LessorLøn - Opsætningsguide

1. Opsætning af Emply

For at sætte integrationen til LessorLøn op, er det nødvendigt at lave opsætning i Emply platformen, så der kan laves mapping mellem felter i Emply og LessorLøn. Følgende skal sættes op;

1. LessorLøn felter på formular til oprettelse af nye medarbejdere
2. LessorLøn elementer i lønwidget
3. Fraværstyper (valgfrit)

1.1 Formular til oprettelse af nye medarbejder

Formularen opsættes til at understøtte flowet, hvor en ny medarbejder ansættes i virksomheden. Udover stamoplysninger eller oplysninger om ansættelse sættes de oplysninger ind i formularen, der anvendes ved nyansættelse til LessorLøn.

I nedenstående eksempel på opsætning af stamdataformularen er angivet nogle af de nødvendige felter. 

Felterne til brug for integrationen skal være delte felter. Det sættes op på følgende måde;

Opret felter > vælg felt > vælg indstillinger > vælg avancerede indstillinger > slå 'Benyt i andre formularer' til og slå 'Opdater data på tværs af formularer' til - Se billedeeksempel nedenfor

Eksempel på LessorLøn felter

2. Import af medarbejdere

For at bruge integrationen skal der ligge medarbejderdata i Emply og disse importeres ind i systemet. Importen sker som en del af implementeringsprocessen. 

1. Kunden godkender at vi henter stamdata og ansættelsesoplysninger fra Lessor A/S, eksempelvis bekræftelse på mail.
2. Filen bestilles af implementeringskonsulent ved Lessor Suite, hvorefter den ligger klar til kunden. Filen kommer i CSV format fra LessorLøn.
3. Filen leveres sikkert til en Emply konsulent.
4. Filerne bruges til at identificere om Emply er opsat og klar til import
5. Filerne importeres til aftalt dato

3. Opsætning af integrationen

For at data kan lande det rigtige sted i LessorLøn er det nødvendigt at mappe felterne i Emply til felter i LessorLøn.

3.1 Aktivering af integrationen

Den øverste knap i integrationsopsætningen kan aktivere integrationen og registreringer på aktive medarbejdere synkroniseres til LessorLøn. Indtil felterne er sat op anbefales denne tilstand.

3.2 Autogodkendelse af data fra Emply til LessorLøn

Den anden knap er som udgangspunkt deaktiveret. Aktiveres denne vil oprettelser og ændringer på medarbejdere blive oprettet direkte i LessorLøn og ikke skulle godkendes i 'Medarbejder til godkendelse' / 'Medarbejderændring til godkendelse' i LessorLøn.

3.3 Opsætning af felter - Stamoplysninger

Nedenfor har vi vist et eksempel på en opsætning af LessorLøn integrationen. 

• Kolonne til venstre angiver destination i LessorLøn
  • Er teksten i [tekst] læses disse fra LessorLøn
• Kolonne til højre angiver felt i Emply
• Røde hængelåse angiver at felterne er obligatoriske for opsætningen
• Blå hængelåse er valgfri
• Hele fraværsdelen er valgfri

Ovenstående kontaktoplysninger, behøver ikke at være udfyldt ved oprettelse af en medarbejder.

• Virksomhedskode - oprettes i Emply som formular element og mappes med værdier hentet fra LessorLøn
• Organisationskode - oprettes i Emply som formular element og mappes med værdier hentet fra LessorLøn
• Afregningsgruppekode - oprettes i Emply som formular element
• Kvotatæller - her vælges 'Arbejdstimer hver uge'.
• Lønniveau - her kan der vælges mellem 'Aftalt løn' eller 'FTE løn (beregnet af Emply)

• Stillingsprofilkode - oprettes i Emply som formular element og mappes med værdier hentet fra LessorLøn

• Bogføringsgruppekode - oprettes i Emply som formular element og mappes med værdier hentet fra LessorLøn
• Dimensionskoder - oprettes i Emply som formular element og mappes med værdier hentet fra LessorLøn
• Afdelingskode - Her kan vælges mellem Brugerdefineret afdelingskode(unik) eller costcenter angivet på afdeling i Emply
• Afdelingsnavn - Her kan vælges Afdelingsnavn(unik) eller ekstern afdelingsnavn angivet på afdeling i Emply

På ovenstående billede ses eksempler på felterne, der skal mappes. Venstre side er felterne i LessorLøn og i højre side skal tilsvarende felter vælges i Emply. For at få yderligere detaljer om de enkelte felter, læs beskrivelsen. Hvis du endnu ikke er klar til at aktivere integrationen, kan du trykke gem i nederste venstre hjørne. 

3.4 Opsætning af felter - Fravær

Under Fravær mappes med de fraværstyper, der hentes fra LessorLøn.

Vær opmærksom på, at før fraværsregistreringen tages i brug i Emply:

• kunden sikre sig at feriebalancer på medarbejderne er ens i Emply og LessorLøn.
• fraværsperioden danner registreringer, der er lig med den man vil køre i LessorLøn.
• der ikke kan slettes fraværsregistreringer fra Emply til LessorLøn.
  • Slet skal foregå i både emply og LessorLøn.
• det er muligt at sende samme fraværsregistrering mere end en gang.
  • I de tilfælde kan dubletter fjernes af LessorLøn brugeren

Når integrationen er aktiv, fraværstyperne mappet og medarbejdernes balancer for ferie, feriefravær m.m. er revideret, kan medarbejderne tage fraværsregistrering i brug i Emply.

3.5 Opsætning af løngruppe og lønwidget

• Gå til Skabeloner > Løn > Løngruppe (ny eller rediger)
• Vælg lønsystem - Lessor [titel]

• Gå til sektionen 'Eksportér'

Synkroniser løn er deaktiveret 

Aktivér denne hvis I ønsker at lønnen overføres fra Emply til LessorLøn.

Fratrædelsesoplysninger er valgfrie, men der kan angives koder manuelt fra kundens LessorLøn.

3.6 Gå til sektionen 'Formular felter'

Her tilføjes elementer, der skal bruges til LessorLøn. De vises på medarbejderens lønwidget og datostyres af aftalen.

4. Aktivér forbindelse

Når felterne er mappet aktiveres forbindelsen til LessorLøn ved at slå integration til i øverste højre hjørne af opsætningsvinduet. Klik på knappen inaktiveret, så den skifter til aktiveret og tryk gem i nederste venstre hjørne. 

• Titel: Her skrives fx virksomhedens navn
• i: Information om Lessorløn instans og brugernavn

Når integrationen aktiveres, kan der synkroniseres til LessorLøn. Synkroniseringen sker efter gem handling på en medarbejder eller ved godkendelse af ændringer på en medarbejder

For at teste integrationen skal der derfor oprettes en ny medarbejder eller gemmes på en eksisterende.

5. Test af integrationen LessorLøn

Testfasen gennemgås i samarbejde med kunden.

Når integrationen er slået til kan data blive sendt til LessorLøn, når der sker en ændring på en medarbejder eller der oprettes en ny medarbejder. 

Automatisk godkendelse af medarbejdere og medarbejderændringer

Det anbefales at denne forbliver ikke aktiveret, indtil I har verificeret og godkendt overførslerne fra Emply til LessorLøn over en eller flere lønperioder.

Er denne aktiveret under opsætningen af integrationen vil man ikke kunne bruge godkendelse af 'Ny medarbejder' og 'Ændring på medarbejder' i Lessor Løn

5.1 Ny medarbejder i LessorLøn

Når en ny medarbejder oprettes i Emply lander den under menupunktet 'Medarbejder til godkendelse' i LessorLøn som på billedet herunder; når effektiv dato for aftalen er gældende

For at se data på medarbejderen sendt fra Emply klik på knappen 'Kort' og herefter kan du se medarbejderens data som på billedet herunder. Hvis data er korrekt, kan du godkende medarbejderen ved at klikke på knappen 'Godkend medarbejder'.

Hvis medarbejderens faste løn også overføres kan du klikke på knappen 'Faste lønreg. til godkendelse' for at se den. En ændring i Emply af en medarbejders løn kommer ikke igennem en godkendelsesproces i LessorLøn, men bliver overført direkte til faste lønregistreringer under medarbejderen.

Vær opmærksom på at det ikke er muligt i LessorLøn at opsætte godkendelsesproces for en lønændring fra Emply. Det kan overvejes at sætte en notifikation op i Emply der sender en besked til lønbogholderen om at månedsløn eller timeløn er ændret på en medarbejder. 

5.2 Ændring på medarbejder i LessorLøn

Når der sker ændringer i en medarbejders data i Emply overføres de til LessorLøn og ligger under menupunktet 'Medarbejderændringer til godkendelse'. 

For at se ændringerne skal du klikke på knappen 'Kort' og vælge fanen 'Ændrede felter' på medarbejderkortet. Her kan du se, hvilke felter der er ændret. Hvis ændringerne er korrekte kan du godkende ændringen på knappen 'Godkend medarbejder'.

5.3 Fratrædelse af medarbejder

Fratrædelse af en medarbejder sendes med det samme til LessorLøn (Medarbejdere til godkendelse) for tidsbegrænsede ansættelser og ved fratrædelse af en eksisterende medarbejder (Medarbejderændring til godkendelse).

Følg nedenstående steps:

1. Sæt fratrædelsesdato i Emply
2. Godkend ændringen i LessorLøn

Fortryd fratrædelse af medarbejder:

1. Fjerne fratrædelsedato på medarbejderen i Emply
2. Godkend ændringen i LessorLøn*

*Webservicen giver mulighed for at mappe fratrædelsesårsager i Emply, med årsagskoder i LessorLøn:

1. Når en medarbejder fratrædes og angiver årsagen sendes det til LessorLøn.
2. Hvis man fortryder fratrædelsen af medarbejderen og fjerner dato og årsag i Emply så vil det:
   • Fjerne fratrædelsesdato i LessorLøn.
   • Ikke fjerne årsagen i LessorLøn. Denne kan dog manuelt fjernes i LessorLøn.
     
