1.0. Beskrivelse
Det er i LessorWorkforce muligt at tilføje flere pauser end en på både planlagte vagter og registreringer. Denne vejledning gennemgår hvordan man opretter flere pauser og hvilke valgmuligheder man har.
1.1 Overordnede muligheder:
- Mulighed for at tilføje mere end en pause på en planlagt vagt eller registrering
- Mulighed for at en pause har varighed eller både varighed og tidspunkt – og en planlagt vagt / registrering kan have pauser der er enten tidsbestemte, ikke tidsbestemte (kun varighed) eller en kombination af de to
- Mulighed for at angive på hver enkelt pause om den følger medarbejderstamkortet, er betalt eller ikke betalt
2.0 Planlagte vagter
Det er nu muligt at lægge flere pauser på en planlagt vagt, hvilket gør det muligt fx at planlægge en formiddagspause, en frokostpause og en eftermiddagspause eller en kort og en lang pause, som medarbejderne selv bestemmer hvornår de afholder.
Pauserne på vagten kan både være:
1. Tidsbestemte (med en starttid)
2. Ikke tidsbestemte (kun med en varighed)
3. En kombination af tidsbestemte og ikke tidsbestemte
Fælles for pauserne, uanset om det udelukkende er tidsbestemte/ ikke tidsbestemte/ en kombination er, at det samlede antal pauseminutter vil fremgå af vagten i parentesen, som vi kender det – her summeret op til 45 minutter.
2.1 Opret pause
Når en pause skal oprettes på en vagt, har du mulighed for at vælge varigheden af pausen (krav), et starttidspunkt og om pausen skal være betalt eller ikke betalt. Dette kan vælges for hver enkelt pause på vagten – ønsker du kun at vælge en pausevarighed bliver pausen automatisk oprettet uden tidspunkt og med status ”følg medarbejderkort”. Det er for nemheds skyld muligt at udfylde varigheden og så klikke tab for at tilføje pausen, Pausen vil blive oprettet i det øjeblik der tabbes til knappen ”Tilføj pause” og pausen vil nu lægge sig som en gemt pause, der kan slettes eller åbnes og redigeres i.
2.2 Betalt eller ikke betalt pause
Når en ny pause oprettes på en vagt i skemaplanlægning eller gantt, er der nu mulighed for at definere, om pausen skal være betalt eller ikke betalt. Alle pauser på en vagt får nu én af følgende 3 statusser:
1. Følg medarbejderkort
2. Betalt
3. Ikke betalt
2.2.1 Følg medarbejderkort
”Følg medarbejderkort” er standardindstillingen, når en ny vagt oprettes. Denne status gælder også for alle eksisterende pauser på allerede oprettede vagter. Det betyder, at for vagter med tilknyttede medarbejdere anvendes opsætningen fra medarbejderkortet (fanen Løn) vedrørende betalt pause.
For medarbejdere med markering i feltet ”Betalt pause” på deres medarbejderstamkort, vil dette nu tydeligt fremgå af pausen, som vises som betalt. Pausens status er stadig ”følg medarbejderkort”, men selve pausen vises som ”betalt” fordi vagten tilhører en medarbejder, som har hak i ”Betalt pause” på sit medarbejderkort. Tilsvarende gælder at medarbejdere uden hak i ”Betalt pause” på deres medarbejderkort, vil have pauser vist som ”Ikke betalt” med status ”følg medarbejderkort”.
2.2.2 Betalt eller ikke betalt pause
”Betalt” er en status en pause på en vagt kan få, hvis den sættes direkte på vagten. ”Betalt” statussen vil forblive på vagten uanset om vagten ikke har en medarbejder, er tilknyttet en medarbejder (der ikke har betalt pause på sit medarbejderkort) eller ændrer medarbejder løbende. En vagt med status ”Betalt” eller ”Ikke betalt” overstyrer dermed valget af medarbejder på vagten og dennes opsætning på medarbejderstamkortet.
