Lessor Payroll Integration - Beskrivelse

Forbind Emply People med Lessor Payroll

For at integrationen kan sættes op skal følgende være opfyldt:

1. Kunden har bestilt integrationen hos Emply People og det fremgår af kontrakt
2. Emply People har bestilt adgang til kundens Lessor Payroll løsning
3. Lessor Payroll webservice og Inquiry har samme legitimationsoplysninger.

Denne bestilling sendes til og leveres af Emply People integration teamgennem helpcenter eller support. 

Herefter tester og forbinder Emply People integration team kundens Emply People og Lessor Payroll løsninger*.

* Cloud

For kunder med cloud-løsning, kender Emply Peoples integrationsteam til de oplysninger, som skal udfyldes under Titel, Klient, Brugernavn samt Kodeord.

 Titel - Anvend kundens navn eller samme som klientnavnet i Lessor Payroll

* Onprem 

Har kunden OnPrem er det kunden selv der hoster og drifter Lessor Payroll.  

Kunden skal da sørge for 

• URL til Lessor Payroll installationen
• Emply People servere er whitelisted vores offentlige IP adresser
• Levere og teste brugernavn og adgangskode for webservice og inquiry.
• Bestille og koordinere konsulenthjælp fra Emply People integration team

Titel - Anvend kundens navn eller samme som klient navnet i Lessor Payroll

URL - Denne kender kunden selv

Mapping

Efter integrationen har forbundet med kundens Lessor Payroll, kan man se de bindinger, der er faste og de der skal vælges med f.eks et formularfelt eller fraværstype.

Filudtræk fra Lessor Payroll

Kunden skal levere filerne til Emply People på en sikker måde, de kan finde den i deres Lessor Payroll efter Lessor support har dannet dem.

Når de tre filer (Masterdata.csv, hourly_salary_rates.csvog obprofilesetup.csv) skal indlæses i Excel er det vigtigt at være opmærksom på følgende;

Hvis data blot importeres i excel, så vil foranstillede 0-nuller blive fjernet i felterne medarbejderkode og cpr.nr.

Du skal derfor gøre følgende med Masterdata filen:

1. Åben excel – Vælg filer og Ny
2. Vælg Data og derefter Fra tekst/CSV
3. Vælg fil og omporter
4. Klik på 'Transformer data'
5. Marker alt data med ctrl-a – højreklik og vælg 'Rediger type' – vælg 'Tekst' – vælg 'erstat aktuelle' – klik 'luk' og indlæs.
6. Vælg filer og gem filen.

Du skal derfor gøre følgende med Payroll filen:

1. Åben excel – Vælg filer og Ny
2. Vælg Data og derefter Fra tekst/CSV
3. Vælg fil og Importer
4. Klik på 'Transformer data'
5. Alle kolonner skal have ændret type til 'Tekst', undtagen 'Monthly Salary' og 'Working Hours (Weekly)'.– højreklik og vælg 'Rediger type' – vælg 'Tekst' – vælg 'erstat aktuelle' – klik 'luk' og indlæs.
6. Vælg filer og gem filen.

Du skal derfor gøre følgende med Hourly_salary_rates filen:

1. Åben excel – Vælg filer og Ny
2. Vælg Data og derefter Fra tekst/CSV
3. Vælg fil og Importer
4. Klik på 'Transformer data'
5. Alle kolonner skal have ændret type til 'Tekst', undtagen 'Number of hours' og 'Hourly salary rate' – højreklik og vælg 'Rediger type' – vælg 'Tekst' – vælg 'erstat aktuelle' – klik 'luk' og indlæs.
6. Vælg filer og gem filen.

Felter i integrationen

I tabellen herunder er der et overblik over de felter, der er en del af integrationen. Den indeholder navnet fra Lessor Payroll og Emply People, bindingen og hvor i Emply People data kommer fra. 

(F) = Bindingen kan ikke ændres

(V) = Bindingen har flere valg (dynamiske felter / faste felter)

*Mapping muligheder hentes fra Lessor Payroll

Formular felter

Alle formularfelter der skal anvendes i integrationen skal være delte elementer. Det opsættes på det enkelte felt i formularen. Her vælges Avanceret - se nedenfor.

Lønnummer / medarbejdernummer (code)

Et lønnummer hænger oftest sammen med medarbejderens ansættelse og vil følge medarbejderen igennem hele ansættelsesperioden. Dog med den undtagelse at medarbejderen skifter aflønningsform fra timelønnet til månedslønnet eller månedslønnet til timelønnet.

(link til aflønningsform afsnit eller kopier det herind)

En lønnummerserie:

Kundens Emply People løsning kan sættes op til at mappe med Emply People-medarbejdernummer og kan gøre brug af automatisk tildeling af medarbejdernummer, når der oprettes nye medarbejdere.

Eksisterende medarbejdere i Lessor Payroll beholder deres medarbejdernummer og importeres i Emply People.

Flere nummerserier:

Har kunden behov for flere nummerserier, vil det ikke være muligt at tildele automatiske lønnumre fra Emply People. Medarbejdernes lønnumre skal da komme fra et formularfelt.

Initialer (Initials)

Emply People kan oprette initialer i Lessor Payroll

Bank reg. og kontonummer(sjældent anvendt)

Oftest anvender kunden Nemkonto til udbetaling af løn og disse felter oprettes meget sjældent.

Adresse 2 (Address2)

Har kunden behov for flere adresselinjer, kan dette sættes op og mappes med integrationen

Formular felt med valgmuligheder

Nedenstående felter skal oprettes som felter med valgmuligheder

Virksomhedskode(companycode)

Adskiller medarbejderne på virksomheder i Lessor Payroll.

Har kunden flere virksomhedskoder indtastes de som valgmuligheder - se eksempel ovenfor.

Har kunden kun 1 virksomhedskode - indtastes kun en valgmulighed og denne kan også sættes op til at være præ-udfyldt.

Organisationskode(organizationcode)

Afgørende for rettigheder i Lessor Payroll.

Har kunden flere organisationskoder indtastes de som valgmuligheder.

Har kunden kun 1 organisationskode - indtastes kun en valgmulighed og denne kan også sættes op til at være præ-udfyldt.

Afregningsgruppekode(settlinggroupcode)

Styrer lønudbetalingen

Her angives de afregningstyper kunden anvender fx 'Måned bagud'.

Stillingsprofilkode (paygroupcode)

Stillingsprofilkoden er afgørende for den type ansættelse der er tale om fx funktionærer eller timelønnede m.fl. Stillingsprofilkoderne hentes automatisk ind i integrationen.
I udtrækket kommer der en kode, kunden skal kende benævnelsen, da det er dem, der skal anvendes til formular feltet.

Bogføringsgruppekode (postinggroupcode)

Bruges oftest til at fordele medarbejderomkostninger i Lessor Payroll.

Dimensionskode 1-8 (dimensioncode1-8)

Opsætning af felter i integrationen

Denne del er beskrevet yderligere i opsætningsguiden

Lessor Payroll opsætningsguide

Aktivitetslog

Aktivitetsloggen findes under integrationer i menuen og kan vise om en eller flere transaktioner er gået igennem eller fejlet.

Nedenfor er der et eksempel på en liste med aktivitetslogs.

• De røde indikerer at der var en fejl.
• De grønne at det var en succes og vil kunne ses i Lessor Payroll på medarbejderen eller under medarbejdere til godkendelse.

Der kan klikkes på 'Læs mere' for at få en yderliger beskrivelse om hvad det omhandler:

Overført fravær vises således

Læs mere for at se et overblik og svar fra Lessor Payroll, hvis registreringer har fejlet.