FAQ
Brug af LessorLøn webservice - Best practice
Daglig brug retningslinjer / regler:
- Medarbejdere oprettes kun i Emply
- Medarbejdere ændres kun i Emply
- Med mindre det er på information Emply ikke har/skal vise eller gøre brug af
- Ændringer foretaget i LessorLøn - fx Navn og adresseændringer vil ikke komme over i Emply
- Kunden vælger selv om de vil aktivere Auto-godkendelse af oprettelser og ændringer fra Emply.
- Vi anbefaler at kunden kører med godkendelse i LessorLøn i en opstartsperiode og evaluerer data og jeres processer inden denne aktiveres.
- Ændringer på medarbejdersatser og fastelønreg. lander direkte på medarbejderen udenom buffer.
-
- Vi anbefaler at kunden at aktivere Auto-godkendelse af oprettelser og ændringer fra Emply
Årsager til fejl - Opsætning
Hvis integrationen ikke fungerer, så tjek;
a. at webservicen / integrationen er aktiveret > skal være aktiveret (grøn)
b. om opsætningen er mangelfuld, eller om der har været en fejl i de data der forventes af LessorLøn
- Tjek aktivitetsloggen
- Tjek at medarbejderen har de nødvendige data på formularen og at dato for ansættelsesoplysninger ikke ligger ude i fremtiden
- Tjek at felterne i integrationen er sat op korrekt
- at medarbejderen er udfyldt korrekt. Da vi henter data på medarbejderen flere forskellige steder i systemet, kan fejlen ligge flere steder i Emply-opsætning eller i brugen af Emply:
- Medarbejderens stamdata formular (Gå til 'Medarbejdere' > vælg medarbejder > find stamdata under 'Oversigt')
- Medarbejderens ansættelse (Gå til 'Medarbejdere' > vælg medarbejder > find lønwidget under 'Oversigt')
- Medarbejderens afdeling - er afdelingen sat korrekt op? (Gå til 'Indstillinger' > 'Konto' > vælg afdeling)
- Medarbejderens registrering (fravær) - er den godkendt? (Gå til 'Medarbejdere' > 'Fravær' > vælg medarbejder)
- Generel opsætning af integrationens felter (Se opsætningsguiden for krav til opsætning af felter i platformen)
- at afdelingen har korrekt 'Brugerdefineret ID'. I Emply skal afdelingerne have udfyldt et brugerdefineretID, som er unikt. Man kan I Emply oprette nye afdelinger, som oprettes i LessorLøn via integrationen.
- at der er en fejl i selve webservicen > kontakt Emply support
- Andre fejl > kontakt Emply support
Spørgsmål
Q: Kan integrationen håndtere flere ansættelser på en medarbejder?
A: Nej, vi understøtter ikke flere ansættelsesforhold. Det er kun den primære ansættelse og den aktive eller fremtidige ansættelse.
Q: Hvordan håndterer Emply ansættelser på overenskomst, hvor LessorLøn står for reguleringer af satser?
A: I tilfælde hvor lønnen ikke forhandles individuelt, er det LessorLøn der håndterer hvornår og hvor meget lønnen reguleres. Da anbefales det at Emply ikke sender satserne over på ansættelsen.
- I Emply er løngruppen som udgangspunkt sat til ikke at overføre lønsatsen
- I Emply kan benefits/faste løndele opsættes til ikke at overføre satsen
Q: Kan LessorLøn sende data tilbage til Emply?
A: Nej, integrationen er *envejs fra Emply til LessorLøn.
Hvis man f.eks. har overenskomst eller generelle sats reguleringer, kan man opdatere disse manuelt i Emply.
- Opdatering af medarbejderens faste løndele på lønwidget, ved indtastning eller import
- Opdatering af benefits under skabeloner.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, når en medarbejder skifter ansættelsesaftale?
A: Brugere i Emply skal være opmærksom på at de korrekte skæringsdatoer anvendes, når en medarbejder skifter ansættelsesforhold, f.eks. ved:
- Virksomhedskode
- Afregningkode (Se evt. afsnit om aflønningsform)
- Stillingsprofilkode
- Bogføringskode
- Lønændring
- Arbejdstider
- Faste løndele
Bemærk medarbejderen beholder sit lønnummer / medarbejderkode.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, når en medarbejder skifter fra timelønnet til månedslønnet?
A: At medarbejderens timelønsaftale skal afregnes i LL og at man ikke må sende en månedsløn over på samme medarbejdernummer.
Man kan dog ved at følge nedenstående fremgangsmåde forholdsvist nemt ændre en medarbejders ansættelse.
Forudsætning
Der skal oprettes en godkendelsesprocedure på lønwidget i Emply, så ændringer ikke bliver sendt med det samme til LessorLøn.
Vi anbefaler kraftigt at det er lønbogholder der sættes på som godkender (bruger eller rolle), da medarbejderen skal have et nyt medarbejdernummer i LessorLøn før der godkendes i Emply.
