I denne artikel kan du læse om hvordan du opretter/redigerer en automatisering af en række bestemte handlinger. Det kunne eksempelvis være et workflow i forbindelse med manuelt oprettede kandidater, så formularen om accept af privatlivspolitikken sendes automatisk - eller et workflow med udsendelse af formular til referenceindsamling, når man flytter en kandidaten til trinnet "Reference" i ansættelsesprocessen.
BEMÆRK: Dine valgmuligheder varierer i forhold til hvad du vælger automatiseringen omhandler
Opret/rediger en automatisering
1. Gå til "Indstillinger" i hovedmenuen og klik derefter på "Automatisering"
2. Tryk på "Nyt workflow"
...eller marker og rediger et eksisterende workflow
3. Giv workflowet en titel og evt. en beskrivelse
Du kan også oprette titel og beskrivelse på et andet sprog knyttet til kontoen ved at trykke på det grønne "+"
3.1. Tryk "Gem"
4. Vælg hvad automatiseringen skal omhandle: Medarbejder, Kandidat, Job eller Emnebank
5. Vælg hvornår at denne automatisering skal udløses:
- Oprettet: Automatisering udløses, når X oprettes
- Opdateret: Automatisering udløses, når X opdateres
- Planlagt: Automatisering udløses på et bestemt tidspunkt
- Manuelt: Automatiseringen udløses manuelt
- Slettet: Automatiseringen udløses, når X slettes
X er svarende til valgte i trin nr. 5
I tilfælde af at du vælger et kriterie der har med en specifik dato at gøre, får du følgende mulighed:
Når "Årligt" aktiveres, bliver automatiseringen udløst hvert år på den bestemte dato
6. Vælg hvilke kriterier, som skal matche for at denne automatisering skal udløses
Det kunne være en afdeling, et bestemt pipeline trin eller et svar på spørgsmål i en formular/ansøgningsskema.
Hvis automatisering altid skal udløses vælges "Ingen".
6.1. Tryk "Gem"
7. Nu skal du definere hvilken/hvilke handlinger skal udløses i denne automatisering: Tryk på "Tilføj handling" og vælg mellem Opgave, Besked, Formular, Flyt eller Notifikation
- Opgave
- Tildeles og færdiggøres i systemet
- Definer modtageren
- Besked
- En mail som udsendes
- Definer modtager og afsender
- Opret beskedskabelon
- Formular
- Udfyldes af modtageren (bruger, medarbejder)
- Definer modtager og afsender
- Opret formular
- Opret beskedskabelon
- Flyt (Kan kun vælges ved valg af kandidat jf. 5)
- Til et pipeline trin eller en diskvalificeringsgrund
- Til et job eller emnebank
- Notifikation
- Kort besked som modtages i systemet
- Definer modtageren
8. Udfyld detaljer vedrørende den valgte handling
8.8. Tryk "Gem"
9. Tilføj evt. flere handlinger ved at gentage trin 7 og 8
10. Når du er færdig med din automatisering aktivere du denne ved at trykke på "Inaktiveret", så den er aktiveret og klar til brug
Eksperttips: Se vores videoguide
Sådan automatiserer du en reference formular:
Sådan sætter du en automatisering af preboarding proces op:
Sådan sætter du en automatisering af en offboarding proces op: