1.0 Beskrivelse
Grupper bruges til at angive områder/funktioner, du ønsker at benytte under hver enkelt afdeling.
Dette gør at det bliver mere overskueligt, når du vagtplanlægger, og du får også mulighed for mere detaljerede statistikker.
Grupper bruges fx der hvor du:
- skal planlægge for en eller flere medarbejdere
- ønsker at kunne se planlagte timer op mod budgetterede timer
- ønsker at kunne se beregnet løn i forhold til budgetteret løn
- ønsker at sikre, at kun medarbejdere med de rigtige kompetencer får vagten
- ønsker at medarbejdere kun har adgang til egne grupper
For at kunne vagtplanlægge, skal du oprette mindst en gruppe. Inden oprettelse af grupper, bør afdelinger være oprettet.
Du kan have flere ens grupper i forskellige afdelinger. Har du to grupper, der fx hedder Administration, i 2 afdelinger, opretter du Administration 2 gange med hver sin afdeling tilknyttet.
1.1 Opsætning
Grupper oprettes under Opsætning, Generelt, Grupper.
Klik på knappen Opret og nedenstående boks vises. Antallet af felter vil variere afhængigt af, om du har aktiveret funktioner under Opsætning, System.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Tilhører afdeling | Her angives afdelingen som gruppen skal knyttes til |
| Gruppenavn | Angivelse af gruppens navn |
| Deaktiveret | Her kan du vælge at deaktivere gruppen, hvis den ikke længere skal bruges i vagtplanlægningen. Historikken vil blive bevaret |
| Standard løngruppe |
Har medarbejderen tilknyttet en løngruppe direkte på stamkortet, vil denne være gældende frem for gruppens. |
| Fast løngruppe | Afkrydser du dette felt, vil der altid blive udregnet efter gruppens løngruppe, og ikke den, som evt. måtte være angivet på medarbejderens stamkort. |
| Registrerings-gruppe | Her kan du angive en registreringsgruppe, som håndterer afrunding af registrerede tider fra en terminal. Angiver du en registreringsgruppe på medarbejderens stamkort, vil denne være gældende frem for gruppens. |
| Lønart | Hvis der som standard skal tilknyttes en lønart til gruppen, tilknyttes den her. Den vil blive vist i fx Timeregistrering ved opgørelse af timer fra gruppen. Har du fx ikke aktiveret Timekonto på løngruppen, så vil alle registrerede timer som udgangspunkt komme ud med denne lønart. |
| Skal tælle med i timenormen | Hvis du benytter flekstid, og vagter på gruppen skal tælles med i flekstidsberegningen, skal denne være afkrydset. |
| Timernes reelle timenorm | Hvis timerne i denne gruppe skal vægtes, kan du angive en afvigende faktor i forhold til 100%, hvilket svarer til at 1 times arbejde vægter med 1 time. |
| Gruppe farve | Her kan du vælge en farve på gruppen. Gruppen vil herefter blive vist i den valgte farve bl.a. under Skemaplanlægning/Ganttplanlægning. |
| Kompetencer | Hvis der i visse tilfælde kræves specielle kompetencer for at arbejde i denne gruppe, tilføjes kompetencen her. Kompetencerne skrives ind i klar tekst. Du kan så på medarbejderens stamkort vælge, at medarbejderen har disse kompetencer og derfor kan planlægges i gruppen. |
2.0 Sortering i visning af grupper
Du kan sortere i rækkefølgen i visningen af grupper, inden for den tilknyttede afdeling. Rækkefølgen ændres ved at skubbe gruppen op eller ned via feltet Flyt. Den valgte rækkefølge vil også træde igennem i fx Skemaplanlægningen.
3.0 System opsætning
Der er mulighed for at udvide brugen af grupper. Du kan under menupunktet Opsætning, System vælge at aktivere flere funktioner. Herunder er et par eksempler:
For at tilknytte en gennemsnitlig timeløn på gruppen, skal denne aktiveres i Opsætning, System, Vagtplanlægning:
Ved at aktivere denne funktion til, vil du kunne få vist den estimerede lønomkostning i Skemaplanlægning. Der vil på gruppen fremkomme feltet: Gennemsnitstimeløn, der vil være grundlaget på udregningen.
I forbindelse med administrationen af vagter, er det vigtigt, at du beslutter om vagternes grupper skal være gældende, altså de grupper i vagtskemaet som vagterne er planlagt i, eller om det altid skal være medarbejderens primær gruppe.
Dette ændres i Opsætning, System, Vagtplanlægning:
Denne opsætning kan med fordel aktiveres, hvis medarbejdernes vagter/registreringer skal godkendes, der hvor de har arbejdet.
3.1 Løngruppe opsætning
Du kan vælge at eventuelle tillægslønarter, skal være afhængige af, hvilken gruppe man arbejder i.
En forudsætning for dette samt at de afvigende lønarter vises på gruppen, er, at du i System har aktiveret funktionen under Timeregistrering.
Når du opsætter løngruppen, kan du så fx benytte afkrydsningsfeltet: Brug gruppens timetillægs lønart. Dette vil medføre at lønarten hentes fra gruppen. Er feltet på gruppen tom, vil lønarten fra feltet: Lønart blive brugt.
4.0 Kompetencer
Du kan tilknytte kompetencer på den enkelte gruppe. Dette bruges til at fremsøge de medarbejdere, der måtte have den rette kompetence tilknyttet på sit stamkort, når du sidder og vagtplanlægger.
Når du opretter en vagt, kan du så tilføje, hvilke af de oprettede kompetencer, du ønsker, skal være på vagten. Derved vil der komme advarsel, hvis du tilknytter en medarbejder, der ikke har kompetencen.
Samtidig vil ledige vagter med kompetencer tilknyttet, kun blive vist for medarbejdere, der har disse kompetencer, forudsat at de har ret til at se ledige vagter (rettighed).
Du kan oprette flere kompetencer, der kan tilknyttes i gruppen.
I Feltet Kompetencer udfylder du kompetencen for gruppen i klar tekst, gem ved tryk på knappen: Tilføj ny. Det indtastede vil blive gemt og vist under feltet. Efterfølgende kan man ændre i teksten eller slette kompetencen. Når du har oprettet kompetencerne på gruppen, kan du tildele dem på medarbejderens stamkort under fanebladet: Grupper/kompetencer.