I denne artikel kan du læse hvordan du opretter eller redigere i skabeloner til ferie/fraværsmodulet. En fraværsskabelon definere hvilke fraværstyper og feriedage som den enkelte medarbejder skal have.
Artiklen gennemgår følgende:
- Opret/rediger fraværsskabeloner
- Godtgørelse
- Fraværstyper
- Brugerdefinerede fridage
- Grupper
- Eksempel på opsætning af feriereglerne i Danmark
Opret/rediger fraværsskabeloner
For at bruge denne guide skal du gå ind på "Indstillinger" og klikke på "Skabeloner"
Tryk på "Fravær" under "Medarbejdere"
I dette view kan man se hvilke fraværsgrupper man allerede har oprettet og kan benytte. Hver gruppe definere hvilke godtgørelser, fraværstyper og brugerdefinerede fridage, som den enkelte medarbejder kan tildeles. Det er altså denne gruppe, der f.eks. definere hvor mange feriedage medarbejderen tildeles hvert ferieår.
For at oprette en ny gruppe, skal man starte med at oprette en godtgørelse, herefter nogle fraværstyper og evt. nogle brugerdefinerede fridage.
Godtgørelse
Under godtgørelsesindstillingerne kan du definere, oprette og redigere regler og antal for optjeningen, som derefter kan knyttes til godtgørelsestyperne.
1. Klik på "Ny godtgørelse" for at oprette en godtgørelse eller...
... marker og rediger en eksisterende godtgørelse.
2. Udfyld detaljer om godtgørelsen
Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.
Titel: Angiv en titel, for eksempel Feriedage, som vil blive brugt til at linke fraværstypen til den korrekte optjeningsindstilling. Dette vises på medarbejderprofilen.
Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige godtgørelser med samme titel.
Start optjeningsårs: Vælg den måned optjeningsåret skal starte i, d.v.s. det år medarbejderen begynder optjeningen.
Start ferieår: Vælg Den måned ferieåret skal starte i. Vær opmærksom på, at indstillingen samme år ikke virker med Tildelt/Fratrukket indstillingen Kvalificeringsår - hvert år.
Kvalificering aktiv fra: Vælg årstallet kvalificeringen skal aktiveres fra
Aktiver for at runde godtgørelse op/ned til nærmeste fulde/halve dag for ansætte i det fulde år/alle ansætte.
Aktiver for at skjule godtgørelse og relaterede fraværstyper hvis intet er tildelt.
Aktiver for at tildele negativ godtgørelse.
Aktiver for at tildele fremtidig godtgørelse > Indsæt maksimum antal fremtidig godtgørelse (dage) inden for ferieåret.
3. Opsæt en eller flere regler for optjening og brug
Du kan vælge enten at tildele eller fratrække x antal timer/dage per dag/uge/måned
Tildel/fratræk timer/dage
Dage tildelt: Angiv hvor mange dage/timer medarbejderen skal tildeles og hvor ofte - hver dag, hver måned eller hvert år.
Aktiv fra: Angiv hvornår denne tildeling/fratrækning er aktiv fra.
Aktiv til: Angiv hvornår denne tildeling/fratrækning er aktiv til.
Kriterie: Angiv kriterier som medarbejderen skal møde for at kvalificere tildeling/fratrækning.
Aktiver for at fratrække dage som medarbejderen ikke har været ansat i kvalificeringsåret. Når denne toggle aktiveres vil den følgende komme frem:
Aktiver for at definere værdien af en dagsoptjening, som skal ganges med antal dage fra medarbejderes start dato. Denne sættes ofte til 0,07 i Danmark.
Eksempel:
Hvis en medarbejder startede i virksomheden den 16. januar 2023, vil systemets standardindstilling beregne (2,08 x 12) / 22 = 1,13. Hvis indstillingen er aktiveret, og værdien 0,07 er gemt, vil systemet i stedet beregne 0,07 x 16 = 1,12.
Aktiver for at runde op/ned til nærmeste hele eller halve dag, når dagene er blevet tildelt/fratrukket.
BEMÆRK: Du kan oprette så mange tildelinger/fradrag som nødvendigt ved at klikke på "+ Tildel/fratræk dage".
Eksempler på optjeningsfrekvenser:
Periode: Kvalificeringsår - hver dag
Denne indstilling er knyttet til kvalificeringsåret. Den leverer det valgte antal ved slutningen af hver dag i kvalificeringsåret fra starten af optjeningsindstillingen.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023
Tildeling: 0,1 aktiv fra 1. januar 2020:
Kvalificeringsår: September, samme år:
På dags dato har medarbejderen optjent 12,6 dage (o,1 x 126 - antal dage siden september 2022) til brug i det samme ferieår (kvalificeringsår og ferieår er sammenfaldende).
Kvalificeringsår: September, næste år:
På dags dato har medarbejderen optjent 12,6 dage (o,1 x 126 - antal dage siden september 2022) til brug i det næste ferieår.
Periode: Kvalificeringsår - hver måned
Denne indstilling er knyttet til kvalificeringsåret. Den leverer det valgte antal ved slutningen af hver måned i kvalificeringsåret fra starten af optjeningsindstillingen.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023
Tildeling: 0,5 aktiv fra 1. januar 2020:
Kvalificeringsår: September, samme år:
På dags dato har medarbejderen optjent 2 dage (0,4 x 4 - antal måneder siden september 2022) til brug i det samme ferieår (kvalificeringsår og ferieår er sammenfaldende).
Kvalificeringsår: September, næste år:
På dags dato har medarbejderen optjent 2 dage (0,5 x 4 - antal måneder siden september 2022) til brug i det næste ferieår.
Periode: Kvalificeringsår - hvert år
Denne indstilling er knyttet til kvalificeringsåret. Den leverer det valgte antal ved slutningen af hvert kvalificeringsår fra starten af optjeningsindstillingen.
Bemærk, at denne indstilling ikke fungerer, hvis kvalificeringsåret er sat til samme år, da beløbet tildeles ved slutningen af perioden - og der derfor ikke er et efterfølgende år at bruge det optjente i.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023
Tildeling: 3 aktiv fra 1. september 2020:
Kvalificeringsår: September, næste år:
På dags dato har medarbejderen optjent 3 dage pr. 30. september til brug i det næste ferieår.
Periode: Brugedefineret - straks kun én gang
Denne indstilling ser bort fra kvalificeringsåret og fokuserer i stedet på ferieåret. Den leverer det valgte antal på én gang, når kriterierne for optjening er opfyld, og kun én gang.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2022:
Indstilling: 5 dage tildeles straks én gang, hvis ansættelsesdato = 2 måneder efter.
Medarbejderen modtog 5 dage én gang i juli 2022.
Periode: Brugerdefineret - straks og derefter hvert år
Denne indstilling ser bort fra kvalificeringsåret og fokuserer i stedet på ferieåret. Den leverer det valgte antal på én gang, når kriterierne for optjening er opfyldt, og derefter hvert år.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023:
Indstilling: 5 dage tildeles straks, når ansættelsesdato = 2 måneder efter, og derefter hvert år.
Medarbejderen modtog de første 5 dage i juli 2020 og modtager 5 dage hver januar.
Periode: Brugerdefineret - straks og derefter hver måned
Denne indstilling ser bort fra kvalificeringsåret og fokuserer i stedte på ferieåret. Den leverer det valgte antal på én gang, når kriterierne for optjening er opfyldt, og derefter hver måned.
Eksempel:
Medarbejdernes startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023:
Indstilling: 2 dage tildeles straks, når ansættelsesdato = 2 måneder efter, og derefter hver måned.
Medarbejderen modtog de første 2 dage i juli 2020 og modtager 2 dage hver måned.
Periode: Brugerdefineret - straks og derefter hver dag
Denne indstilling ser bort fra kvalificeringsåret og fokuserer i stedet på ferieåret. den leverer det valgte antal på én gang, når kriterierne er opfyldt, og derefter hver dag.
Eksempel:
Medarbejdernes startdato: 1. maj 2020
Dags dato: 5. januar 2023:
Indstilling: 0,2 dage tildeles straks, når ansættelsesdato = 2 måneder efter, og derefter hver dag.
Medarbejderen modtog de første 0,2 dage i juli 2020 og modtager 0,2 dage hver dag.
Periode: Hver + måned
Denne indstilling ser bort fra kvalificeringsåret og fokuserer i stedet på ferieåret. Den leverer det valgte antal ved starten af hver X måned.
Eksempel:
Medarbejderens startdato: 1. maj 2020
Indstilling: 0,2 dage tildeles hver november. Medarbejderen modtog de første 0,2 dage i november 2020 og modtager 0,2 dage hver november.
4. Restferie
Når denne mulighed aktiveres må medarbejdere overføre resterende godtgørelse til det nye ferieår.
Minimum brug af ferie før overførsel: Minimum antal dage før resterende godtgørelse kan overføres.
Maksimum af restferie, der kan overføres: Maksimum antal dage der kan overføres til det nye ferieår.
Forsink overførsel af restferie: Opretter separat godtgørelse hvor fravær trækkes fra før resterende godtgørelse overføres.
Udløb af ubrugt restferie, der er blevet overført: Det ubrugte restferie er blevet overført til det nye ferieår udløber om x antal måneder.
5. Klik på "Gem" for at gemme ændringerne
Eksempel:
En arbejdsgiver giver 5 ekstra betalte feriedage til deres medarbejdere. Disse dage gives én gang om året og samlet på én gang, ofte efter en startperiode på x måneder fra anciennitetsdatoen.
Hvis dagene ikke bruges, nulstilles antallet:
Fraværstyper
Med fraværstyper definerer fravær og dets indstillinger vedrørende forbrug. Du kan oprette/redigere og slette dem ved enten at vælge dem eller klikke på elementet.
1. Klik på "Ny fraværstype" for at oprette en fraværstype eller...
... marker og rediger en eksisterende fraværstype
2. Angiv de grundlæggende info
Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.
Titel: Angiv fraværstypens titel. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.
Træk fra en godtgørelse: Vælg om der skal fratrækkes dage/timer fra en godtgørelse, for eksempel Feriedage.
Icon: Vælg hvilket ikon denne fraværstype skal have. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.
Color: Vælg hvilken farve ikonet skal have. Denne ser medarbejderne, når de kan registrere fravær.
3. Angiv indstillingerne for denne fraværstype
Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige fraværstyper med samme titel.
Varighed: Vælg hvordan fraværstypen kan registreres - Hele dage, halve dage eller pr. time.
Type: Vælg hvilken type denne fraværstype er - Fravær, Ferie eller Arbejde.
Kalender: Vælg hvad kalenderen skal vise under fraværet - Optaget, Fri, Vis ikke, Ikke på kontoret.
Skal godkendes: Aktiver for at sikre at fraværet skal godkendes af en leder når medarbejderen bruger det > Når aktiveret skal godkender(e) tilføjes.
Privat fraværstype: Aktiver for at gøre fraværstypen privat. Dette vil ikke vise titlen på fraværet i kolonnen med status i organisationsoversigten. Bemærk, at hvis en rolle har adgang til fraværsgruppen eller kan redigere/tilføje eller se al fravær i oversigten, vil de også have adgang til at se titlen på fraværet der.
Eksempel: Anabia er hjemsendt. Skærmbilledet nedenfor viser hendes organisationsoversigt:
Ligeledes viser dette skærmbillede en af hendes kollegaers organisationsoversigt (hvis rolle ikke har adgang til fraværsgruppen):
Kræver dokumentation: Aktiver for at kræve dokumentation > Når aktiveret, vælg at der enten skal uploades et dokument, en fil eller tekst, der kræver dokumentation fra X antal kalenderdage/arbejdsdage. Du kan også vælge at tilføje en kort beskrivelse af den krævede dokumentation.
Notificer medarbejdere: Tilføj nogle medarbejdere her og de vil automatisk få en notifikation, når en medarbejder registrerer fravær med denne fraværstype.
4. Klik på "Gem" for at gemme fraværstypen
Brugerdefineret fridage
Brugerdefineret fridage bruges kun for ekstraordinær ferie, for eksempel en ikke national-, bank- eller overenskomstmæssig fridag.
1. Klik på "Ny fridag" for at oprette en brugerdefineret fridag eller...
... marker og rediger en eksisterende fridag
2. Udfyld detaljer om fridagen
Sprog: Vælg om denne skal være tilgængelig på flere sprog.
Dato: Angiv den specifikke dato for denne fridag.
Når datoen er angivet, kan du sætte yderligere indstillinger:
- Bestem varigheden af denne fridag - Hel dag, halv dag (Morgen) eller halv dag (Aften)
- Bestem om fridagen skal gentages hvert år på samme dato
- Bestem om fridagen skal blokeres i medarbejdernes kalender
Titel: Angiv fridagens titel. Denne ser medarbejderne for eksempel i deres kalender.
Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige fridage med samme titel.
Træk fra en godtgørelse: Vælg om der skal fratrækkes dage/timer fra en godtgørelse, for eksempel Feriedage.
3. Klik på Gem for at gemme fridagen
Grupper
Grupper er en måde at samle alle fraværstyper, der tilhører en bestemt gruppe af medarbejdere. Det kan for eksempel være "Funktionærer" eller forskellige lande og/eller afdelinger.
Når du har oprettet godtgørelserne, fraværstyperne og måske brugerdefineret fridage, er du klar til at definere din virksomheds forskellige fraværsgrupper. Hver medarbejder tilhører en af grupperne.
1. Klik på "Ny gruppe" for at oprette en ny gruppe eller...
... marker og rediger en eksisterende gruppe
2. Angiv de grundlæggende info
Titel: Angiv gruppens titel, f.eks. Funktionær. Denne kan ses på medarbejderprofilen.
Intern beskrivelse: Angiv her en intern beskrivelse, såfremt der er forskellige grupper med samme titel.
3. Tildel gruppen de ønskede fraværstyper
4. Vælg valg og tildel de ønskede bank fridage
5. Tildel gruppen de ønskede brugerdefinerede fridage
6. Tilføj rollerne som skal have adgang til denne gruppe
Denne sættes, såfremt kun visse afdelinger eller roller må vælge denne gruppe på en medarbejder.
6.1. Klik på Gem for at gemme gruppen
Din ferie/fraværs gruppe er nu oprettet og kan tildeles til medarbejdere i din virksomhed.
Sådan ser det ud på medarbejderprofilen
Eksempel på opsætning af feriereglerne i Danmark
Optjeningsåret og afholdelse er det samme og går fra 1. september til 31. august.
I slutningen af hver måned optjener medarbejder 2,08 feriedage, som de kan bruge, så snart de er optjent - de kan bruge yderligere, endnu ikke optjente dage, hvis de har en aftale med deres arbejdsgiver. I den sidste måned optjener de yderligere 0,04 dage, da den samlede optjening for et optjeningsår skal være 25 dage i alt.
Det beløb, der optjenes fra september til august, kan bruges frem til december samme år. Det betyder, at det, der er optjent fra for eksempel september 2023 til august 2024, kan bruges frem til december 2024. Restbeløbet vil automatisk blive udbetalt (maksimum 5 dage) eller overført til den næste ferieperiode (maksimum 5 dage), hvis medarbejderen beder om det, og arbejdsgiveren godkender det.
Sådan sættes det op i Emply
Optjeningsåret og afholdelse
Optjeningsåret er her defineret til at starte i september (allerførste gang i 2020), og afholdelse til at starte i september samme år. Med andre ord fortæller vi systemet, at siden september 2020 er vores optjeningsår startet i september, og afholdelsen kan ske i løbet af det samme år, som optjeningen sker.
Vi definerer også, at det optjente antal angives i dage, og at det skal rundes op til den næste halve dag alle medarbejdere, der har været ansat i et helt år.
Vi tillader også vores medarbejdere at bruge fremtidig optjening, hvilket betyder, at de kan anmode om fravær, som de endnu ikke har optjent.
Nedenfor kan du se et eksempel på opsætningen:
Værdien, der skal overføres, er 2,08 og skal overføres hver måned inden for det kvalificerede år.
Kriterierne skal følges fra 2020-09-01 uden slutdato.
Dage, hvor medarbejderen ikke har været i virksomheden, vil ikke blive taget i betragtning ved beregning af periodisering.
Et eventuelt restbeløb vil være tilgængeligt til forbrug i 4 ekstra måneder efter forbrugsperioden er udløbet. Derefter vil maksimalt 5 dage blive overført til en ny periode, som vil have tilgængelig på i 12 måneder.
Danske feriefridage
Typisk gives der 5 ekstra dages betalt ferie, også kaldet den 6. ferieuge.
Disse dage given én gang om året og alle på én gang, i mange tilfælde efter en startperiode på X måneder fra anciennitetdatoen.
Hvis de ikke bliver brugt, bliver beløbet nulstillet.
For at sætte dette op i Emply, skal det kvalificerede år og måned defineres - i dette tilfælde september 2020. Afholdelsen vil blive tilladt året efter det optjente år.
Antallet 5, angivet i dage, vil blive tildelt hver september.