FAQ
Brug af Lessor Payroll webservice - Best practice
Daglig brug retningslinjer / regler:
- Medarbejdere oprettes kun i Emply People
- Medarbejdere ændres kun i Emply People
- Med mindre det er på information Emply People ikke har/skal vise eller gøre brug af
- Ændringer foretaget i Lessor Payroll - fx Navn og adresseændringer vil ikke komme over i Emply People
- Kunden vælger selv om de vil aktivere Auto-godkendelse af oprettelser og ændringer fra Emply People.
- Vi anbefaler at kunden kører med godkendelse i Lessor Payroll i en opstartsperiode og evaluerer data og jeres processer inden denne aktiveres.
- Ændringer på medarbejdersatser og fastelønreg. lander direkte på medarbejderen udenom buffer.
-
- Vi anbefaler at kunden at aktivere Auto-godkendelse af oprettelser og ændringer fra Emply People
Årsager til fejl - Opsætning
Hvis integrationen ikke fungerer, så tjek;
a. at webservicen / integrationen er aktiveret > skal være aktiveret (grøn)
b. om opsætningen er mangelfuld, eller om der har været en fejl i de data der forventes af Lessor Payroll
- Tjek aktivitetsloggen
- Tjek at medarbejderen har de nødvendige data på formularen og at dato for ansættelsesoplysninger ikke ligger ude i fremtiden
- Tjek at felterne i integrationen er sat op korrekt
- at medarbejderen er udfyldt korrekt. Da vi henter data på medarbejderen flere forskellige steder i systemet, kan fejlen ligge flere steder i Emply People-opsætning eller i brugen af Emply People:
- Medarbejderens stamdata formular (Gå til 'Medarbejdere' > vælg medarbejder > find stamdata under 'Oversigt')
- Medarbejderens ansættelse (Gå til 'Medarbejdere' > vælg medarbejder > find lønwidget under 'Oversigt')
- Medarbejderens afdeling - er afdelingen sat korrekt op? (Gå til 'Indstillinger' > 'Konto' > vælg afdeling)
- Medarbejderens registrering (fravær) - er den godkendt? (Gå til 'Medarbejdere' > 'Fravær' > vælg medarbejder)
- Generel opsætning af integrationens felter (Se opsætningsguiden for krav til opsætning af felter i platformen)
- at afdelingen har korrekt 'Brugerdefineret ID'. I Emply People skal afdelingerne have udfyldt et brugerdefineretID, som er unikt. Man kan I Emply People oprette nye afdelinger, som oprettes i Lessor Payroll via integrationen.
- at der er en fejl i selve webservicen > kontakt Emply People support
- Andre fejl > kontakt Emply People support
Spørgsmål
Q: Kan integrationen håndtere flere ansættelser på en medarbejder?
A: Nej, vi understøtter ikke flere ansættelsesforhold. Det er kun den primære ansættelse og den aktive eller fremtidige ansættelse.
Q: Hvordan håndterer Emply People ansættelser på overenskomst, hvor Lessor Payroll står for reguleringer af satser?
A: I tilfælde hvor lønnen ikke forhandles individuelt, er det Lessor Payroll der håndterer hvornår og hvor meget lønnen reguleres. Da anbefales det at Emply People ikke sender satserne over på ansættelsen.
- I Emply People er løngruppen som udgangspunkt sat til ikke at overføre lønsatsen
- I Emply People kan benefits/faste løndele opsættes til ikke at overføre satsen
Q: Kan Lessor Payroll sende data tilbage til Emply People?
A: Nej, integrationen er *envejs fra Emply People til Lessor Payroll.
Hvis man f.eks. har overenskomst eller generelle sats reguleringer, kan man opdatere disse manuelt i Emply People.
- Opdatering af medarbejderens faste løndele på lønwidget, ved indtastning eller import
- Opdatering af benefits under skabeloner.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, når en medarbejder skifter ansættelsesaftale?
