Beskrivelse
Lessors app’en giver adgang til mange af de daglige aktiviteter i LessorWorkforce, blandt andet mulighed for at se egne vagter, frigive vagter, anmode om ledige vagter og fravær, se beskeder og foretage ind- og udstemplinger.
Med rettighedsprofilen Superbruger eller Administrator har du adgang til ovenstående. Derudover kan du som superbruger eller administrator håndtere anmodninger om fravær og vagter fra medarbejdere, oprette vagter og følge med i dagens komme-/ gå-registreringer.
I denne vejledning tager vi udgangspunkt i de funktioner, der er relevante for en bruger med superbruger-/administratorrettigheder. Ønsker du vejledning i, hvordan du ser egne vagter, frigiver vagter, anmoder om vagter og fravær, henviser vi til vejledningen for medarbejdere. Billederne i denne vejledning er fra en iPhone (iOS). Bemærk, at visningen kan være anderledes i Android.
Hent og installer app’en
Eksisterende LessorWorkforce-bruger
App’en hentes via App Store eller Google Play; søg på ’Lessor’ og app’en vil komme frem. Hvis du allerede er bruger af LessorWorkforce, skal du skrive din virksomheds navn i feltet Firma, dit brugernavn i feltet Brugernavn og din adgangskode i feltet Adgangskode. Tryk herefter på OK.
Ny LessorWorkforce-bruger
Hvis du er ny LessorWorkforce-bruger, har du modtaget et login (brugernavn og adgangskode) fra din leder. Du skal indtaste login som beskrevet ovenfor. Du skal nu lave din egen adgangskode. Skriv den adgangskode, du har modtaget fra din leder, i feltet Nuværende adgangskode og indtast din egen nye adgangskode i felterne Ny adgangskode og Gentag ny adgangskode. Din nye adgangskode skal være på mindst 8 karakterer, indeholde mindst ét stort bogstav, ét lille bogstav samt et tal.
Når du er oprettet som bruger af app’en, kommer nedenstående frem. Du kan trykke OK for at komme i gang med at bruge app’en, eller du kan trykke på Tilføj en anden arbejdsplads, hvis du fx arbejder i en anden virksomhed og også her er oprettet som bruger i LessorWorkforce:
Efter 15 forkerte loginforsøg vil brugeren blive låst. Brugeren skal herefter låses op via medarbejderkortet i LessorWorkforce.
PIN-kode
Første gang du bruger app’en, skal du oprette en 4-cifret PIN-kode – denne har ikke noget at gøre med dit login, altså dit brugernavn og adgangskode. Det er blot en kode, der bruges for at åbne app’en. Glemmer du PIN-koden, kan du afinstallere app’en og hente den igen. Så får du mulighed for at oprette en ny.
Når du har oprettet PIN-koden, kan du altid ændre den fra menuen under APP, Indstillinger, Adgang, Skift PIN-kode.
PIN-koden kan desuden udskiftes med biometriske data under Indstillinger, Adgang, Benyt fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse.
Biometriske data gemmes på telefonen og altså ikke i app’en.
Giv feedback/ FAQ
Det er muligt at give feedback direkte fra appen –denne mulighed kan bruges, hvis du har forslag til forbedringer til appen og skal ikke bruges som en vej ind til supporten. Feedback gives fra de tre prikker øverst i højre hjørne på alle sider i appen – skulle du lande på en side uden de tre prikker, kan du åbne feedbackværktøjet på en anden side og aktivere ”navigation” og gå til den relevante side:
Fra de tre prikker vælges ”Giv feedback” og der kan nu tegnes/ markeres direkte på skærmbilledet og knyttes en kommentar – tryk herefter på ”Send”
Fra de samme tre prikker kan du findes en FAQ, som løbende vil blive opdateret med relevante svar på oftest stillede spørgsmål til appen.
Menuen
Menuen ligger øverst til venstre bag de tre vandrette streger på forsiden af app’en. I denne vejledning beskriver vi udelukkende punktet Planlæggerværktøjer:
- Planlæggerværktøjer
- Anmodninger
- Godkend registreringer
- Administratorpostkasse
- Vagtplan
- Mødeoversigt
Anmodninger
Fra Anmodninger kan du håndtere medarbejdernes anmodninger om vagter og fravær. Anmodningerne kan du se i en liste, og har du behov for at filtrere på enten vagter eller fravær, kan du gøre det ved at trykke på søge-ikonet nederst og herefter vælge filteret. Herfra vil det også være muligt at søge fx på et medarbejdernavn:
Du kan godkende eller afvise anmodningen om vagt eller fravær fra forsiden af vagtkortet/fraværskortet, og du kan også åbne kortet for mere information om vagten eller fraværet. Hvis anmodningen er i konflikt med fx en anden vagt, fravær eller arbejdstidsregel, vil du få en konflikt, som du kan håndtere med følgende muligheder:
- Ingen – handlingen fortrydes og anmodningen vil ikke blive håndteret
- Indsæt og ignorer - den vagt eller det fravær, der er i konflikt, vil blive ignoreret, det vil sige, den vil blive liggende, og den nye vagt/fravær vil blive oprettet
- Indsæt og frigiv – den vagt, der er i konflikt, vil blive liggende, men medarbejderen vil blive fjernet fra vagten, og vagten vil blive frigivet. Samtidig vil den vagt/det fravær, der anmodes, om blive oprettet
- Indsæt og fjern - den vagt, der er i konflikt, vil blive liggende, men medarbejderen vil blive fjernet fra vagten, og den vagt/fraværet, der anmodes om, vil blive oprettet
Du har også mulighed for at håndtere anmodninger direkte fra dashboardet, hvor du kan swipe til venstre for at bladre mellem anmodningerne og godkende/ afvise dem.
Godkend registreringer
Fra Godkend registreringer kan du godkende komme/ gå stemplinger, fravær og kørselsregistreringer. Start med fra filtret øverst til højre at vælge hvilken periode du vil godkende for samt hvilke afdelinger/ grupper/ medarbejdere du vil godkende for – efter valget trykkes ”Bekræft”:
Nu vil registreringerne blive vist – hvis der er en difference mellem den planlagte vagt og registreringen, vil denne også blive vist. Godkend de enkelte registreringer fra ”Godkend”-knappen:
Ønsker du yderligere information om den enkelte registrering, fx costcenter og løngruppe, kan du trykke på registreringen.
Vagtplan
Fra Vagtplan vises planlagte vagter for indeværende uge. Ledige vagter vises som grønne vagter og er en vagt ”Frigivet”, vises den med et ”F”. Vagter med kompetencer og vagttillæg tilknyttet vises med henholdsvis ”K” og ”T”. Fra plusset nederst til højre er det muligt at oprette vagter og fravær. Det er også muligt at oprette vagter fra plusset ud for hver gruppe/ afdeling:
Det er muligt at tilpasse visningen af vagtplanen fra filteret øverst til højre:
Fra Vælg dato vælges den startdato du ønsker visningen skal starte på.
Fra Periodevisning er det muligt at ændre visningen af vagter fra en uge til 1 dag eller 3 dage. Vælges en af disse visninger, fx 3 dage, vil der vises vagtinformation på den enkelte dag: Hvor mange personer kommer på arbejde og hvor mange af dagens vagter, der er bemandet.
Fælles for alle 3 periodevisninger er, at ønsker du at se næste dag/ næste 3 dage/ næste uges vagter, kan du swipe videre til næste periode øverst på datoerne.
Fra Sortering vælger du om vagterne skal sorteres med tidligste vagt øverst eller efter medarbejderens (for)navn (A-Z)
Fra Gruppering vælger du hvordan de viste vagter skal grupperes (Ingen, Afdeling, Gruppe, Medarbejder eller Skema)
Fra Filtrering kan du vælge at få vist:
- fravær blandt de planlagte vagter – fravær vises med en rød markering.
vagter fra deaktiverede skemaer, disse vil blive vist med dette ikon
- Udvalgte afdelinger
- Udvalgte medarbejdere
Mødeoversigt
I Mødeoversigt kan du følge med i dagens komme/ gå stemplinger. Mødeoversigten giver et overblik over, hvilke medarbejdere der er mødt ind/ gået hjem både på planlagte vagter og på ikke-planlagte vagter. Det vil også fremgå af mødeoversigten, når medarbejdere er registreret med fravær på dagen.
Et eksempel på en mødeoversigt:
- Er stemplet både ind og ud på sin planlagte vagt (blå markering på medarbejder og statusbar grøn fra planlagt vagtstart til planlagt vagtslut)
- Er er stemplet ind på sin planlagte vagt og endnu ikke stemplet ud (grøn markering på medarbejder og statusbar grøn fra vagtstart frem til nuværende tidspunkt)
- Er ikke stemplet ind på sin planlagte vagt og starttidspunktet er overskredet (rød markering på medarbejder og statusbar rød fra planlagt vagtstart frem til nuværende tidspunkt)
- Er stemplet ind på sin planlagte vagt (grøn markering på medarbejder) men er stemplet ind for sent (statusbar rød fra planlagte vagts starttidspunkt frem til indstemplingstidspunkt – herefter er statusbar grøn)
- Har en planlagt vagt hvis starttidspunkt endnu ikke er nået og der er ikke foretaget en indstempling endnu (grå markering på både medarbejder og statusbar)
Fra filteret i øverste højre hjørne kan du filtrere på afdeling og gruppe og du kan vælge, om du ønsker at se statusbaren for ”Hele dagen” i stedet for kun for vagtens planlagte start- og sluttidspunkt. Fra lup-ikonet er det muligt at søge fritekst, fx medarbejdernavn.
Ønskes yderligere information om den enkelte vagt/ stempling fås det ved at trykke på vagten – her vil information om start- og sluttidspunkt på stempling blive vist og det vil også være muligt at sende en besked til medarbejderen herfra:
Rettigheder
Som udgangspunkt har du de samme rettigheder til det, du ser i app’en, som det du ser, når du logger på LessorWorkforce i en browser. Så når en medarbejder har adgang til at se sine egne vagter (rettighed #2160 Vis mine vagter) under vagtoversigten i browseren, vil medarbejderen også kunne se sine egne vagter i Lessor app. På samme måde forholder det sig med ledige vagter – kan medarbejderen se dem i browseren, vil de også kunne ses i app’en. Herunder beskriver vi de relevante rettigheder i forhold til de funktioner, der findes i Lessor app.
Det gør vi, for at du som administrator eller superbruger har mulighed for at hjælpe medarbejdere, hvis de mangler funktioner i app’en - eller omvendt har fået tildelt for mange funktioner. Du skal være opmærksom på, at hvis du tilføjer eller fjerner rettigheder på en medarbejder i LessorWorkforce, vil det slå igennem på alle medarbejdere i samme rettighedsgruppe. Du kan håndtere opsætningen af rettigheder under Opsætning, Rettigheder, når du er logget på LessorWorkforce fra en browser.
System
Du kan aktivere og deaktivere systemopsætninger under Opsætning, System, når du er logget på LessorWorkforce fra en browser.
- Hvis medarbejdere skal kunne se ledige vagter, skal systemopsætning 5.2 Vis ledige vagter aktiveres (herudover skal rettighed #2170 være aktiveret)
- Hvis medarbejdere skal kunne bytte vagter internt – det vil sige overdrage vagter til hinanden - skal du aktivere systemopsætning 5.20 Frigiv/ overdrag vagt til specifik medarbejder
Hvis medarbejderen skal kunne stemple komme/ gå via Lessor app, skal du aktivere systemopsætning 14.56 Vis link til stemplingsterminalen i Lessor app. Bemærk, at hvis denne systemopsætning aktiveres, så vi det påvirke det påvirke måden der stemples på i den gamle APP:
- ”Kom og gå” erstattes af ”Web-terminal”
- Den grønne og røde ”Kom” og ”Gå” knap erstattes af Web-terminalen, hvor det eneste medarbejderen skal gør både ved ”Kom” og ”Gå” er at trykke på stemplingsknappen (markeret med blå)
Rettigheder
Du kan opsætte medarbejdernes rettigheder under Opsætning, Rettigheder, når du er logget på LessorWorkforce fra en browser.
Når du ønsker, at medarbejderne skal kunne:
- se sine egne vagter, skal rettighed #2160 Vis mine vagter være aktiv
- frigive vagter, skal rettighed #2000 Frigiv vagter være aktiv
- se ledige vagter, skal rettighed #2170 Vis Ledige vagter være aktiv
- anmode om fravær, skal rettighed #2700 Anmod om fravær være aktiv
- se kollegers kontaktinfo, skal rettighed #18200/ 18300/ 18310/ 18320/ 18330 være aktiv
- se kollegers vagter, skal rettighed #2200/ 2300 Se vagtoversigt for egne/ alle afdelinger være aktiv
- stemple komme/ gå fra app’en, skal rettighed #13900 Timeregistrer via APP være aktiv
- redigere i deres ikke godkendte registreringer fra app’en (fx ændre komme/ gå-tider), skal rettighed #13950 Rediger ind- og udstemplingstidspunkterne ved stemplingen i Lessor app være aktiv
- registrere kørsel i app’en, skal rettighed #32500 Se Kørselsregistrering i LESSOR App være aktiv
- se deres egne timekonti, skal rettighed #27500 Se egen timekonto være aktiv