Emply har en enkel og funktionel tidsregistreringsrapport tilgængelig for HR, Admin og People Manager-roller.
Rapporten visualiserer eventuelle overtrædelser af EU's arbejdstidsdirektiv, så du kan række ud til dine medarbejdere og træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at de kun arbejder de rette timer; og holder tilstrækkelige pauser.
1. For at give adgang til tidsregistreringsrapporten skal du følge trinene som beskrevet i Kom i gang med tidsregistrering for at få adgang til tidsregistrering.
2. Når du har valgt den rolle som du gerne vil administrere tidsregistreringsrapportens adgang til (vi anbefaler, at kun HR-, Admin- og Personaleadministratorrollerne skal se denne rapport), vil du kunne tillade rollen enten at:
-
Se alle tidsregistrerings-medarbejderdata (til administrator- og HR-roller)
-
Se brugerdefineret adgang f.eks. kun teammedlemmers tidsregistreringsdata (for People Manager-roller)
-
Skjule rapporten fuldstændigt
Tidsregistrerings Compliance-rapporten er placeret et andet sted end resten af rapporterne.
Når du er logget ind som HR- eller administratorbruger, skal du åbne menuen > gå til 'Medarbejdere' > derefter gå til 'Tid & Registrering:
Du kommer nu til den nye tidsregistrering-overholdelsesrapport.
Når siden indlæses, filtreres rapporten automatisk i henhold til medarbejdere, der ikke overholder kravene, så du straks kan se og handle på manglende overholdelse.
Datointervallet vil være sat som standard til de sidste 4 måneder.
Du kan meget nemt skifte mellem, om du gerne vil se de medarbejdere, som overholder ikke overholder reglerne; eller hvis du vil ændre datointervallet for tabellen:
Du kan også anvende en række filtre på rapporten efter behov:
Hvis du har brug for yderligere at analysere disse data, kan du eksportere denne rapport til en xlsx-fil. Du skal blot vælge „Eksporter“, og rapporten downloades.
Hvis du vælger en af medarbejderne, åbnes en detaljeret visning af tidsregistrering for den pågældende medarbejder. Du vil være i stand til at få adgang til medarbejderprofilen direkte herfra og kontakte medarbejderen, hvis det er nødvendigt.
Ifølge EU's arbejdstidsdirektiv i Danmark skal medarbejderens tidssporingsdata opbevares i 5 år - hvilket Emply gør som standard.
Hvis du sletter en medarbejder, følger Emply de specifikationer, du har valgt i afsnittet GDPR, I for formularstamdata, og i valget om at opbevare eller ikke opbevare statistiske data i din Emply konto.
Det betyder, at hvis du har valgt at slette alle medarbejderdata fuldt ud, men senere har brug for tidsregistreringsdata for den slettede medarbejder, vil den eneste information være medarbejder-id/medarbejdernummeret i tidsregistreringsrapporten:
Vi, på Emply, har haft til formål at udstyre vores kunder til EU's arbejdstidsdirektiv ved at sikre, at der er en pålidelig metode til at registrere tid; samt en handlingsrettet metode til at håndtere medarbejdernes overarbejde.
Derfor har vi endnu ikke udviklet tidsregistreringen til at imødekomme medarbejdere, der ikke har brug for at spore tid, og derfor vises disse medarbejdere som ikke-kompatible i rapporten.
Den gode nyhed er, at vi undersøger en måde, hvorpå HR/administratorer kan specificere, om medarbejderne har /ikke behøver at spore tid og vil frigive dette så hurtigt som muligt.