In Emply People können Zertifikate mithilfe vorhandener Vorlagen zugewiesen oder über einen externen Kurs hochgeladen werden.
Eine Zertifikatsvorlage enthält in der Regel den Namen des Zertifikats, den Namen der Person, die die Auszeichnung erhält, Unterschriften, das Abschlussdatum und möglicherweise ein Gültigkeitsdatum und ein Ablaufdatum.
Zertifikate sind Teil des Lernmoduls. Sie finden sie im Hauptmenü unter + . Von hier aus können Sie sehen, welche Zertifikate ausgestellt wurden und diese archivieren.
Wenn das Zertifikat zu einem Mitarbeiterprofil gehört, ist die Einstellung in der Vorlage aktiv, oder wenn das Zertifikat über einen externen Kurs hochgeladen wird.
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Zertifikat (Der Name des Zertifikats)
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Mitarbeiter (Der Mitarbeiter, der das Zertifikat erhalten hat)
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Datum des Inkrafttretens (Das Datum, ab dem das Zertifikat gültig ist)
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Verfallsdatum (Wenn das Zertifikat abläuft)
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Verlängerung (Wann sollte ein Zertifikat aktualisiert werden)
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Erstellt (An welchem Datum wurde das Zertifikat ausgestellt)
Jedes Zertifikat kann Ihnen in dieser Übersicht wichtige Details geben wie:
Zertifikate sind Teil des Lernmoduls. Um einem Mitarbeiter ein Zertifikat zuzuweisen, müssen Sie daher entweder einen internen oder externen Kurs zuweisen.
Wenn Sie einen Kurs in Ihrem Emply People Lernmodul erstellen/bearbeiten, z. B. bei einem Online-Kurs, haben Sie die Möglichkeit, ein Zertifikat beizufügen, das Sie erhalten, sobald ein Kurs abgeschlossen ist. Klicken Sie auf den entsprechenden Kurs und dann auf +Zertifikat.
Bei der Erstellung des Zertifikats in Emply People, haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail mit einem angehängten Zertifikat zu versenden. Auf diese Weise stellt das System sicher, dass das Zertifikat per E-Mail gesendet wird, wenn jemand einen bestimmten Kurs abgeschlossen hat.
Sie aktivieren diese Einstellung, indem Sie zu ++ gehen und entweder ein vorhandenes Zertifikat auswählen oder ein neues erstellen. Von hier aus aktivieren Sie: E-Mail mit angehängtem Zertifikat senden.
Wenn der Kurs stattdessen extern ist, können Sie entweder ein Zertifikat von Ihrem Computer hochladen oder eines aus den Vorlagen auswählen, die Ihnen unter zur Verfügung stehen.
Erstellen oder bearbeiten Sie Vorlagen für Ihre Learning-Kurszertifikate, die Sie nach Abschluss eines Kurses erhalten können. Diese Zertifikate können verwendet werden, um zu dokumentieren, dass bestimmte Mitarbeiter beispielsweise gemäß den DSGVO-Vorschriften zertifiziert sind, oder einfach, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren.
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Gehen Sie zu ++.
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Klicken Sie um ein neues Zertifikat zu erstellen oder klicken Sie auf eine bestehende Vorlage, um diese zu bearbeiten.
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Beim Erstellen eines Zertifikats stehen mehrere Optionen zur Verfügung, die unten aufgeführt sind:
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Fügen Sie die benötigten Sprachversionen des Zertifikats hinzu und schreiben Sie einen Namen für die Vorlage in Bezeichnung.
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Laden Sie Ihr Word-Dokument hoch: Erstellen Sie die Vorlage direkt in Word mit dem Design, das Sie verwenden möchten. In dieser Datei können Sie Schlüsselwörter verwenden, sodass diese Daten automatisch ausgefüllt werden, wenn das Zertifikat abgerufen wird. Sie finden die Schlüsselwörter, indem Sie auf klicken. In der Übersicht können Sie auf das grüne + Symbol neben einem bestimmten Schlüsselwort klicken. Dadurch wird das Schlüsselwort in Ihre Zwischenablage kopiert, die Sie in Ihr Word-Dokument einfügen können.
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Wählen Sie zwischen den folgenden Einstellungen: Zertifikat als PDF speichern, Speichern Sie das Zertifikat in der Registerkarte Zertifikat//Im Profil, und/oder Erneuern Sie das Zertifikat alle X Monate.
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Zertifikat als PDF speichern: Aktivieren Sie diese Option, wenn das Zertifikat als PDF statt als Word exportiert werden soll.
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Speichern Sie das Zertifikat in der Registerkarte Zertifikat//Im Profil: Wenn Sie dies aktivieren, wird das Zertifikat im -Tab unter , für Mitarbeiterprofile gespeichert. Bei Onboarding-Profilen wird das Zertifikat im Dokument-Tab des Profils gespeichert.
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: Aktivieren Sie diese Option, wenn das Zertifikat ablaufen und daher innerhalb eines bestimmten Intervalls erneuert werden soll.
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Glocken-Symbol: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird dem Empfänger eine Benachrichtigung zur Erneuerung des Zertifikats gesendet.
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Aktivieren Sie E-Mail nach Abschluss und E-Mail mit angehängtem Zertifikat senden wenn Sie möchten, dass der Teilnehmer oder ein anderer relevanter Empfänger nach Abschluss des Kurses eine E-Mail mit oder ohne beigefügtem Zertifikat erhält.
Anmerkung
In der Nachricht können Sie Schlüsselwörter verwenden, sodass diese Daten automatisch ausgefüllt werden, wenn die Nachricht nach Abschluss des Kurses gesendet wird. Um die Schlüsselwörter zu finden, klicken Sie auf [] Symbol-Schaltfläche. Klicken Sie in der Übersicht das grüne + Symbol bei einem bestimmten Schlüsselwort und es wird direkt in den Nachrichtenbereich eingefügt.
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Klicken Sie damit Ihre Entscheidungen gespeichert werden.
Ihre Vorlage ist jetzt einsatzbereit!
Wichtig
Denken Sie daran, Zugriffe zur Zertifikatsvorlage hinzuzufügen, damit alle relevanten Benutzer dieses Zertifikat in den Kurseinstellungen auswählen können.
Eine Übersicht der aktiven Zertifikate finden Sie unter +
Sie können die Schaltfläche verwenden, um nach bestimmten Zertifikaten zu suchen, wenn Sie spezielle Kompetenzen für eine bestimmte Aufgabe finden müssen. Filtern Sie nach Datum des Inkrafttretens, Verfallsdatum, Abteilung, und Mitarbeiter, um noch mehr geeignete Personen mit dem Zertifikat zu finden, das Sie suchen.