Indledning og formål
Følgende er en guide til opsætning af Visma Løn.
I første del guides du igennem opsætningen af selve integrationen, som blandt andet indeholder hvad der er understøttet i Emply, et overblik over opsætningen, en opsætningsguide, samt hvad du skal have forberedt til opsætningen. Derudover er der også et overblik over ansættelsesforhold, Benefits, fraværstyper og eksempler på dette, samt opsætning af ansættelsesoplysninger.
Anden del er en guide til opsætning af løngruppe i Emply med integrationen. På løngruppen i Emply kan man sætte op om en række records der dækker over forskellige records i én samlet fil eller i flere separate filer. Derudover gennemgås også opsætning af FTP server, såfremt du har købt adgang til denne service ved Visma. Slutteligt guides igennem opsætning af automatisering af lønfiler til Visma.
Guiden har følgende steps:
- Opsætning af Emply
- Import af medarbejdere
- Opsætning af løngrupper
- Test lønfil
- FTP opsætning
- Opsætning af automatisering
Guide til opsætning af Visma Løn integrationen
Generel arbejdsplan for opsætning
Opsætningen af Visma lønfiler kræver at du har indgående kendskab til Visma Løn.
Det anbefales at du rådfører sig med en Visma Løn konsulent, der kan bidrage med oplysninger og verificere indholdet i filerne.
Du skal ligeledes tage stilling til hvordan og hvornår filerne indlæses i Visma Løn.
| Opgave | Indhold |
| 1. Opsætning af Emply |
Opsætning af formular Benefits Fraværstyper |
| 2. Import af medarbejdere |
Stamdata Ansættelsesforhold Benefits / faste løndele Godtgørelses saldi - evt. fremtidig fravær |
| 3. Opsætning af løngrupper |
Eksport opsættes Visma koder Fraværskoder Fratrædelseskoder |
| 4. Test lønfil |
Evt. FTP opsætning -> Visma test Tjek med Visma konsulent Tilrettelser Accept |
| 5. Test FTP opsætning* En ekstra sikkerhed for filerne er korrekte til automatisk indlæsning. |
Sikker aflevering af koder, URL, brugernavn, password Fingerprint |
| 6. FTP opsætning** Automatisk indlæsning |
Sikker aflevering af koder, URL, brugernavn, password Fingerprint |
| 7. Automatisering opsættes |
Afklaring om behov og muligheder Afklaring af hyppighed Opsætning aktiveres |
*Test FTP og FTP kræver et tilkøb af service hos Visma
**FTP servicen er ikke nødvendig, da man også kan uploade Visma Løn filerne manuelt.
Krav til opsætning
Denne opsætningsvejledning kræver:
- at du som kuende har tilvejebragt diverse koder til opsætning af Visma Løn.
- Kundeforhold, lønart koder og evt. FTP oplysninger
- du sikrer sig at have assistance fra Visma til test og accept af lønfiler fra Emply*
- Emply er / bliver opsat med hjælp fra Emply konsulent
*Det anbefales at du kontakter din Visma konsulent og aftaler et forløb, hvor lønfilerne gennemgås og verificeres i en testperiode inden eksport og indlæsning foretages regelmæssigt.
Du skal have kendskab til, eller være i en implementeringsproces, hvor du oplæres i Emply formularer, opsætning og import af medarbejderdata.
1. Opsætning af Emply
1.1 Stamdata formular
Stamdata på medarbejderen skal som minimum indeholde (fremhævet):
| Felt nr. | Excel kol. | Navn | Emply |
| 1 | A | Kundeforhold | Angives på løngruppen |
| 2 | B | Arbejdsgiver | Angives på løngruppen |
| 3 | C | Identifikation | Hardcoded - MLE-25-MEDA |
| 4 | D | Medarbejder | Medarbejdernummer stamdataformular |
| 5 | E | CPR nummer | Stamdata formular |
| 7 | G | Efternavn | Stamdata formular |
| 8 | H | Fornavn | Stamdata formular |
| 9 | I | Adresse 1 | Stamdata formular |
| 11 | K | Postnummer | Stamdata formular |
| 13 | M | Først ansat | Angives på lønwidget |
| 14 | N | Stamdata formular | |
| 15 | O | Landekode | Stamdata formular |
| 20 | T | Initialer | Stamdata formular |
1.2 Benefits
Gå til Indstillinger > Skabeloner > Personalegoder
Benefits I Emply sættes op under skabeloner og kan indeholde personalegoder, tillæg og træk samt pensionsordninger. Når det er sat op, kan de findes på løngruppen, hvor de respektive lønarter sættes.
