1.0 Beskrivelse
LessorWorkforce er et vagtplanlægningssystem og vagtplanlægning er derfor omdrejningspunktet.
Ved at følge denne vejledning, vil du få en introduktion til vagtplanlægning i LessorWorkforce og samtidigt sat systemet op og gjort klar til brug for både dig og dine medarbejdere.
LessorWorkforce er et webbaseret system og det er optimeret til at køre på browserne: Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer 11 og nyere versioner.
Inden du går i gang med at sætte systemet op, bør du overveje, hvilke dele af systemet du ønsker at anvende, og i hvilken rækkefølge du ønsker at sætte det i drift. Vi anbefaler IKKE, at du implementerer hele systemet på en gang, men at du i stedet splitter processen op i mindre dele. Det er for at sikre, at du hurtigt får udbytte af systemet, og ikke bliver begrænset fordi der mangler opsætning i et delsystem.
2.0 Delmoduler
Systemet indeholder muligheder for:
- Vagtplanlægning
- Timeregistrering
- Overførsel af timer/løndele til lønsystem
2.1 Vagtplanlægning
For at kunne vagtplanlægge, skal du have følgende grundelementer oprettet:
- Afdelinger
- Grupper (Medarbejdergrupper)
- Medarbejdere
- Fraværsskemaer
- Vagtskemaer/skabeloner
De 4 første punkter er typisk en opgave for jeres administrator på LessorWorkforce.
I LessorWorkforce udføres vagtplanlægningen via menupunkterne: Skemaplanlægning og Ganttplanlægning.
2.1.1 Afdelinger
Afdelinger bruges til overordnet at opdele medarbejdergrupper. Det kunne fx være i Administration, Produktion og Butikken. Dette bruges så i fx vagtplanlægningen til vælge for at se vagtplanerne for de enkelte afdelinger. Ønsker du ikke opdeling i afdelinger, opretter du blot én generel afdeling.
Se vejledningen: Afdelinger – Firma.pdf
2.1.2 Grupper
Grupper er grundstenen i vagtplanlægningen. Inden du opretter grupperne, skal du have gjort dig klart, hvilke medarbejdergrupper din virksomhed har. Grupper defineres i LessorWorkforce som en gruppe af medarbejdere, som kan varetage samme funktion/område.
Se vejledningen: Grupper.pdf for oprettelse af grupper.
2.1.3 Medarbejdere
Medarbejdere der skal indgå i vagtplanen skal selvfølgelig også oprettes i LessorWorkforce.
Det kan du gøre under Opsætning, Medarbejdere. Se hvordan i vejledningen: Medarbejdere.pdf og Import af data til LessorWorkforce
2.1.4 Fraværsskemaer
Fraværsskemaer oprettes, så du i vagtplanlægningen nemt kan få et overblik over medarbejdernes planlagte ferie, kursus, orlov mv. Overvej hvilke fraværstyper du ønsker og opret dem under Opsætning, Generelt
Se vejledningen: Fraværsskemaer.pdf
2.1.5 Vagtskemaer
Du opretter vagtskemaer ud fra de grupper, du har oprettet. Det vil også sige, at selvom du har toholdsskift i en gruppe, opretter du kun et enkelt vagtskema, og under dette opretter du de to holds arbejdstider. Hvis der er flere vagter, som dækker samme funktion i det samme tidsrum, kan du blot oprette flere vagter i samme tidsrum på samme vagtskema. Idéen er at vagtplanen skal vise dit bemandingsbehov/normering.
I menuen: Administration vælger du Skemaplanlægning. Vælg først den afdeling/ gruppe det handler om (1).
Vælg derefter den uge du ønsker at planlægge i (2). Klik på ”Indsæt nyt skema” for oprettelse af ny vagtplan for en given gruppe (3).
Vælg skabelon ud fra de oprettede medarbejdergrupper. Herunder er grupperne: Gruppe 1, Gruppe 2, Gruppe 3.
Der er nu oprettet et tomt vagtskema for den gruppe du valgte. Hvis du valgte forkert, kan du slette skemaet på krydset i øverste højre hjørne.