2.3 Rediger pause
Vil man redigere en oprettet pause klikker man på den og har mulighed for at ændre pausens varighed eller starttidspunkt. Det er også muligt at vælge om pausen skal have et tidspunkt eller ej og om pausen skal følge medarbejderkort, være betalt eller ikke betalt. Bemærk at pausevarighed eller tidspunkt naturligvis skal være indenfor vagtens varighed og tidspunkt.
2.4 Timesammentællinger
Timesammentællingerne i Skemaplanlægning er blevet justeret, så man nu selv kan bestemme om betalte pauser skal være en del af sammentællingen. Systemopsætning 11.5 er blevet udvidet, så man har 3 valgmuligheder.
I eksemplet har vi en planlagt vagt med en medarbejder på og en ledig vagt uden medarbejder på – begge på 8 timer med to pauser på hver en halv time – den ene betalt, den anden ikke betalt.
3.0 Registreringer
På samme måde som ved planlagte vagter er det også muligt at lægge flere pauser på en registrering, både en tidsregistrering og en fraværsregistrering (der ikke er en heldags-registrering).
Hvordan pauserne lægges på registreringen og hvordan de kan kombineres, fungerer på præcis samme måde som for de planlagte vagter, se forrige afsnit. Man vælger altså pausens varighed – og hvis man ønsker det pausens starttidspunkt og betalingsstatus.
Skal medarbejder kunne ændre på egne registreringer om pausen er betalt eller ej?
Man har mulighed for at styre om medarbejdere selv skal kunne ændre på pausens betalingsstatus med rettighed #13365. Er denne rettighed slået til, kan medarbejderen ændre på om en pause er betalt eller ej på deres egne registreringer. Som standard er denne rettighed slået fra, så medarbejdere ikke selv kan ændre om deres pauser er betalte eller ikke betalte.
3.1 Komme/ gå stemplinger
Stemplingspanelet fungerer også med flere pauser, så det er muligt at tage pauserne fra den planlagte vagt ved at sætte hak i denne her på registreringsgruppen:
Stempler man ud før en pause starter, vil man således ikke få registreret denne pause. Har man eksempelvis en pause fra 10-10.15 og endnu en fra 13-13.30 og man stempler ud kl. 12, vil den første pause blive registreret men ikke den næste.
Stempler man ind eller ud midt i en pause, vil den tid man er stemplet ind i systemet blive oprettet som en pause. Hvis man eksempelvis har pause fra 14-14.30 og man stempler ud 14.10 vil man få registreret en pause på 10 min fra 14-14.10.
Stemple på gruppe
Bemærk at det ikke er muligt at bruge pauserne fra den planlagte vagt hvis man stempler på grupper (opsætning på registreringsgruppen).
4.0 Import og eksport
Det er muligt både at importere planlagte vagter, registreringer og fravær med flere pauser samt at eksportere registreringer via webservice.
4.1 Import af planlagte vagter (csv fil)
For at importere planlagte vagter skal man bruge skabelonen hertil, ”Master_Vagtimport.csv”. I den syvende kolonne, ”Pause varighed”, kan man indtaste flere oplysninger om pausen.
Formatet der skal bruges, er som følger:
- [første pause, anden pause, tredje pause, etc]
Hvor hver pause angives således:
- pausetidspunkt | pausevarighed | betalingsstatus, her kan betalingsstatus være betalt (”1”) eller ikke betalt (”0”). Undlader man at skrive noget her vil pausen registreres som ”følg medarbejderkort”
Eksempel:
I nedenstående eksempel oprettes der en planlagt vagt fra 08-16 hver dag i perioden 17-21/11.
- Den 17/11 planlægges der med en pause på 30 min, pausen er sat til ”følg medarbejderkort”
- Den 18/11 planlægges der med en pause på 30 min kl. 10.00, pausen er sat til ”følg medarbejderkort”
- Den 19/11 planlægges der med en pause på 30 min kl. 11, pausen er sat til ”ikke betalt”
- Den 20/11 planlægges der med to pauser, en på 30 min kl. 12.00 som sat til ”ikke betalt” og en pause på 15 min kl. 14:45 som er sat til ”betalt”
- Den 21/11 planlægges der med to pauser, en på 30 min som er sat til ”ikke betalt” og en på 15 min som er sat til ”betalt”
4.2 Import af registreringer og fravær (csv fil)
For at importere registreringer eller fravær skal man bruge skabelonerne hertil, ”Master_Registreringsimport.csv” og ”Master_Fraværsimport.csv”. I den syvende kolonne, ”Pause varighed”, kan man indtaste flere oplysninger om pausen.
