Web-panel (ind-/ud stempling)

1.0 Aktivering af web-panel

For at kunne bruge ind-/udstempling, skal funktionen aktiveres under Opsætning, System og under punktet: Timeregistrering. Tryk på knappen ”Aktiv” på opsætningen: 

Hvis denne funktion allerede er aktiveret, vil det ikke være muligt at deaktivere den igen. Kontakt LessorWorkforce support på workforce.support@lessor.dk hvis funktionen skal deaktiveres igen.

1.1 Med fast IP-adresse

LessorWorkforce kan sættes op til, at web-panelet kan køre fra en fast IP-adresse. Web-panelet kan benyttes på alle pc/tablet/iPad bag denne IP-adresse. Vælg Opsætning, System og under punktet: Timeregistrering. Tryk på knappen ”Aktiv” på opsætningen: 

Tryk på linket. Der vil nu komme en vejledning, hvor der nederst vil være angivet en IP-adresse. Notér denne IP adresse og send den til workforce.support@lessor.dk, der vil sørge for at IP adressen bliver aktiveret på din database.

Benyttes fast IP-adresser til stempling via Web-panelet, samtidig med at medarbejdere stempler på Web-panelet via LESSOR-APP, er det muligt at undgå at medarbejderne skal være på en tilladt IP-adresse for at kunne stemple. Det gøres ved at aktivere systemopsætning 14.57:

Er denne aktiveret, kan medarbejderen stemple via Web-panel fra APP uden at der valideres på den/ de faste IP-adresser, der er oprettet på databasen.

1.2 Uden fast IP-adresse (via cookie)

På den enkelte pc/tablet/iPad, som skal benyttes som til ind-/udstempling, skal dette konfigureres. 

Log ind i LessorWorkforce som administrator og vælg:

Opsætning, System og under punktet: Timeregistrering. Tryk på

Når der klikkes på ”Aktiv”, opretter systemet en cookie på enheden. Cookien bruges til at huske, at enheden må fungere som web-panel.

Vær opmærksom på at enheden/antivirus kan være sat op til at rydde cookies, hvilket betyder at du som administrator skal ind og aktivere web-panelet igen. 

Hvis din browser eller tablet er opsat til Privat Browsing, eller sletter alt historik inkl. cookies ved lukning af browser, skal dette slås fra.

Linket til web-panelet: workforce.lessor.dk/reg/

Der kan oprettes en genvej som eventuelt gemmes i Windows startup mappen så web-panelet automatisk vil åbne ved hver genstart. På en iPad/tablet benyt ”Tilføj til hjemmeskærm”  

1.3 Aktivering af Web-panel til en specifik lokation (gruppe)

Du kan aktivere Web-panelet til en fast lokation på en ind-/udstemplingsterminal (Tablet eller PC). Dette giver mulighed for, at en tablet/PC fx tilhører en given lokation.

Dette gøres ved at tilføje et gruppe ID til URL’en i adresselinjen. Dette kan fx se således ud: https://workforce.lessor.dk/reg/?group_id=26

Gruppe ID findes på de enkelte grupper under Opsætning, Generelt, Grupper

Er en enhed låst til en gruppe (lokation), og muligheden for at stemple på en gruppe (lokation) er aktiveret, vil nedenstående mulighed komme frem ved ind-/udstempling

Vælges Ind/Ud

• Der stemples ind/ud på den gruppe enheden er låst til

Vælges Skift lokation

• Der vises mulighed for at stemple på tilhørende grupper. For yderligere info se punkt 1.4

1.4 Stempling på gruppe (lokation)

Det er muligt, at stemple, og skifte, på grupper i løbet af dagen.

Dette skal aktiveres via Systemopsætning 14.55. Ved aktivering af systemopsætningen vises web-panelet i Lessor app, og det kræver at mobilen er på en white listet IP adresse (punkt 1.1), eller en cookie (punkt 1.2). 

Nedenstående flueben skal efterfølgende sættes på den/de registreringsgrupper hvor der skal være mulighed for at stemple på grupper (lokationer).

