Følgende er en guide til opsætning af en automatiseringsregel, som automatisk flytter en medarbejder fra status 'Afventer' til 'Arkiveret'. Dette kan være behjælpeligt så det ikke skal gøres manuelt, når en medarbejder stopper.
Opret automatisering for arkivering af medarbejdere
Når en kandidat bliver hyret og får en ansættelsesstartdato, bliver den nye medarbejder automatisk flyttet fra status 'Afventer' til 'Aktiv' under "Medarbejder" modulet. Hvis en medarbejder bliver opsagt, kan du selv manuelt flytte medarbejderen fra 'Aktiv' til 'Arkiveret', eller du kan (som vil blive forklaret i denne artikel) oprette en automatiseringsregel, som automatisk udløser et flyt af en medarbejder fra 'Aktiv' til 'Arkiveret'.
1. Gå til "Indstillinger" i hovedmenuen og klik derefter på "Automatisering"
2. Klik på 'Nyt workflow'
3. Tilføj en titel, og eventuelt en beskrivelse om hvilken handling denne automatisering udløser
3.1. Tryk på "Gem"
3.2. Da denne automatisering omhandler medarbejdere, skal du klikke på "Medarbejder"
3.3. Vælg "Planlagt"
3.4. Vælg her en startdato for automatiseringen, og vælg at den skal gentages hver dag (derved vil systemet hver dag tjekke om der er nogle medarbejdere som opfylder kriterierne)
3.5. Vælg "[primary_resignation_date]" under "Hvilke kriterier skal matche for denne automatisering, der skal udløses?" og derefter den ønskede tidsramme, f.eks. 1 dag efter, som vist foroven.
BEMÆRK: Klik på ">" efter "[primary_resignation_date]" indtil den ændres til "=". Nu har du et kriterie som siger "Udløs handling hvis primary resignations date er 1 dag efter". Fortsæt til næste step, ved at klikke "Gem"
3.6. Det sidste trin af automatiseringen, er at tilføje handlingen som skal ske, når dette kriterie er matched: Klik "+ Tilføj handling"
3.7. Vælg "Flyt"
"Trigger": Medarbejder planlagt
"Forsinkelse": Ingen
"Kriterie": Ingen
3.8. Sæt "Medarbejderstatus" til "Arkiver", og klik "Gem".
4. Hvis ønsket, kan det være relevant at tilføje en anden handling, som udløser en besked til en leder. Denne besked kan f.eks. informere lederen om handlingen, at deres medarbejder succesfuldt er blevet arkiveret.
4.1. For at inkludere dette, klik "+ Tilføj handling"
4.2. Vælg "Besked" og tilføj den relevante information til beskeden
Efter de ønskede handlinger er inkluderet, husk at sætte automatiseringen til 'Aktiveret' øverst til højre på siden.
Dine opsagte medarbejdere vil nu automatisk blive sat til status 'Afventer', 1 dag efter deres opsigelsesdato, og lederen vil blive informeret via e-mail