Formatet der skal bruges, er som følger:
- [første pause, anden pause, tredje pause, etc]
Hvor hver pause angives således:
- ” pausetidspunkt | pausevarighed | betalingsstatus”, her kan betalingsstatus være betalt (”1”) eller ikke betalt (”0”). Undlader man at skrive noget her vil pausen registreres som ”følg medarbejderkort”
Eksempel:
Registreringsimport:
Fraværsimport:
4.3 Eksport af registreringer og fravær (webservice)
Når planlagte vagter, registreringer eller fravær eksporteres bruges webservicen ”exportShifts” (se vejledningen ”Webservice – Vagter fravær registreringer””). Dette kald returnerer den samlede registreringstid – for at få information om pause skal man tilføje parameteren ”extrainfo=1” til kaldet. Det returnerer den samlede pausetid og hvorvidt pausen er betalt eller ej (bruges hvis man kun har max. en pause) samt en tabel i sidste kolonne med information om: pausernes varighed, pausernes tidspunkt og pausernes status ifht. betalt/ikke betalt.
Data leveres således:
- [første pause, anden pause, tredje pause, etc]
Hvor hver pause leveres med data i formatet:
- ” pausetidspunkt | pausevarighed | betalingsstatus”, her kan betalingsstatus være betalt (”1”) eller ikke betalt (”0”)
Eksempel:
I nedenstående eksempel har registreringerne i linje 1 og 4 ingen pause, dette angives med ”[]” – bemærk at nogle af kolonnerne er fjernet for overblikkets skyld.
Registreringen i linje 2 har en 30 min pause, som ikke er betalt, dette angives med [”30 | 0”] og registreringen i linje fem har to pauser, den første pause er på 15 min og er betalt, mens den anden pause er på 30 min, starter kl. 14.15 og er ikke betalt, dette angives med [”15 | 1”, ”14:15 | 30 | 0”].
5.0 Set fra en brugers perspektiv
Brugere kan se summeringen af pauser på planlagte vagter og registreringer. Derudover kan de se detaljer om pausen ved at klikke på den planlagte vagt eller registrering. Her kan de se information om:
- Pausens varighed og evt. tidspunkt
- Om pausen er betalt eller ej (er pausen ikke betalt vil den bare fremgå med varighed og evt. tidspunkt, men er pausen derimod betalt vil der stå ”betalt” på pausen)
Hvis brugere har adgang til at redigere deres egne registreringer, vil de også kunne redigere i pausen – dog ikke om den er betalt eller ej, medmindre de har rettighed #13365 aktiveret.
5.1 Mine vagter og ledige vagter
På startsiden vises mine vagter og ledige vagter med opsummering af pausevarighed for alle vagtens pauser.
Under menupunktet ”Mine vagter” kan brugere se deres egne planlagte vagter med information om pause(r). Tilsvarende kan brugere se information om samlet pause (i parentes i oversigten) samt de enkelte pauser ved at klikke på den ledige vagt.
5.2 App
I app’en har brugere også mulighed for at oprette registreringer med flere pauser samt se planlagte vagter med flere pauser. Har man rettighed til at skemaplanlægge (superbruger) vil man også have mulighed for at oprette planlagte vagter med flere pauser i app’en.
Planlagte vagter – første billede viser egen planlagte vagt, mens billede to og tre viser hvordan det ser ud når man opretter en planlagt vagt på en medarbejder:
Opret registrering - andet billede viser hvordan pause oprettes med varighed og evt. tidspunkt og sidste billede viser muligheden for at vælge om pause er betalt eller ej (kræver rettighed #13365):
Under menupunktet ”Mine vagter” kan brugere se deres egne planlagte vagter med information om pause(r). Tilsvarende kan brugere se information om samlet pause (i parentes i oversigten) samt de enkelte pauser ved at klikke på den ledige vagt.