A: Brugere i Emply People skal være opmærksom på at de korrekte skæringsdatoer anvendes, når en medarbejder skifter ansættelsesforhold, f.eks. ved:
- Virksomhedskode
- Afregningkode (Se evt. afsnit om aflønningsform)
- Stillingsprofilkode
- Bogføringskode
- Lønændring
- Arbejdstider
- Faste løndele
Bemærk medarbejderen beholder sit lønnummer / medarbejderkode.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, når en medarbejder skifter fra timelønnet til månedslønnet?
A: At medarbejderens timelønsaftale skal afregnes i LL og at man ikke må sende en månedsløn over på samme medarbejdernummer.
Man kan dog ved at følge nedenstående fremgangsmåde forholdsvist nemt ændre en medarbejders ansættelse.
Forudsætning
Der skal oprettes en godkendelsesprocedure på lønwidget i Emply People, så ændringer ikke bliver sendt med det samme til Lessor Payroll.
Vi anbefaler kraftigt at det er lønbogholder der sættes på som godkender (bruger eller rolle), da medarbejderen skal have et nyt medarbejdernummer i Lessor Payroll før der godkendes i Emply People.
Fremgangsmåde med Godkendelse:
- HR sættter en fratrædelsesdato og årsag på eksisterende ansættelse i Emply People
- HR opretter en ny ansættelse på medarbejderen i Emply People (kun hvis der er godkendelse).
- Lønbogholderen får en besked om at der ligger en lønændring til godkendelse.
- Lønbogholderen godkender fratrædelsesdato på timelønnet ansættelse i Lessor Payroll
- Lønbogholderen omdøber medarbejderkoden i Lessor Payroll
- Fremsøg og marker medarbejder i Lessor Payroll
- Gå til 'Andre registreringer' / 'Omdøb medarbejder'
- Lønbogholderen sætter fx. et T foran eller efter medarbejdernummeret
- Lønbogholderen godkender ændringen til den nye ansættelse i Emply People
- Lønbogholderen godkender ny medarbejder i Lessor Payroll
Q: Hvornår sendes nyansatte fra Emply People til Lessor Payroll?
A: Nye medarbejdere sendes først til Lessor Payroll på ansættelsesdatoen.
Er ansættelsesdatoen dags dato eller tilbage i tid, bliver medarbejderen sendt til Lessor Payroll med det samme.
Q: Jeg har behov for at ansættelser og ændringer sendes til Lessor Payroll inden ansættelsedatoen, Hvad gør jeg?
A:
- Emply People Man kan sætte ansættelsesdatoen til d.d. og gemme.
- Emply People Dernæst ændre ansættelsesdatoen til den aftalte(korrekte) og gemme.
- Lessor Payroll Åbne medarbejder kort til godkendelse og rette til den aftalte(korrekte) dato
B:
- Emply People opret medarbejder
- Lessor Payroll oprette medarbejderen manuelt i Lessor Payroll.
- Når ansættelsesdatoen oprinder vil Emply People sende den "nye" medarbejder, til "Medarbejderændringer til godkendelse" i Lessor Payroll
- Lessor Payroll Kan blot acceptere eller slette i bufferen
Q: Hvordan ved jeg om en ny medarbejder oprettes, eller en eksisterende medarbejder opdateres i Lessor Payroll?
A: Du kan tjekke integrationslog i Emply People og tjekke i Lessor Payroll under menupunktet "Medarbejdere til godkendelse", hvis der ikke er sat Auto-godkendelse på i Emply People.
Q: Kan jeg oprette en medarbejder uden cpr nummer i Emply People og denne oprettes i Lessor Payroll?
A: Nej, der skal være et cpr nummer på medarbejderen, man kan dog oprette en medarbejder med et cpr nummer med 0000 i de sidste 4 cifre. (Dette skal rettes i Emply People inden første lønkørsel).
Q: Kan jeg opdatere en medarbejders cpr nummer, hvis vi ikke havde det ved oprettelse?
A: Ja, det skal ændres i Emply People og valideringen sker i Lessor Payroll. Er cpr nummeret ikke validt, vil det vise sig som en fejl i integrationsloggen og medarbejderen vil blive sendt til buffer i Lessor Payroll "Medarbejderændringer til godkendelse".
Q: Hvornår sendes fratrædelser fra Emply People til LesorLøn?
A: De sendes over med det samme.
Q: Kan jeg fortryde en fratrædelse der allerede er sendt til Lessor Payroll?
A: Ja, det kan man godt - ændringen kommer over med det samme.
Q: Hvad skal man være opmærksom på, ved ændringer i Lessor Payroll og Emply People?
A: Når der i løn oprettes nye værdier til et af nedenstående felter, skal værdien også manuelt oprettes i Emply People, og mapping tilføjes:
- Organisationskode
- Afregningsgruppekode
- Stillingsprofilkode
- Bogføringsgruppekode
- Dimensionskoder
- Produktionsenhedsnummer
Q: Hvordan håndteres P-nummer i integrationen?
Produktionsenhedsnummer (P-nummer), SKAL registreres på alle medarbejdere i Danmark. Det angiver adressen på medarbejderens primære arbejdsplads.
Muligheder i Lessor Payroll:
Alle medarbejdere SKAL have et P-nummer (Produktionsenhed nr.) i Lessor Payroll > konfigureret i Lessor Payroll.
P-nummeret kommer enten fra
-
- Virksomhedskoder > P-nummer.
- Afdelingskoder > Produktionsenhedsnr.
- Alle P-numre SKAL stå i Virksomhedskoder > Produktionsenhedsnummer.
- Kunder kan vælge, om de tilføjer P-numre til afdelinger i Afdelingskoder > Produktionsenhed nr.
- Hvis der er tilføjet P-nummer til afdelinger, tilføjes disse automatisk til medarbejdere, afhængig af hvilken afdelingen medarbejderen ligger under.
- Hvis P-nummer IKKE er tilføjet afdelinger, så skal medarbejderens P-nummer tilføjes manuelt.
- Systemet giver muligheder fra Produktionsenhedsnumrene oprettet under Virksomhedskoderne
Konfiguration af P-nummer i Emply People og Lessor Payroll:
Konfiguration 1
Q: Hvordan skal kunden konfigurere Emply People og Lessor Payroll, hvis produktionsenhedsnummer IKKE ER tilføjet til afdelingernes lokationer i Emply People?
A:
- Afdelinger skal være 1:1 i Emply People og i Lessor Payroll.
- Lessor Payroll skal tilføje produktionsenhedsnummer til afdelinger.
- Ved oprettelse af en ansættelse/aftale skal en afdeling indstilles på løn-widget.
Resultat: P-nummer tilføjes automatisk til ansættelse i Lessor Payroll.
Vi anbefaler at p-nummer er konfigureret på afdelingerne i Lessor Payroll - dvs Emply People og Lessor Payroll afdelinger er 1:1, så medarbejderen automatisk for tildelt P-nummer i Lessor Payroll.
Konfiguration 2
Q: Hvad hvis der ER tilføjet P-numre til afdelingernes lokationer i Emply People?
A:
- Alle afdelinger i Emply People skal opsættes med mindst én lokation, hvor P-nummer tilføjes. Hvis en afdeling har flere lokationer SÅ skal der tilføjes P-nummer lokation til hver afdeling.
- Der skal tilføjes P-numre til hver virksomhedskode i Lessor Payroll.
- Ved oprettelse af en ansættelse i Emply People skal der vælges afdeling-, lokation- OG firmakode, hvor P-nummer er konfigureret i Lessor Payroll.
Resultat: P-nummer sendes fra Emply People og godkendes i Lessor Payroll.
Q: Hvordan sendes fraværsregistreringer over til Lessor Payroll?
Emply People kan sende fraværsregistreringer over til Lessor Payroll ved at opsætte Emply People og integrationen med fraværstyper, herefter anbefales det at lade en automatisering styre fraværsperioderne / lønperioderne. - Læs mere herom i artiklen om opsætning af Lessor Payroll integration.
A:
- Når der er dannet ny lønperiode i Emply People, vil fraværsregistreringerne sendes direkte til medarbejdernes fraværsperioder.
- Bemærk at dannes der overlappende lønperioder eller har man dannet lønperioden dobbelt vil disse sendes og gemmes dobbelt i Lessor Payroll!
- Under integrationer kan man se en log på hvor mange medarbejder og registreringer der er sendt og hvis nogle skulle være fejlet.
Q: Vi er kommet til sende fraværsregistreringer 2 gange og nu ligger de dobbelt på alle medarbejdere i Lessor Payroll - hvad gør vi?
A: Drejer det sig kun om få registreringer, kan disse rettes på medarbejderen i Lessor Payroll
A: Drejer det sig om rigtig mange medarbejdere / registreringer - skal der oprettes en sag i vores helpcenter, da det skal rettes i databasen.
Bemærk der kan være omkostninger forbundet med det arbejdet.
Q: Jeg vil gerne slette en fraværsregistrering
A: Hvis det drejer sig om fravær, der endnu ikke er sendt til Lessor Payroll, da kan man blot slette fraværsregistreringen i Emply People.
A: Hvis fraværsregistreringen allerede er sendt til Lessor Payroll, da skal man både slette fraværsregistreringen i Emply People og i Lessor Payroll.
Q: Skal data opdateres i Emply People eller i Lessor Payroll?
A: Da integrationen er en envejsintegration, der sender data fra Emply People til Lessor Payroll, giver det mening at opdatere data på medarbejderen i Emply People. Opdateringen vil herefter sendes til Lessor Payroll, hvor man kan se, hvilke data der er ændret på det pågældende medarbejderkort.
Tjek hvilke data, der kan overføres med integrationen her.
Q: Skal medarbejderen både oprettes i Lessor Payroll og Emply People?
A: Nej. Når der oprettes en ny medarbejder i Emply People vil denne automatisk blive oprettet i Lessor med de data, der er mappet i integrationsindstillingerne. Hvis der ikke er slået automatisk godkendelse af nye medarbejdere til, så lander den nye medarbejder i 'medarbejder til godkendelse' i Lessor Payroll. Den kan herefter kigges i gennem og godkendes.
Q: Hvordan påvirker fraværsregistreringer medarbejderens løn?
A: Fra Emply People sendes data omkring ferie- og fraværsregistrering til Lessor Payroll. Fraværstyper sættes op i Emply People og mappes til fraværstyper i Lessor Payroll. Lønsystemet håndterer, hvordan fraværet påvirker medarbejderens løn. Et eksempel er selvbetalt ferie, der skal mappes til samme fraværstype i Lessor Payroll, der sørger for at lave trækket i medarbejderens løn.
Q: Hvilke data trækker Emply People ud?
A: Emply People kan sende stamdata, løndata og ferie- og fraværsregistreringer til Lessor Payroll. Nogle felter er obligatoriske at mappe, hvor andre er valgfrie. Hele ferie - og fraværsregistreringen er valgfri.
Læs mere i beskrivelsen.
Q: Hvilken information skal udfyldes i Emply People?
A: På stamdata og i lønwidget i Emply People skal der opsættes nogle bestemte felter som eksempelvis virksomhedskode og organisationskode. Disse er nødvendige for at kunne sætte integrationen op.
Læs mere i opsætningsguiden.
Q: Kan integrationen hente lønreguleringer fra Lessor Payroll til Emply People?
A: Nej, integrationen er envejs og derfor modtager Emply People ikke data omkring lønreguleringer fra Lessor Payroll.
Q: Hvilke versioner af Lessor Payroll kan Emply People integrere til?
A: Alle Lessor Payroll Cloud løsninger.