Introduktion og scope
Du vil blive guidet gennem opsætningen af selve integrationen, som inkluderer det, der understøttes i Emply People, en oversigt over opsætningen, en installationsvejledning og hvad du skal have forberedt til opsætningen. Derudover er der også en oversigt over ansættelsesforhold, ydelser, fraværstyper og eksempler samt opstilling af beskæftigelsesoplysninger.
I lønningsgruppen i Emply People, kan du oprette et antal poster, der dækker forskellige poster i en enkelt fil eller i flere separate filer. Desuden er opsætningen af FTP-serveren også dækket, hvis du har købt adgang til denne service fra Visma. Endelig vil du blive guidet gennem opsætning af automatisering af lønfiler til Visma
Opsætning af Visma Løn filer kræver indgående kendskab til Visma Løn. Det anbefales, at du konsulterer en Visma Løn konsulent, der kan give oplysninger og kontrollere indholdet af filerne. Du skal også bestemme, hvordan og hvornår filerne skal indlæses i Visma Løn
|
Opgave |
Indhold |
|
1. Opsætning Emply People |
Opsætningsformular Medarbejdergoder Fraværstype Opret løngrupper |
|
2. Importere medarbejdere |
Stamdata Beskæftigelsesdata Medarbejdergode/grundløn Kompensationssaldi - mulige fremtidige fravær |
|
3. Opsætning af løngrupper |
Eksport opsætning Visma koder Fraværskoder Opsigelseskoder |
|
4. Test af lønfilen |
Muligvis FTP-opsætning > Visma test Kontakt Visma konsulent Korrektioner Godkendelse |
|
5. Test af FTP-opsætningen* En yderligere sikkerhed for, at filerne er korrekte til automatisk indlæsning. |
Sikker afsendelse af koder, URL, brugernavn, adgangskode Fingeraftryk |
|
6. Opsætning af FTP Automatisk indlæsning |
Sikker indsendelse af koder, URL, brugernavn, adgangskode Fingeraftryk |
|
7. Opsætning af automatisering |
Afklaring af behov og muligheder Afklaring af hyppigheden Opsætning aktiveret |
Krav til integration
*Test FTP og FTP kræver et ekstra servicekøb fra Visma
**FTP service er ikke påkrævet, da du også kan uploade Visma Løn filer manuelt.
Denne installationsvejledning kræver:
-
at kunden har givet forskellige koder til opsætning af Visma Løn.
-
Kundeforhold, betalingstypekoder og FTP-oplysninger, hvis relevant
-
kunden sikrer at have assistance fra Visma til test og accept af lønfiler fra Emply People
-
-
Emply Peopleer/vil blive oprettet ved hjælp af Emply People konsulent
Bemærk
Det anbefales, at du kontakter din Visma-konsulent og sørger for, at lønfilerne gennemgås og verificeres i en testperiode, inden du eksporterer og indlæser regelmæssigt.
Medarbejderstamdata skal som minimum indeholde (fremhævet):
|
Feltnummer |
Excel-kolonne |
Navn |
Emply People |
|
1 |
A |
Kundeforhold |
Specificeret på løngruppen |
|
2 |
B |
Arbejdsgiver |
Specificeret på løngruppen |
|
3 |
C |
Identifikation |
Hardkodet - MLE-25-MEDA |
|
4 |
D |
Medarbejder |
Medarbejderdata stamdataformular |
|
5 |
E |
HLR-nummer |
Formular til stamdata |
|
7 |
G |
Efternavn |
Formular til masterdata |
|
8 |
H |
Fornavn |
Formular til stamdata |
|
9 |
I |
Adresse 1 |
Formular til stamdata |
|
11 |
K |
Postnummer |
Formular til stamdata |
|
13 |
M |
Først ansat |
Angiv på lønwidget |
|
14 |
N |
|
Formular til stamdata |
|
15 |
O |
Landekode |
Formular til stamdata |
|
20 |
T |
Initials |
Formular til stamdata |
Gå til ++ for at få adgang til personalegoder.
Personalegoder i Emply People er oprettet under skabeloner og kan indeholde personalegoder, godtgørelser og fradrag samt pensionsordninger. Når de er oprettet, kan de findes på løngruppen, hvor de respektive løntyper er angivet.
Disse aktiveres under++ hvor du enten opretter en ny gruppe eller vælger en eksisterende Visma Løn-gruppe, der skal redigeres. Under Eksport finder du de forskellige fordele, der kan aktiveres.
Eksempel på en samlet lønfil:
Gå til +++
De fraværstyper, der anvendes i Visma, skal som minimum oprettes i Emply People og kan kortlægges med dine Visma fraværskoder (MLE-55). Fraværstyper, der ikke bruges i Visma, udelades i opsætningen af løngruppen. Nedenfor er eksempler på fraværstyper:
Eksport af fraværsregistreringer understøtter:
-
Registrering af fravær
-
Sletning af fravær.
Bemærk
Hele registreringen i Emply People skal slettes.
Eksempel på en fraværsfil:
Forklaring af felter:
Bemærk
Åbning af filen i Excel fjerner det foranstillede "0".
Beskæftigelsesoplysninger om virksomhedens ansatte skal gives af arbejdsgiverne til Danmarks Statistik. Emply People skal angive de koder, de bruger på stamdataformularen.
Bemærk
Eksporten af beskæftigelsesoplysninger er begrænset til en type, det anbefales, at denne indstilles til IP350.
Medarbejdere importeres under++Import-ikon, med Visma Løn-formularen til import af medarbejdere, som vælges i oversigten over formularer:
Lønoplysningerne importeres derefter. Vælg + og klik på . Du kan downloade et eksempel på import af en lønningsfil og hvilke lønfelter følgende indeholder.
-
Løn
-
Personalegoder
-
Tillæg og fradrag
-
Pensionsordning
Nedenfor vil ansættelsesforhold og fast løn blive forklaret.
Ansættelsesvilkår
Bemærk
De fleste felter for ansættelsesforhold er hardkodet til værdier på medarbejderens lønwidget.
Afdelingskode kan kortlægges med Emply Peoples afdelingsoplysninger.
Dimensionskoderne 1-6 svarer til 'Valgfri 1-6' i 'MLE-30-ANSF'.
Data om ansættelsesforhold oprettes forskellige steder i Emply People, som angivet i kolonnen nedenfor:
|
Felt nummer |
Excel-kolonne |
Navn |
Emply People |
|
1 |
A |
Kundeforhold |
Specificeret på løngruppen |
|
2 |
B |
Arbejdsgiver |
Specificeret på løngruppen |
|
3 |
C |
Identifikation |
MLE-30 |
|
4 |
D |
Medarbejder |
Medarbejdernummer |
|
5 |
E |
Fra dato |
Primærlønning.Ikrafttrædelsesdato |
|
7 |
G |
Opsigelseskode |
Specificeret på løngruppen |
|
8 |
H |
Opsigelsesdato |
Løngruppe |
|
9 |
I |
Jobkategori |
Beregning baseret på medarbejderens ugentlige arbejdstid |
|
10 |
J |
Jobtitel |
Angivet på lønningsgruppen |
|
11 |
K |
Standard medarbejdertid |
Lønwidgetafdeling - mappe angivet på løngruppen |
|
13 |
M |
Løngruppe |
Formularelement „muligheder“ |
|
14 |
N |
Afdeling |
Lønwidgetafdeling - mappen sendes til løngruppen |
|
19 |
S |
Mulighed 1 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
20 |
T |
Mulighed 2 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
21 |
U |
Mulighed 3 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
22 |
V |
Mulighed 4 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
23 |
W |
Mulighed 5 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
24 |
X |
Mulighed 6 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
25 |
Y |
Lønskala |
Formularelementer „muligheder“ |
|
26 |
Z |
Løntrin |
Formularelementer „muligheder“ |
|
27 |
AA |
Trin kode 1 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
28 |
AB |
Trin kode 2 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
29 |
AC |
Trin kode 3 |
Formularelementer „muligheder“ |
|
30 |
ANNONCE |
Næste trin dato 1 |
Formularelementtekst DDMMAAAA |
|
31 |
AE |
Næste trin dato 2 |
Formularelementtekst DDMMAAAA |
|
32 |
AF |
Næste trin dato 3 |
Formularelementtekst DDMMAAAA |
Fast løn
Bemærk
Du skal aktivere FTE-løn da det vil sende FTE-løn til Visma Løn som FTE-løn beregnet i Emply People er baseret på den løn, der er angivet i aftalen.
Når du opretter løngrupper i Emply People, skal du som kunde angive følgende koder for at oprette :
-
Visma koder
-
Fraværskoder
-
Afgangskoder
Opret løngruppe (er)
Der skal oprettes en lønningsgruppe i Emply People pr. løngruppe i Visma Løn, for eksempel blå- og hvidkravsmedarbejdere.
Gå til ++ og opret eller klik derefter på lønningsgruppen og vælg .
Du skal indtaste følgende for hver løngruppe hos Visma Løn:
-
Virksomhedskode (samme for alle løngrupper)
-
Arbejdsgiver-id (samme for alle løngrupper)
-
Jobkategori (definerer medarbejder i løngruppen)
-
Medarbejdergruppe (definerer medarbejder i løngruppen)
Nedenfor er et overblik over, hvordan man opretter en Visma Løn løngruppe i Emply People
Indstillinger for lønningsfil
Filnavneformatet har 3 muligheder. Derudover kan filnavnet kun bruges én gang under indlæsning og kan bestå af maksimalt 20 tegn. Dette er vigtigt at huske, hvis du vil indlæse filerne manuelt i testfasen.
Hvis du bruger eller overvejer at bruge Vismas FTP-tjeneste, er ovenstående indstilling ikke vigtig, da filerne omdøbes på FTP-serveren.
Poster og lønfiler
Det er muligt at sende alle poster i samme fil eller i separate filer:
-
Inkluder i fil - post vil blive inkluderet i stamdatafilen
-
Medtag i en separat fil
-
Der oprettes en fil i stedet, hvilket kan være nyttigt, hvis du manuelt uploader filer til Visma Løn
-
-
Medtag ikke - posten eksporteres ikke
Når lønfilen er konfigureret, skal den testes, så du kan godkende lønfilen og leveringen.
Testen fungerer som at generere en regelmæssig lønkørsel og oprettes ved at gå til ++ og derefter indtaste titel, periode og løngruppe/medarbejdere og klikke
Når lønfilen er konfigureret, skal den testes, så du kan godkende lønfilen og leveringen.
Testen fungerer som at generere en regelmæssig lønkørsel og oprettes ved at gå til ++ og udfyld derefter de resterende filer: Titel. Periode, Løngruppe og klik derefter .
Bemærk
Det anbefales, at lønfilen kontrolleres af en Visma Løn konsulent.
Det er muligt manuelt at håndtere lønningsfilerne ved at eksportere lønfilen i Visma Løn.
Hvis du ønsker, at lønningsfilerne skal leveres direkte til Visma Løn, kan du oprette FTP i Emply People.
Med FTP-opsætning kan lønfiler leveres direkte til Visma Løn, og med automatiseringsopsætning i Emply People.
På lønskabelonen nederst under Eksport, kan filerne indstilles til at blive sendt til Vismas FTP-server eller en ekstern lønpartner.
Du får FTP-oplysningerne fra Visma, som er udfyldt. Indtast oplysningerne og afslut ved at klikke .
Bemærk
Visma tilbyder denne betalte service. De kan også tilbyde at oprette en testlønningsdatabase, hvor lønningsfilerne testes.
Ved at oprette en automatisering i Emply People, er det muligt at oprette lønfiler til dine løngrupper automatisk.
Måtte + og så videre + .
Lønningsfilerne sendes derefter automatisk til din FTP-server.
Tryk på og vælg, hvornår automatiseringen skal udløses. Som vist i eksemplet nedenfor anbefales det, at automatiseringen udløses så sent i ugen som muligt. Derfor vælges dette til at blive udløst om søndagen kl. 23:00 hver uge
Dernæst skal du vælge, hvilke kriterier der skal matche for at automatiseringen kan udløses. Her vælger du og vælg derefter den ønskede løngruppe. Hvis du vil have flere løngrupper til at udløse automatiseringen, skal du vælge kriterierne 'eller' som vist nedenfor. Afslut ved at klikke .
Her kan du vælge forsinkelse, kriterium og periode. I dette eksempel Nuværende uge er valgt for perioden. Afslut ved at klikke .