Nedenstående er et eksempel på forskellige personalegoder:
Eksempler på hvilke tillæg og træk der kan oprettes:
Eksempel på opsætning af pensionsordning:
Nedenfor ses de personalegoder (benefits) typer der er oprettet under skabeloner/personalegoder i Emply. Det kan styres på hver løngruppe, hvilke der gælder.
Disse aktiveres under Indstillinger > Skabeloner > Løn > hvor du enten opretter en ny gruppe, eller vælger en eksisterende VismaLøn-gruppe for at redigere. Under Eksport finder du de forskellige benefits som kan aktiveres.
Eksempel på en samlet lønfil:
1.3 Fraværstyper
Gå til Indstillinger > Skabeloner > Fravær > vælg Fraværstyper
Fraværstyperne anvendt i Visma skal som minimum være oprettet i Emply, og kan hermed mappes med jeres Visma fraværskoder (MLE-55). Fraværstyper der ikke anvendes i Visma undlades i opsætningen på løngruppen. Herunder kan ses eksempler på fraværstyper:
Eksport af fraværsregistreringer understøtter:
- Registrering af fravær
- Sletning af fravær > Bemærk! Hele registreringen i Emply skal sletter
Eksempel på fraværsfil:
Forklaring på felter:
Bemærk at åbnes filen i Excel fjernes foranstående '0'.
1.4 Ansættelsesoplysninger til Danmarks Statistik
Ansættelsesoplysninger af virksomhedens ansatte skal angives af arbejdsgivere til Danmarks Statistik. Emply skal sætte de koder op, som de anvender på stamdata formularen.
Vær opmærksom på, at eksport af ansættelsesoplysninger er begrænset til én type, det anbefales at denne sættes til IP350.
2. Import af medarbejdere
Medarbejderne importeres under Medarbejdere > Organisation, med Visma Løn formular til import af medarbejdere, som vælges på oversigten af formularer:
Herefter importeres løninfo. Under Medarbejdere > Løn > tryk på ‘Import løn info’ kan man downloade et eksempel på import af lønfil og hvilke lønfelter følgende indeholder:
- Payroll
- Benefits
- Supplements & deduction
- Pension scheme
For mere information om håndtering af import af medarbejdere se følgende artikel: Importer information til medarbejder stamdata.
For mere information om håndtering af import af løninfo se følgende artikel: Import af oplysninger om Personalegoder.
Herunder vil ansættelsesforhold og fast løn blive gennemgået.
2.1 Ansættelsesforhold
Bemærk de fleste felter til ansættelsesforhold er hardcoded til værdier på medarbejderens lønwidget.
Afdelingskode kan mappes med Emplys afdelingsoplysninger.
Dimensionskoderne 1-6 svarer til 'Valgfri 1-6' i 'MLE-30-ANSF'.
Data til ansættelsesforhold sættes op forskellige steder i Emply, som angivet i kolonnen nedenfor:
| Felt nr | Excel kol. | Navn | Emply |
| 1 | A | Kunderforhold | Angives på løngruppen |
| 2 | B | Arbejdsgiver | Angives på løngruppen |
| 3 | C | Identifikation | MLE-30 |
| 4 | D | Medarbejder | Medarbejdernummer |
| 5 | E | Fradato | Payroll-primary.effective date |
| 7 | G | Fratrædelseskode | Angives på løngruppen |
| 8 | H | Fratrædelsesdato | Angives på løngruppen |
| 9 | I | Stillingskategori | Stillingsbetegnelse (Løn widget) |
| 10 | J | Ansættelsesbetegnelse | Angives på løngruppen |
| 11 | K | Normtid medarbejder | Beregning ud fra ugentlig arbejdstid medarbejder |
| 13 | M | Løngruppe | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 14 | N | Afdeling | Lønwidget afdeling - mappen afgives på løngruppen |
| 19 | S | Valgfri 1 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 20 | T | Valgfri 2 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 21 | U | Valgfri 3 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 22 | V | Valgfri 4 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 23 | W | Valgfri 5 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 24 | X | Valgfri 6 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 25 | Y | Lønramme | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 26 | Z | Løntrin | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 27 | AA | Rykkode 1 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 28 | AB | Rykkode 2 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 29 | AC | Rykkode 3 | Formular element 'Valgmuligheder' |
| 30 | AD | Næsterykdato 1 | Formular element tekst DDMMAAAA |
| 31 | AE | Næsterykdato 2 | Formular element tekst DDMMAAAA |
| 32 | AF | Næsterykdato 3 | Formular element tekst DDMMAAAA |
Eksempel på opsætning af ansættelsesforhold
Dimensioner bruges i Visma Løn til eksempelvis bogføring.
Formular elementet af typen 'Valgmuligheder' sættes op:
2.2 Fast løn
Bemærk denne del skal inkluderes i fil.
Vær opmærksom på at det kun er lønart for løn der skal udfyldes.