Ved dagens første indstempling, skal medarbejderen først forholde sig til eventuelle registreringsregler, hvorefter medarbejderen får mulighed for at:

• Vælge Ind
  • Vælges Ind stemples den planlagte vagt. Er der ikke planlagt, stemples der på medarbejderens primære gruppe.
• Vælge en af medarbejderens tilhørende grupper.
  • Vælges en af de tilhørende grupper, vil indstemplingen lægges i den valgte gruppe.

Næste gang medarbejderen foretager en stempling, vil medarbejderen kunne vælge imellem Ud eller en af medarbejderens tilhørende grupper:

• Vælges Ud
  • Eventuelle registreringsregler kommer frem, hvorefter der stemples ud på vanlig vis.
• Vælges en af de tilhørende grupper
  • Der foretages, automatisk, en udstempling fra den tidligere indstempling og en ny indstempling foretages i den valgte gruppe.

Gentages dette flere gange i løbet af dagen, vil en eventuelt planlagt pause altid falde på dagens første registrering.

1.5 Pause-stemplinger

Det er muligt at stemple ind/ ud til pause – dette kan gøres på to måder:

• Pause Start, hvor medarbejderen ved pausens begyndelse trykker på Pause start og når pausen slutter trykkes Pause stop
• Pause start/ stop (30 min), hvor medarbejderen ved pausens begyndelse trykker Pause start/ stop 

Ønskes pausens reelle varighed registreret, dvs. fra medarbejderen stempler ud til pause og stempler ind fra pause igen, skal nedenstående flueben sættes på den/de ønskede registreringsgrupper:

 
 
  
 Når medarbejderen stempler til pause, vil der på stemplingspanelet være en Pause start knap:

 
 
 
Når medarbejderens pause er slut, stemples igen og Pause stop- knappen vælges:

Når Pause start og Pause stop- knapperne anvendes på ovenstående måde, vil pausestemplingen splitte registreringen op. Der oprettes en ny registrering med det fra – og til tidspunkt der blev stemplet til pause – pausens varighed vil fremgå i parentesen på registreringen:

Den anden måde at stemple til pause på er at tage udgangspunkt i den planlagte vagts pause på fx 30 minutter. Med denne opsætning bliver det muligt for medarbejderen kun at skulle trykke på knappen Pause start/ stop (30 min) – så vil stemplingen automatisk oprette en pause på 30 minutter (eller på det antal minutter, som ligger på den planlagte vagt). For at gøre brug af denne mulighed, skal nedenstående flueben sættes på 

den/de ønskede registreringsgrupper

Ved stempling til pause kan knappen Pause start/ stop (30 min) vælges:

Der vil automatisk blive oprettet en ny registrering med fra-tidspunkt hvor pausen blev påbegyndt og et til-tidspunkt 30 minutter efter (eller det antal minutter der ligger på den planlagte vagt). Pausen fra den planlagte vagt vil fremgå i parentesen på registreringen:

Hvis en godkender ønsker at rette i pausen efterfølgende, kan dette gøres ved at åbne pauseregistreringen og rette i antal minutter. Dog vil godkenderen manuelt skulle rette starttidspunktet på registreringen efter pauseregistreringen. Rettes pausen fx fra 30 minutter til 45 minutter som i nedenstående eksempel, vil godkenderen skulle rette starttidspunktet på den nederste registrering fra 10:30 til 10:45 – rettes registreringen ikke, vil godkenderen (hvis systemopsætning 14.20 er aktiveret) få en advarsel om, at der er overlappende registreringer:

2.0 Betjening af web-panel

Web-panelet benyttes i LessorWorkforce til at stemple kommet og/eller gået, tilføje regler for håndteringen af stemplingerne, tillæg og årsager. 

Det er også muligt at skrive en note i forbindelse med stemplingen. 

Derudover er det muligt at stemple ind via en gruppestemplingskode som angiver i hvilken gruppe medarbejderen stempler ind. Se mere under punkt: 4.0 

Som en ekstra sikkerhed kan der også tilknyttes en stemplingskode, som tilknyttes den enkelte medarbejder. Denne skal indtastes sammen med Medarbejdernummeret. Se mere under punkt: 3.0

Stemple ind (kommet): Tast medarbejdernummer i feltet Skriv evt. en note Tryk på Pil til højre Meddelelsen ”Stemplet ind” vil vises med angivelse af det registrerede tidspunkt   Bemærkninger: Det er muligt at angive nummeret enten via det numeriske tastatur, eller ved at trykke med musen på skærmen
Stemple ud (gået): Skriv medarbejdernummer i feltet Skriv evt. en note Tryk på Pil til højre Meddelelsen ”Stemplet ud” vises med angivelse af det registrerede tidspunkt   Bemærkninger Det er muligt at angive nummeret enten via det numeriske tastatur, eller ved at trykke med musen på skærmen
Stemple ind/ud med gruppestemplingskode Hvis der ved ind-/udstempling benyttes Gruppestemplingskode, for angivelse af hvilken gruppe man skal stemple i, indtastes først Medarbejdernummer efterfulgt af Gruppekode.

2.1 Fejlbesked

Ved ind-/udstempling Indtastet forkert medarbejdernummer eller stemplingskode (hvis dette benyttes).   Løsning Prøv igen/Tjek at medarbejdernummer/stemplingskode er korrekte

3.0 Opsætning af stemplingskode

Benyttes stemplingskoder ved Ind-/ og udstemplingerne, skal dette aktiveres i Opsætning, System. Stemplingskode kan benyttes, hvis virksomheden ønsker en ekstra sikkerhed for at undgå fejlindtastninger.  Angiv stemplingsmetode:

Efterfølgende skal stemplingskoden tilføjes på den enkelte medarbejders stamkort. Stemplingskoderne skal være unikke. Stemplingskoderne kan indlæses via import – se vejledningen: Import af data til LessorWorkforce 

4.0 Opsætning af Gruppestemplingskode

Ønsker virksomheden at benytte muligheden for at medarbejderen kan eller skal stemple ind med Gruppestemplingskode, skal det aktiveres under Opsætning, System: systemopsætning 14.10

Aktiveres systemopsætning 14.12 ska indstempling med Gruppestemplingskode gøres obligatorisk. 

Gruppestemplingskoden tilføjes på den specifikke gruppe under Opsætning, Generelt, Grupper.

I dette eksempel er der valgt en 2-cifret kode: 

5.0 Registreringsregler

Registreringsregler giver mulighed for at oprette årsager, som medarbejdere bl.a. skal vælge, når deres ind- og udstemplinger afviger i forhold til den planlagte vagt.  Samtidig kan registreringsregler bruges til at give medarbejdere mulighed for selv at lægge fx et varskotillæg på en vagt. 

Efter oprettelse af et sæt registreringsregler skal regelsættet tilknyttes til en registreringsgruppe.

Læs mere om registreringsgrupper i Vejledningen: Registreringsgrupper 

Registreringsreglerne findes via Opsætning, Løn, Registreringsregler

Ved oprettelse af registreringsregler starter du med at trykke på Administrer regler:

5.1 Administrering af regler

5.2 Opbygning af regelsæt

Trykker du på Opret, får du mulighed for at oprette en samling af regler, som efterfølgende tilknyttes en registreringsgruppe.

Feltnavn	Feltbeskrivelse
Navn	Navn på regelsættet. Fx Funktionærlignende med overtid
Beskrivelse	Beskrivelse af regelsættet
Mødt før	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge ved for tidligt fremmøde
Mødt efter	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge ved for sent fremmøde
Mødt til tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge når en medarbejder møder til tiden. En medarbejder møder til tiden, hvis han/hun stempler ind inden for det tidsrum, som er angivet på registreringsgruppen. Her vil der oftest ikke vælges noget
Mødt uden for tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge, når en medarbejder stempler ind før den planlagte vagt. Bemærk at der kigges efter vagter der ikke ligger inden for det tidsrum, som er valgt under registreringsgruppens indstilling ”Hvor langt frem og tilbage skal der søges efter planlagte vagter”. Se vejledning Registreringsgrupper
Registrering mangler (mødt)	Hvilke regler (årsager) for indstempling skal det være muligt at vælge, når der mangler ind- og udstemplinger for dagen/dagene før
Gået før	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge ved for tidlig udstempling
Gået efter	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge ved for sen udstempling
Gået til tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge, når en medarbejder går til tiden. En medarbejder går til tiden, hvis han/hun stempler ud inden for det tidsrum, som er angivet på registreringsgruppen. Her vil der oftest ikke vælges noget
Gået uden for tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge, når en medarbejder stempler ud efter den planlagte vagt. Bemærk at der kigges efter vagter der ikke ligger inden for det tidsrum, som er valgt under registreringsgruppens indstilling ”Hvor langt frem og tilbage skal der søges efter planlagte vagter”. Se vejledning Registreringsgrupper
Registrering mangler (gået)	Hvilke regler (årsager) for udstempling skal det være muligt at vælge, når der mangler ind- og udstemplinger for dagen/dagene før.
Indstempling uden for tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge når der stemples ind og der ikke findes en planlagt vagt
Udstempling uden for tiden	Hvilke regler (årsager) skal det være muligt at vælge når der stemples ud, men ikke findes en planlagt vagt
Andet	Dækker over mulighederne for at vælge Fravær eller Tillæg på forsiden af web-panelet. Dette vil kunne vælges uagtet hvornår der stemples. Er der tilknyttet regler (årsager) under ”Andet”, så vil knapperne Tillæg og Fravær blive synlige på web-panelet
Registrering mangler	Benyttes, hvis medarbejderen skal håndtere alle tidligere vagter, hvor der mangler registreringer på én gang (i stedet for at angive for Registrering mangler (mødt) og Registrering mangler (gået)). Medarbejderen registrerer således, at han/hun er kommet og gået til tiden alle de dage hvor der mangler registreringer.   Kobles en fraværsårsag, f.eks. Sygdom, på, kan medarbejderen angive at han/hun var syg alle de dage, hvor der manglede registreringer.   Under Registrering mangler vil der normalt ikke være regler, som giver mulighed for at redigere tid

5.3 Tilknytning af regelsæt

Når regelsættet er opbygget, skal det tilknyttes en registreringsgruppe. Alle medarbejdere som stempler via denne registreringsgruppe, vil nu få vist de implementerede muligheder ved ind-/udstempling.

Når en registreringsgruppe åbnes, vil man fra en drop-down menu kunne vælge hvilket regelsæt der skal benyttes:

Læs mere om registreringsgrupper i Vejledningen: Registreringsgrupper

5.4 Eksempel på udstempling

Nedenfor vises et eksempel på en medarbejder der stempler ud for tidligt. Medarbejderen får mulighed for at vælge en af to muligheder:

1. Gået før tid
2. Gået hjem syg

Efterfølgende er det muligt, via mouseover, i Timeregistrering, at se hvilke(n) årsager medarbejderen har valgt:

Har en medarbejder redigeret tidspunktet for sin ind- eller udstempling, vises et ikon ud for kolonnen ”oprindelig”. Holdes musen over ikonet, kan tidspunktet for den faktiske stempling ses: 

5.5 Registrering mangler

Hvis der er koblet regler på Registrering mangler (mødt) og Registrering mangler (gået), vil en medarbejder, der møder ind, men har glemt at stemple den/de foregående dage, få nedenstående valgmuligheder frem:

Ud for Registrering mangler (mødt) og Registrering mangler (gået) vises de årsager, som er tilknyttet registreringsreglen.  Medarbejderen skal tage stilling til, om han/hun kom til tiden den/de pågældende dage, hvor der mangler registreringer. I ovenstående tilfælde stemples der ind den 18/10, og i og med at der mangler ind- og udstempling for dagen før, den 17/10, skal der først tages stilling til dette.

Skal det være muligt for medarbejderen at angive hvilke tidspunkter han/hun kom og gik den/de pågældende dage, kræver dette, at der er lagt en regel (årsag) ind, der har indstillingen ”rediger tid”, jf. punkt 5.1. 

For at kunne redigere tiden, skal medarbejderen vælge den årsag, der giver mulighed for at angive et tidspunkt, hvorefter tidspunktet angives for oven. Efter tidspunktet er angivet, trykkes der på ”opdater tid”: 

Hvis medarbejderen eksempelvis taster et tidspunkt ind, der er efter vagtens starttidspunkt, så kommer den/de årsager frem, som er koblet til ”mødt efter”:

Det er altid muligt, inden medarbejderen trykker på ”send”, at fortryde sine indtastninger ved at trykke på ”Nulstil”

I højre side kan medarbejderen skjule visningen af de mulige årsager for den enkelte dag:

Efter at der er taget stilling til den manglende indstempling for den pågældende dag, kan den manglende udstempling håndteres. Når alle manglende registreringer for den/de foregående dage er håndteret, kan der stemples ind på den aktuelle dag.

5.5.1 Registrering mangler (alle vagter)

Når årsager er lagt ind på Registrering mangler (alle vagter), vil disse årsager komme frem, når en medarbejder møder ind og har glemt at stemple den/de foregående dage. 

I nedenstående tilfælde møder en medarbejder ind den 20/10, men mangler registreringer for de tre foregående dage:

Vælges en af årsagerne, bliver alle de pågældende dage markeret:

Efter at der er trykket på ”send” bliver alle markerede dage behandlet på samme tid, og medarbejderen kan stemple ind på den aktuelle dag, såfremt der er en planlagt vagt. 

På vagterne fra de foregående dage, oprettes der i Timeregistrering ind- og udstemplinger, som er tilpassede vagternes start- og sluttidspunkter:

Er der opsat både årsager på registrering mangler (mødt), registrering mangler (gået) og Registrering mangler (alle vagter), vil en medarbejder have mulighed for at registrere for både én dag af gangen og alle dage på én gang.

5.6 Eksempel på tilføj et tillæg på stempling

Nedenfor vises et eksempel på en medarbejder der skal tilføje et tillæg i forbindelse med en stempling. Medarbejderen indtaster sit medarbejdernummer og trykker på Tillæg:

Vælg et tillæg og indtast antal enheder. 

I timeregistreringen vises tillægget som en ekstra linje og godkendes separat. 

5.7 Fravær

For at have mulighed for, at vælge en fraværsårsag ved tryk på knappen Fravær, skal årsageren tilføjes under reglen Andet:

Nedenfor vises et eksempel på en medarbejder der skal oprette et fravær. Dette kan gøres på dags dato og tilbage i tiden. 

Medarbejderen indtaster sit medarbejdernummer og trykker på Fravær:

Er muligheden for at redigere tiden aktiveret, får medarbejderen efter tryk på Syg muligheden for at vælge dato og klokkeslæt.

Klokkeslættet er ikke væsentligt her, da fraværet vil blive indsat som heldagsfravær eller afspejle eventuelle tidspunkter fra en planlagt vagt på dagen:

Fraværet vil efterfølgende ligge til godkendelse i Timeregistrering:

Ønskes mulighed for at lægge en fraværsårsag ind på flere vagter på én gang, kan fraværsårsagen tilføjes under reglen Registrering mangler (alle vagter):

Mangler en medarbejder at stemple for flere dage pga. denne fraværsårsag, så kan dette angives for alle de dage hvor der mangler stemplinger. 

Når der trykkes på fraværsårsagen, bliver alle dagene markeret med fraværet:

Efter at der trykkes på ”Send”, bliver fraværet registreret på alle dagene i Timeregistrering:

5.8 Fravær midt på dagen 

Hvis fravær stemplet midt på dagen ikke varer resten af vagten, er det muligt at komme retur fra fraværet og lade Workforce håndtere opdelingen af registreringen og fraværet. I dette eksempel har medarbejderen en planlagt vagt fra kl. 11:30-16:00. Medarbejderen stempler ind kl. 11:30 hvor vagten starter og stempler ud kl. 14:02 med årsagen ”Gået for tidligt” og her er fraværsårsagen ”Tandlæge” valgt. Medarbejderen kommer retur fra tandlægen kl. 14:20 og vælger ”Retur fra fravær” og dagen splittes automatisk op med korrekt registrering/ fravær/ registrering:

For at kunne stemple ”Retur fra fravær” skal denne registreringsregel oprettes med hak i ”Split” samt hak i ”Der skal være et fravær på stemplingstidspunktet” som her:

Derefter vil denne registreringsregel skulle tilknyttes  hændelsen ”Mødt for sent”: