1.0 Beskrivelse
Under Timeregistrering godkendes registreringerne på vagter, fravær mv. Godkendelsen aktiveres i det øjeblik der sættes et hak i Godkend, og der dannes de beregningerne, der er grundlag for løn og hensættelse af timer (på eventuelle Saldi/Timekonti)
1.1 Oprettelse af stemplinger
Hvis der ikke benyttes registreringsenheder, som medarbejderen stempler ind/ud på, skal de planlagte vagter oprettes manuelt.
Der kan gøres ved at klikke på Opret alle, og alle de viste vagter bliver oprettet. Eller enkelvis, ved at klikke på vagten, vagten åbnes og tryk på Opret. Vagten kan også redigeres inden der trykkes på Opret.
Benyttes indstemplingsenheder, vil de planlagte vagter automatisk blive oprettet i takt med at medarbejderne stempler ind.
Når vagterme er oprettet, kan de redigeres hvis ind- og udstempling afviger fra det planlagte. Afslut med at godkende vagterne.
Vælg Godkend alle/Udbetal alle hvis alle de viste vagter skal godkendes eller godkend de enkelte vagter ved afkrydsning ud for den enkelte medarbejder. Det er også muligt at fjerne alle godkendelser på en gang via Fjern alle godkendelser.
Udbetal funktionen aktiveres når Medarbejdergodkendelsen er aktiveret til under Opsætning, System.
Ved godkendelsen, dannes de beregninger som danner løndelene, hensætter timer etc. Beregningerne vises nederst på siden i boksen til Løndata. Søg på en enkelt medarbejder for at se løndele for en specifik medarbejder for en specifik periode.
Til venstre for Godkend vises Medarbejdergodkendelse og Lås.
Medarbejdergodkendelse benyttes såfremt medarbejderne skal godkende deres eget timegrundlag. Dette kan fx benyttes, i stedet for at timesedler der udleveres til underskrift.
Når der er sat flueben i Lås, vil det ikke være muligt at ændre på registreringen, med mindre, du har rettighed til at låse registreringen op.
Det er desuden muligt at få vist om en vagt/registrering er eksporteret til løn. Dette kan være nyttigt, i tilfælde af, at der skal laves ændringer omkring lønkørslen via denne systemopsætning.
Om dette skal vises i Timeregistrering, vælges i Statistik når en løn/fraværsfil trækkes.
1.2 Indsæt vagt/stempling
Via Indsæt vagt er det muligt at oprette en vagt der ikke er indsat i vagtplanen. Det vil sige en ny vagt der ikke er planlagt.
Efterfølgende udfyldes de nødvendige felter til brug for oprettelsen.
Vær opmærksom på, at der kan være tillæg, som tager højde for om vagten er planlagt eller ikke. Hvis ikke den er planlagt, kan dette resultere i en anden aflønning.
2.0 Manuelle tillæg
Når registreringen er oprettet, er det muligt at tilføje manuelle tillæg, såfremt denne systemopsætning er aktiveret.
Der skal indtastes en lønart, antal enheder samt evt. et beløb.
3.0 Forklaring til skærmbilleder
3.1 Hvem
Ud fra det valgte I Hvem, vil vagter og registreringer for medarbejdere, hvis primære afdeling/gruppe er lig med det valgte, blive vist.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Afdeling | Her kan vælges en afdeling |
| Gruppe | Her kan vælges en gruppe. Hvis afdeling er valgt, vises kun de grupper der er tilknyttet denne afdeling |
| Medarbejder | Her kan vælges en medarbejder, som vises ud fra de valgte afdeling/gruppe |
| Søg | Søgefelt hvor der kan søges på en specifik medarbejder ud fra navn eller medarbejder-/lønnummer. Her vises alle medarbejderens vagter og registreringer, for den valgte periode uanset hvad der er valgt under Afdeling/Gruppe. |
| Husk afdeling og gruppe i Hvem og Hvor | Sættes flueben her, vil dine valg blive husket frem til næste login. Det kræver dog, at du logger ind på samme computer |
| Vis/inkluder deaktiverede medarbejdere | Markeres hvis du ønsker at se deaktive/inaktive medarbejdere |
| Hent data for genberegning | Benyttes hvis eventuelle periodeberegninger/opsætninger skal genberegnes |
3.2 Hvad
Ud fra det valgte i Hvad, vil der blive lagt begrænsninger på hvad der vises på siden.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Vis registreringer | Viser registreringerne |
| Vis fravær | Viser fravær |
| Vis løndata | Viser løndata i bunden af siden |
| Sammenlæg grupper | Benyttes hvis løndata skal sammenlægges for flere grupper |
| Vis planlagte vagter uden registreringer | Viser vagter uden registreringer |
| Vis beregningsregler | Viser beregningsregler (Periodeberegninger) på de datoer hvor de aktiveres. Om disse vises eller ej, har ikke indflydelse på løndata |
| Vis kun advarsler | Viser kun vagter med advarsler |
| Vis kun ikke godkendte | Viser kun vagter, som endnu ikke er godkendt |
| Vis kun ikke medarbejdergodkendte | Viser kun vagter, som endnu ikke er blevet godkendt af medarbejderen. Kræver at medarbejdergodkendelse er aktiveret under Systemopsætning |
| Vis kun ikke udstemplet | Viser kun de vagter, hvor der er stemplet ind, men ikke ud |
| Vis kun ikke-låste | Viser kun vagter/registreringer som ikke er lås |
| Vis vagtens costcenter kode | Hvis I benytter costcentre, kan du vælge at costcenter-koden skal vises |
| Vis kun slettede registrerede vagter | Viser kun de vagter som er blevet slettet |
| Vis kun manuelt rettede registreringer | Viser kun de registreringer som er blevet rettet manuelt i Timeregistrering |
| Vis medarbejdere med …………….. | normtid hvor der ikke er en stempling |
| Fastlås datoer | Det valgte datointerval låses, så de ikke ændres ved valg af ny medarbejder |
3.3 Hvor
Ud fra det valgte I Hvor, vil alle vagter og registreringer afholdt i den valgte costcenter, afdeling eller gruppe. Benyttes hvis vagterne er besat af medarbejdere med fra sekundære grupper. Her søges der ud fra hvor medarbejderen har arbejdet.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Costcenter | Hvis der benyttes costcenter, kan der vælges kun at vise de timer der er præsteret i det valgte costcenter. Der kan søges efter et vilkårligt costcenter, ved at benytte søgefeltet, eller costcenter kan vælges via drop-down menuen |
| Afdeling | Her vælges afdeling |
| Gruppe | Her kan vælges en gruppe. Hvis afdeling er valgt, vises kun de grupper under denne afdeling |
3.4 Hvornår
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Datofelter | Muligheder for at angive datoer. Er der en specifik medarbejder vises, som default, medarbejderes aktuelle lønperiode |
| Hent data | Opdaterer visningen på siden, ud fra de valgte parametre. Når der er ændret i Hvem, Hvad, Hvor eller Hvornår, i forhold til hvad der vises pt., vil Hent data skifte farve til rød |
| Indsæt vagt | Indsættelse af en manuelt registrering |
| Lås | Låsning af registreringer. Denne låses, som regel, ved løneksport når fil er overført til lønsystemet |
| Godkend | Markering for om registreringen er godkendt |
| Dato | Dato for registreringen |
| Planlagt (pause) | Den planlagte tid ud fra vagtplanen. Denne kan åbnes, men ikke ændres. Planlagte tidspunkter skal ændres via Skemaplanlægning/Ganttplanlægning. Ved mouseover vises gruppe/afdeling |
| Oprindelig | Viser den oprindelige ind- og udstempling, såfremt der benyttes en stemplingsenhed |
| Registreret | Viser den stempling der benyttes og udregnes løn/timer efter. Ved mouseover vises den oprindelige ind-/udstempling. Dette felt kan åbnes og ændres |
| <> | Indikator for ind- og udstempling |
| Gruppe | Hvilken gruppe timerne er udført på |
| M.nr. | Medarbejderens medarbejdernummer |
| Navn | Medarbejderens navn |
| Timekonto | Bevægelsen for den enkelte vagt på timekontoen. Ved mouseover vises yderligere informationer |
| Reg. | Summen af de registrerede timer eksklusiv pause |
| God. | Summen af de godkendte timer inklusiv pause |
| Godkend alle | Godkender alle de viste registreringer |
| Fjern alle godkendelser | Fjerner alle de viste registreringers godkendelse |
| Lås alle | Låser alle de viste registreringer |
| Lås alle op | Fjerner låsningen på alle de viste registreringer |
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Planlagte vagter hvor ingen tider er registreret | Visning af de vagter, som er planlagte men endnu ikke oprettet |
| Opret alle | Opretter alle de viste vagter |
| Registrerede timer i alt | Summen af de timer som er registreret. Der tages ikke højde for om de måtte være godkendt eller ej. Hvis fravær vises i registreringsbilledet er de med i summen |
| Beregnede registrerede timer i alt | Er der heldagsfravær, vil dette her blive beregnet som timenormen fra fraværet |
| Planlagte timer i alt | Planlagte timer ud fra vagtplanlægningen, på de registreringer der vises. Fravær tæller ikke med |
| Beregnede planlagte timer i alt | Er der heldagsfravær, vil dette her blive beregnet som timenormen fra fraværet |
| Antal timer i alt | Summen af planlagte timer plus fravær, der er vist under registreringer |
| Timenorm | Summen af timenormen for de valgte vagter/registreringer |
| Opsparede timer i alt | Summen af opsparede timer for valgte vagter/registreringer |
| Lønart | Viser lønarter på de registreringer, hvor der er opsat løngruppe til håndtering af diverse tillæg/overtid |
| Tekst | Teksten/Beskrivelsen til den tilhørende lønart |
| Timekonto | Viser de timer som er trukket på timekonto og skal aflønnes |
| Lønberettigede timer | Registrerede og planlagte timer |
| Enheder | Summen af timer på hver enkel lønart |
| Sats | Hvis der er opsat satser på de forskellige lønarter på løngruppen vises de her |
| Beløb | Summen af Enheder x Sats |
3.5 Indsæt/Rediger vagt
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Registreret | Visning af de indstemplede tider |
| Fraværstype | Mulighed for at indsætte fravær |
| Ind | Dato og tidspunkt for indstempling |
| Ud | Dato og tidspunkt for udstempling |
| Pause | Angivelse af pausens længde |
| Ikke stemplet ud | Giver mulighed for, at oprette en vagt, som endnu ikke er stemplet ud. Hvis der ikke bliver stemplet ud, skal hakket fjernes, inden det er muligt at tilføje udstemplingstidspunktet |
| Vagten er planlagt | Har kun effekt på planlagte vagter. Der kigges på hvilken aflønning der gives ud fra løngruppen. Om der er tale om en normal vagt eller en fridagsvagt |
| Afdeling | Afdeling for hvor vagten skal afholdes |
| Gruppe | Gruppe for hvor vagten skal afholdes |
| Navn | Viser mulige medarbejdere, ud fra foretagne valg i afdeling og gruppe |
| Cost center | Hvis I benytter costcentre vises det som er planlagt via vagtplanen. Kan redigeres på registreringen |
| Andet costcenter | Her kan der søges efter costcenter |
| Kostkode | Hvis kostkode er aktiveret på gruppens vagter under vagtplanlægning, vises det her og kan redigeres |
| Løngruppe | Som udgangspunkt tages den løngruppe medarbejderen er tilknyttet = Standardløngruppe. Der er mulighed for at angive anden løngruppe, såfremt vagten skal aflønnes efter en anden overenskomst/løngruppe |
| Vagtnote | Mulighed for at skrive en note på vagten/registreringen |
| Slet vagt | Sletter vagten. Forudsættes at denne er oprettet først. Er det en planlagt vagt, så slettes kun registreringen. Vagten ligger der stadig (også i Skemaplanlægning) og registreringen kan oprettes på ny |
| Luk | Forlader skærmbilledet uden at gemme ændringer |
| Gem og Luk | Forlader skærmbilledet og gemmer ændringer |
| Tilføj tillæg | Giver mulighed for at tilføje manuelle tillæg |