Aktivér FTE løn > vil sende FTE lønnen til Visma Løn.
FTE Løn er beregnet i Emply udfra løn angivet på aftalen. Se nedenstående eksempel:
3. Opsætning af løngrupper
Når der skal opsættes løngrupper i Emply, skal du som kunde levere følgende koder for at 'Eksportér' kan sættes op:
- Visma koder
- Fraværskoder
- Fratrædelseskoder
3.1 Opret løngruppe(r)
Der skal oprettes en løngruppe i Emply pr. løngruppe i Visma Løn, for eksempel funktionærtyper og timelønnede.
Gå til Indstillinger > Skabeloner > Løn > opret eller klik ind på løngruppen og vælg Eksport.
Følgende skal du indtaste på hver løngruppe med Visma Løn:
- Virksomhedskode (samme for alle løngrupper)
- Arbejdsgiver ID (samme for alle løngrupper)
- Stillingskategori (definerer medarbejdere på løngruppen)
- Løngruppe (definerer medarbejdere på løngruppen)
Nedenstående viser et overblik over opsætningen af en Visma Løn løngruppe i Emply:
3.2 Lønfil indstillinger
Filnavn
Filnavn format har 3 muligheder. Derudover må filnavnet kun bruges en gang ved indlæsningen og må maksimalt bestå af 20 karakterer. Dette er vigtigt at huske, hvis man i testfasen vil indlæse filerne manuelt.
Hvis I benytter eller overvejer at benytte Vismas FTP service er ovenstående indstilling ikke vigtig, da filerne omdøbes på FTP serveren.
3.3 Records og lønfiler
Det er muligt at sende alle records i samme fil eller i separate filer:
- Inkluder i fil - da vil record medtages sammen med stamdatafilen
- Inkluder i en separat fil
- der dannes en fil i stedet, hvilket kan være nyttigt, hvis man manuelt uploader filer til Visma Løn
- Inkluder ikke - record vil ikke blive eksporteret
4. Test lønfil
Når lønfilen er sat op, skal den testes så I kan godkende lønfilen og leveringen.
Testen fungerer som generering af en almindelig lønkørsel, og oprettes ved at gå til Medarbejdere > Løn > klik på '+Ny lønkørsel' > angiv titel, periode og løngruppe/medarbejdere og klik 'Generer':
Når lønkørslen er genereret, findes den derefter på listen over lønkørsler. Her vælger man den ønskede lønkørsel, klikker på 'Genererede filer', og klikker på den/de lønfil(er) der er genereret.
Vær opmærksom på, at det anbefales at lønfilen tjekkes igennem af en Visma Løn konsulent.
Det er muligt manuelt at håndtere lønfilerne, ved at importere lønfilen i Visma Løn.
Hvis man ønsker at lønfilerne leveres direkte til Visma Løn, kan man opsætte FTP i Emply.
5. FTP opsætning
Med opsætning af FTP kan lønfiler leveres direkte til Visma Løn, og med opsætning af automatisering i Emply.
På lønskabelonen nederst under ‘Eksport’ kan filerne sættes op til at blive sendt til Vismas FTP server* eller en ekstern lønpartner.
I får FTP oplysningerne af Visma, som udfyldes. Oplysningerne indtastes og man afslutter ved at klikke på ‘Tjek forbindelse’.
*Bemærk Visma tilbyder denne betalte service. De kan også tilbyde at sætte en test lønbase op, hvor lønfilerne testes.
6. Opsætning af automatisering
Ved at opsætte en automatisering i Emply, er det muligt at lave lønfiler på ens løngrupper automatisk.
Lønfilerne sendes derved automatisk til jeres FTP server.
Gå til Indstillinger > Automatisering > tryk på ‘+ Nyt workflow’ > angiv titel > vælg ‘Løngruppe’.
Tryk på ‘Planlagt’ og vælg hvornår automatiseringen skal udløses. Som vist i nedenstående eksempel, anbefales det at automatiseringen udløses så sent på ugen som muligt. Derfor er denne valgt til at blive udløst søndage kl 23:00, hver uge.
Derefter skal der vælges hvilke kriterier der skal matche for at automatiseringen udløses. Her vælges ‘Løngruppe’, hvorefter den ønskede løngruppe vælges. Hvis flere løngrupper skal udløse automatiseringen, vælges kriteriet ‘eller’, som vist nedenfor. Afslut ved at klikke ‘Gem’.
Herefter skal handlingen tilføjes, ved at trykke ‘+ Tilføj handling’, og ‘Løn integrationer’ vælges.
Her kan man vælge forsinkelse, kriterie samt periode. I dette eksempel er ‘Indeværende uge’ valgt for perioden. Afslut ved at klikke ‘Gem’.
Slutteligt vil automatiseringen se således ud: