Integrationen fra Emply People til Lessor Payroll er en envejsintegration, der gør det muligt at sende data fra Emply People til LessorLøn. Gennem integrationen kan der automatisk oprettes nye medarbejdere, når de ansættes gennem Emply People, medarbejderdata opdateres automatisk i lønsystemet, når de opdateres i Emply People, ferie- og fraværsregistreringer kan overføres, og fratrådte medarbejdere kan automatisk deaktiveres.
Bemærk
Lessor Payroll er et dansk lønsystem og fungerer kun på dansk.
Følgende er en guide til opsætning af integrationen fra Emply People til Lessor Payroll. Den første del handler om, hvad der skal forberedes inden opsætningen, og den anden del er de konkrete trin til at udføre opsætningen.
Vigtigt
For at opsætte integrationen til Lessor Payroll skal du koordinere med Suite-teamet, hvis du har andre LessorLøn produkter. Vi kan sikre dig, at du er konfigureret til Emply People standard i Lessor Payroll webservice.
En supportsag kan oprettes gennem Emply People hjælpecenter eller til support@emply.com med overskriften Aktivering af LessorLøn-integration. Det er vigtigt, at vi kender opgaven, da der kan være omstændigheder, der kræver, at vi konfigurerer webtjenesten specifikt, og at vi ved, hvilke medarbejderdata der skal hentes til importen.
Emply People vil sørge for at teste, at integrationen er tilsluttet i inaktiv tilstand.
Vi fastlægger i fællesskab, hvornår og hvilke løndata der hentes fra Lessor Payroll og overføres til Emply People. Derefter bestilles ekstraktionen af dataene, og de indlæses i Emply People platform så tæt på installationsdatoen som muligt.
Data fra Lessor Payroll skal anvendes i Emply People For at integrationen skal fungere. Det er disse data, der sikrer, at der foretages de korrekte poster for hver medarbejder. To forskellige filer skal downloades fra Lessor Payroll;
Filerne genereres ved at gå til +++.
-
hourly_salary_rates.csv
-
Masterdata.csv
Filerne gemmes derefter under i Emply People mappe.
Filerne gemmes lokalt på computeren og kan uploades via file-upload til Emply People konsulent.
For at opsætte integrationen til Lessor Payroll er det nødvendigt at lave en opsætning i Emply People platform, så kortlægning kan foretages mellem felter i Emply People og Lessor Payroll. Følgende skal oprettes;
-
Lessor Payroll-felter på formularen til oprettelse af nye medarbejdere
-
Lessor Payroll-elementer i lønwidgeten
-
Fraværstyper (valgfrit)
Formular til oprettelse af nye medarbejdere
Formularen er oprettet for at understøtte flowet, når en ny medarbejder ansættes i virksomheden. Ud over stamdata eller rekrutteringsdata indtastes de oplysninger, der bruges til nyrekruttering til Lessor Payroll, i formul
Følgende eksempel på opsætningen af masterdataformularen viser nogle af de krævede felter.
De felter, der bruges til integration, skal være opdelte felter. Det er oprettet som følger: ++++++
For at kunne bruge integrationen skal medarbejderdata gemmes i Emply People og importeret til systemet. Importen sker som en del af implementeringsprocessen.
-
Kunden accepterer, at vi henter stamdata og ansættelsesoplysninger fra Udlejer A/S, for eksempel bekræftelse via e-mail.
-
Filen bestilles af implementeringskonsulenten af Lessor Suite, og så er den klar til kunden. Filen kommer i CSV-format fra LessorLøn
-
Filen leveres sikkert til en Emply People konsulent.
-
Filerne bruges til at identificere, om Emply People er sat op og klar til import
-
Filerne importeres på den aftalte dato
Auto-godkendelse af data fra Emply People til LessOrløn
Vigtigt
Husk at aktivere integrationen for at kortlægge felterne i Emply People til felter i Lessor Payroll.
Den anden knap er som standard deaktiveret. Hvis dette er aktiveret, oprettes kreationer og ændringer på medarbejdere direkte i LessorLøn og behøver ikke godkendes i 'Medarbejder til godkendelse' ('Medarbejder med godkendelse'/'Medarbejderændring til godkendelse') i Lessor Payroll.
Opsætning af felter - Masterdata
Nedenfor har vi vist et eksempel på en opsætning af Lessor Payroll integration.
-
Kolonne til venstre angiver destination i Lessor Payroll
-
Hvis teksten er i [tekst], læses disse fra Lessor Payroll
-
Kolonne til højre angiver felt i Emply People
-
Røde hængelåse angiver, at felterne er obligatoriske for opsætning
-
Blå hængelåse er valgfri
-
Hele fraværsdelen er valgfri
Ovenstående kontaktoplysninger behøver ikke udfyldes, når du opretter en medarbejder.
-
Virksomhedskode - oprettet i Emply People som et formelement og kortlagt med værdier hentet fra Lessor Payroll
-
Organisationskode - oprettet i Emply People som et formelement og kortlagt med værdier hentet fra Lessor Payroll
-
Settlement Group Code - oprettet i Emply People som et formelement
-
Kvotetæller - vælg 'Arbejdstid hver uge'
-
Løn - Vælg mellem 'Fast løn' eller 'FTE-løn' (beregnet ved Emply People)
-
Jobprofilkode - oprettet i Emply People som et formelement og kortlagt med værdier hentet fra Lessor Payroll
-
Bogføringsgruppekode - oprettet i Emply People som et formelement og kortlagt med værdier hentet fra Lessor Payroll
-
Dimensionskoder - oprettet i Emply People som et formelement og kortlagt med værdier hentet fra Lessor Payroll
-
Afdelingskode - Her kan du vælge mellem Brugerdefineret afdelingskode (unik) eller omkostningscenter angivet af afdelingen i Emply People
-
Afdelingstitel - Her kan du vælge mellem afdelingstitel (unik) eller eksternt afdelingsnavn angivet på afdelingen i Emply People
Til venstre er felterne i LessorLøn og i højre side skal tilsvarende felter vælges i Emply People. Hvis du endnu ikke er klar til at aktivere integrationen, kan du trykke på gem i nederste venstre hjørne.
Opsætning af felter - Fravær
Under Fravær, kortlægges fraværstyperne hentet fra Lessor Payroll.
Bemærk
Emply People
-
kunden skal sikre, at medarbejdernes feriebalancer er de samme i Emply People og Lessor Payroll
-
fraværsperioden skaber registreringer, der er lig med den, du vil køre i Lessor Payroll
-
Vær opmærksom på, at det er muligt at sende den samme fraværsregistrering
-
Når integrationen er aktiv, kortlægges fraværstyperne, og medarbejdernes saldi for ferie, ferieorlov m.v. revideres, og medarbejderne kan begynde at bruge fraværsregistreringen i Emply People.
Opsætning af løngruppen og lønwidgeten
-
Vælg ++ og vælg derefter lønsystemet.
-
Gå til Eksport sektion og synkroniser betaling indstilles automatisk til deaktiveret.
-
Aktiver dette, hvis du ønsker, at lønnen skal overføres fra Emply People til Lessor Payroll.
-
Opsigelsesoplysninger er valgfri, men koder kan indtastes manuelt fra kundens Lessor Payroll.
Gå til Formularelement sektion
Her tilføjer du elementer, der skal bruges til Lessor Payroll. De vises på medarbejderens lønwidget og er data, der administreres af aftalen.
Jobprofilkode: Emply People er sat op med formularen med de muligheder, du har i Lessor Payroll.
Når felterne er kortlagt, aktiveres forbindelsen til LessorLøn ved at aktivere integration i øverste højre hjørne af opsætningsvinduet. Klik på knappen deaktiveret for at ændre den til aktiveret, og tryk på Gem i nederste venstre hjørne.
Når integrationen er aktiveret, sker der en synkronisering til LessorLøn, når der aktivt oprettes en ny medarbejder, eller der foretages en ændring af en medarbejder i Emply People.
For at teste integrationen skal der derfor oprettes en ny medarbejder eller gemmes på en eksisterende.
Testfasen gennemgås i samarbejde med kunden.
Når integrationen er aktiveret, kan data sendes til LessorLøn, når der foretages en ændring af en medarbejder eller en ny medarbejder oprettes.
Det anbefales, at dette ikke er aktiveret, før du har verificeret og godkendt overførslerne fra Emply People til Lessor Payroll.
Hvis dette er aktiveret under integrationsopsætningen, vises følgende afsnit “ Nymedarbejder' ('Ny medarbejder') og'Medarbejderændringer' ('Ændring på medarbejder') kan ses bort fra.
Ny medarbejder
Når en ny medarbejder oprettes i Emply People, det lander under menupunktet 'Medarbejder til godkendelse' ('Medarbejder til godkendelse') i Lessor Payroll som på billedet nedenfor;
For at se dataene fra den medarbejder, der er sendt fra Emply People Klik på knappen 'Kort' og så kan du se medarbejderens data som på billedet herunder. Hvis dataene er korrekte, kan du godkende medarbejderen ved at klikke på 'Godkendmedarbejder'('Godkend medarbejder') knap.
Hvis medarbejderens faste løn også overføres, skal du klikke på knappen 'Fast lønningsliste til godkendelse'('Fast lønreg. til godkendelse') knappen for at se den. Godkendelse af lønnen sker samtidig med medarbejderens godkendelse.
Ændring på medarbejder
Når der foretages ændringer i en medarbejders data i Emply People, de overføres til Lessor Payroll og er placeret under menupunktet 'Medarbejderændringer til godkendelse'('Medarbejderændringer i godkendelse').
For at se ændringerne skal du klikke på 'Kort'knappen og vælg'Ændrede felter'('Ændrede felter') fane på medarbejderkortet. Her kan du se, hvilke felter der er ændret. Hvis ændringerne er korrekte, kan du godkende ændringen ved at klikke på 'Godkend medarbejder“ ('Godkend medarbejder') knap.
Medarbejderopsigelse
Afskedigelse af en medarbejder sendes straks til Lessor Payroll (Medarbejdere til godkendelse) for tidsbegrænsede kontrakter og ved fratrædelse af en eksisterende medarbejder (Medarbejderændringer til godkendelse).
Følg nedenstående trin:
-
Indstil fratrædelsesdatoen i Emply People.
-
Godkend ændringen i Lessor Payroll.
Fortryd medarbejderens fratræden:
-
Fjern fratrædelsesdatoen for medarbejderen i Emply People.
-
Godkend ændringen i Lessor Payroll.
*Webtjenesten giver dig mulighed for at kortlægge fratrædelsesårsager i Emply People med årsagskoder i LessorSalary:
-
Når en medarbejder fratræder og angiver årsagen, sendes den til Lessor Payroll.
-
Hvis du fortryder medarbejderens fratræden og fjerner datoen og årsagen i Emply People, vil det:
-
Fjern fratrædelsesdatoen i Lessor Payroll.
-
Fjern ikke årsagen i Lessor Payroll. Dette kan dog fjernes manuelt i Lessor
-
Ændring af vederlagstype
Der er ingen metode i Emply People der kan håndtere ændringen, før medarbejderens gamle ansættelse er ophørt i Lessor Payroll.
Fremgangsmåde:
-
Giv lønadministratoren besked om at afslutte timelønningsansættelsen for en medarbejder, og vent på, at lønadministratoren giver dig besked om, at den er afsluttet, og medarbejdernummeret er blevet ændret.
-
Omdøb medarbejderkoden i Lessor Payroll.
-
Søg og vælg medarbejder i Lessor Payroll.
-
Gå til 'Andre integrationer'/'Omdøb medarbejder'.
-
Sæt for eksempel en T foran medarbejdernummeret.
-
-
Afslut eksisterende (time) ansættelse på medarbejderen.
-
Dette kan gøres når som helst, hvis lønperioden ikke er afsluttet.
-
-
Underret HR (Emply People) at der kan oprettes en ny aftale på medarbejdernummeret.
-
Gå til Emply People og oprette en ny aftale om den eksisterende beskæftigelse (medarbejdernummer).
-
Gem - og aftalen oprettes om Lessor Payroll under 'Medarbejdere til godkendelse'.
-
Tjek medarbejderkortet (det oprindelige medarbejdernummer) og evt. 'Faste Lønreg. til godkendelse' i Lessor Payroll.
Hvis du vil kortlægge flere underafdelinger i Emply People, til en afdeling i Lessor Payroll, skal du udfylde en ekstern titel og omkostningscenter-id for den pågældende afdeling.
For at gøre dette skal du gå til Indstillinger > Konto > Afdelinger > vælg ønsket afdeling.
Udfyld Ekstern titel og Omkostningscenter-id.
Bemærk
Sørg for, at det er kortlagt korrekt, så Afdelingsomkostningscenter-id vælges ved kortlægning Afdelingskode under Afdeling. Det er vigtigt at sikre, at det brugerdefinerede id er unikt.
Det er muligt at sende fraværsregistreringer fra Emply People til Lessor Payroll. For at gøre dette er det en forudsætning, at integrationen er tilsluttet og aktiveret. Periodisering af helligdage og feriedage er fastsat til refusion Emply People.
Opsætning af fraværstyper
Gå til ++ og vælg din gruppering for den ønskede fraværstype. Afslut ved at klikke .
Manuel synkronisering af fravær
Når du kører lønninger i Lessor Payroll, skal lønsystemet indlæse fraværsregistreringer for at beregne korrekte saldi.
Sådan opretter du en overførsel af fraværsposter og en fraværsfil:
-
Gå til ++
-
Udfyld nedenstående formular for at matche lønperioden for LessorLøn:
-
Afslut ved at trykke Generere og en overførsel til LessorLøn vil blive genereret via webservicen.
Automatisk generering af fravær for Lessor Payroll
-
Gå til ++++++. Sørg for at indtaste en titel til Løn.
-
Vælg derefter, hvornår du vil have automatiseringen til at køre, og hvilken (n) løngruppe (er) den vil påvirke:
-
Afslut ved at klikke Gemme.
-
Klik på :
Den tilsvarende periode vælges nedenfor:
-
Afslut ved at klikke .
Fraværsoverførselslograpport
-
Gå til +
-
Find det seneste fravær på Lessor Payroll
-
Grøn = alle registreringer er overført
-
Gul = nogle fraværsoptegnelser er blevet overført, og mindst en er fejlet
-
Rød = alle registreringer er mislykket
-
LessorLøn accepterer flere tilmeldinger til samme dag
Emply People kan sende de samme registreringer flere gange til Lessor Payroll
Risiko for dobbeltregistrering ved oprettelse af lønperioder i Emply People.
Fraværsregistreringsfil
Efter overførslen kan du klikke på betalingsperioden i Emply People og se det detaljerede indhold CSV-fil. Gå til + og find derefter lønperioden og klik på den. Afslut ved at klikke på .