Lessor PM - API integration

Step 1 - Forberedelse til opsætning

Inden opsætning af integrationen fra Emply, skal det undersøges om kunden har opsat integration fra Lessor PM til andre systemer f.eks. via LIF. Emply konsulenten skal sikre sig at Lessor PM konsulenten har fået besked om forestående opsætning af integrationen. Lessor PM konsulenten undersøger sammen med kunden hvilke risici, der kan opstå ved eksisterende integration.

Kunden,Lessor PM konsulenten og Emply konsulenten skal i enighed have afklaret hvilke felter/data, kunden ønsker at synkronisere inden opsætning af integrationen.

Step 2 - Opsætning i Emply

I den følgende opsætning, er der angivet 3 punkter med farve. Disse oplysninger skal senere bruges til opsætningen i Lessor PM. De 3 punkter er:

1. Webadresse
2. API-nøgle
3. GUID

2.1 - Find Webadresse

Gå til Indstillinger > Konto > Info/Fakturering > Webadresse #1

2.2 - Opret API-nøgle

Gå til Indstillinger > Integrationer > API > klik på 'Ny API key' og giv den titlen "Lessor PM" > Afslut ved at trykke Gem.

Der er nu oprettet en API-nøgle #2.

Husk at aktivere API-nøglen i højre side, når integrationen er klar til aktivering i Lessor PM:

2.3 - Opret JSON eksport

Der skal oprettes en JSON eksport URL til Employment (Løn).

Gå til Indstillinger > Integrationer > Eksportér > klik på + Ny eksport' > vælg 'JSON Package' og giv den titlen "Lessor PM".

Kopier og indsæt nedenstående JSON Package:

{
"employeeId": "[employee.id]",
"employeeEmail": "[employee.email]",
"primary": { 
   "current": {
        "jobTitle": "[payroll.primary.jobtitle]",
        "salary": "[payroll.primary.salary]",
        "workingHoursMonthly": "[payroll.primary.working_hours_monthly]",
        "effectiveDate": "[payroll.primary.effective_date]",
        "employmentDate": "[payroll.primary.employment_date]",
        "seniorityDate": "[payroll.primary.seniority_date]",
        "resignationDate": "[payroll.primary.resignation_date]",
        "settlinggroup": "[payroll.primary.afregningsgruppe]"
    }
},
"secondary": {
   "current": {
        "resignationDate": "[payroll.secondary.resignation_date]"
  }
}
}

Vær opmærksom på

• Kontrollér at indrykningerne i JSON Package er korrekt når den bliver indsat i Emply

Nedenstående viser hvordan JSON eksporten skal sættes op:

Kopier GUID nøglen under afsnittet 'GUID' #3:

Step 3 - Opsætning i Lessor PM

3.1 - Opret integrationssystem Emply

Gå til Opsætning > Løn > Integrationssystemer.

Opret en ny linje. Koden skal være EMPLY med Get URL = https://

Forklaring til feltet "Get Marker":

Feltet sættes med d.d. og tidspunkt ved oprettelse af ny Kode, og ændres hver gang, der synkroniseres i Lessor PM. Dato sammenlignes med update dato i Emply, så der ikke overføres gamle oprettelser/ændringer. Det vil kun være selve datoen (ingen tidspunkter), der bruges til synkronisering, så hvis der synkroniseres flere gange på samme dato, vil ændringer og log oplysninger komme flere gange.

• Hvis medarbejderne, inden opstart af integrationen, er oprettet i Lessor PM, skal der ikke foretages yderligere under dette punkt. Ændringer foretaget i Emply efter denne dato, vil blive synkroniseret.
• Hvis behovet opstår, kan datoen i feltet "Get Marker" ændres tilbage i tid, så services synkroniseres fra den valgte dato og frem.

Feltet læses:

År – måned – dag – time – minut – sekunder:

2022 - 06 -    02  -  03    -   40     -     23

Vær meget varsom og tag backup af Lessor PM basen, hvis det er nødvendigt at rette feltet hos en kunde, der allerede har synkroniseret et stykke tid.

Bemærk, at der ved oprettelse af Integrationssystemet med koden EMPLY, automatisk vil blive oprettet en audit log for stamkortet, ansættelser og faste løndele i Lessor PM. Auditlog registrerer hvilke ændringer, der er foretaget fra/til, af hvem og hvornår. Data fra audit loggen kan hentes via en rapport som beskrevet senere i denne vejledning. Læs mere under Step 5 - Vær opmærksom på ved opsætning af integrationen.

3.2 - Mapping af felter

Mapping af Emply felter til Lessor PM felter sker ved at angive Emply felternes overskrift i Lessor PM opsætningen. Ændres felter med egne overskrifter i Emply, skal de også ændres i Lessor PM. Der skal oprettes nyt felt "Lønnummer" til Medarbejderkoden i Lessor PM.

Som f.eks.:

• CODE = Lønnummer (kræves for at genkende medarbejderen i Lessor PM)
• FirstName = Fornavn
• LastName = Efternavn

Bemærk at Store og små bogstaver skal være ens.

Gå til Opsætning > Løn > Integrationsfelter - Emply. Ud for felterne, skal der angives med flueben om det enkelte felt, skal være aktivt eller ej (data modtages i feltet).

3.3 - Standardfelter, der kan synkroniseres fra Emply

Her vises oprettede standardfelter til synkroniseringen. Kunden kan definere kundefelter i Lessor PM og disse kan synkroniseres, såfremt de er tilgængelige under stamdata på medarbejderen i Emply. Der kan ikke synkroniseres dropdown felter (Felter med Oid afhængigheder).

3.4 - Opsætning af Servicejob

Gå til Opsætning > Servicejob.

Her oprettes nyt servicejob med kode EMPLY.

Her skal angives:

• Kundespecifikt URL #1
• API-nøgle #2
• JSON eksport GUID URL #3
   

Alle 3 er fra Emply.

Kopier følgende kode og erstat #1; #2; #3 med kundens oplysninger:

public void Run( ISessionProvider sessionProvider)
{
 var job = new PM.Services.EmplyDataExchangeserviceJob();
 await job.Run(sessionProvider, "lessorpm-sandkasse",
"31037dacb3d04bf28d64ade78ea13ac563f5688b328a4105bde98ce213583071",
"56534105-aa26-4fd4-b7d2-120581c7d507");
}

Når hele opsætningen er aftalt og tilrettet sammen med kunden, kan der laves en tilretning på en medarbejder og trykkes på knappen 'Kør', for at tjekke, om der er forbindelse mellem de 2 systemer.

Ønskes automatisk synkronisering, benyttes WindowsService og feltet ”Afviklingsmodel” ændres til ”Afvikles pr. angivet interval”.

I feltet Interval kan der angives antal sekunder mellem hver synkronisering. Vi anbefaler at synkronisere 1 gang i døgnet om aftenen eller om natten. Hvis der så er behov for manuel synkronisering, kan dette gøres i dagtimerne.

Vær opmærksom på, at hvis der er sat korte intervaller på automatisk synkronisering, vil det ikke være godt at synkronisere manuelt, da det kan konflikte.

Det vil også være muligt at sætte intervallet til at køre på bestemte ugedage og tidspunkt.

I interval kan der skrives: 1:22 2:22 3:22. Så vil synkroniseringen kører mandag, tirsdag og onsdag mellem kl. 2200 – 2300.

Step 4 - Felttyper i Emply

Der er nogle felter, der typisk skal oprettes i Emply før de kan benyttes. Disse felter skal være saf samme type data, der skal tastes i feltet. Det vil sige at tekstfelter skal være af typen tekst, nummerfelt skal være af typen nummer, og beløbsfelter skal være af typen penge.

Typen for Beskæftigelsesgrad og Reguleringsprocent kan dog både være nummer og penge, men der skal være 4 decimaler.

Generelt skal antal decimaler være det samme som feltet i Lessor PM (2 decimaler eller 4 decimaler).

Valgfeltet i Emply skal angives med en overskrift magen til feltet i Lessor PM. Valgmulighederne skal være angivet med "Ja" og "Nej", som nedenstående eksempel viser:

Step 5 - Vær opmærksom på ved opsætning af integrationen

5.1 - Hvad skal der sikres inden der synkroniseres

• At indholdet i felterne under stamdata og ansættelser i Emply, er det samme som tilsvarende felter i Lessor PM.

5.2 -  Hvad sker der ved synkroniseringen

• Alle medarbejdere der foretages en ændring på i Emply synkroniseres uden undtagelse.
• Ved ændring af en medarbejder i Emply, vil det være update datoen, der sammenholdes med Get Marker datoen i Lessor PM.
• Når synkroniseringen aktiveres i Lessor PM, opdateres de felter, der er angivet som aktive under Opsætning > Løn > Integrationsfelter - Emply.
• Det vil altid være data fra Emply, der overskriver data i Lessor PM.
• Oprettes ny medarbejder i Emply vil medarbejderen blive synkroniseret ved første afvikling af synkroniseringen med den ansættelsesdato, der er angivet.
• Er update datoen i Emply senere end d.d., vil ændringen først blive synkroniseret, når update datoen er samme eller tidligere end d.d..
• Under Udskrifter > Sikkerhed > Auditlog i Lessor PM, kan du se hvilke medarbejdere, der er blevet ændret, hvilke felter der er ændret med gammelt og nyt data, og hvornår. Det er muligt at afgrænse rapporten på datoer og hvilkere brugere der har foretaget ændringerne. Hvis der er automatisk integration, vil det typisk være brugeren Lessoradm, der benyttes.
• Under Opsætning > Sikkerhed > Log i Lessor PM, vil der være oplysninger af mere teknisk karakter.

5.3 - Ansættelsesperioder

Der må ikke rettes startdato i eksisterende ansættelser eller oprettes ny ansættelse på medarbejderen i Emply, uden at det også gøres i Lessor PM. Primær ansættelsesperiode i Emply synkroniseres med tilsvarende Ansættelsesperiode i Lessor PM.

Der opdateres ikke når:

• Der i forvejen findes en ansættelsesperiode på medarbejderen i Lessor PM med en anden ansættelsesdato.
• Der fratrædes og fratrædelsesdato er udfyldt i Lessor PM.
  Hvis fratrædelsesdato ændres i Emply, skal datoen manuelt ændres i Lessor PM.

Der vil blive givet besked i Lessor PM under Emply loggen, hvis ansættelsesperioden ikke kan opdateres.

5.4 - Afregningsgruppe

Det er et krav, at feltet til afregningsgrupekoden i Emply hedder "Afregningsgruppe".

Afregningsgruppe synkroniseres på ansættelsesperioden i Lessor PM.

Der opdateres ikke når:

• Afregningsgruppen ændres.
• Afregningsgruppen ikke findes i Lessor PM.

Der vil blive givet besked i Lessor PM under Emply loggen, hvis afregningsgruppekoden ikke kan opdateres.

5.5 - Bankkonto

Registreringsnummer og Kontonummer fra Emply synkroniseres til medarbejderens bankkonto i Lessor PM.

Bankkonto oprettes/tilrettes i Lessor PM efter:

• Den lønart, der er valgt under Integrationsfelter - Emply ud for EmployeeBankAccount.
• Opdateres i fremtiden, såfremt der benyttes fradato i Emply.

Benyttes NemKonto til udbetaling af løn, skal Bankkonti ikke synkroniseres.

5.6 - CPR-nummer:

CPR-nummer skal tastes med 10 sammenhængende karakterer i Emply, altså uden bindestreg, mellemrum eller lignende.

5.7 - Medarbejdernummer(vigtigt)

Der skal oprettes et nyt felt "Lønnummer". I feltet skal tastes Medarbejderkoden til Lessor PM.

Feltet Medarbejdernummer i Emply må ikke benyttes.

Medarbejderen i Lessor PM opdateres ikke når:

• CPR-nummer er ændret.
• Fornavn og Adresse er ændret på samme dato.

Risici:

• Der må ikke ændres Lønnummer i Emply. Medarbejderen skal i stedet oprettes igen med et nyt Lønnummer.
  Ændring af Lønnummer i Emply til en Medarbejderkode, der ikke eksisterer i Lessor PM, vil oprette en ny medarbejderkode og dermed kan medarbejderen få dobbeltløn mv. Dette kan vi ikke forhindre.

Der gives informationer om ny medarbejderkode oprettet i Lessor PM under Hjælp > Emply log.

5.8 - Organisationskoder / Afdelinger

Afdelinger på en medarbejder i Emply synkroniseres altid til Organisationskoder i Lessor PM.

Hver Afdelingskode i Emply skal tilknyttes et "Cost Center ID", der er præcis magen til Organisationskoden i Lessor PM.

Organisationskoderne oprettes/tilrettes i Lessor PM efter:

• Ændres der en Afdelingskode i Emply, der ikke eksisterer i Lessor PM, på den enkelte medarbejder, vil Afdelingskoden automatisk blive oprettet og ændret på medarbejderen.
• Oprettes en ny organisation i Emply, der ikke eksisterer i Lessor PM, oprettes en ny firmakode i Lessor PM. Der kommer besked under Emply loggen i Lessor PM.

Risici:

• Der kan gennemføres en lønkørsel på ny firmakode uden diverse oplysninger: finanskontering, CVR-nummer, betalingskonto, mv.
• Generel sletning af afdeling i Emply synkroniseres ikke.

Husk, at opdatere Sikkerhed/Roller i Lessor PM, så brugeren har adgang til medarbejdere med evt. nye Organisationskoder.