1.0. Beskrivelse
Det er i LessorWorkforce muligt at tilføje flere pauser end en på registreringer. Denne vejledning gennemgår hvordan man opretter flere pauser og hvilke valgmuligheder man har.
1.1 Overordnede muligheder:
- Mulighed for at tilføje mere end en pause på en registrering
- Mulighed for at en pause har varighed eller både varighed og tidspunkt – og en registrering kan have pauser der er enten tidsbestemte, ikke tidsbestemte (kun varighed) eller en kombination af de to
- Mulighed for at angive på hver enkelt pause om den følger medarbejderstamkortet, er betalt eller ikke betalt
2.0 Registreringer
Det er muligt at lægge flere pauser på en registrering, hvilket gør det muligt fx at registrere en formiddagspause, en frokostpause og en eftermiddagspause eller en kort og en lang pause, som medarbejderne selv bestemmer hvornår de afholder.
Pauserne på vagten kan både være:
1. Tidsbestemte (med en starttid)
2. Ikke tidsbestemte (kun med en varighed)
3. En kombination af tidsbestemte og ikke tidsbestemte
Fælles for pauserne, uanset om det udelukkende er tidsbestemte/ ikke tidsbestemte/ en kombination er, at det samlede antal pauseminutter vil fremgå af registreringen i parentesen, som vi kender det.
2.1 Opret pause
Når en pause skal oprettes på en registrering, har du mulighed for at vælge varigheden af
pausen (krav), et starttidspunkt og om pausen skal være betalt eller ikke betalt. Dette kan
vælges for hver enkelt pause på registreringen – ønsker du kun at vælge en pausevarighed
bliver pausen automatisk oprettet uden tidspunkt og med status ”følg medarbejderkort”.
2.2 Betalt eller ikke betalt pause
Når en ny pause oprettes på en registrering, er der mulighed for at definere, om pausen skal
være betalt eller ikke betalt. Alle pauser på en vagt får én af følgende 3 statusser:
1. Følg medarbejderkort
2. Betalt
3. Ikke betalt
2.2.1 Følg medarbejderkort
”Følg medarbejderkort” er standardindstillingen, når en ny registrering oprettes. Denne status gælder også for alle eksisterende pauser på allerede oprettede registreringer. Det betyder, at opsætningen fra
medarbejderkortet (fanen Løn) vedrørende betalt pause anvendes.
For medarbejdere med markering i feltet ”Betalt pause” på deres medarbejderstamkort, vil dette nu tydeligt fremgå af pausen, som vises som betalt. Pausens status er stadig ”følg medarbejderkort”, men selve pausen vises som ”betalt” fordi registreringen tilhører en medarbejder, som har hak i ”Betalt pause” på sit medarbejderkort. Tilsvarende gælder at medarbejdere uden hak i ”Betalt pause” på deres medarbejderkort, vil have pauser vist som ”Ikke betalt” med status ”følg medarbejderkort”.
2.2.2 Betalt eller ikke betalt pause
”Betalt” er en status en pause på en registrering kan få, hvis den sættes direkte på registreringen. ”Betalt” statussen vil forblive på registreringen uanset om registreringen er tilknyttet en medarbejder, der ikke har betalt pause på sit medarbejderkort eller ændrer medarbejder løbende. En registrering med status ”Betalt” overstyrer dermed valget af medarbejder på registreringen og dennes status på medarbejderstamkortet.
2.3 Rediger pause
Vil man redigere en oprettet pause klikker man på den og har mulighed for at ændre pausens varighed eller starttidspunkt. Det er også muligt at vælge om pausen skal have et tidspunkt eller ej og om pausen skal følge medarbejderkort, være betalt eller ikke betalt. Bemærk at pausevarighed
eller tidspunkt naturligvis skal være indenfor vagtens varighed og tidspunkt.
Skal medarbejder kunne ændre på egne registreringer om pausen er betalt eller ej?
Man har mulighed for at styre om medarbejdere selv skal kunne ændre på pausens betalingsstatus med rettighed #13365. Er denne rettighed slået til, kan medarbejderen ændre på om en pause er betalt eller ej på deres egne registreringer. Som standard er denne rettighed slået fra, så medarbejdere ikke selv kan ændre om deres pauser er betalte eller ikke betalte.
4.0 Import og eksport
Det er muligt både at importere registreringer og fravær med flere pauser samt at eksportere registreringer via webservice.
4.1 Import af registreringer og fravær (.csv fil)
For at importere registreringer eller fravær skal man bruge skabelonerne hertil, Master_Registreringsimport.csv” og ”Master_Fraværsimport.csv”. I den syvende kolonne, ”Pause varighed”, kan man indtaste flere oplysninger om pausen.
Formatet der skal bruges, er som følger:
- [første pause, anden pause, tredje pause, etc]
Hvor hver pause angives således:
- ” pausetidspunkt | pausevarighed | betalingsstatus”, her kan betalingsstatus være betalt (”1”) eller ikke betalt (”0”). Undlader man at skrive noget her vil pausen registreres som ”følg medarbejderkort”
Eksempel:
Registreringsimport:
Fraværsimport:
4.2 Eksport af registreringer og fravær (webservice)
Når registreringer eller fravær eksporteres bruges webservicen ”exportShifts” (se vejledningen ”Webservice – Vagter fravær registreringer””). Dette kald returnerer den samlede registreringstid – for at få information om pause skal man tilføje parameteren ”extrainfo=1” til kaldet. Det returnerer den samlede pausetid og hvorvidt pausen er betalt eller ej (bruges hvis man kun har max. En pause) samt en tabel i sidste kolonne med information om: pausernes varighed, pausernes tidspunkt og pausernes status ifht. betalt/ikke betalt.
Data leveres således:
- [første pause, anden pause, tredje pause, etc]
Hvor hver pause leveres med data i formatet:
- ” pausetidspunkt | pausevarighed | betalingsstatus”, her kan betalingsstatus være betalt (”1”) eller ikke betalt (”0”)
Eksempel:
I nedenstående eksempel har registreringerne i linje 1 og 4 ingen pause, dette angives med ”[]” – bemærk at nogle af kolonnerne er fjernet for overblikkets skyld.
Registreringen i linje 2 har en 30 min pause, som ikke er betalt, dette angives med [”30 | 0”] og registreringen i linje fem har to pauser, den første pause er på 15 min og er betalt, mens den anden pause er på 30 min, starter kl. 14.15 og er ikke betalt, dette angives med [”15 | 1”, ”14:15 | 30 | 0”].
5.0 Set fra en brugers perspektiv
Brugere kan se summeringen af pauser på registreringer. Derudover kan de se detaljer om pausen ved at klikke på registreringen. Her kan de se information om:
- Pausens varighed og evt. tidspunkt
- Om pausen er betalt eller ej (er pausen ikke betalt vil den bare fremgå med varighed og evt. tidspunkt, men er pausen derimod betalt vil der stå ”betalt” på pausen)
Hvis brugere har adgang til at redigere deres egne registreringer, vil de også kunne redigere i pausen – dog ikke om den er betalt eller ej, medmindre de har rettighed #13365 aktiveret.
5.1 App
I app’en har brugere også mulighed for at oprette registreringer med flere pauser – andet billede viser hvordan pause oprettes med varighed og evt. tidspunkt og sidste billede viser muligheden for at vælge om pause er betalt eller ej (kræver rettighed #13365)