Indhold
Integrationen fra Emply People til Lessor Payroll er en envejsintegration, der gør det muligt at sende data fra Emply People til Lessor Payroll. Der kan gennem integrationen automatisk oprettes nye medarbejdere når disse ansættes gennem Emply People data på medarbejderen opdateres automatisk i lønsystemet når det opdateres i Emply People. Fratrådte medarbejdere kan også automatisk deaktiveres Lessor Payroll.
Følgende funktionalitet ligger i integrationen:
- Stamdata ved oprettelse af ny medarbejder
- Stamdata ved opdatering af data på medarbejder
- Opret og opdater ansættelse
- Opret og opdater afdelinger
- Ferie- og fraværsregistrering
- Fratrædelse og fratrædelsesårsag
I integrationen ligger en række af felter fra blandt andet stamdata og lønwidget, der skal mappes til tilsvarende felter i Lessor Payroll. Der er en række obligatoriske felter markeret med en rød hængelås, der skal mappes. De resterende felter er valgfri og kan mappes, hvis den pågældende data er relevant at få fra Emply People til Lessor Payroll.
Når data sendes fra Emply People vil det lande til godkendelse ved Lessor Payroll, så det er muligt at tjekke op på om data er korrekte inden de lægges ind i lønsystemet. Der vil dog også være mulighed for at slå denne funktionalitet fra, så det ikke er nødvendigt med en manuel godkendelse. Dataoverførsler kan følges både i Emply People's integrationslog og i Lessor Payroll, hvor det registreres hvilke data, der er blevet opdateret.
Integrationen kan både sættes op til Lessor Payroll cloud og Lessor Payroll on-prem løsninger. Dette kan du læse mere om i Lessor Payroll Integration - Beskrivelse.
Ved yderligere info, som du umiddelbart ikke kan finde her, tjek Lessor Payroll Integration - FAQ.
Guiden indeholder følgende steps:
- Forberedelse til opsætning
- Step 1 - Opsætning af Emply People
- Step 2 - Import af medarbejdere
- Step 3 - Opsætning af integrationen
- Step 4 - Aktivér forbindelse
- Step 5 - Test af integrationen Lessor Payroll
- Step 6 - Afdeling
- Step 7 - Fravær (valgfri)
Opsætningsguide - standard
Følgende er en guide til at sætte integrationen fra Emply People til Lessor Payroll op. Den første del handler om, hvad der skal være forberedt inden opsætningen og anden del er de konkrete steps til at lave opsætning.
Forberedelse til opsætning
For at sætte integrationen op til Lessor Payroll skal du have:
- En Emply People løsning med HR modul
- Lessor Payroll cloud eller OnPremise
- At integrationen er inkluderet i kontrakten med Emply People
- Medarbejderformularer er sat op, så det indeholder data, der skal anvendes i Lessor Payroll
- Under artiklen beskrivelse, kan du i detaljer se hvad der understøttes og hvordan løsningen sættes op.
- Bestilt adgang til Lessor Payroll webservice
Bemærk!
- Medarbejdere oprettes fremover kun i Emply People
- Medarbejdere ændres fremover kun i Emply People
- Medmindre det er data, der ikke skal vises eller bruges i Emply People
- Medarbejder ændringer foretaget i andre Lessor produkter opdateres ikke i Emply People
Sådan bestilles en aktivering af Lessor Payroll integrationen
Har I andre Lessor Payroll produkter - så skal det koordineres med Suite team, da vi skal være sikre på at I er konfigureret til Emply People standard i Lessor Payroll webservicen.
Support sag
Der skal oprettes en support sag gennem vores helpcenter eller til support@emply.com, med overskriften: 'Aktivering af Lessor Payroll integration'.
Det er vigtigt at vi kender opgaven, da der kan være forhold, der gør at vi skal konfigurere webservicen specielt og at vi ved hvilke medarbejdere, der skal trækkes data på til import.
Afklares med kunden
- Hvad forventer kunden af webservicen?
- Er det noget vi kan som beskrevet i standarden?
- Har kunden standard lønart 0012 Månedslønnede og lønart 0050 Timelønnede?
- Hvis nej, oplyses det til bestillingen og webservice specialist vil kontakte kunden
- Har kunden Lessor Workforce og forventer at oprettelser og ændringer flyder til Lessor Workforce fra Lessor Payroll?