Fremgangsmåde med Godkendelse:
- HR sættter en fratrædelsesdato og årsag på eksisterende ansættelse i Emply
- HR opretter en ny ansættelse på medarbejderen i Emply (kun hvis der er godkendelse).
- Lønbogholderen får en besked om at der ligger en lønændring til godkendelse.
- Lønbogholderen godkender fratrædelsesdato på timelønnet ansættelse i LessorLøn
- Lønbogholderen omdøber medarbejderkoden i LessorLøn
- Fremsøg og marker medarbejder i LessorLøn
- Gå til 'Andre registreringer' / 'Omdøb medarbejder'
- Lønbogholderen sætter fx. et T foran eller efter medarbejdernummeret
- Lønbogholderen godkender ændringen til den nye ansættelse i Emply
- Lønbogholderen godkender ny medarbejder i LessorLøn
Q: Hvornår sendes nyansatte fra Emply til LessorLøn?
A: Nye medarbejdere sendes først til LessorLøn på ansættelsesdatoen.
Er ansættelsesdatoen dags dato eller tilbage i tid, bliver medarbejderen sendt til LessorLøn med det samme.
Q: Jeg har behov for at ansættelser og ændringer sendes til LessorLøn inden ansættelsedatoen, Hvad gør jeg?
A:
- Emply Man kan sætte ansættelsesdatoen til d.d. og gemme.
- Emply Dernæst ændre ansættelsesdatoen til den aftalte(korrekte) og gemme.
- LessorLøn Åbne medarbejder kort til godkendelse og rette til den aftalte(korrekte) dato
B:
- Emply opret medarbejder
- LessorLøn oprette medarbejderen manuelt i LessorLøn.
- Når ansættelsesdatoen oprinder vil Emply sende den "nye" medarbejder, til "Medarbejderændringer til godkendelse" i LessorLøn
- LessorLøn Kan blot acceptere eller slette i bufferen
Q: Hvordan ved jeg om en ny medarbejder oprettes, eller en eksisterende medarbejder opdateres i LessorLøn?
A: Du kan tjekke integrationslog i Emply og tjekke i LessorLøn under menupunktet "Medarbejdere til godkendelse", hvis der ikke er sat Auto-godkendelse på i Emply.
Q: Kan jeg oprette en medarbejder uden cpr nummer i Emply og denne oprettes i lessorLøn?
A: Nej, der skal være et cpr nummer på medarbejderen, man kan dog oprette en medarbejder med et cpr nummer med 0000 i de sidste 4 cifre. (Dette skal rettes i Emply inden første lønkørsel).
Q: Kan jeg opdatere en medarbejders cpr nummer, hvis vi ikke havde det ved oprettelse?
A: Ja, det skal ændres i Emply og valideringen sker i LessorLøn. Er cpr nummeret ikke validt, vil det vise sig som en fejl i integrationsloggen og medarbejderen vil blive sendt til buffer i LessorLøn "Medarbejderændringer til godkendelse".
Q: Hvornår sendes fratrædelser fra Emply til LesorLøn?
A: De sendes over med det samme.
Q: Kan jeg fortryde en fratrædelse der allerede er sendt til LessorLøn?
A: Ja, det kan man godt - ændringen kommer over med det samme.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, ved ændringer i LessorLøn og Emply?
A: Når der i løn oprettes nye værdier til et af nedenstående felter, skal værdien også manuelt oprettes i Emply, og mapping tilføjes:
- Organisationskode
- Afregningsgruppekode
- Stillingsprofilkode
- Bogføringsgruppekode
- Dimensionskoder
- Produktionsenhedsnummer
Q: Hvordan håndteres P-nummer i integrationen?
Produktionsenhedsnummer (P-nummer), SKAL registreres på alle medarbejdere i Danmark. Det angiver adressen på medarbejderens primære arbejdsplads.
Muligheder i LessorLøn:
Alle medarbejdere SKAL have et P-nummer (Produktionsenhed nr.) i LessorLøn > konfigureret i LessorLøn.
P-nummeret kommer enten fra
-
- Virksomhedskoder > P-nummer.
- Afdelingskoder > Produktionsenhedsnr.
- Alle P-numre SKAL stå i Virksomhedskoder > Produktionsenhedsnummer.
- Kunder kan vælge, om de tilføjer P-numre til afdelinger i Afdelingskoder > Produktionsenhed nr.
- Hvis der er tilføjet P-nummer til afdelinger, tilføjes disse automatisk til medarbejdere, afhængig af hvilken afdelingen medarbejderen ligger under.
- Hvis P-nummer IKKE er tilføjet afdelinger, så skal medarbejderens P-nummer tilføjes manuelt.
- Systemet giver muligheder fra Produktionsenhedsnumrene oprettet under Virksomhedskoderne
Konfiguration af P-nummer i Emply og LessorLøn:
Konfiguration 1
Q: Hvordan skal kunden konfigurere Emply og LessorLøn, hvis produktionsenhedsnummer IKKE ER tilføjet til afdelingernes lokationer i Emply?
A:
- Afdelinger skal være 1:1 i Emply og i LessorLøn.
- LessorLøn skal tilføje produktionsenhedsnummer til afdelinger.
- Ved oprettelse af en ansættelse/aftale skal en afdeling indstilles på løn-widget.
Resultat: P-nummer tilføjes automatisk til ansættelse i LessorLøn.
Vi anbefaler at p-nummer er konfigureret på afdelingerne i LessorLøn - dvs Emply og LessorLøn afdelinger er 1:1, så medarbejderen automatisk for tildelt P-nummer i LessorLøn.
Konfiguration 2
Q: Hvad hvis der ER tilføjet P-numre til afdelingernes lokationer i Emply?
A:
- Alle afdelinger i Emply skal opsættes med mindst én lokation, hvor P-nummer tilføjes. Hvis en afdeling har flere lokationer SÅ skal der tilføjes P-nummer lokation til hver afdeling.
- Der skal tilføjes P-numre til hver virksomhedskode i LessorLøn.
- Ved oprettelse af en ansættelse i Emply skal der vælges afdeling-, lokation- OG firmakode, hvor P-nummer er konfigureret i LessorLøn.
Resultat: P-nummer sendes fra Emply og godkendes i LessorLøn.
Q: Hvordan sendes fraværsregistreringer over til LessorLøn?
Emply kan sende fraværsregistreringer over til LessorLøn ved at opsætte Emply og integrationen med fraværstyper, herefter anbefales det at lade en automatisering styre fraværsperioderne / lønperioderne. - Læs mere herom i artiklen om opsætning af LessorLøn integration.
A:
- Når der er dannet ny lønperiode i Emply, vil fraværsregistreringerne sendes direkte til medarbejdernes fraværsperioder.
- Bemærk at dannes der overlappende lønperioder eller har man dannet lønperioden dobbelt vil disse sendes og gemmes dobbelt i LessorLøn!
- Under integrationer kan man se en log på hvor mange medarbejder og registreringer der er sendt og hvis nogle skulle være fejlet.
Q: Vi er kommet til sende fraværsregistreringer 2 gange og nu ligger de dobbelt på alle medarbejdere i LessorLøn - hvad gør vi?
A: Drejer det sig kun om få registreringer, kan disse rettes på medarbejderen i LessorLøn
A: Drejer det sig om rigtig mange medarbejdere / registreringer - skal der oprettes en sag i vores helpcenter, da det skal rettes i databasen.
Bemærk der kan være omkostninger forbundet med det arbejdet.
Q: Jeg vil gerne slette en fraværsregistrering
A: Hvis det drejer sig om fravær, der endnu ikke er sendt til LessorLøn, da kan man blot slette fraværsregistreringen i Emply.
A: Hvis fraværsregistreringen allerede er sendt til LessorLøn, da skal man både slette fraværsregistreringen i Emply og i LessorLøn.
Q: Skal data opdateres i Emply eller i LessorLøn?
A: Da integrationen er en envejsintegration, der sender data fra Emply til LessorLøn, giver det mening at opdatere data på medarbejderen i Emply. Opdateringen vil herefter sendes til LessorLøn, hvor man kan se, hvilke data der er ændret på det pågældende medarbejderkort.
Tjek hvilke data, der kan overføres med integrationen her.
Q: Skal medarbejderen både oprettes i LessorLøn og Emply?
A: Nej. Når der oprettes en ny medarbejder i Emply vil denne automatisk blive oprettet i Lessor med de data, der er mappet i integrationsindstillingerne. Hvis der ikke er slået automatisk godkendelse af nye medarbejdere til, så lander den nye medarbejder i 'medarbejder til godkendelse' i LessorLøn. Den kan herefter kigges i gennem og godkendes.
Q: Hvordan påvirker fraværsregistreringer medarbejderens løn?
A: Fra Emply sendes data omkring ferie- og fraværsregistrering til LessorLøn. Fraværstyper sættes op i Emply og mappes til fraværstyper i LessorLøn. Lønsystemet håndterer, hvordan fraværet påvirker medarbejderens løn. Et eksempel er selvbetalt ferie, der skal mappes til samme fraværstype i LessorLøn, der sørger for at lave trækket i medarbejderens løn.
Q: Hvilke data trækker Emply ud?
A: Emply kan sende stamdata, løndata og ferie- og fraværsregistreringer til LessorLøn. Nogle felter er obligatoriske at mappe, hvor andre er valgfrie. Hele ferie - og fraværsregistreringen er valgfri.
Læs mere i beskrivelsen.
Q: Hvilken information skal udfyldes i Emply?
A: På stamdata og i lønwidget i Emply skal der opsættes nogle bestemte felter som eksempelvis virksomhedskode og organisationskode. Disse er nødvendige for at kunne sætte integrationen op.
Læs mere i opsætningsguiden.
Q: Kan integrationen hente lønreguleringer fra LessorLøn til Emply?
A: Nej, integrationen er envejs og derfor modtager Emply ikke data omkring lønreguleringer fra LessorLøn.
Q: Hvilke versioner af LessorLøn kan Emply integrere til?
A: Alle LessorLøn Cloud løsninger.