Navnet på skemaet kan du med fordel ændre ved at klikke på Nyt skema, ændre navnet og klikke Gem.
Har du fx et 2-ugers rul, kan du med fordel omdøbe det til fx ”Uge 1”. Du kan senere gemme hele dit skema som en skabelon og navnet her vil da blive foreslået, som navn på skabelonen. Navnet bruges ligeledes ved udrulning af vagtplanerne.
Oprettelse af vagter
Du skal nu tilføje vagter i vagtskemaet svarende til normeringen på den pågældende gruppe.
I første omgang anbefaler vi, at du opretter vagterne uden medarbejdere på. Det har flere fordele, når du er i opstartsfasen.
Hvis vagterne gentages på forskellige ugedage, kan du gemme standardvagter (fx 08:30-15:30) som skabeloner og herefter tildele de øvrige arbejdsdage. (Vises herunder)
Klik på Indsæt vagt på den ugedag, du ønsker at oprette en vagt.
Følgende skærmbillede vises:
Vælg Ny vagt der vises nu en vagt for tidsrummet 00:00 – 00:00 (00)
Klik på vagtens tidspunkter for at redigere vagten. Indtast vagtens fra- og til-klokkeslæt (tider kan vælges ved at højreklikke i felterne) og angiv evt. pause. For at gemme vagten som skabelon – klik på disketten i øverste højre hjørne og navngiv vagten.
Det er en god idé ikke at sætte navn på vagten. Du vil som regel have større brug for en skabelon uden medarbejder, da der kan være flere medarbejdere med samme type vagter.
Har du gemt vagten som en skabelon, kan du vælge at bruge den, når du vil oprette en ny vagt i vagtskemaet.
Klikker du nu på Indsæt vagt, vil du se, at du kan vælge skabelonen ”08:30 – 16:30”
Du kan gemme så mange vagtskabeloner, du ønsker.
Indsæt de ønskede vagter, bemanding af vagtplanen beskrives i næste afsnit.
Du kan med fordel gemme en skabelon af dit ubemandede vagtskema til senere brug. Skal du bruge vagtskemaet til senere udrulning, anbefaler vi at du bemander vagtskemaet først. Du gemmer vagtskemaet som en skabelon ved at klikke på disketten (se billedet). Navngiv skabelonen med et sigende navn. Navnet kunne fx være ”Uge 1”.
Du behøver ikke at skrive gruppens navn her, da den kommer til at stå der alligevel.
Skabelonerne som du har gemt ovenfor, er knyttet til medarbejdergruppen og kan således ikke benyttes på tværs af medarbejdergrupperne.
Gentag oprettelse af vagtskemaer for alle medarbejdergrupperne.
2.1.6 Vagt-skal
Det er muligt at oprette og samle flere vagter i en Vagt-skal. Dette betyder, at vagterne vil hænge sammen, og de kun kan frigives eller anmodes om som en samlet pakke.
En vagt-skal kan oprettes både med og uden medarbejdere, som du kender det fra almindelige vagter.
En vagt-skal kan strække sig over maksimalt tre døgn og kan indeholde vagter på tværs af grupper og afdelinger.
For at gøre brug af Vagt-skal, skal du aktivere systemopsætning 11.62
Når systemopsætning 11.62 er aktiveret og du åbner en vagt vil en ny knap: Rediger vagt-skal være synlig.
Ved at trykke på knappen Rediger vagt-skal får du, på nedenstående skærmbillede, vist vagter for den forrige og den kommende dag. Det er muligt at selektere på gruppe og afdeling.
For at tilknytte en vagt, som en del af den vagt-skal du er ved at oprette, trykker du på en af de viste vagter.
Når de ønskede vagter er vagt som en del af vagt-skallen, trykker du på Luk, og kommer tilbage til det normale vagtvindue. Tryk på Gem og vagt-skallen er oprettet.
Vagter som er en del af en vagt-skal, vil være markeret med ikonet S. Hold markøren over S, og der vises hvilke vagter der er en del af den valgte vagt-skal.
Begrænsninger i funktionen:
- vises ikke i LESSOR App
- oprettes der en vagtskal med vagter der går fra søndag til mandag eller mandag til søndag, vil der ved brug af turnusrul blive oprettet et ekstra vagtskema.
