. Advarslen vises i Saldo.
• Begræns visning af saldo: det er muligt at vælge hvilke rettighedsprofiler der kan se den pågældende saldo, således kan man begrænse visningen af saldi til bestemte medarbejdere. 

Tilskrivning

• Aktiver automatisk tilskrivning: sættes der hak her vil den automatiske tilskrivning blive aktiveret. Hvis hakket fjernes igen, vil historikken og de allerede tilskrevne dage/timer bagud i tid blive liggende på saldoen, men der vil ikke ske flere automatiske fremtidige tilskrivninger pr. efter den dato hakket er blevet fjernet.
• Placer tilskrivning i: her kan man vælge i begyndelsen eller slutningen af perioden. Hvis man gerne vil tilskrive den sidste dag i hver måned skal man vælge slutningen af perioden og så bruge en periode der er en måned lang og starter den 1.
• Tilskrivningsperiode: her vælges den periode der styrer tilskrivningen. Perioden skal enten være en af de systemoprettede eller en du selv har oprettet i forvejen.
• Periode afslutningsdato: her vælger man hvornår tilskrivningen skal stoppe. 
• Vis antal tilskrivninger frem i tiden: her er det muligt at vælge om / hvor mange fremtidige tilskrivninger der skal vies. 
• Tilskrivning af antal enheder: her indtaster man den værdi der skal tilskrives. 
• Gange med dagsnorm: her kan man vælge at bruge medarbejderens timeskabelon til at tilskrive forholdsmæssigt, således at en medarbejder der fx kun arbejder 20 t/uge optjener mindre end 2,08 feriedag per måned. Bemærk at dette kun kan bruges hvis saldoen beregner i dage!
• Fratræk dage uden ansættelse: hvis der ikke skal ske tilskrivning før ansættelsesdato og efter fratrædelsesdato. Husk at medarbejderen skal have udfyldt disse datoer på sit medarbejderstamkort.
• Korrigere overskydende tilskrevne tid til gældende norm: 
• Fratræk dage med fraværstype: hvis der er visse typer af fravær der medfører at en medarbejder ikke optjener på sin saldo angives de her.
• Antal enheder per dag: her angives den værdi hver enkelt fraværsdag tæller når der skal fratrækkes fravær fra den aotomatiske tilskrivning. Bemærk at der tilskrives automatisk for en hel måned og hvis en medarbejder derfor fx har fravær i en hel måned der skal fratrækkes skal fraværet oprettes for alle dage i den måned (fraværet kan oprettes med en norm på nul hvis den ikke skal tælles med i øvrigt).
• Afrund tilskrivningerne til nærmeste: for at sikre at der fx på et ferieår tilskrives 25 dage eller 185 timer, vil der her være mulighed for at sætte en afrunding op, så fx den sidste tilskrivning i perioden afrundes. Der kan afrundes til nærmeste hele/halve dag, hvis saldoen vises i dage og til nærmeste hele/halve time, hvis saldoen vises i timer. Bemærk at afrunden sker for hele afrundingsperioden.
• Afrundingsperiode: her vælges den periode der styrer afrundingen. Perioden skal enten være en af de systemoprettede eller en du selv har oprettet i forvejen.

Tilknyt saldo til løngruppe

Det er muligt at knytte en saldo til en løngruppe, som så kan tilskrive eller fratrække timer på saldoen i forhold til hvad medarbejderen registrerer. Dette gøres under fanen Fravær/Saldo på den pågældende løngruppe. Der vælges hvilken saldo der skal bruges og om tilskrivningen skal ske i forhold til medarbejderens timeskabelon eller planlagte vagter. Vælger man i forhold til timeskabelon skal man vælge en timeskabelon der bruges hvis der ikke er en timeskabelon tilknyttet medarbejderen. På løngruppen kan saldoen sættes op til håndtere minus timer, plus timer eller begge dele. 

Eksempler

Afspadseringssaldo

Afspadseringskonto uden automatisk tilskrivning - selve saldoen oprettes som vist og uden automatisk tilskrivning på saldo-opsætningen:

Saldoen opsættes uden slutdato fordi afspadseringen bare skal håndtere dag til dag plus/minus timer samt afholdt afspadsering. Saldoen begrænses til de rettighedsprofiler der har en afspadseringskonto - eksempelvis er fravalgt ledere der ikke har afspadsering.

Den daglige til- og fraskrivning til afspadseringskontoen sker gennem løngruppen via en tilknyttet saldo. Denne tilskrivning kigger på medarbejderens registrering i forhold til medarbejderens timeskabelon, og henholdsvis fratrækker (hvis der registreres færre timer end normen) eller tilskriver (hvis der registreres flere timer end normen) på saldoen.

Feriesaldo

Feriesaldo per ferieår med automatisk tilskrivning - selve saldoen oprettes som vist:

Den automatiske ferietilskrivning sættes op som følger:

Saldoen er sat op til at tilskrive 2,08 dage per måned ved månedens afslutning. Derudover er valgt at et enkelt fravær ikke skal tælles med i den automatiske tilskrivning (i dette tilfælde er det fraværet "barsel uden løn") og derfor skal fratrækkes den automatiske tilskrivning med 0,07 dage per fraværsdag. Til slut er valgt at den automatiske tilskrivning skal afrundes i slutningen af den sidste måned (dvs. den 31/8-2026). 

De to valgte perioder er oprettet under Administration -> Generelt og ser således ud:

Ferietilskrivning bruges til at definere hvornår der skal tilskrives på saldoen og i dette tilfælde er der valgt en måned, så tilskrivningen vil ske en gang om måneden. På fanen Tilskrivning er valgt at der skal tilskrives i slutningen af perioden, dvs. den sidste dag i måneden.

Perioden "Ferieafrunding" bruges til at definere hvornår der skal afrundes på saldoen og i dette tilfælde er der valgt et år (12 måneder), så afrundingen vil ske en gang om året og automatisk i slutningen af perioden (det vil sige i august). På fanen Tilskrivning er valgt at der skal tilskrives i slutningen af perioden, dvs. den sidste dag i måneden, dvs. den 31/8-2026.