      

5.4 Skift af aflønningsform

Der findes ikke en metode i Emply, der kan håndtere ændringen før medarbejderens gamle ansættelse er afsluttet i LessorLøn.

Fremgangsmåde:

1. Giv lønbogholderen besked om at afslutte timelønsansættelsen på en medarbejder og vent til Lønbogholderen giver besked om at denne er afsluttet og medarbejdernummeret er omdøbt.
2. Omdøb medarbejderkoden i LessorLøn
   • Fremsøg og marker medarbejder i LessorLøn
   • Gå til 'Andre registreringer' / 'Omdøb medarbejder'
   • Sæt fx et T foran medarbejdernummeret
3. Afslut eksisterende (timelønnede) ansættelse på medarbejderen
   • Dette kan gøres på et hvilket som helst tidspunkt, hvis lønperioden ikke er afsluttet.
4. Giv besked til HR (Emply) at der kan oprettes en ny aftale på medarbejdernummeret
5. Gå til Emply og opret ny aftale på den eksisterende ansættelse (medarbejdernummer)
6. Gem - og aftalen oprettes i LessorLøn under 'Medarbejdere til godkendelse'
7. Tjek medarbejderkort (det oprindelige medarbejdernummer) og evt. 'Faste Lønreg. til godkendelse' i LessorLøn

6. Afdeling

Hvis du ønsker at mappe flere underafdelinger i Emply, til én afdeling i LessorLøn, skal du udfylde en ekstern titel samt cost center id for den pågældende afdeling.

Dette gør du ved at gå til Indstillinger > Konto > Afdelinger > vælg ønskede afdeling.

Udfyld ‘Ekstern titel’ og ‘Cost center id’.

Vær opmærksom på at dette mappes korrekt, så 'Afdeling cost center ID' vælges ved mapping af 'Afdelingskode', under 'Afdeling'.

Derudover er det vigtigt at sikre at det brugerdefineret ID er unikt.

7. Fraværsregistrering (valgfri)

Det er muligt at sende fraværsregistreringer fra Emply til LessorLøn. For at gøre dette, er det en forudsætning, at integrationen er forbundet og aktiveret. Optjening af ferie og feriefridage er indstillet for godtgørelse i Emply.

7.1 Opsætning af fraværstyper

Gå til Indstillinger > Skabeloner > Fravær

Vælg en gruppe, eksempelvis 'Timelønnet' eller 'Funktionær', og vælg de ønskede fraværstyper. Afslut ved at klikke Gem.

(Se artikel Opret/rediger fraværsskabeloner for yderligere forklaring)

7.2 Manuel synkronisering af fravær

For at sende fravær fra Emply til LessorLøn, skal fraværet være godkendt og angivet i en lønperiode, hvor der sendes:

1. Afholdt fravær for lønperioden
2. Sent registreret og godkendt fravær for tidligere perioder
3. Sent registreret og sent godkendt fravær for tidligere perioder

For at danne en overførsel af fraværsregistreringer

Gå til Medarbejdere > Løn > klik på '+ Ny lønkørsel'

Udfyld nedenstående, så det passer med lønperioden for LessorLøn:

Afslut ved at trykke Generer, hvorefter fraværet overføres til LessorLøn via webservicen.

7.3 Automatisk generering af fravær til LessorLøn

I Emply er det muligt, at oprette en automatisering for dannelse af LessorLøn fraværssynkronisering.

Gå til Indstillinger >  Automatisering > klik på '+ Nyt workflow' og angiv titel > vælg 'Løngruppe' og 'Planlagt':

Herefter vælges hvornår automatiseringen skal køre, og hvilke(n) løngruppe den omhandler:

Afslut ved at klikke Gem.

Klik på '+ Tilføj handling':

Herunder vælges tilsvarende periode:

Afslut ved at klikke Gem.

7.4 Fraværsoverførsel log rapport

Gå til Indstillinger > Integrationer

Find din seneste fravær på LessorLøn

Grøn = alle registreringer er overført

Gul = nogle fraværsregistreringer er overført og mindst en er fejlet

Rød = alle registreringer er fejlet

Eksempel på en fravær synkroniseringsrapport:

Fraværet lander i LessorLøn på medarbejderens fraværsperiode som vist på billedet herunder:

Bemærk!

• Undgå at sende sende samme registreringer (perioder) til LessorLøn flere gange,
• da LessorLøn godt kan have flere registreringer af fravær på samme dag. 

Risiko for dubletter ved manuel oprettelse af løn perioder i Emply.

7.5 Fraværsregistreringer

Efter overførslen, kan man klikke sig ind på lønperioden i Emply og se hvilke registreringer der er overført.

Gå til Medarbejdere > Løn > Find lønperioden og klik på den

Klik på "Genererede filer"

Den kan derefter åbnes i en teksteditor, for at tjekke, at det ser ud som forventet:

Integrationslog

Gå til Indstillinger > Integrationer

Læs mere for at se et overblik og svar fra LessorLøn, hvis registreringer har fejlet.

Her ses et overblik og svar fra LessorLøn, hvis registreringer har fejlet.