- Hvis ja, da vil webservice specialist sørge for at dette testes
- Hvilke og hvor mange medarbejdere skal importeres til Emply People (stillingsprofilkoder)?
- Skal kunden fraværsregistrere i Emply People?
- Hvis ja, hvilke typer medarbejdere?
Emply People support vil kvittere for modtagelsen af bestillingen og indenfor 10 arbejdsdage sørge for at integrationen kan aktiveres i Emply People.
Emply People vil sørge for at teste, at integrationen er forbundet i inaktiv tilstand.
Data fra Lessor Payroll
Vi vil i fællesskab definere hvornår og hvilke løndata, der skal hentes fra Lessor Payroll og overføres til Emply People. Herefter bestilles udtræk af data og det læses ind i Emply People platformen så tæt på opsætningsdatoen som muligt.
Der skal bruges data fra Lessor Payroll i Emply People for at integrationen kan fungere. Det er den data, der sørger for at der kommer de rigtige registreringer på de enkelte medarbejdere. Der skal hentes to forskellige filer fra Lessor Payroll:
- Masterdata.csv
- hourly_salary_rates.csv
Filerne genereres ved at gå til 'Periodiske aktiviteter' > 'Adhoc job' > under Opgavekode vælg 'Udtræk Emply People' > Kør job.
Filerne gemmes derefter under Output bibliotek i mappen '/Emply People', som vist på billedet herunder:
Filerne gemmes lokalt på computeren og kan uploades via file-upload til Emply People konsulenten (læs mere om håndtering af filerne i beskrivelsen).
1. Opsætning af Emply People
For at sætte integrationen til Lessor Payroll op, er det nødvendigt at lave opsætning i Emply People platformen, så der kan laves mapping mellem felter i Emply People og Lessor Payroll. Følgende skal sættes op;
- Lessor Payroll felter på formular til oprettelse af nye medarbejdere
- Lessor Payroll elementer i lønwidget
- Fraværstyper (valgfrit)
1.1 Formular til oprettelse af nye medarbejder
Formularen opsættes til at understøtte flowet, hvor en ny medarbejder ansættes i virksomheden. Udover stamoplysninger eller oplysninger om ansættelse sættes de oplysninger ind i formularen, der anvendes ved nyansættelse til Lessor Payroll.
I nedenstående eksempel på opsætning af stamdataformularen er angivet nogle af de nødvendige felter.
Felterne til brug for integrationen skal være delte felter. Det sættes op på følgende måde;
Opret felter > vælg felt > vælg indstillinger > vælg avancerede indstillinger > slå 'Benyt i andre formularer' til og slå 'Opdater data på tværs af formularer' til - Se billedeeksempel nedenfor
Eksempel på Lessor Payroll felter
2. Import af medarbejdere
For at bruge integrationen skal der ligge medarbejderdata i Emply People og disse importeres ind i systemet. Importen sker som en del af implementeringsprocessen.
- Kunden godkender at vi henter stamdata og ansættelsesoplysninger fra Lessor A/S, eksempelvis bekræftelse på mail.
- Filen bestilles af implementeringskonsulent ved Lessor Suite, hvorefter den ligger klar til kunden. Filen kommer i CSV format fra Lessor Payroll.
- Filen leveres sikkert til en Emply People konsulent.
- Filerne bruges til at identificere om Emply People er opsat og klar til import
- Filerne importeres til aftalt dato
3. Opsætning af integrationen
For at data kan lande det rigtige sted i Lessor Payroll er det nødvendigt at mappe felterne i Emply People til felter i Lessor Payroll.
3.1 Aktivering af integrationen
Den øverste knap i integrationsopsætningen kan aktivere integrationen og registreringer på aktive medarbejdere synkroniseres til Lessor Payroll. Indtil felterne er sat op anbefales denne tilstand.
3.2 Autogodkendelse af data fra Emply People til Lessor Payroll
Den anden knap er som udgangspunkt deaktiveret. Aktiveres denne vil oprettelser og ændringer på medarbejdere blive oprettet direkte i Lessor Payroll og ikke skulle godkendes i 'Medarbejder til godkendelse' / 'Medarbejderændring til godkendelse' i Lessor Payroll.
3.3 Opsætning af felter - Stamoplysninger
Nedenfor har vi vist et eksempel på en opsætning af Lessor Payroll integrationen.
- Kolonne til venstre angiver destination i Lessor Payroll
- Er teksten i [tekst] læses disse fra Lessor Payroll
- Kolonne til højre angiver felt i Emply People
- Røde hængelåse angiver at felterne er obligatoriske for opsætningen
- Blå hængelåse er valgfri
- Hele fraværsdelen er valgfri
Ovenstående kontaktoplysninger, behøver ikke at være udfyldt ved oprettelse af en medarbejder.
- Virksomhedskode - oprettes i Emply People som formular element og mappes med værdier hentet fra Lessor Payroll
- Organisationskode - oprettes i Emply People som formular element og mappes med værdier hentet fra Lessor Payroll
- Afregningsgruppekode - oprettes i Emply People som formular element
- Kvotatæller - her vælges 'Arbejdstimer hver uge'.
- Lønniveau - her kan der vælges mellem 'Aftalt løn' eller 'FTE løn (beregnet af Emply People)
- Stillingsprofilkode - oprettes i Emply People som formular element og mappes med værdier hentet fra Lessor Payroll
- Bogføringsgruppekode - oprettes i Emply People som formular element og mappes med værdier hentet fra Lessor Payroll
- Dimensionskoder - oprettes i Emply People som formular element og mappes med værdier hentet fra Lessor Payroll
- Afdelingskode - Her kan vælges mellem Brugerdefineret afdelingskode(unik) eller costcenter angivet på afdeling i Emply People
- Afdelingsnavn - Her kan vælges Afdelingsnavn(unik) eller ekstern afdelingsnavn angivet på afdeling i Emply People
På ovenstående billede ses eksempler på felterne, der skal mappes. Venstre side er felterne i Lessor Payroll og i højre side skal tilsvarende felter vælges i Emply People. For at få yderligere detaljer om de enkelte felter, læs beskrivelsen. Hvis du endnu ikke er klar til at aktivere integrationen, kan du trykke gem i nederste venstre hjørne.
3.4 Opsætning af felter - Fravær
Under Fravær mappes med de fraværstyper, der hentes fra Lessor Payroll.
Vær opmærksom på, at før fraværsregistreringen tages i brug i Emply People:
- kunden sikre sig at feriebalancer på medarbejderne er ens i Emply People og Lessor Payroll.
- fraværsperioden danner registreringer, der er lig med den man vil køre i Lessor Payroll.
- der ikke kan slettes fraværsregistreringer fra Emply People til Lessor Payroll.
- Slet skal foregå i både emply og Lessor Payroll.
- det er muligt at sende samme fraværsregistrering mere end en gang.
- I de tilfælde kan dubletter fjernes af Lessor Payroll brugeren
Når integrationen er aktiv, fraværstyperne mappet og medarbejdernes balancer for ferie, feriefravær m.m. er revideret, kan medarbejderne tage fraværsregistrering i brug i Emply People.
3.5 Opsætning af løngruppe og lønwidget
- Gå til Skabeloner > Løn > Løngruppe (ny eller rediger)
- Vælg lønsystem - Lessor [titel]
- Gå til sektionen 'Eksportér'
Synkroniser løn er deaktiveret
Aktivér denne hvis I ønsker at lønnen overføres fra Emply People til Lessor Payroll.
Fratrædelsesoplysninger er valgfrie, men der kan angives koder manuelt fra kundens Lessor Payroll.
3.6 Gå til sektionen 'Formular felter'
Her tilføjes elementer, der skal bruges til Lessor Payroll. De vises på medarbejderens lønwidget og datostyres af aftalen.
4. Aktivér forbindelse
Når felterne er mappet aktiveres forbindelsen til Lessor Payroll ved at slå integration til i øverste højre hjørne af opsætningsvinduet. Klik på knappen inaktiveret, så den skifter til aktiveret og tryk gem i nederste venstre hjørne.
- Titel: Her skrives fx virksomhedens navn
- i: Information om Lessor Payroll instans og brugernavn
Når integrationen aktiveres, kan der synkroniseres til Lessor Payroll. Synkroniseringen sker efter gem handling på en medarbejder eller ved godkendelse af ændringer på en medarbejder
For at teste integrationen skal der derfor oprettes en ny medarbejder eller gemmes på en eksisterende.
5. Test af integrationen Lessor Payroll
Testfasen gennemgås i samarbejde med kunden.
Når integrationen er slået til kan data blive sendt til Lessor Payroll, når der sker en ændring på en medarbejder eller der oprettes en ny medarbejder.
Automatisk godkendelse af medarbejdere og medarbejderændringer
Det anbefales at denne forbliver ikke aktiveret, indtil I har verificeret og godkendt overførslerne fra Emply People til Lessor Payroll over en eller flere lønperioder.
Er denne aktiveret under opsætningen af integrationen vil man ikke kunne bruge godkendelse af 'Ny medarbejder' og 'Ændring på medarbejder' i Lessor Payroll
5.1 Ny medarbejder i Lessor Payroll
Når en ny medarbejder oprettes i Emply People lander den under menupunktet 'Medarbejder til godkendelse' i Lessor Payroll som på billedet herunder; når effektiv dato for aftalen er gældende
For at se data på medarbejderen sendt fra Emply People klik på knappen 'Kort' og herefter kan du se medarbejderens data som på billedet herunder. Hvis data er korrekt, kan du godkende medarbejderen ved at klikke på knappen 'Godkend medarbejder'.
Hvis medarbejderens faste løn også overføres kan du klikke på knappen 'Faste lønreg. til godkendelse' for at se den. En ændring i Emply People af en medarbejders løn kommer ikke igennem en godkendelsesproces i Lessor Payroll, men bliver overført direkte til faste lønregistreringer under medarbejderen.
Vær opmærksom på at det ikke er muligt i Lessor Payroll at opsætte godkendelsesproces for en lønændring fra Emply People. Det kan overvejes at sætte en notifikation op i Emply People der sender en besked til lønbogholderen om at månedsløn eller timeløn er ændret på en medarbejder.
5.2 Ændring på medarbejder i Lessor Payroll
Når der sker ændringer i en medarbejders data i Emply People overføres de til Lessor Payroll og ligger under menupunktet 'Medarbejderændringer til godkendelse'.
For at se ændringerne skal du klikke på knappen 'Kort' og vælge fanen 'Ændrede felter' på medarbejderkortet. Her kan du se, hvilke felter der er ændret. Hvis ændringerne er korrekte kan du godkende ændringen på knappen 'Godkend medarbejder'.
5.3 Fratrædelse af medarbejder
Fratrædelse af en medarbejder sendes med det samme til Lessor Payroll (Medarbejdere til godkendelse) for tidsbegrænsede ansættelser og ved fratrædelse af en eksisterende medarbejder (Medarbejderændring til godkendelse).
Følg nedenstående steps:
- Sæt fratrædelsesdato i Emply People
- Godkend ændringen i Lessor Payroll
Fortryd fratrædelse af medarbejder:
- Fjerne fratrædelsedato på medarbejderen i Emply People
- Godkend ændringen i Lessor Payroll*
*Webservicen giver mulighed for at mappe fratrædelsesårsager i Emply People, med årsagskoder i Lessor Payroll:
- Når en medarbejder fratrædes og angiver årsagen sendes det til Lessor Payroll.
-
Hvis man fortryder fratrædelsen af medarbejderen og fjerner dato og årsag i Emply People så vil det:
- Fjerne fratrædelsesdato i Lessor Payroll.
-
Ikke fjerne årsagen i Lessor Payroll. Denne kan dog manuelt fjernes i Lessor Payroll.
5.4 Skift af aflønningsform
Der findes ikke en metode i Emply People, der kan håndtere ændringen før medarbejderens gamle ansættelse er afsluttet i Lessor Payroll.
Fremgangsmåde:
- Giv lønbogholderen besked om at afslutte timelønsansættelsen på en medarbejder og vent til Lønbogholderen giver besked om at denne er afsluttet og medarbejdernummeret er omdøbt.
- Omdøb medarbejderkoden i Lessor Payroll
- Fremsøg og marker medarbejder i Lessor Payroll
- Gå til 'Andre registreringer' / 'Omdøb medarbejder'
- Sæt fx et T foran medarbejdernummeret
- Afslut eksisterende (timelønnede) ansættelse på medarbejderen
- Dette kan gøres på et hvilket som helst tidspunkt, hvis lønperioden ikke er afsluttet.
- Giv besked til HR (Emply People) at der kan oprettes en ny aftale på medarbejdernummeret
- Gå til Emply People og opret ny aftale på den eksisterende ansættelse (medarbejdernummer)
- Gem - og aftalen oprettes i Lessor Payroll under 'Medarbejdere til godkendelse'
- Tjek medarbejderkort (det oprindelige medarbejdernummer) og evt. 'Faste Lønreg. til godkendelse' i Lessor Payroll
6. Afdeling
Hvis du ønsker at mappe flere underafdelinger i Emply People, til én afdeling i Lessor Payroll, skal du udfylde en ekstern titel samt cost center id for den pågældende afdeling.
Dette gør du ved at gå til Indstillinger > Konto > Afdelinger > vælg ønskede afdeling.
Udfyld ‘Ekstern titel’ og ‘Cost center id’.
Vær opmærksom på at dette mappes korrekt, så 'Afdeling cost center ID' vælges ved mapping af 'Afdelingskode', under 'Afdeling'.
Derudover er det vigtigt at sikre at det brugerdefineret ID er unikt.
7. Fraværsregistrering (valgfri)
Det er muligt at sende fraværsregistreringer fra Emply People til Lessor Payroll. For at gøre dette, er det en forudsætning, at integrationen er forbundet og aktiveret. Optjening af ferie og feriefridage er indstillet for godtgørelse i Emply People.
7.1 Opsætning af fraværstyper
Gå til Indstillinger > Skabeloner > Fravær
Vælg en gruppe, eksempelvis 'Timelønnet' eller 'Funktionær', og vælg de ønskede fraværstyper. Afslut ved at klikke Gem.
(Se artikel Opret/rediger fraværsskabeloner for yderligere forklaring)
7.2 Manuel synkronisering af fravær
For at sende fravær fra Emply People til Lessor Payroll, skal fraværet være godkendt og angivet i en lønperiode, hvor der sendes:
- Afholdt fravær for lønperioden
- Sent registreret og godkendt fravær for tidligere perioder
- Sent registreret og sent godkendt fravær for tidligere perioder
For at danne en overførsel af fraværsregistreringer
Gå til Medarbejdere > Løn > klik på '+ Ny lønkørsel'
Udfyld nedenstående, så det passer med lønperioden for Lessor Payroll:
Afslut ved at trykke Generer, hvorefter fraværet overføres til Lessor Payroll via webservicen.
7.3 Automatisk generering af fravær til Lessor Payroll
I Emply People er det muligt, at oprette en automatisering for dannelse af Lessor Payroll fraværssynkronisering.
Gå til Indstillinger > Automatisering > klik på '+ Nyt workflow' og angiv titel > vælg 'Løngruppe' og 'Planlagt':
Herefter vælges hvornår automatiseringen skal køre, og hvilke(n) løngruppe den omhandler:
Afslut ved at klikke Gem.
Klik på '+ Tilføj handling':
Herunder vælges tilsvarende periode:
Afslut ved at klikke Gem.
7.4 Fraværsoverførsel log rapport
Gå til Indstillinger > Integrationer
Find din seneste fravær på Lessor Payroll
Grøn = alle registreringer er overført
Gul = nogle fraværsregistreringer er overført og mindst en er fejlet
Rød = alle registreringer er fejlet
Eksempel på en fravær synkroniseringsrapport:
Fraværet lander i Lessor Payroll på medarbejderens fraværsperiode som vist på billedet herunder:
Bemærk!
- Undgå at sende sende samme registreringer (perioder) til Lessor Payroll flere gange,
- da Lessor Payroll godt kan have flere registreringer af fravær på samme dag.
Risiko for dubletter ved manuel oprettelse af løn perioder i Emply People.
7.5 Fraværsregistreringer
Efter overførslen, kan man klikke sig ind på lønperioden i Emply People og se hvilke registreringer der er overført.
Gå til Medarbejdere > Løn > Find lønperioden og klik på den
Klik på "Genererede filer"
Den kan derefter åbnes i en teksteditor, for at tjekke, at det ser ud som forventet:
Integrationslog
Gå til Indstillinger > Integrationer
Læs mere for at se et overblik og svar fra Lessor Payroll, hvis registreringer har fejlet.
Her ses et overblik og svar fra Lessor Payroll, hvis registreringer har fejlet.