3.0 Vagtplanlægning af medarbejdere
Du har nu oprettet medarbejdergrupper, medarbejdere, ferie/fraværsskemaer og vagtskemaer og skal nu have bemandet din vagtplan/skemaer for de forskellige grupper.
Du vil løbende kunne følge med i den planlagte aktivitet på medarbejderne – dette gøres ved, i højre side af vagtplanlægningen, at kigge på den pågældende medarbejdergruppe.
Her vises medarbejderne i deres tilhørende medarbejdergruppe, deres akkumulerede timer samt de standardtider og vagter, der er gemt under gruppen.
Efterhånden som vagterne bliver planlagt, vil timerne blive tilføjet ud for den pågældende medarbejder.
Medarbejdertimers visningsmetoden kan ændres ved at trykke på Skift under Timesammentælling
3.1 Bemanding af vagtplan
Bemanding af en vagt kan ske på tre måder.
1 - Klik i bunden af vagten og vælg blandt de medarbejdere, der tilhører den pågældende medarbejdergruppe.
Vælg en medarbejder til vagten. Du kan også fremsøge en medarbejder ved at bruge søgefeltet.
2 - Klik i toppen af vagten for at redigere vagt – tryk på feltet ud for Navn (i dette tilfælde ”ingen”) og vælg en medarbejder fra listen eller fremsøg en medarbejder. Vælg en medarbejder til vagten ved at trykke på navnet.
3 - Marker medarbejderen i højre side, klik på vagten, og medarbejderen får tildelt vagten.
Når dit vagtskema er klar, kan du aktivere det ved at sætte et flueben her:
3.2 Planlægning af fravær
Hvis du ved, at medarbejdere vil være fraværende pga. ferie, kursus, sygdom eller andet, er det hensigtsmæssigt at lægge dette ind i planerne (fraværsskemaerne), da du så undgår at vagtplanlægge en medarbejder, der er fraværende.
Mulighed 3 som er vist ovenfor, gælder også for planlægning af fravær.
Derudover kan du tildele fravær ved at højre klikke på medarbejderen og medarbejderens planlægningskalender vises. Højre klik på dagen/ugen og vælg den type fravær, der ønskes.
Her får du også en oversigt over medarbejderens samlede vagter samt fravær på årsbasis.
Det samme billede vises også ved at trykke på knappen: ÅR
3.3 Advarsler og fejlmeddelelser
Hvis du planlægger vagter, der er i konflikt med planlagt fravær, kompetencer, arbejdstidsregler eller der dobbeltplanlægges for en medarbejder, vil du få en besked på, at der er en konflikt i forhold til den vagt du er i gang med at planlægge.
Ignorerer du konflikten, vil systemet ikke senere minde dig om det, medmindre du planlægger yderligere inden for det pågældende tidsrum.
Indsæt og ignorer Fraværet: Ferie og medarbejderen bliver på vagten
Indsæt og frigiv Fraværet: Ferie indsættes og medarbejderens vagt bliver frigivet og andre medarbejdere kan anmode om den ledige vagt
Indsæt og fjern Fraværet: Ferie indsættes og medarbejderen bliver fjernet fra vagten
Indsæt og slet Fraværet: Ferie indsættes og vagten bliver slettet
4.0 Indsættelse af skemaer når der er planlagt ferie
Hvis der allerede er planlagt ferie, eller andet fravær, kan man vælge at fraværet har førsteprioritet i forhold til de vagter der udrulles eller indsættes.
Når man indsætter et skema, udruller via turnusplan eller ved at kopiere skemaer, kan man vælge imellem følgende muligheder:
Ignorer Det normale konfliktvindue benyttes
Frigiv Vagter frigives hvis der ligger fravær på medarbejderen
Slet Vagter slettes hvis der ligger fravær på medarbejderen
Eksempel:
Medarbejderne har anmodet om sommerferie, og dette er godkendt, men vagtplanen for sommerferien er endnu ikke rullet ud. Når vagtplanen for sommerferien udrulles, kan man vælge at fraværet skal blive stående og vagterne frigives eller slettes.