Eine Einführung in die Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung ist die Liste der Mitarbeiter, die Anspruch auf Zahlungen sowie andere Arbeitsleistungen haben, einschließlich der Beträge, die jeder erhalten sollte.

Um Gehaltsabrechnungsvorlagen zu erstellen, gehen Sie zum Hauptmenü und klicken Sie auf Einstellungen+Vorlagen+Mitarbeiter+Gehaltsabrechnung.

Abrechnungsgruppen erstellen/bearbeiten

Sie erfahren hier, wie Sie Gehaltsabrechnungsvorlagen erstellen und einrichten, indem Sie im Hauptmenü auf Einstellungen >Vorlagen > Mitarbeiter > und Gehaltsabrechnung klicken.

Gehen Sie zu Einstellungen im Hauptmenü
Gehen Sie zu Vorlagen
Gehen Sue zu Mitarbeiter und wählen Sie dann Gehaltsabrechnung
Klicken Sie auf + Neue Gruppe
Füllen Sie die obligatorischen Tabs aus: Grundlegende Informationen, Formularelemente, Exportieren, Arbeitsstunden, Gründe für den Rücktritt, und Zugriff.
5.1 Beschriftungen unter Grundlegende Informationen
- Titel: Wählen Sie einen Titel für die Zulage
- Interne Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein. Dies ist optional.
- Gehaltsabrechnungssystem: Wählen Sie ein System aus der Dropdownliste aus. Emply unterstützt mehrere Gehaltsabrechnungssysteme, darunter Visma, Epos usw.
- ANMERKUNG: Wie Sie oben im Pop-up sehen können, können Sie die Zulage in verschiedenen Sprachen erstellen, sofern Ihre Umgebung mehrere unterstützt.
5.2 Beschriftungen unter Formularelemente
- Fügen Sie Formularelemente hinzu, wenn Sie im Gehaltsabrechnungswidget für einen Mitarbeiter andere Elemente als die Standardelemente für diese Gruppe verwenden möchten (Berufsbezeichnung, Abteilung, Datum des Inkrafttretens der Lohnabrechnung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Wöchentliche Arbeitszeiten und Dokument zur Gehaltsabrechnung).
- Wenn Sie der Gruppe Ihr eigenes benutzerdefiniertes Element hinzufügen, können Sie die Reihenfolge festlegen und ob das Element verpflichtend ausgefüllt werden muss. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie das Element als Pflichtfeld angeben, dieses Element immer zusammen mit den Standardelementen ausgefüllt werden sollte, wenn das Stellenangebot zum ersten Mal über Formulare erstellt wird.
- Stellen Sie sicher, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind: 1) Die Formularelemente müssen gemeinsam genutzt und formularübergreifend aktualisiert werden, 2) zukünftige Registrierungen für das Element müssen deaktiviert werden, 3) das Element wird aus den folgenden Typen erstellt (Text, Zahl, Geld, Datum oder Option) und 4) das Element wird in mindestens einem Formular mit dem Bereich Mitarbeiter aktiviert.
- Es ist nicht möglich, Standardelemente zu entfernen oder zu bearbeiten.
5.3 Beschriftungen unter Exportieren
- Je nachdem, welches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem Sie im vorherigen Tab ausgewählt haben, wird der Exportieren-Tab unterschiedliche Informationen generieren.
- Weitere Informationen zum Gehaltsabrechnungsexport finden Sie im Artikel Export von Gehaltsabrechnungen .
5.4 Beschriftungen unter Arbeitszeiten
- Wählen Sie Arbeitstage und den Beginn und das Ende des Tages für eine Gehaltsabrechnungsgruppe aus.
- Darunter werden die Stunden bei der Arbeit jede Woche und die Arbeitsstunden jede Woche automatisch auf der Grundlage der Arbeitszeiten generiert, die Sie oben eingerichtet haben.
- Die Stunden bei der Arbeit jede Woche ist die Gesamtzahl der Stunden, die physisch bei der Arbeit verbracht wurden.
- Die Arbeitsstunden jede Woche sind die tatsächlichen Arbeitszeiten. Sie werden berechnet, indem die Pausenminuten von den wöchentlichen Arbeitsstunden abgezogen werden.
- Wählen Sie aus, wie viele Minuten Pause Mitarbeiter jeden Arbeitstag haben sollten.
- Wählen Sie aus, was FTE (Vollzeitbeschäftigung) Arbeitsstunden pro Woche für diese Gruppe sein sollte. Wenn 37 Stunden pro Woche in Vollzeit in Betracht gezogen werden, wird dies als 100% Vollzeitäquivalent berechnet.
- In Bezug auf Anzahl der angezeigten Dezimalstellen (für Arbeitsstunden pro Woche), wählen Sie zwischen 2 oder 3 Dezimalstellen (die gängigste Einstellung ist 2 Dezimalzahlen). Dadurch werden Arbeitsstunden entweder als 32,50 oder 32.499 angezeigt
5.5 Beschriftungen unter Gründe für den Rücktritt
- Wählen Sie Kündigungsgründe aus der Drop-down-Liste aus oder erstellen Sie neue.
5,6 Beschriftungen unter Zugriff
- Wählen Sie aus, welche Rollen Zugriff auf diese Lohngruppe haben sollen. Dieser Zugriff ermöglicht es Benutzern mit den zugewiesenen Rollen, einem Mitarbeiter eine Gruppe zuzuweisen
Denken Sie daran zu Speichern.

Neue Abrechnungsperiode und Datei erstellen

Sie werden mit der Gehaltsabrechnungsfunktion arbeiten, mit der Sie eine Exportdatei mit spezifischen und relevanten Daten innerhalb eines ausgewählten Zeitraums erstellen können. Bei diesen Daten kann es sich um eine Mischung aus Stammdaten, Gehalt, Leistungen und Abwesenheit oder sogar um damit verbundene Änderungen innerhalb dieses Zeitraums handeln.

Bevor Sie diese Funktion verwenden können, müssen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgruppe(n) und die Vorlage für den Export der Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten. Gehen Sie dabei wie folgt vor Einführung in die Gehaltsabrechnung.

Klicken Sie im Hauptmenü auf Mitarbeiter+Gehaltsabrechnung
Klicken Sie auf +Neue Gehaltsabrechnung, um eine neue Datei mit Daten innerhalb eines bestimmten Zeitraums für Ihren Payroll-Anbieter zu erstellen.
Füllen Sie den Titel mit z.B. Monat und Jahr aus, um einen guten Überblick zu behalten über den Datenzeitraum, welche Lohngruppe oder welche Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen.
Klicken Sie auf Generieren, um mit der Erstellung der Datei zu beginnen und auf den Export zu warten.
Laden Sie die Datei(en) herunter, indem Sie in der Übersicht auf den Namen der Gehaltsabrechnung (zum Beispiel „August 2023") klicken und dann auf Generierte Dateien.
Sie können die Dateien jetzt an Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter senden.

Anmerkung

Wenn ein Fehler gemacht wurde oder Änderungen vorgenommen werden müssen, die in die Exportdatei aufgenommen werden müssen, können Sie einfach die Gehaltsabrechnung markieren und auf regenerieren klicken.

Anmerkung

Um den Zugriff auf die Übersicht zu kontrollieren, müssen Sie sich die Einstellungen für jede Rolle ansehen und herausfinden, welche Rollen Zugriff auf die Vorlagen für Gehaltsabrechnungsgruppen haben.

Eine Lohngruppe einem Mitarbeiter zuweisen.

Wenn neue Mitarbeiter im HR-Management-Modul angelegt werden, werden sie in der Organisationsübersicht in den Status „Ausstehend“ versetzt. Dies geschieht, da einige Informationen zur Lohngruppe fehlen.

Tipp

Klicken Sie STEHT AUS, um die Liste zu filtern und alle ausstehenden Mitarbeiter zu sehen.

Voraussetzungen: Um Informationen zur Gehaltsabrechnung hinzufügen zu können, müssen Sie Zugriff auf das Lohn-Widget im Mitarbeiterprofil haben. Wenn Sie sehen möchten, wie Sie das tun, können Sie zum Artikel gehen Fügen Sie das Widget für die Registrierung von Mitarbeitern zu den Profilen der Mitarbeiter hinzu.

1. Gehen Sie zum Hauptmenü - Mitarbeiter
Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter und gehen Sie zum Gehaltsabrechnungswidget.
Halten Sie den Mauszeiger über das Payroll-Widget und klicken Sie auf Neue Anstellung.
Wählen Sie im Dialogfenster die Gehaltsabrechnungsgruppe aus.

Tipp

Weitere Informationen zum Erstellen von Lohn- und Gehaltsgruppen finden Sie unter Abrechnungsgruppen erstellen/bearbeiten.
Füllen Sie die entsprechenden Informationen aus.
- Datum der Anstellung
- Abrechnungsrelevantes Eintrittsdatum: Wenn nicht ausgefüllt, werden die Beschäftigungsdaten verwendet.
- Datum des Austritts: Nur ausfüllen, wenn relevant. Wenn ein Austrittsdatum ausgewählt wurde, müssen Sie auch das Feld Grund für den Rücktritt ausfüllen und Sie können optional einen Kommentar hinzufügen.
- Vereinbarung hinzufügen: Optional können Sie weitere Vereinbarungen hinzufügen. Für jede Vereinbarung können Sie Folgendes hinzufügen:
  - Berufsbezeichnung
  - Abteilung
  - Standort wird je nach Abteilung automatisch ausgefüllt.
  - Datum des Inkrafttretens der aktuellen Vereinbarung.
  - Monatliches Gehalt: Achten Sie darauf, die entsprechende Währung auszuwählen.
  - Arbeitszeiten der aktuellen Vereinbarung. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den Standardstunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgruppe. Sie können die Stunden bearbeiten, wenn sie vom Standard abweichen
  - Vereinbarung: Laden Sie eine Datei hoch oder wählen Sie eine bestehende Vereinbarung aus.
Klicken Sie Speichern.

Der Mitarbeiterstatus wird geändert von Ausstehend bis Verfügbar.

Sie können eine Vereinbarung im Gehaltsabrechnungswidget bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeiten Symbol klicken. Sie können auch neue Vereinbarungen hinzufügen.

Gehaltsabrechnungswidget zu Mitarbeiterprofilen hinzufügen

Hier erfahren Sie, wie Sie das Gehaltsabrechnungswidget für Mitarbeiterprofile verfügbar machen. Dieses Gehaltsabrechnungswidget ist für das Hinzufügen von Gehaltsabrechnungsinformationen für Mitarbeiter unerlässlich.

Gehen Sie zu Einstellungen im Hauptmenü.
Gehen Sie zu Konto.
Klicken Sie auf Rollen und öffnen Sie die Rolle, die Zugriff auf das Gehaltsabrechnungswidget hat.
Gehen Sie zum Bearbeiten-Tab und öffnen Sie das Vollständige Mitarbeiterprofil

Anmerkung

Der Zugriff auf den Aktentasche-Bereich kann unter Einstellungen+Konto+Rollen+Funktionalität+Mitarbeiter+Organisation festgelegt werden – vollständiges Mitarbeiterprofil muss auf „Alle“ oder „Benutzerdefiniert“ gesetzt sein.
Klicken Sie auf Widgets verwalten
Klicken Sie auf den gewünschten Tab und klicken Sie auf + um ein weiteres Widget hinzuzufügen.
Wählen Sie im Pop-up Lohn- und Gehaltsabrechnung
Schalten Sie Vorteile, Zuschläge und Abzüge, Rentensystem, oder Stündliche Verkaufspreise an, um es zu einem Teil der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters zu machen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben.
Anmerkung

Denken Sie daran Im Fenster "Rollen" wieder zu Speichern.